- Gửi thư xác nhận:
374.373.009 232.578.120 141.794.889 160,96 Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ
83.473.223.008 71.283.004.500 12.190.218.500 117,11
Xem xét bảng trên ta thấy: tổng các khoản phải thu năm 2009 tăng giảm 11,5% so với năm 2008 tương ứng với 669.036.794 chứng tỏ doanh nghiệp đã có những chính sách tích cực nhằm thu hồi công nợ, có thể liên quan đến chính sách chiết khấu trong thanh toán, có thể do chính sách giảm nợ cho các khoản nợ quá hạn khó đòi... Trong khi đó, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ tăng 17,11% tương ứng 12.190.218.500. Như vậy, so sánh với sự biến động về doanh thu thì tài sản của doanh nghiệp năm nay ít bị chiếm dụng hơn rất nhiều. Do các khoản phải thu giảm nhiều nên công ty có nhiều tiền mặt để trả trước cho khách hàng để đặt cọc hơn đảm bảo có nguồn cung cấp ổn định hơn, kịp thời hơn.
1.3.3.1.5 Thiết kế chương trình kiểm toán chi tiết
Công ty PKF đã xây dựng một chương trình kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng chung cho mọi khách hàng, không lập chương trình riêng cho mỗi khách hàng. Tại công ty XYZ, sau khi thu thập các thông tin, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thì KTV thực hiện cuộc kiểm toán dựa trên chương trình đã được lập sẵn, trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTV tự linh hoạt thay đổi chương trình cho phù hợp với khách hàng.
1.3.3.2 Thực hiện kiểm toán.
1.3.3.2.1 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Công việc này được thực hiện để đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng và độ tin cậy của thông tin. Nếu kết quả của các thử nghiệm kiểm soát đem lại độ tin cậy cho kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị thì kiểm toán viên sẽ sử dụng những bằng chứng này để đánh giá và dựa vào đó giảm số lượng các thủ tục kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên chỉ lựa chọn một số thử nghiệm chủ yếu đảm bảo những kiểm soát này tác động đến
hầu hết các rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng.
KTV đã dựa vào bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở trên để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ và qua thực hiện đánh giá, KTV nhận thấy khách hàng có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động liên tục và có hiệu lực, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa những người có liên quan.
Kết luận chung sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát:
Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty A với chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động hiệu quả theo đúng thiết kế. KTV có thể dựa vào HTKSNB của khách hàng để giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản cần thực hiện.
1.3.3.2.2. Thủ tục phân tích trong kiểm toán khoản phải thu khách hàng tại công ty XYZ
Thủ tục phân tích được thực hiện nhằm đánh giá tính phù hợp của sự biến động của các khoản phải thu năm nay so với năm trước, các khoản phải thu so với doanh thu để xem xét tình hình thu tiền bán hàng của công ty và các chính sách liên quan đến các hoạt động bán hàng.
Bảng 1.15 Thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán tại công ty XYZ
Công ty kiểm toán PKF Khách hàng XYZ
Nội dung thực hiện: So sánh phải thu năm nay với năm trước
Niên độ: 31/12/09
Tham chiếu: E130 Người thực hiện: Hiền Ngày thực hiện: 03/2010
Khoản phải thu thương mại năm nay giảm nhiều so với năm ngoái trong khi doanh thu tăng. Điều này cho thấy tình hình tài chính của công ty đã tốt hơn so với năm ngoái, các khoản phải thu các năm trước đã thu được nhiều và công ty đã có những chính sách khuyến khích thanh toán nhanh, các khách hàng của công ty có khả năng tài chính cao, đã trả nợ đúng hạn.
Công ty kiểm toán PKF Khách hàng: XYZ
Nội dung thực hiện:phân tích dọc Khoản phải thu
Niên độ: 31/12/09
Tham chiếu: E130 Người thực hiện: Hiền Ngày thực hiện: 03/2009
Chỉ tiêu 31/12/2009 31/12/2008
Phải thu khách hàng 5.676.734.193 6.345.770.987
Doanh thu 83.473.223.008 71.283.004.500
Tỷ lệ PTKH/DT 6,8% 8,9%
Số ngày thu hồi công nợ 24,82 32,48
hoạt động trong ngành thương mại nên, là lĩnh vực thông thường có số phải thu lớn, các nghiệp vụ mua bán chủ yếu là mua bán theo hình thức nợ, số ngày thu hồi nợ ngắn . Tỷ lệ phải thu khách hàng trên doanh thu năm nay so với năm trước giảm là do phải thu khách hàng giảm đồng thời doanh thu lại tăng, chứng tỏ công ty đang bị chiếm dụng vốn ít hơn và do đó hoạt động có hiệu quả hơn.
1.3.3.2.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết khoản mục phải thu khách hàng tại công ty XYZ
Kiểm toán viên tiến hành bảng tổng hợp chi tiết các khoản công nợ (theo cả nguyên tệ và đồng tiền hạch toán) bao gồm số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ…). Thực hiện đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết công nợ với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và Báo cáo tài chính. Kiểm toán viên đối chiếu số dư chi tiết đầu kỳ với số dư chi tiết cuối kỳ năm trước đã được kiểm toán và kiểm tra trình bày khoản phải thu trên Bảng cân đối kế toán.
Bảng 1.16 Bảng tổng hợp phải thu khách hàng tại công ty XYZ
Công ty kiểm toán PKF Khách hàng: công ty XYZ
Nội dung thực hiện: tổng hợp các khoản phải thu Niên độ: 31/12/09
Tham chiếu: E130 Người thực hiện: Hiền Ngày thực hiện: 03/2010 Dư đầu kỳ PS nợ PS có dư cuối kỳ
6.345.770.987 11.933.348.568 12.602.385.350 5.676.734.193 AFT08 BF09 AFT08 BF09 AFT08: đối chiếu khớp với báo cáo đã kiểm toán năm 2008
BF09: đối chiếu khớp với báo cáo trước kiểm toán năm 2009
Số liệu được lấy trên Bảng cân đối kế toán, đã đối chiếu khớp đúng với sổ cái và sổ chi tiết tài khoản. Điều này chứng tỏ rằng số liệu trên sổ chi tiết đã được phản ánh trên sổ cái và trên Báo cáo tài chính.
Sau khi thu thập được số liệu, tổng hợp số liệu kiểm toán viên nhận thấy rằng phát sinh phải thu khách hàng và số dư phải thu khách hàng trong năm tài chính 2009 giảm so với năm 2008. Nguyên nhân của sự biến động này là do trong năm 2009 các khoản nợ năm 2008 đã thu hồi được và các khoản nợ năm 2009 ít hơn năm 2008.
Tiếp theo KTV thu thập bảng phân tích tuổi nợ và trích lập dự phòng.
Công ty đã tiến hành trích lập dự phòng các khoản phải thu khách hàng theo Thông tư số 13/2006/TT – BTC:
phụ thuộc vào ước tính chủ quan của nhà quản lý. Mức trích lập dự phòng đối với khoản phải thu quá hạn như sau:
30% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm 50% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm 70% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
Đối với khoản phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên thì được coi là khoản phải thu không có khả năng thu hồi và được xử lý.
Quy định một số nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu là các khoản phải thu khó đòi.
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác.
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Các khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên được coi như không có khả năng thu hồi. Công ty XYZ đã tiến hành trích lập dự phòng 390.276.449
- Gửi thư xác nhận:
Công ty XYZ cuối năm tài chính Công ty đối chiếu công nợ với phần lớn khách hàng, chiếm 60%. Kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận đối với khoản phải thu khách hàng chưa thực hiện đối chiếu công nợ, cho tới thời điểm kiểm toán chưa thực hiện thanh toán. Đây là công việc trọng tâm trong việc kiểm tra chi tiết các khoản phải thu. Thư xác nhận để đảm bảo tính có thật của các khoản phải thu khách hàng và tính trọn vẹn, chính xác của các khoản dự phòng.
Kiểm toán viên lựa chọn gửi thư xác nhận tới các khách hàng có số dư lớn, số dư quá thời hạn thanh toán lâu, những khách hàng có số phát sinh trong năm lớn và những khách hàng có số dư nhưng trong năm tài chính không có nghiệp vụ phát sinh… Trước khi tiến hành gửi thư xác nhận kiểm toán viên cũng tiến hành phỏng vấn kế toán theo dõi các khoản phải thu thông tin về những khách hàng này. Dựa trên việc xem xét tính trọng yếu của tổng các khoản phải thu, số lượng các khoản phải thu, sự phân bố về quy mô của các tài khoản, kết quả hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng, kết quả khảo sát xác nhận trong các năm trước, kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận tới 12 khách hàng và yêu cầu công ty XYZ thực hiện gửi thư đối chiếu tới tất cả các khách hàng đảm bảo tốt cho việc kiểm tra theo dõi các khoản phải thu khách hàng.
Do tính chất của ngành thương mại, các hợp đồng mua bán chủ yếu là phát sinh nợ nên số lượng lớn, thời gian thu nợ nhanh hay chậm phụ thuộc vào tình hình
kinh doanh của công ty. Kiểm toán viên tiến hành chọn những khách hàng có số dư lớn hơn mức trọng yếu phân bổ cho khoản mục phải thu khách hàng đã đánh giá để gửi thư xác nhận và đã nhận được thư trả lời xác nhận đúng như theo sổ kế toán của XYZ đã ghi nhận.
Kiểm toán viên tiến hành chọn những khách hàng có số dư nợ lớn hơn mức trọng yếu tổng thể để gửi thư xác nhận. Công ty đã gửi thư xác nhận tới 5 khách hàng với tổng số tiền 3.455.908.000 VNĐ. Tỷ lệ đối chiếu 60,87%.
Công ty XYZ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản đối chiếu công nợ
Đại diện công ty XYZ
Ông: Mai Văn Hạnh Chức vụ: Giám đốc
Bà: Trần Mai Hồng Chức vụ: Kế toán trưởng Điện thoại: xxx Fax: yyy
Địa chỉ: Số 5 – Đường A - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Đại diện công ty máy tính Phúc Anh
Ông: Lương Văn Can Chức vụ : Giám đốc Bà: Trần Tuấn Trường Chức vụ : Kế toán trưởng
Điện thoại: xxx Fax: yyy
Địa chỉ:
Hai bên đối chiếu công nợ đến hết ngày 31/12/2009. số liệu cụ thể như sau: Tính đến hết ngày 31/12/2009, công ty Phúc Anh còn nợ Công ty XYZ số tiền là:
Bằng số: 145.000.953 Bằng chữ (………)
Nội dung Công ty Phúc Anh chưa thanh toán 60% lô hàng máy tính ASUS nhập tháng 12/2009
Biên bản được lập lúc 9 h cùng ngày có giá trị pháp lý như nhau và được lập thành bốn bản, mỗi bên giữ 2 bản.
Công ty Phúc Anh Công ty XYZ
Giám đốc Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán trưởng * Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ phải thu khách hàng:
Việc chọn mẫu kiểm tra chi tiết khoản phải thu khách hàng dựa vào kinh nghiệm của kiểm toán viên. Kiểm toán viên kiểm tra chi tiết các khoản phải thu theo sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, kiểm tra chi tiết tới từng khách hàng. Qua kiểm tra bảng cân đối phát sinh công nợ kiểm toán viên thấy có 3 khoản công nợ không phát sinh trong kỳ kế toán, 2 khoản công nợ phát sinh lớn. Kiểm toán viên tiến
hành kiểm tra chi tiết 100% các khoản phải thu có số dư lớn hơn mức trọng yếu tổng thể 67.314.669 VNĐ. Các nghiệp vụ không phát sinh trong kỳ.
Sau khi xem xét bảng cân đối phát sinh công nợ, KTV thấy rằng có 2 khách hàng có số phát sinh lớn là công ty máy tính Trần Tiến và ngân hàng Viêtcombank. KTV kiểm tra toàn bộ các phát sinh của 2 công ty này. KTV kiểm tra chi tiết đối với 2 khách hàng trên kiểm toán viên đã thực hiện đối chiếu giữa sổ chi tiết theo dõi công nợ của Công ty XYZ với 2 công ty trên với các chứng từ kế toán như hóa đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán, và một số chứng từ khác.
Bảng 1.17 Kiểm tra chi tiết tại công ty XYZ
Công ty kiểm toán PKF Khách hàng: XYZ Niên độ: 31/12/2009 Nội dung: kiểm tra chi tiết
Tham chiếu: E130 Người thực hiện: Hiền Ngày thực hiện: 03/2010 Đã tiến hành kiểm tra chi tiết đối với công ty Trần Tiến.
Số liệu được lấy trên sổ theo dõi chi tiết công nợ phải thu khách hàng, đã đối chiếu với hóa đơn, phiếu thu, chứng từ ngân hàng và một số các chứng từ liên quan khác. Kiểm toán viên đã kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty XYZ với công ty Trần Tiến.
Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về tính hiện hữu và đúng đắn của các khoản phải thu khách hàng của công ty XYZ.
Qua việc kiểm tra chi tiết kiểm toán viên thấy rằng: Công ty XYZ đã có những thủ tục kiểm soát có hiệu lực đối với khoản phải thu của công ty Trần Tiến, nhằm quản lý các khoản phải thu hợp lý, để thu được các khoản phải thu trong thời gian ngắn nhất. Các nghiệp vụ phản ánh quan hệ mua bán giữa 2 công ty đều được phản ánh trên sổ sách và chứng từ kế toán, các khoản phải thu thực hiện chủ yếu qua ngân hàng do vậy là giảm rủi ro trong thanh toán..
Công ty kiểm toán PKF Khách hàng: công ty XYZ Niên độ: 31/12/2009
Nội dung thực hiện: kiểm tra việc trích lập dự phòng
Tham chiếu: E130 Người thực hiện: Hiền Ngày thực hiện: 03/2010
Vào cuối năm 2009, Công ty thực hiện việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khách hàng thiếu. Nhưng theo kiến nghị của kiểm toán viên công ty đã thực hiện trích lập theo quy định của Bộ Tài chính
Nợ TK 642: 319.974.741 Có TK 139: 319.974.741 T T Nội dung Năm phát sinh Số tiền Tỷ lệ trích lập Mức trích lập Mức doanh nghiệp đã trích 1 Công ty vận tải đường sắt 2008 12.373.000 100% 12.373.000 - 2 Bệnh viện bạch mai 2008 14.048.316 100% 14.048.316 21.312.000 3 Công ty xuất nhập khẩu Hà Nội 2008 41.616.286 30% 12.484.885 11.616.286 4 Ngân hàng vietcombank 2008 111.280.000 100% 124.831.763 63.570.000 5 Công ty vận tải biển 2008 8.500.000 100% 8.500.000 9.545.000 6 Công ty Cổ phần INCERA 2008 70.245.000 100% 70.245.000 47.205.000 6 Công ty cổ phần thương mại rồng vàng 2009 4.253.851 50% 2.126.925 1.317.000 7 Cty Chung thành An – HN 2009 15.850.597 100% 15.850.597 10.850.597 8 Cty TNHH Vật tư hà nam 2009 19.757.825 70% 13.830.477 11.768.000 9 Cty Cổ Phần máy tính Trần Tiến 2009 300.236.229 70% 210.165.360 79.832.537 10 Trần văn Kim 2009 12.358.329 50% 105.679.165 98.047.000
11 Lê Thị Hằng 2009 6.234.771 30% 5.970.431 -
12 Trần Chí Hiếu 2009 9.000.000 50% 4.500.000 -
13 Bạch Công Đoàn 2009 112.589.768 50% 56.294.884 - 14 Nguyễn Chí Thanh 2009 23.791.193 30% 7.137.358 -
15 Nguyễn văn Quỳnh 2009 9.982.400 100% 9.982.400 5.982.400 16 Lang Trường Long 2009 36.230.629 100% 36.230.629 29.230.629
Tổng cộng 4.376.811.82 6 710.251.19 0 390.276.449 Chênh lệch 319.974.74 1
Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành các bước công việc cần thiết, KTV lập bảng tổng hợp các vấn đề phát sinh và phản ánh bút toán điều chỉnh lên biểu chỉ đạo.
Số TK Nội dung Tham
chiếu
Số trước
kiểm toán Điều chỉnh
Số sau kiểm toán 131 Phải thu E130 5.676.734.193 (319.974.741) 5.356.759.452