Trong bớc này, KTV phải tìm hiểu xem trong chu trình bán hàng-thu tiền của công ty A có những bớc nào, do ai thực hiện những công việc đó, ở mỗi bớc thì có những rủi ro gì, có những kiểm soát nào và có những vấn đề nào đợc phê chuẩn của nhà quản lý các cấp.
Tại công ty A thì chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm 7 bớc công việc cụ thể là:
+ Đơn đặt hàng của khách hàng + Vận chuyển hàng hoá cho khách + Lập hoá đơn bán hàng
+ Kiểm soát việc ghi nhận các khoản phải thu và những khoản đã thu đợc.
+ Ghi nhận doanh thu, các khoản đã thu đợc và các khoản còn phải thu + Hoạt động khuyến mại
Trên cơ sở đã thu thập đợc những thông tin về chu trình và các kiểm soát chủ yếu, KTV tiến hành chọn lựa các kiểm soát để thiết kế thử nghiệm kiểm soát và thc hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Luận văn tốt nghiệp • Đơn đặt hàng của khách hàng Khoa Kế toán 2. Các hoạt động 2.1 Đơn đặt hàng của khách hàng
• Khách hàng chủ yếu của công ty là hộ kinh doanh cá thể, các siêu thị và một số công ty kinh doanh thực phẩm.
• Đơn đặt hàng đợc gửi tới kế toán chi nhánh hoặc phòng kinh doanh bằng Fax hoặc qua điện thoại và sau đó kế toán chuẩn bị đơn đặt hàng gửi đến nhà máy. Các đơn đặt hàng này không đ- ợc đánh số để kiểm soát tốt hơn.
•Dựa vào các đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ xem xét lại khả năng thu hồi đợc thông qua bảng phân tích tuổi nợ các khoản phải thu và trình những đơn đặt hàng này lên để giám đốc chi nhánh ký duyệt.
•Giám đốc chi nhánh phê chuản đơn đặt hàng của khách hàng trớc khi chuyển hàng. (Thu thập những phê chuẩn mang tính bắt buộc thực hiện) 1
2.2 Vận
chuyển •Trên cơ sở sự ký duyệt của Giám đốc chi nhánh, Công ty vận chuyển hàng hoá đến ngời mua. Có ba cách vận chuyển hàng hoá cho khách hàng.
+ Nhà máy Việt Trì vận chuyển hàng hoá trực tiếp cho những khách hàng lớn.
+ Nhà máy Việt Trì vận chuyển hàng hoá cho các chi nhánh (Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng) để các chi nhánh bán hàng.
+ Các chi nhánh tự vận chuyển hàng hoá đến khách hàng của chi nhánh.
•Chi phí vận chuyển đợc tính vào chi phí bán hàng. Hàng tháng, dựa vào bảng tính chi phí vận chuyển do các đơn vị vận chuyển lập và đợc kiểm tra bởi phòng thu mua dới sự phê chuẩn của giám đốc chi nhánh, Phòng kế toán ở Việt Trì sẽ lập các phiếu kế toán, chuyển cho Trụ sở chính để kiểm tra lại và ghi nhận chi phí và các khoản phải trả trên sổ cái và thực hiện việc thanh toán.
•Giám đốc nhà máy hoặc chi nhánh phê chuẩn Hoá đơn GTGT khi những hoá đơn này đợc phát hành cho những hàng hoá đợc vận chuyển. (Thu thập những phê chuẩn mang tính bắt buộc thực hiện) 2
2.3. Lập hoá đơn bán hàng
• Dựa trên số lợng thực tế hàng hoá đã vận chuyển, kế toán nhà máy hoặc kế toán chi nhánh sẽ lập hoá đơn GTGT cho hàng bán và trình giám đốc nhà máy hoặc chi nhánh phê chuẩn.
•Giá đơn vị của sản phẩm trên hoá đơn GTGT đợc dựa trên bảng giá đã đợc phê duyệt bởi Tổng Giám đốc và Giám đốc chi nhánh. Bảng giá này đợc cập nhật thờng xuyên để đảm bảo giá đa ra phù hợp với những thay đổi của thị trờng.
•Bảng giá đã đợc phê duyệt. (Xác minh lại dữ liệu đầu vào và xử lý kết quả)3
•Giám đốc chi nhánh hoặc nhà máy kiểm tra và phê duyệt hoá đơn GTGT khi hoá đơn đợc phát hành cho ngời mua. (Thu thập những phê chuẩn mang tính bắt buộc thực hiện) 4 2.4 Kiểm
soát việc ghi nhận các khoản phải thu và những khoản đã thu đợc.
•Nhà máy và chi nhánh sẽ ghi nhận doanh thu, các khoản còn nợ và khoản đã thu đợc cho mỗi khách hàng hàng ngày.
• Thời hạn thanh toán để đợc thởng và hởng chiết khấu là từ 20 đến 30 ngày. Phần lớn việc thanh toán đều đợc thực hiện vào cuối tháng để nhận tiền thởng hoặc chiết khấu thanh toán. Ngời mua phải thanh toán tiền cho phần lớn hàng hoá mua ngay trong tháng diễn ra hoạt động mua hàng. Với doanh thu chi nhánh, chinh sách thu tiền của công ty nh sau:
oTrong tháng 2 (tháng lẻ): Thanh toán 80% sổ tiền hàng mà đại lý đã mua vào tháng 1 (tháng chẵn).
o Trong tháng ba (tháng chẵn) thanh toán 20% số tiền hàng mà chi nhánh đã mua trong tháng 1 và 100% tiền mua hàng trong tháng 3.
•Đối chiếu số d các khoản phải thu giữa kế toán nhà máy và kế toán chi nhánh vào thời điểm cuối tháng.(Thực hiện đối chiếu/dữ liệu đầu vào với tổng kết nghiệp vụ) 5
•Phân tích tuổi các khoản phải thu đ- ợc thực hiện hàng tháng để kiểm soát các khoản nợ nghi ngờ. (Báo cáo và
giải thích những ngoại lệ//Khoản mục lứon còn tồn tại) 6 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2.3: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng A với chu trình bán hàng và thu tiền
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đối với chu trình bán hàng-thu tiền:
Hệ thống kiểm soát nội bộc của công ty đối với chu trình bán hàng và thu tiền là có hiệu lực. Tham chiếu đến RCM để xem chi tiết
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các kiểm soát cơ bản.
Dựa trên sự hiệu quả trong thiết kế của các kiểm soát đã liệt kê ở trên, ta chọn các kiểm soát sổ 8 và số 9 để thực hiện các trắc nghiệm vì những kiểm soát này đã chỉ ra phần lớn các rủi ro tiềm tàng trong chu trình. Tham chiếu đến RCD để theo dõi chơng trình kiểm toán và những công việc đã làm.
Qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng A với chu trình bán hàng và thu tiền, kiểm toán viên đã quyết định lựa chọn kiểm soát số 8 và số 9 để tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Ngoài căn cứ đã nêu trên, việc lựa chọn này còn là kết quả của việc phân tích ma trận kiểm soát rủi ro (Risk Control Matrix – RCM).
Mục đích của việc phân tích ma trận kiểm soát rủi ro là đánh giá xem trong tất cả các kiểm soát thì kiểm soát nào có tồn tại nhiều rủi ro nhất để lựa chọn kiểm soát đó làm kiểm soát chính trong trắc nghiệm kiểm soát. Các loại rủi ro liên quan đến bốn quá trình trong công ty A chi tiết trong bảng 2.4 dới đây.
Sau khi đã xác định đợc rủi ro với từng chu trình kết hợp với các kiểm soát của công ty khách hàng, KTV dễ dàng đánh giá xem kiểm soát nào tồn tại hầu nh tất cả các rủi ro nêu trên. Kết quả của lập ma trận phân tích rủi ro cũng giống nh kết quả mà ta thu đợc từ việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Kết quả của quá trình tìm hiểu hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty A là vô cùng quan trọng. Qua bớc tìm hiểu này, KTV đã xác định đợc những kiểm soát chính để tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là có hiệu lực sẽ giúp kiểm toán viên dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm thiểu đợc thời gian thực hiện các trắc nghiệm kiểm tra chi tiết từ đó tiết kiệm đợc thời gian, chi phí cũng nh là công sức. Với công ty A, do có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nên kiểm toán viên có thể giảm thiểu công việc mà mình cần thực hiện.
Kiểm soát cấp III Các kiểm soát Thu thập các nghiệp vụ kinh doanh và các sự kiện Dữ liệu đầu vào và
những thay đổi Chuyển
dữ liệu
Xử lý dữ liệu
Kêt quả đầu ra và các bút toán nhật ký 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 12 1 3 a b c d e b c d e c d e c d e b c d e 1) Thu thập những phê chuẩn mang tính bắt buộc thực hiện x x x x x
2) Tìm hiểu mối liên hệ và so sánh dữ liệu bên
trong và bên ngoài x
3) Xác minh lại dữ liệu đầu vào và xử lý kết
quả x x
4) Thực hiện đối chiếu dữ liệu đầu vào với tổng
kết nghiệp vụ x x
5) Báo cáo và giải thích những ngoại lệ/ khoản
mục lớn còn tồn tại x x
6) Tính toán lại các ớc
tính và xử lý dữ liệu x
Bảng 2.4 Ma trận kiểm soát rủi ro đối với các thủ tục kiểm soát của Công ty A.
a: Không đúng thực trạng kinh doanh b: Không đợc phê chuẩn c: Không đầy đủ d: Không chính xác e: Không kịp thời