ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH ĐÔNG NAM
THANH KHỎAN THUẾ (9)
(9) GỬI BỘ CHỨNG TỪ (8) CHO KHÁCH HÀNG LƯU CHỨNG TỪ (10) GỬI THẲNG CHO KHÁCH HÀNG (8.1) GỬI QUA NGÂN HÀNG (8.2) (6) Làm C/O (5) Làm B/L (2) Book container (3) Lấy container đóng hàng (7) Mua bảo hiểm (4) Khai báo Hải quan, thanh lý hãng tàu
Theo tôi, sơ đồ như trên sẽ có nhiều ưu điểm hơn sơ đồ cũ ở những điểm sau: - Công việc của từng khâu được tách bạch với nhau, từng nhân viên sẽ đảm nhận một công việc cụ thể, chính vì vậy sẽ nêu cao tinh thần trách nhiệm, chuyên môn được tập trung hơn và công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
- Việc điều tiết công việc được thuận lợi hơn, công việc không bị chồng chéo lẫn nhau, những bộ phận nhỏ này của phòng xuất nhập khẩu chỉ cần thông tin cho nhau là công việc được giải quyết một cách nhanh và chính xác.
- Chứng từ được thực hiện riêng và chuyên sâu sẽ tránh được những sai sót khi bộ chứng từ hòan thiện, vì khâu hòan thiện chứng từ sẽ kiểm tra thêm một lần nữa trước khi phát hành gửi cho khách hàng.
Để thực hiện tốt quy trình theo như sơ đồ trên, ta cần phải thực hiện từng bước như sau :
Khi nhận kế họach xuất hàng (thông thường trước ngày xuất hàng 5 ngày) thì đồng thời phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành song song 2 việc là: Thông báo cho bộ phận chứng từ (I) và bộ phận hiện trường (II) biết kế họach xuất hàng cụ thể, sau đó từng bộ phận sẽ tiến hành công việc của mình một cách tuần tự.
(I) Bộ phận chứng từ sẽ làm những việc sau: (1), (5), (6), (7)
(1) Lập bộ chứng từ khai báo Hải quan: Commercail Invoice, Packing list, định mức và tờ khai Hải quan, sau khi hòan tất chứng từ này nhân viên sẽ khai báo với cơ quan Hải quan để có được tờ khai Hải quan hòan chỉnh, khi có bộ tờ khai hòan chỉnh sẽ chuyển cho bên bộ phận hiện trường để làm những bước tiếp theo là (2), (3) và (4). Khi bộ phận hiện trường thực hiện xong hòan tòan bước (4) thì bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với hãng tàu làm buớc (5) làm B/L (Bill of lading), sau khi có B/L bộ phận chứng từ tiến hành làm C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) và tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình.
(II) Bộ phận hiện trường sẽ làm những việc sau: (2), (3), (4)
(2) Book container với hãng tàu biển, sau khi có được booking container rồi thì bộ phận hiện trường sẽ làm tiếp bước (3) lấy container về kho của công ty để đóng hàng, việc đóng hàng cũng được giám sát chặt chẽ, và đóng hàng đúng như kế họach đưa ra, khi đóng hàng xong thì bộ phận hiện trường vận chuyển container ra ngòai cảng để làm thủ tục bước (4) Khai báo với Hải quan và bàn giao container hàng cho hãng
tàu, việc bàn giao cho hãng tàu biển là một việc làm rất quan trọng, vì nếu không làm thủ tục này thì hàng của công ty sẽ không được xếp lên tàu vận chuyển đi đúng như kế họach, và hàng của công ty sẽ bị rớt lại chờ chuyến tàu khác, nếu có tình trạng này xảy ra thì rất nguy hiểm, vì trong hợp đồng qui định rõ thời hạn giao hàng, nếu việc rớt tàu dẫn đến trễ thời hạn giao hàng thì người mua có thể từ chối nhận hàng hoặc bắt chuyển qua giao hàng bằng đường hàng không, chi phí để giao hàng bằng đường hàng không rất tốn kém và sẽ làm tăng chi phí của công ty, vì vậy bộ phận hiện trường sẽ phải thật chú ý đến điểm này.
(III) Hòan thành bộ chứng từ thanh tóan:
(8) dựa vào những chứng từ khai báo Hải quan, nhân viên chứng từ sẽ lập bộ chứng từ thanh tóan gồm:
- Commercial invoice 3 bản chính - Packing list 3 bản chính
- B/L 3 bản chính + 3 bản copy
- C/O 1 bản chính + 1 bản copy (tùy thị trường mà lập C/O)
(8.1) nếu bộ chứng từ thanh tóan là hình thức T/T thì nhân viên sẽ gửi cho khách hàng 1 bộ bằng e-mail yêu cầu thanh tóan tiền hàng, khi nhận được tiền khách hàng thanh tóan thì sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ cho khách hàng thông qua chuyển phát nhanh TNT hoặc DHL.
(8.2) Nếu bộ chứng từ thanh tóan bằng L/C (Letter credit), nhân viên sẽ phát hành hối phiếu để trình cho Ngân hàng, giao bộ chứng từ cho Ngân hàng để yêu cầu thanh tóan.
(9) Căn cứ vào tờ khai xuất khẩu đã hòan thành, nhân viên sẽ làm chứng từ thanh khỏan thuế của nguyên liệu nhập về tương ứng với số lượng hàng xuất khẩu, việc thanh khỏan này chủ yếu căn cứ vào bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng sản phẩm.