2. Tình hình thực tế về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty
2.3.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là một thủ tục rất hữu hiệu đợc kiểm toán viên sử dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán. Nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 công ty ABC và XYZ có tồn tại và hoạt động hữu hiệu hay không, kiểm toán viên tìm hiểu các nhân tố của hệ thống kiểm soát trong đó nhân tố quan điểm của nhà quản lý đợc coi trọng.
Các nhà quản lý của công ty ABC rất liêm chính. Mọi hoạt động của công ty đ- ợc quản lý chặt chẽ theo sự chỉ đạo của Tổng Công ty nhằm quán triệt các chính sách, các chế độ, các quy định của Nhà nớc. Do đó ảnh hởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch Để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh…
doanh, Ban Giám đốc quy định trong cơ cấu tổ chức có phòng vật t để đảm nhiệm cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Các nhân viên của công ty nói chung và nhân viên phòng vật t nói riêng đợc công ty tuyển dụng đều đủ trình độ, năng lực làm việc. Trong bộ máy kế toán có kế toán mua hàng và thanh toán phụ trách ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Công ty là khách hàng truyền thống của AASC nên các hồ sơ liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đợc lu trong hồ sơ kiểm
toán thờng niên. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán của năm nay, kiểm toán viên có thể không thực hiện phỏng vấn theo bảng câu hỏi. Tuy nhiên, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu xem trong năm 2004 công ty có thay đổi lớn trong bộ máy quản lý, cũng nh thay đổi có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán (những thay đổi về chính sách mua hàng và thanh toán, nhân viên thực hiện chu trình, thay đổi nhà cung cấp, hay thay đổi cách thức hạch toán ). …
Quy trình mua hàng của công ty ABC đợc tiến hành nh sau:
Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận sản xuất của công ty thì đề nghị mua hàng đợc thiết lập. Đề nghị mua hàng phải có chữ ký của trởng bộ phận sau đó gửi cho Ban giám đốc phê duyệt. Sau khi đợc phê duyệt Phòng tổ chức hành chính lập 3 báo giá, chấm 3 nhà thầu và trình giám đốc phê duyệt. Việc mua hàng bảo vệ không xác nhận, chỉ có thủ kho.
Nhìn chung trong năm không có sự thay đổi gì lớn ảnh hởng đến việc thực hiện chu trình. Kiểm toán sử dụng kết quả đánh giá năm trớc của kiểm toán viên: Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đối với chu trình là ở mức Khá.
Còn công ty XYZ, do mới thành lập đợc 8 tháng nên cơ cấu tổ chức quản lý cha đi vào quy củ. Giám đốc là ngời Hàn Quốc nên không hiểu rõ về kế toán Việt Nam do đó việc quản lý còn kém hiệu quả. Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ đối với chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên tiến hành lập bảng câu hỏi đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện phỏng vấn trực tiếp những cá nhân có liên quan (bảng 4 )
Quy trình mua hàng tại công ty XYZ: Việc nhập khẩu hàng hoá do phòng xuất nhập khẩu thực hiện. Theo chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc công ty mà phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành liên lạc với nhà cung cấp, ký hợp đồng và tiến hành tiếp nhận hàng. Việc nhận hàng không có chữ ký xác nhận của Bảo vệ mà chỉ có thủ kho.
Bảng 4: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về nhân sự kế toán
Bớc công việc Có Không Không
áp dụng
Ghi chú
1.Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có đợc cập nhật thờng xuyên không?
2.Có các văn bản quy định chức năng của các nhân viên kế toán không?
3. Các nhân viên kế toán có đợc đào tạo qua trờng lớp chính quy hay không?
4. Các nhân viên kế toán có làm việc trong ngày nghỉ không?
5.Hoạt động của bộ máy kế toán có đợc ghi trong quy chế kiểm soát nội bộ của công ty (Điều lệ, quy chế tài chính, nội quy)
6.Trong công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ hay ban kiểm soát không?
Một số chỉ có trình độ trung cấp
Kết luận: Hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với nhân sự kế toán
Khá Trung bình Yếu
Bảng 5: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải trả Bớc công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú
1.Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải trả của khách hàng không?
2.Có đối chiếu công nợ thờng xuyên với khách hàng hay không?
3.Có thờng xuyên rà soát lại các khoản công nợ để xử lý kịp thời không?
4.Việc hạch toán các khoản phải trả có dựa trên căn cứ chứng từ không?
5.Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không?
6.Cuối kỳ các khoản công nợ có gốc bằng ngoại tệ có đợc đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không?
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của các khoản phải trả:
Bảng 6: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của hàng tồn kho
Khá Trung bình Yếu
Qua việc thiết lập bảng câu hỏi nh trên kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội đối với công ty XYZ là kém hiệu quả. Do đó kiểm toán viên cần mở rộng các thử nghiệm cơ bản khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty XYZ.
2.3.4. Thực hiện các thủ tục phân tích
Đây là một trong những kỹ thuật thu thập bằng chứng đợc kiểm toán viên sử dụng rộng rãi trong hầu hết các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Nhờ thực hiện các thủ tục này trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán mà kiểm toán viên đánh giá
Bớc công việc Có Không Không
áp dụng
Ghi chú
1.Có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không?
2.Có thực hiện mang hàng tồn kho đi thế chấp để vay vốn hay không?
3.Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng không? 4.Địa điểm bố trí kho có an toàn không? 5.Hệ thống thẻ kho có đợc duy trì không? 6. Thủ kho có đợc đào tạo chính quy không? 7.Có thực hiện phân loại những khoản mục HTK chậm luân chuyển, h hỏng và lỗi thời không và có để chúng riêng ra không?
8.Khách hàng đã xác nhận dự phòng giảm giá HTK cha?
9. Có phiếu nhập, xuất kho có đợc ghi sổ kế toán kịp thời không?
10.Việc xác định giá trị HTK có nhất quán với các năm trớc không?
11.Định kỳ hay thờng xuyên kế toán HTK có đối chiếu nhập xuất tồn về lợng và chủng loại với thủ kho. Năm TC đầu tiên cha đối chiếu
đợc mức độ biến động của các chỉ tiêu nh giá mua, chi phí mua hàng, phải trả ngời bán qua các giai đoạn, các năm (thủ tục phân tích ngang) hoặc đánh giá đ… … ợc tình hình tài chính thông qua việc phân tích các tỷ suất (thủ tục phân tích dọc).
Công ty ABC là đơn vị sản xuất kinh doanh đã hoạt động đợc nhiều năm do đó thủ tục phân tích ngang rất hữu hiệu. Tuy nhiên công ty XYZ là công ty mới thành lập nên thủ tục phân tích ngang chỉ thực hiện đợc giữa các quý với nhau.
Qua việc tính toán số d tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay so với năm trớc, số d tài khoản nguyên vật liệu năm nay so với năm trớc của công ty ABC kiểm toán viên nhận thấy các số d này có biến động lớn thể hiện qua bảng sau:
Bảng 7: Biến động số d TK331, TK152 của công ty ABC
Công ty ABC Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch
Phải trả ngời bán 812.976.408 620.151.126 -192.825.282 Nguyên vật liệu 4.671.385.874 6.570.739.580 1.899.353.706
Do công ty ABC là doanh nghiệp sản xuất nên kiểm toán viên thực hiện thêm thủ tục phân tích hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất giữa năm 2003 với năm 2004.
NVL dự trữ ĐK+Lợng NVL nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất=
Lợng NVL cần dùng trong kỳ
Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất năm 2003 = 1,451. Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất năm 2004 = 1,505.
Qua tính toán kiểm toán viên đi đến kết luận nh sau: Năm 2003 và năm 2004 không những đảm bảo đủ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty mà còn đảm bảo dự trữ hàng tồn kho rất tốt cho kỳ sản xuất sau đó làm quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không bị ngừng trệ.
Còn công ty XYZ, kiểm toán viên cũng thực hiện tơng tự nhng so sánh giữa các quý với nhau và đợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 8: Biến động số d TK 331 của công ty XYZ qua các quý
Công ty XYZ Quý II Quý III Quý IV
Phải trả ngời bán 12.046.061.917 23.518.179.524 35.121.865.946
Ngoài việc thực hiện các thủ tục phân tích ngang nh trên, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích dọc chủ yếu sử dụng các nhóm tỷ suất về khả năng thanh toán:
Bảng 9: Phân tích tỷ suất thanh toán của công ty ABC, XYZ
Chỉ tiêu Công ty ABC Công ty XYZ
Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Năm 2004
Khả năng thanh toán hiện hành 0,63 0,95 0,32 0,91
Khả năng thanh toán nhanh 0,35 0,47 0,12 0,45
Khả năng thanh toán tức thời 0,44 0,445 0,005 0,67
Căn cứ vào các số liệu đã phân tích, kiểm toán viên có những đánh giá sơ bộ nh sau: Tình hình tài chính của công ty ABC là khả quan. Khả năng thanh toán của công ty không ngừng đợc cải thiện. Khả năng thanh toán hiện hành năm 2004 so với năm 2003 tăng 32%, khả năng thanh toán nhanh tăng 12%, khả năng thanh toán tức thời tăng 0,5%. Kiểm toán viên thấy rằng các khoản phải trả nhà cung cấp năm 2004 giảm so với năm 2003 trong khi hàng mua năm 2004 lại tăng so với năm 2003 là phù hợp bởi tình hình tài chính của công ty tốt nên giảm công nợ phải trả. Điều này đợc kiểm toán viên đánh giá là hợp lý. Đối với công ty XYZ, kiểm toán viên chỉ có thể đánh gía các tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán trong năm và thấy rằng công ty có khả năng thanh toán tốt.
Nhìn chung, hai công ty ABC và công ty XYZ không có vấn đề về khả năng thanh toán.