3.1.2.1 Kết quả đạt được
Những thắng lợi to lớn mà Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực đã đạt được là nhờ những nỗ lực tâm huyết của tập thể cán bộ công nhân viên dày dạn kinh nghiệm, sự linh hoạt, năng động và hiệu quả trong tổ chức SXKD cùng với những đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng.
Nhằm đáp ứng điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt của NVL, Công ty đã xây dựng được chế độ quản lý NVL một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đặt ra, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của NVL từ thu mua cho đến khi chuyển hóa vào thành phẩm. Điều này không những đảm bảo cung cấp NVL kịp thời và chất lượng cho sản xuất sản phẩm mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết kiệm và bảo toàn vốn cho Công ty.
Phù hợp với đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý riêng, Công ty tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp có khả năng kiểm tra, đối chiếu cao giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán; không những đảm bảo cung cấp thông tin một cách thuận tiện, chính xác và phù hợp với trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán NVL Công ty đã xây dựng, mà còn tạo ra sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận, tiết kiệm chi phí thời gian lãng phí, tăng hiệu quả công việc. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán chi tiết NVL phản ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL, tiện ích trong việc theo dõi, phân tích hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty.
Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ giúp theo dõi đầy đủ tình hình biến động NVL: Quản lý tình hình nhập mua NVL theo các hình thức thanh toán trong sự kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán, đảm bảo quá trình thu mua diễn ra minh bạch, không có gian lận, đảm bảo tính so sánh, đối chiếu cao giữa các tài liệu kế toán. Ngoài ra, tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ còn tránh được ghi chép trùng lắp, tiện lợi cho việc phân công lao động kế toán.
3.1.2.2 Tồn tại và nguyên nhân chủ yếu
Bên cạnh những thành tựu đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực vẫn còn một số hạn chế sau:
Tồn tại 1: Về mẫu chứng từ sử dụng
Công ty vẫn còn dùng mẫu Thẻ kho cho NVL, CCDC, Thành phẩm, … theo Mẫu số 06 – VT, ban hành theo quyết định số: 1141/TC-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính. Trong khi đó Công ty đã bắt đầu áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong công tác tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán.
Tồn tại 2: Về việc theo dõi hàng mua đang đi đường
Hiện nay, Công ty chưa tiến hành theo dõi trên sổ sách kế toán giá trị hàng mua đang đi đường trong trường hợp hàng mua đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang trên đường vận chuyển, chưa về đến kho. Kế toán chỉ hạch toán tăng giá trị hàng tồn kho khi nhận được cả hàng hóa và hóa đơn tài chính. Thực trạng này dẫn đến tính không đầy đủ trong việc hạch toán hàng tồn kho và công nợ phải trả.
Trong hệ thống TK của Công ty có TK 151 – Hàng mua đang đi đường nhưng thực tế Công ty không sử dụng TK này mà chỉ theo dõi NVL thực tế đã nhập kho.
Tồn tại 3: Về việc theo dõi NVL nhập kho
Trong một số trường hợp mua NVL mà hàng vận chuyển về kho thành nhiều lần khác nhau, Công ty chỉ lập “Biên bản giao nhận vật tư” mà không được cập nhật vào Thẻ kho cũng như sổ sách kế toán. Chỉ đến lần giao cuối của lô hàng được thực hiện, nhà cung cấp phát hành hóa đơn thì lúc đó “Phiếu nhập kho” mới được lập và Thủ kho, kế toán vật tư mới tiến hành ghi nhận vào sổ sách. Việc hạch toán này dẫn đến số dư hàng tồn kho sẽ bị phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế, gây khó khăn cho Ban Giám đốc khi cần có thông tin một cách kịp thời để đưa ra quyết định về quản lý, tài chính.
Tồn tại 4: Về việc bảo quản và dự trữ NVL
Hiện nay, giá NVL đầu vào ngày càng tăng do ảnh hưởng bởi lạm phát của nền kinh tế trong nước và tình hình biến động phức tạp của nền kinh tế thế giới. Công ty đã
có chính sách mua NVL đầu vào để dự trữ (số dư đầu năm 2007 là 4.418.970.108 đ nhưng đến cuối năm 2007, giá trị dự trữ lên tới 91.008.867.061 đ). Trong khi đó chất lượng kho bãi để bảo quản chưa được chú trọng đầu tư đúng mức và hiện tại Công ty chưa xây dựng định mức dự trữ NVL cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh trong dài hạn. Thực trạng này dẫn đến việc NVL sẽ bị hao mòn, giảm phẩm chất quy cách trong quá trình lưu trữ cũng như gây ứ động vốn lưu động.
Tồn tại 5: Về hoạt động kế toán quản trị của Công ty
Việc sử dụng kế toán quản trị trong quản lý hiện nay là hết sức cần thiết. Tuy nhiên báo cáo quản trị của Công ty chưa được lập và quan tâm đúng mức. Các báo cáo còn đơn giản, sơ sài, lại được đưa ra bởi bộ phận kế toán tài chính. Điều này không khoa học và chưa hợp lý xét trên góc độ kế toán quản trị. Vì vậy, để giúp lãnh đạo Công ty có được những thông tin kịp thời, chính xác cho các quyết định kinh tế, Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực nên thiết lập một bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm công việc của kế toán quản trị. Bộ phận này nếu phối hợp nhịp nhàng với bộ phận kế toán tài chính sẽ giúp cho việc lên kế hoạch tài chính và kinh doanh của lãnh đạo Công ty kịp thời và sáng suốt