II. về hệ thống đại lý phân phối sản phẩm trong công ty Bảo hiểm nhân
1. Mô hình hoạt động của công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội
Công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, hoạt động dới sự chỉ đạo của Bộ tài chính.
Công ty có một giám đốc quản lý các hoạt động nh: Qủa lý nhân sự, quản lý hoạt động khai thác có hai phó giám đốc quản lý về đào tạo nhân viên, đại…
lý, nâng cao trình độ của nhân viên cũng nh đại lý, phụ trách đối ngoại..
Công ty Có 6 phòng chức năng khác nhau đợc phân ra hai mảng đó là chức năng quả lý ( gồm phòng tổng hợp, phòng tài chính kế toán) và chức năng nghiệp vụ ( gồm phòng quản lý đại lý, phòng phát hành hợp đồng, phòng quản lý hợp đồng, phòng marketing.)
1). Phòng tổng hợp: Có 5 chức năng chính :
Đảm nhiệm công tác tổng hợp với nhiệm vụ. + Sắp xếp lịch hàng tuần- tháng cho công ty. + Xây dựng lịch công tác cho lãnh đạo.
+ Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến độ làm việc đã đợc lãnh đạo đề ra. Tổng hợp và soạn thảo các báo cáo.
Đảm nhiệm tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ và lao động tiền lơng. Chức năng hành chính văn th
Công tác pháp chế doanh nghiệp
2). Phòng tài chính kế toán.Với các chức năng sau - Hạch toán kế toán
+ Hạch toán kế toán thu. + Hạch toán kế toán chi.
+ Kế toán lao động tiền lơng, xây dựng cơ bản, công nợ…
+ Quản lý công tác kế toán: Theo dõi đôn đốckế hoạch thu nộp phí đối với các đại lý.
- Công tác tài chính
+ Quản lý chế độ tài chính
+ Xây dựng định mức chi tiêu nội bộ.
+ Tham mu cho lãnh đạo chi tiêu đúng mức cho phép. + ýkiến về kế hoạch hiệu quả kinh doanh.
- Công tác thống kê kế hoạch. + Thống kê về chi phí, vốn.
+ Lập báo cáo nhanh thu – chi kịp thời, xây dựng cơ bản…
3). Phòng quản lý đại lý : Gồm 4 chức năng.
Tổ chức hệ thống quả lý đại lý, khai thác viên đại lý.
+ Nghiên cứu xây dựng quản lýhệ thống đại lý theo mô hình, có cá hình thức đào tạo đại lý khác nhau (có 3 cấp 1,2,3 )
+ Quản lý chế độ thởng phạt.
+ Kiểm tra hoạt động của các đại lý. - Quản lý nhân sự.
+ Quản lý hồ sơ về các nhân viểntong cong ty.
+ Theo dõi đánh giá các thông tin liên quan để thiết lập hệ thống nhân sự. Tiến hành kiểm tra hoạt động đại lý và các cá nhân đại lý ( chủ yếu là nộp phí).
+ Các đại lý ký kết với công ty hợp đồng kinh tế, nếu vi phạm thì đợc coi là xử lý vi phạm chủ yếu là đánh vào kinh tế.
- Công tác phát triển đại lý. + Lập kế hoạch tuyển dụng.
+ Tổ chức tuyển dụng theo quy trình. - Đào tạo đại lý .
+ Lập kế hoạch đào tạo. + Lịch trình đào tạo. 4). Phòng phát hành hợp đồng.
Đánh giá rủi ro để từ chối hoặc chấp nhận bảo hiểm : ảnh hởng đến hậu quả kinh doanh và quản lý sau này.
Giám định bảo hiểm. 5). Phòng quản lý hợp đồng.
- Quản lý hiệu lực của tình trạng hợp đồng bảo hiểm. - Giải quyết yêu cầu của khách hàng liên quan đến trả tiền. - Quản lý đến công tác tin học.
6). Phòng marketing.
- Phục vụ khách hàng.
+ Tiếp nhận thông tin khách hàng để giải đáp và giải quyết cho khách hàng về phục vụ theo 3 hình thức: Trực tiếp, qua điện thoại, hớng dẫn đại lý.
+ Hỗ trợ đại lý: Bộ đồ nghề , thẻ, Văn phòng phẩm, tờ rơi.
- Kiểm soát , nghiên cứu sản phẩm và đề xuất lên tổng công ty để thực hiện sản phẩm.
- Tổ chức nghiên cứu thị trờng đề xuất các thông tin , phân tích thị trờng, so sánh lợi thế cạnh tranh, các kenh phân phối, nhu cầu thị trờng .
- Quảng cáo.
Trong đó mỗi phòng có một trởng phòng và một phó phòng phụ trách các công việc của phòng và chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo công ty về hoạt động cùa phòng. Trong phạm vi, chức năng, nhiệm vụ đợc giao các phòng chủ động quan hệ công tác với các phòng thu văn phòng công ty, các phòng Bảo hiểm nhân thọ khu vực công ty, tổng công ty và các cơ quan có liên quan.
• Sơ đồ tổ chức của công ty Bảo hiểm nhân thọ Hà nội.GIáM ĐốC
PHó GIáM ĐốC PHó GIáM ĐốC PHòNG DịCH PHòNG QUảN PHòNG TàI PHòNG PHáT PHòNG QUảN PHòNG TổNG