Để có thể đưa ra được các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL một cách triệt để và hiệu quả nhất thìquá trình này phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc chung, xét trong mối quan hệ với mọi hoạt động của Công ty
− Luôn nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán để công tác kế toán được tổ chức sao cho đảm bảo tính khoa học và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
− Công ty phải áp dụng linh hoạt, sáng tạo các quy định của Nhà nước về chế độ kinh doanh nói chung và chế độ kế toán nói riêng để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lý, khả năng và trình độ thực tế của đơn vị. Các cán bộ cần có trình độ, am hiểu chuyên ngành, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Bên cạnh đó, công tác cơ sở vật chất kỹ thuật cũng cần phải được đổi mới, đáp ứng với trình độ phát triển kỹ thuật hiện nay.
− Các giải pháp áp dụng phải mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và được đặt trong mối quan hệ với hiệu quả kinh doanh.
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán NVL
Nguyên tắc thống nhất: Việc sử dụng chứng từ kế toán về nhập – xuất kho vật
tư và chứng từ ghi nhận thanh toán với người bán, việc lựa chọn sổ để kế toán chi tiết, tổng hợp về vật tư, việc lựa chọn tài khoản cấp1, cấp 2 phải căn cứ vào Chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Nguyên tắc thích ứng: Công ty phải dựa vào đặc điểm vật tư riêng có tại Công
ty mình để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL và quy định chi tiết các tài khoản hàng tồn kho, lựa chọn phương pháp tính giá xuất, tồn kho thích hợp; dựa vào đặc điểm của các đối tượng hạch toán chi phí cũng như yêu cầu quản lý cụ thể để thiết kế và lập Bảng phân bổ NVL một cách thích hợp.
Các nguyên tắc trong thực hiện công tác kế toán NVL
Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS
Hàng tồn kho bao gồm: Toàn bộ chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được Hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng: Vì kết quả của việc đánh giá NVL sẽ tác động trực
tiếp lên chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán” nên khi đánh giá NVL cần phải chú ý tới từng yếu tố ảnh hưởng như: Giá gốc NVL, phương pháp tính giá xuất NVL… nhằm đảm bảo không bỏ sót khoản mục chi phí nào. Theo nguyên tắc này, trong VAS 02 cũng quy định: Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó giá trị thuần có thể thực hiện được là: Giá bán ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Việc quy định giá trị thuần có thể thực hiện được cho phép thực hiện mục đích dự trữ NVL, lập dự phòng giảm giá NVL. Từ đó có thể đảm bảo được nhu cầu sử dụng và dự trữ ở mức thích hợp với điều kiện SXKD.
Nguyên tắc phù hợp: Theo nguyên tắc này tất cả các giá phí phải gánh chịu
trong việc tạo ra doanh thu, bất kể là giá phí xuất hiện ở kỳ nào, nó phải phù hợp với kỳ mà trong đó doanh thu được ghi nhận. Đây là một nguyên tắc hướng dẫn rất quan trọng, nó liên quan trực tiếp đến lựa chọn các phương pháp tính giá xuất NVL thích hợp. Khi lựa chọn các phương pháp đó ta phải xem xét đến yếu tố về sự phù hợp giữa dòng luân chuyển của chi phí và doanh thu ghi nhận do chi phí đó tạo ra; và sự phù hợp giữa giá nhập vào và giá xuất ra của NVL.
Nguyên tắc nhất quán: Nguyên tắc nhất quán bao hàm ý nghĩa là một phương
pháp kế toán, một khi đã được chấp nhận, thì không nên thay đổi theo từng thời kỳ. Theo nguyên tắc này, cần phải áp dụng nhất quán một phương pháp tính giá cho mỗi loại NVL có cùng đặc tính và mục đích sử dụng đối với doanh nghiệp. Mục đích của việc quy định nguyên tắc này là đảm bảo sự so sánh có ý nghĩa dựa trên số liệu Hàng tồn kho trên các báo cáo của một doanh nghiệp từ kỳ này qua kỳ khác.
3.2.3 Một số đề xuất hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
Đề xuất 1: Về mẫu chứng từ sử dụng
Công ty nên tiến hành áp dụng mẫu “Thẻ kho” theo Chế độ kế toán hiện hành, để các chứng từ ghi sổ của Công ty được đồng bộ và đảm bảo tuân thủ đúng chế độ.
Mẫu số S12-DN – Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. (Biểu số 16)
BIỂU SỐ 16: THẺ KHO Đơn vị: ………….. Địa chỉ: ………….. THẺ KHO Ngày lập thẻ: ………. Tờ số: ……….
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: ………
Đơn vị tính:……….. Mã số:……….. STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Cộng cuối kỳ Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Ngày mở số: ………
Ngày … tháng … năm …
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Để đảm bảo tính đầy đủ trong việc hạch toán hàng tồn kho cũng như công nợ phải trả nhà cung cấp, Công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán “Hàng mua đang đi đường”. Trong tháng, nếu đã nhận được Hóa đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu Hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường. Nếu cuối tháng mà hàng về thì ghi sổ bình thường, nếu hàng chưa về thì căn cứ vào Hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán:
Nợ TK 151: Giá trị hàng mua Nợ TK 133: Thuế Giá trị gia tăng
Có TK 331: Tổng giá trị còn phải trả nhà cung cấp
Sang tháng sau, khi hàng về, căn cứ vào Phiếu nhập kh, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị Hàng mua đang đi đường về nhập kho
Có TK 151: Giá trị Hàng mua đang đi đường về nhập kho
Đề xuất 3: Về việc theo dõi NVL nhập kho
Để đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời trong việc hạch toán hàng tồn kho, Công ty nên tiến hành lập “Phiếu nhập kho” cho mỗi lần nhập của đơn hàng mua và Thủ kho, Kế toán tiến hành ghi nhận vào sổ sách có liên quan. Việc lập “Phiếu nhập kho” mỗi lần nhập kho NVL là hoàn toàn có thể thực hiện được. Cột số lượng sẽ căn cứ theo “Biên bản giao nhận vật tư” là số vật tư thực tế nhập kho. Cột đơn giá sẽ căn cứ theo đơn giá trong “Hợp đồng kinh tế”. Việc thu mua NVL của Công ty là từ các nhà cung cấp quen thuộc và tương đối tin cậy, hợp đồng kinh tế được giao kết khá chặt chẽ nên đơn giá của NVL là không có nhiều thay đổi. Nếu có chỉ là sự phát sinh bất thường của chi phí thu mua. Đến lúc NVL về nhập kho đầy đủ, kèm theo các hóa đơn và chứng từ liên quan kế toán có thể có bút toán điều chỉnh cho chính xác
Đề xuất 4: Về việc bảo quản và dự trữ NVL
Tại thời điểm cuối năm 2007, giá trị HTK của Công ty là tương đối lớn (chiếm khoảng 90% tổng tài sản). Để đảm bảo việc sử dụng NVL tồn kho một cách hiệu quả, Công ty nên tiến hành xem xét tình hình, chất lượng kho bãi để NVL được bảo quản một cách tốt nhất, giảm thiểu việc hao mòn, giảm phẩm chất quy cách trong quá trình bảo quản. Hơn nữa, Công ty cũng nên căn cứ vào chiến lược phát triển trong ngắn
hạn, trung hạn và dài hạn để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng NVL cũng như định mức tồn kho cho từng NVL nhằm tăng khả năng luân chuyển của hàng tồn kho, giúp nâng cao công tác quản lý NVL nói riêng, công tác quản lý HTK nói chung.
Đề xuất 5: Về hoạt động kế toán quản trị của Công ty
Kế toán tài chính hướng tới tính chính xác, phản ánh một cách trung thực khách quan các thông tin tài chính kế toán trong đơn vị. Các thông tin kế toán mà kế toán tài chính cung cấp được thể hiện trên các sổ sách kế toán chỉ đạt được mục đích là phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị trong quá khứ và hiện tại. Tuy nhiên để có thể sử dụng các thông tin kế toán trong việc lập các kế hoạch, lựa chọn các phương án kinh doanh hiệu quả thì các sổ sách kế toán tài chính chưa cung cấp đủ thông tin cần thiết mà cần phải phân tích các thông tin đó, lập các báo cáo để sử dụng cho mục tiêu quản trị trong Công ty.
Trong quản lý việc lập kế hoạch là chưa đủ mà quan trọng hơn là cần những thông tin có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch. Kế toán quản trị sẽ cung cấp chức năng kiểm tra bằng cách thiết kế nên các báo cáo ở dạng so sánh. Các nhà quản trị sử dụng báo cáo đó để kiểm tra, đánh giá trong các lĩnh vực trách nhiệm mà họ cần quan tâm, để xem xét và điều chỉnh, tổ chức thực hiện các mục tiêu đề ra. Mặt khác, trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nhà quản lý phải thường xuyên ra quyết định, mà phần lớn thông tin được coi là căn cứ chủ yếu để ra quyết định là do kế toán quản trị cung cấp. Mục đích và yêu cầu của kế toán quản trị là phải tính toán được chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, từng ngành hoạt động, từng công tác dịch vụ,… từ đó tập hợp được các dữ kiện cần thiết để dự kiến phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán quản trị còn theo dõi thị trường để ổn định một chương trình sản xuất hợp lý, tìm các biện pháp cạnh tranh để tiêu thụ hàng hóa, nghiên cứu các chính sách giá cả, tính toán các bước phát triển, mở rộng doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn theo chiều hướng có lợi.
Vì vậy, Công ty nên xây dựng bộ phận kế toán quản trị riêng nhằm cung cấp thông tin và tham mưu cho bộ máy quản trị trong việc đưa ra các quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Trên cơ sở mục tiêu và yêu cầu quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp, Công ty xây dựng kế toán quản trị HTK theo những nội dung sau:
Lập danh điểm vật tư và tổ chức kế toán quản trị về số hiện có, số đã sử dụng, đã bán cả về số lượng và giá trị phù hợp với danh điểm vât tư, sản phẩm, hàng hóa đã lập theo yêu cầu quản lý nội bộ.
Để kế toán được số vật tư đã sử dụng và số tồn kho hợp lý, doanh nghiệp cần xác định được phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp, đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai
Công ty nên lập định mức chi phí NVL cho từng công việc, sản phẩm và lập định mức dự trữ cho từng danh điểm NVL tồn kho. So sánh giữa định mức đã lập và thực tế thực hiện, đưa ra nhận xét và kiến nghị.
Bên cạnh đó, Công ty cũng nên lập dự toán hàng năm để phân bổ chi phí một cách hợp lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp và có kế hoạch sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả trong năm.
SƠ ĐỒ 10: SƠ ĐỒ LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ
3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Cơ khí Điện lực
3.3.1 Xét dưới góc độ kế toán tài chính
Hiệu quả sử dụng NVL là một vấn đề quan trọng phải quan tâm hàng đầu, vì đây là một nhân tố góp phần làm cho hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách có hiệu quả , điều này đặc biệt quan trọng với một công ty sản xuất như Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực. Chính vì vậy vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng NVL là một yếu tố quan trọng. Những kết quả như trên phân tích cho thấy Công ty đã đạt được một số kết quả tốt trong việc sử dụngNVL nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều khía cạnh hạn chế cần được khắc phục.
Việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL có thể được thực hiện trên các khía cạnh sau:
Thứ nhất: Trong khâu thu mua, bảo quản NVL
Công ty phải thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, giá cả, quy cách, chủng loại NVL do đặc điểm NVL của Công ty thường xuyên biến động. Công ty cũng phải có kế hoạch thu mua hợp lý phù hợp với kế hoạch sản xuất. Khi nhận hàng
Dự toán tiêu thụ
Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí
NVL trực tiếp Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí hoạt động
Dự toán thu tiền mặt
Dự toán chi tiền mặt
về phải thực hiện kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho. Bên cạnh đó, Công ty phải thường xuyên đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, đánh giá rủi ro phát sinh trong ký kết hợp đồng mua bán.
Cần tính ra chỉ tiêu phản ánh tình hình cung ứng NVL như sau:
Thứ hai: Trong dự trữ NVL
Công ty phải thường xuyên bổ sung và phải xây dựng định mức dự trữ hợp lý, bao gồm: Định mức tồn kho tối đa và định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại NVL chủ yếu, là thành phần chính của sản phẩm. Trong đó đã bao hàm những ảnh hưởng của biến động các nhân tố thị trường và kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai của Công ty.
Với các NVL mua ngoài mà có nhiều nguồn cung cấp hay Công ty có nhà cung cấp tương đối ổn định thì mức độ dự trữ không cần phải nhiều, khi cần dùng đến sẽ mua như vậy sẽ tận dụng được một nguồn vốn trong thời gian ngắn để dùng vào việc khác. Các loại này Công ty chỉ cần dự trữ khoảng bằng 5%-10% giá trị NVL đó được dùng trong kỳ.
Còn đối với các loại NVL mà nguồn cung cấp không được nhiều, nhà cung cấp không ổn định thì để đảm bảo kế hoạch sản xuất Công ty nên dự trữ một lượng vừa đủ để cho quá trình sản xuất sẽ không bị ngừng trệ khi khó khăn trong việc thu mua NVL đó. Ví dụ như Kẽm thỏi nhập từ Nhật Bản…
Thứ ba: Nâng cao hoạt động phân tích hiệu quả sử dụng NVL
Hiện nay ở Công ty cũng đã sử dụng một số phương pháp để phân tích hiệu quả sử dụng NVL. Tuy nhiên, việc phân tích hiệu quả sử dụng NVL ở Công ty chỉ dừng ở so sánh đơn giản để thấy được tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch về cung ứng, sử dụng NVL của toàn Công ty, mà chưa đi vào phân tích từng mặt hàng cụ thể và sử dụng phương pháp so sánh liên hệ hay các phương pháp có độ phức tạp cao hơn để phân tích trong sự so sánh với doanh thu nhằm xác định lãi lỗ của từng loại thành
Tỷ lệ % HTKH cung ứng về khối lượng
NVL =
Số lượng NVL thực tế nhập kho trong tháng Số lượng NVL cần mua theo kế hoạch
phẩm, để từ đó có các chiến lược về sử dụng NVL và cải thiện quy trình công nghệ, tăng cường các biện pháp khuyếch trương những loại sản phẩm thế mạnh để ngày