2.2.1.1. Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tại Công ty Cổ phần xây dựng số 5 Hà Nội thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp luôn là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành sản phẩm, thường là từ 65% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm. Do vậy, việc quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu luôn được xem là một vấn đề then chốt trong công tác quản trị chi phí. Việc quản lý nguyên vật liệu được thực hiện từ khâu thu mua, nhận hàng đến quá trình lưu kho, xuất dùng.
Nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình xây dựng các công trình khá đa dạng và phong phú: cát, sỏi, đá, xi măng, gạch, sơn, kính, thép,…Mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành các nhóm khác nhau như đối với xi măng có xi măng thường dùng để xây, trát, xi măng trắng dùng để lát gạch, xi măng đặc biệt có tính đông kết nhanh dùng để đổ trần…Tùy yêu cầu về kỹ
thuật, yêu cầu về thẩm mỹ mà khi thi công Công ty sẽ sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau.
Tại Công ty, sau khi trúng thầu các công trình, Công ty sẽ thực hiện giao khoán công trình, hạng mục công trình cho các xí nghiệp thông qua Hợp đồng khoán nội bộ. Hợp đồng khoán này có tác dụng giao khối lượng xây dựng cho các xí nghiệp, các xí nghiệp phải đảm bảo sử dụng các chi phí trong khuôn khổ dự toán được giao theo từng bước thực hiện. Tuy vậy, đây không phải là phương thức khoán gọn, mà là khoán theo bước, khoán theo định mức. Chính vì vậy mà công tác thu mua, sử dụng nguyên vật liệu, quyết toán chi phí nguyên vật liệu đều căn cứ vào kế hoạch, dự toán.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hiện nay, Doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng tồn kho. Do điều kiện về luân chuyển chứng từ (chứng từ các công trình theo quy định được chuyển lên Công ty vào ngày cuối tháng) cũng như điều kiện nơi thi công, kho vật tư xa Công ty, kế toán không ghi từng nghiệp vụ xuất kho mà sẽ tổng hợp các lần xuất trong một tháng và ghi sổ một lần cho các nghiệp vụ xuất kho trong tháng đó ở cùng một kho (tương ứng với chi phí nguyên vật liệu tại một công trình trong tháng đó). Việc làm này là có cơ sở do việc xuất dùng vật tư tại một kho thường chỉ liên quan đến việc thực hiện thi công một công trình nhất định. 2.2.1.2. Quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu
Chứng từ sử dụng
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán Công ty sử dụng các chứng từ sau đây: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, Hóa đơn vận chuyển, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng tổng hợp vật tư xuất trong tháng được lập cho từng kho tương ứng từng công trình và một số chứng từ liên quan khác.
Để xác định được chi phí nguyên vật liệu, kế toán phải theo dõi quá trình từ việc mua nguyên vật liệu đến xuất dùng nguyên vật liệu.
Hầu hết nguyên vật liệu được xí nghiệp đứng ra mua, chuyển thẳng đến chân công trình rồi sử dụng ngay căn cứ vào tiến độ thực hiện. Định kỳ, các xí nghiệp, tổ đội xây dựng phải thực hiện bàn giao chứng từ, thanh toán chi phí nguyên vật liệu với Công ty. Tuy vậy, trong một số trường hợp, nếu mua với khối lượng lớn Công ty vẫn là người đứng ra mua, tuy vậy hàng vẫn được chuyển thẳng đến công trình.
Nếu xí nghiệp, tổ đội xây dựng trực tiếp mua vật tư, dựa trên cơ sở định mức được đưa ra, các đội tự tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu. Việc mua nguyên vật liệu phải được thực hiện theo kế hoạch do phòng Kế hoạch và kỹ thuật xây dựng. Cán bộ xí nghiệp phải thực hiện thủ tục tạm ứng với Công ty. Khi xin tạm ứng mua nguyên vật liệu, cán bộ xí nghiệp viết “Giấy đề nghị tạm ứng” (Biểu 2). Giấy đề nghị tạm ứng phải được đi kèm với Kế hoạch mua vật tư, Phiếu báo giá vật tư đã được Phòng kế hoạch Kỹ thuật kiểm tra chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách. Giấy đề nghị tạm ứng kèm các chứng từ nêu trên được chuyển cho Kế toán trưởng xem xét, đề nghị Giám đốc ký duyệt. Căn cứ trên Giấy tạm ứng đã được xét duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu chi, thủ quỹ xuất quỹ cho cán bộ xin tạm ứng, trong một số trường hợp Công ty có thể chuyển số tiền tạm ứng qua tài khoản cá nhân của cán bộ xin tạm ứng (nếu có).
Biểu 2 Giấy đề nghị tạm ứng