II. về hệ thống đại lý phân phối sản phẩm trong công ty Bảo hiểm nhân
2. Đánh giá hiệu quả hoạt động củacác đại lý trong công ty Bảo hiểm
thọ Hà nội.
Việc đánh giá hiệu quả của các đại lý là cần thiết đối với mọi hoạt động. Đó là việc xem xét công việc thực hiện đợc trên một số chỉ tiêu cơ bản. thông qua việc đánh giá chúng ta biết đợc các đại lý đã làm đợc già và cha làm đợc gì để từ đó rut ra bài học kinh nghiệm. Hơn nữa do các đại lý trong kênh phân phối sản phẩm Bảo hiểm nhân thọ là không phụ thuộc hoàn toàn vào công ty nên họ có các chiến lợc riêng và công việc riêng để phát triển chính mình. Công việc phân phối sản phẩm của các đại lý là vô cùng quan trọng, nó chi phối trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nên việc đánh giá hiệu quả các đại lý là cần thiết nó làm căn cứ giúp công ty loại bỏ hoặc xử lý những thành viên kênh không phù hợp. Tuy nhiên cũng tơng tự là để có biết và khuyến khích kịp thời các đại lý có thành tích tốt trong hoạt động khai thác. Nhng việc đánh giá cần phải có các chỉ tiêu đúng đắn và sát với thực tế.
Trong công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội việc đánh giá các đại lý là vô cùng quan trong vì là một công ty mới thành lập nên đánh giá giúp công ty đạt đợc hiệu quả hoạt động kinh doanh tốt hơn và cũng từ đó có đợc những bài học kinh nghiệm trong thực tế mang lại nhằm khắc phục các nhợc điểm càn tồn tại.
Thực tế ở công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội việc theo dõi đánh giá hoạt động của các đại lý là là rất khó khăn bởi vì việc chọn ra các tiêu chuẩn để đánh giá là rất khó khăn. Bởi vì theo đặc thù của các đại lý chủ yếu là hoạt động tự do không theo giờ giấc nên không thể dùng các chỉ tiêu giờ hành chính để đánh giá, nó vừakhông thể thực hiện đợc vừa không hiệu quả.
Thêm vào đó hiện nay trong công ty có gần 400 đại lý nên việc đánh giá là rất khó khăn. Hiện nay công ty đánh giá theo các chỉ tiêu nh cá nhân và theo nhóm nh sau.
Số hợp đồng khai thác mới theo từng sản phẩm trong kỳ: Công ty qui điịnh mỗi đại lý trong tháng phải khai thác tối thiểu là 5 hợp đồng. Nhng trong 6 sản phẩm của công ty có những so rất dễ khai thác và đem lại hiệu quả thấp nhng có khai thác nhng lại đem lại hiệu quả cao nên hạn chế chế trờng hợp gặp khó khăn về thị trờng neen chỉ khai thác chỉ khai thác những sản phẩm dễ công ty phải quy ớc số lợng theo từng loại sản phẩm. Hiện nay ván đề bức xúc nhất đối với các đại lý là việc huỷ bỏ hợp đồng của khách hàng, tuy là do nhiêu nguyên nhân nhng phần lớn là do trình độ đại lý con thấp và khách hàng nợ phí quá lâu hoặc khách hàng phát hiện ra một số đặc tính của sản phẩm không phù hợp với họ do trớc đó cha nghiên cứu kỹ. Nguyên nhân dẫn đến các việc trên là do các đại lý không giới thiệu rõ cho khách hàng trớc khi họ ký hợp đồng.
Các chỉ tiêu cơ bản đợc dùng để đánh giá.
- Tổng số hợp đồng hiện nay đang quả lý.
- Số hợp đồng hết hiệu lực trong kỳ do chết hoặc do hết hạn hợp đồng. - Tỉ lệ huỷ bỏ hợp đồng.
- Tỉ lệ tăng số hợp đồng khai thác trong kỳ. - Tỉ lệ số hợp đồng còn nợ phí trong kỳ.
- Phí bảo hiểm bình quân mỗi hợp đồng khai thác trong kỳ. - Phí đầu tiên.
- Tỷ lệ phần trăn thu phí.
* Các chỉ tiêu đánh gía theo nhóm ( tổ, phòng, khu vực, công ty ).
Thờng thì các đại lý của công ty hoạt động riêng biệt, tuy nhiên để tăng cờng tính tập thể, khuyến khích các đại lý giúp đỡ nhau khi đại lý gặop khó khăn nh là phi lộ hoặc chuyển đỏi hợp đồng để mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty, công ty còn đánh giá hoạt động của các đại lý theo nhóm theo các chỉ tiêu sau đây:
- Số hợp đồng khai thác mới của nhóm trong kỳ. - Số hợp đồng đang có hiệu lực trong nhóm - Số hợp đồng huỷ của nhóm trong kỳ
- Tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng của nhóm trong kỳ - Tỷ lệ tăng số hợp đồng của nhóm trong kỳ
- Số hợp đồng khai thác bình quân của nhóm trong kỳ
- Nhóm đạt 100% nhân viên có hợp đồng khai thác mới trong kỳ - Tỷ lệ số nhân viên không có hợp đồng khai thác mới trong kỳ
- Số phí phải thu của nhóm trong kỳ - Số phí đã thu của nhóm trong kỳ - Số phí còn nợ của nhóm trong kỳ
- Phí bảo hiểm đầu tiên bình quân mỗi hợp đồng của nhóm trong kỳ - Số hợp đồng huỷ bình quân đầu ngơig mỗi nhóm trong kỳ
- Tỷ lệ nợ phí trong kỳ của nhóm (có thể là theo hợp đồng hoặcc theo số phí)
- Tỷ lệ phần trăm tu phí của nhóm trong kỳ
- Số hợp đồng có hiệu lực bình quân một ngời trong nhóm
- Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch khai thác của nhóm trong kỳ ( theo số hợp đồng hoặc số phí )
* Mô hình đánh giá theo cá nhân các đại lý khai thác.
ở trên công ty có rất nhiều chỉ tiêu để xếp loại các đại lý khai thác. Nếu cứ căn cứ vào đó mà xếp loại thì rất khó nên công ty thờng lựa những chỉ tiêu quan trọng nhất
Mô hình 1
Các chỉ tiêu.
- Số hợp đồng khai thác trong kỳ
- Phí bảo hiểm bình quân của một hợp đồng: Chúng ta thấy rằng nếu mức phí bảo hiểm quá thấp không đem lại hiêu quả cho công ty bởi vỉ công ty phải chịu chi phí quản lý hợp đồng nh các hợp đồng có mức phí cao. Nhng nhiều đại lý do chạy theo số lợng hợp đồng để đủ chỉ tiêu nên vẫn chấp nhận các hợp đồng có mức phí thấp. công ty phải có những biện pháp để khắc phục những tình trạng đó.
- Số hợp đồng hiện nay đang quản lý. - Số hợp đồng bị huỷ trong kỳ.
Điểm cho từng chỉ tiêu làtừ 0 đến 3 trong đó cao tốt nhất cho 3 và kém nhất cho 0. Mỗi đại lý sẽ đợc cho điểm theo từng chỉ tiêu rồi cộng lại.
Căn cứ vào tổng điểm này công ty sẽ xếp loại từng đại lý. Từ 0 đến 2 điểm loại kém(ký hiệu K). Từ 3 đến 6 điểm đạt loại trung bình(ký hiệu C).Từ 7 đến 10 điểm đạt loại khá(ký hiệu B).Từ 11 đến 12 điểm đạt loại tốt(ký hiệu A). Bên cạnh đó công ty còn có mô hình khai thác để Phân loại các đại lý theo các chỉ tiêu khác nh sau:
Tỉ lệ hợp đồng huỷ bỏ trong kỳ. Tỉ lệ nợ phí trong kỳ.
Số hợp đồng khai thác mới trong kỳ. Số hợp đồng hiện nay đang quản lý. Số Phí thu đợc trong kỳ.
Tuy nhiên bên cạnh đó thì phơng pháp này còn có rất nhiều nhợc điểm nh:
-Nó không đa ra chỉ tiêu khung điểm cho mỗi chỉ tiêu.
-Khung điểm này quá thấpnên đôi khi chỉ cần công ty không đánh giá đúng một chỉ tiêu nào đấy của đại lý là có thể xếp loại sai.
-Bỏ qua thời gian làm việc của đại lý dẫn đến đại lý vô tổ chức, vô kỷ luật.
-Đứng trớc yêu cầu quản lý đại lý ngày càng cao để có thể cạnh tranh công ty đã thay đổi cách đánh giá đại lý cho phù hợp hơn.
Mô hình 2 Chỉ tiêu xếp loại. -Hợp đồng khai thác mới. -Ngày công. -Thu phí định kỳ. -Nợ phí. -Huỷ hợp đồng. Cách tính điểm:
+Hợp đồng khai thác mới (ký hiệu A) 1 hợp đồng = 2 điểm nếu tổng số phí bảo hiểm đầu tiên lớn hơn 400.000 đồng, 1 hợp đồng =1 điểm nếu tổng số phí bảo hiểm đầu tiên nhỏ hơn 400.000 đồng. Đặc biệt đối với trởng phòng khai thác số điểm đợc tính là hệ số 2 và tổ trởng đợc tính hệ số 1,5
+ Ngày công ( ký hiệu là B )
Nếu dới 16 ngày ( không lý do chính đáng ) Tính 1 điểm.
Từ 16 ngày đến 18 Tính 2 điểm.
Từ 18 ngày đến 20 ngày Tính 3 điểm.
Từ 20 ngày trở lên Tính 5 điểm.
+ Thu phí định kỳ ( Theo doanh thu ) ( ký hiệu là C ). Tỷ lệ thu phí trong kỳ Điểm
80% Xếp loại kém
Từ 80% - 84% 1
Từ 88% - 92% 4
Từ 92% - 94% 6
Từ 94% - 97% 8
Từ 97% trở lên 10
+ Tỷ lệ nợ phí trên30 ngày ( ký hiệu D )
Tỷ lệ nợ phí Điểm Dới 1% 0 Từ 1% - 3% -1 Từ 3% - 7% -3 Từ 7% - 10% -5 Từ 10% trở lên Xếp loại kém
Nếu nợ phí trên 70 ngày thì một hợp đồng trừ 1 điểm. + Huỷ hợp đồng ( ký hiệu E )
Trừ 1 điểm đối với hợp đồng huỷ dới 2 năm và hoàn phí dới 14 ngày. Trừ 1,5 điểm đối với hợp đồng nhận giá trị giải ớc.
Cách tính điểm
Tổng điẻm của một đại lý = A* Hệ số + B + C + D + E Cách xếp loại
Trờng hợp 1: Nếu trong tháng đại lý không vi phạm các quy định của công ty thì sẽ đợc xếp loại nh sau.
Điểm số Xếp loại
Từ 24 điểm trở lên A
Từ 18 – 24 điểm B
Từ 11 – 18 điểm C
Dới 11 điểm Kém
Trơng hợp 2: Nếu đại lý vi phạm các quy định của công ty thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị hạ bậc xếp loại
Theo cách xếp điểm này công ty đã khắc phục đợc những nhợc điểm của cách tính trớc và có tính đến công lao của trởng phòng va nhóm trởng song nó đòi hỏi sự tỷ mĩ
Bởi vì có rất nhiều chỉ tiêu đánh giá chất lợng hoạt động của các nhóm nên tông tại rất nhiều mô hình tính khác nhau do đó việc lựa chọn các chỉ tiêu khác nhau.
Mô hình 1
Các chỉ tiêu dùng để xếp loại là - Tỷ lệ nhân viên đạt loại tốt.
- Nhân viên đạt số hợp đồng cao theo quy định của từng công ty. - 100% nhân viên có hợp đồng khai thác mới.
- Hoàn thành kế hoạch khai thácdo công ty giao cho. Việc cho điểm các chỉ tiêu đợc quy định nh sau Chỉ tiêu 1: 0- 5 điểm.
Chỉ tiêu 2: cho 1 điểm nếu có nhân viên đạt số hợp đồng caotheo quy định của công ty, cho 0 điểm nếu ai không có hợp đồng
Chỉ tiêu 3 và 4 cũng cho điểm nh chỉ tiêu 2.
Theo cách tính điểm này số tiền của nhóm thay đổi từ 0 – 8. Căn cứ vào số điểm này công ty xếp loại phòng nh sau.
Loại C : Từ 0 – 1 điểm Loại B : Từ 2 –5 điểm Loại A : Từ 6 – 8 điểm Mô hình 2
Các chỉ tiêu dùng để phân loại - Tỷ lệ nợ phí trong kỳ
- Tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng trong kỳ - Số hợp đồng trung bình
- Tỷ lệ phần trăm thu phí
Việc cho điểm các chỉ tiêu đợc tính nh sau.
Chỉ tiêu Loại A Loại B Loại C Loại kém Ghi chú Số hợp đồng
trung bình
4,5 HĐ trở lên
3,5 ≤ HĐ ≤ 4,5 2,5 ≤ HĐ ≤ 3,5 Dới 2,5 HĐ Đối với tổ phòng CN 3 HĐ trở
lên
3 ≤ HĐ ≤ 2 1 ≤ HĐ ≤ 2 Dới 1 HĐ Đối với tổ BCN Tỷ lệ % thu phí 96% trở lên 94%≤ TP ≤96% 90%≤ TP ≤94% Dới 90% Tỷ lệ nợ phí ≤1% 1% ≤ N ≤ 1,5% 1,5% ≤ N ≤ 2% Trên 2% Tỷ lệ huỷ bỏ ≤4% 4% ≤ H ≤ 5% 5% ≤ H ≤ 6% Trên 6%
hợp đồng
Phơng pháp xếp loại
Bớc 1: Xếp loại theo từng chỉ tiêu. Bớc 2: Quy định với từng chỉ tiêu Công ty quy định: A: 10 điểm B: 9 điểm C: 8 điểm K: 7 điểm Bớc 3: Xếp loại Loại A: Từ 39 – 40 điểm Loại B: Từ 34 –39 điểm Loại C: Từ 30 –34 điểm Loại K: Từ 29 – 30 điểm
Hoặc một trong các chỉ tiêu trên đạt loại Kém