II. Thực tế công tác kếtoán tại công ty DịchVụ VậnTải Đờng Sắt
2. Thực tế phân loại TSCĐ
2.1. Trờng hợp TSCĐ tăng.
Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào kế hoạch đầu t, triển khai áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và yêu cầu đổi mới công nghệ tiên tiến vào sản xuất sản phẩm. Công ty lên kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch đợc duyệt, công ty ký hợp đồng mua TSCĐ với ngời cung cấp. Sau đó, căn cứ vào hợp đồng (kèm theo giấy báo của bên bán), kế toán làm thủ tục cho các bộ vật t đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi, tập hợp đầy đủ kèm theo hóa đơn chứng từ. Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán, thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ trớc khi đa vào sử dụng.
Riêng đối với những tài sản có giá trị nhỏ, mua với số lợng ít thì thanh toán không cần theo hợp đồng mà chỉ cần thanh toán theo hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành.
Trong năm 2002, lợng TSCĐ của công ty tăng: 824.014.873đ. Trong đó: Mua mới 824.014.873đ
Xây mới: 0đ Tăng TSCĐ do mua sắm.
Hồ sơ mua sắm TSCĐ phải có đủ ít nhất là: Biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, hóa đơn GTGT của bên bán, phiếu nhập kho TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Trích số liệu ngày 17/11/2002: Công ty mua 01 máy vi tính Pentuim II cùng với một máy in HP và 01 ổn áp lioa. Hồ sơ tăng TSCĐ gồm có các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị mua máy tính, quyết định.
- Phiếu báo giá của công ty thơng mại kỹ thuật Thiên Phú. - Hóa đơn GTGT.
- Biên bản bàn giao và bảo hành. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ TSCĐ.
Dới đây là một số mẫu cụ thể.
Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ~~~***~~~
Hà Nội, ngày 23 tháng 10 năm 2002
Giấy đề nghị
Kính gửi: Ông Giám đốc công ty.
Hiện nay, hàng ngày phòng tổ chức hành chính phải xử lý rất nhiều văn bản giấy tờ liên quan đến các công việc trong cũng nh ngoài công ty, các công tác về quản lý lao động, tiền lơng và đều phải đi làm nhờ các phòng nghiệp vụ
khác. Để công tác của phòng xử lý đợc tốt hơn và không làm phiền đến các phòng khác. Phòng tổ chức hành chính đề nghị ông giám đốc công ty xem xét, trang bị cho phòng 01 bộ máy vi tính.
Giám đốc duyệt
Đồng ý cho mua trong tháng 11/2002 yêu cầu có báo giá cụ thể và phòng tài chính kế toán h-
ớng dẫn thanh toán
(Ký tên)
Phòng tổ chức hành chính
(Ký tên)
Căn cứ vào quyết định của giám đốc, phòng kế toán cử nhân viên vật t đi mua. Sau khi suy xét các báo giá thì phòng tài chính kế toán quyết định mua của Công ty Thơng mại kỹ thuật Thiên Phú. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt sau khi có hóa đơn GTGT; biên bản bàn giao và bảo hành của Công ty Th- ơng mại kỹ thuật Thiên Phú. Sau khi nhận máy tính, giám đốc ra quyết định giao cho phòng tổ chức hành chính quản lý. Lúc đó sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận TSCĐ và kế toán sẽ căn cứ vào đó để vào thẻ TSCĐ. Điều này thể hiện thông qua một số chứng từ sau:
Hóa đơn Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 11 tháng 11 năm 2002 Mẫu số 01 GTKT - 3L DN/01 - B N0: 039575
Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng mại kỹ thuật Thiên Phú.
Địa chỉ: 83 Chùa Bộc - Hà Nội: Số tài khoản: 710B 12274 - NHCT Đống Đa Điện thoại... MS: 01 0086 1242.
Họ tên ngời mua hàng.
Đơn vị : Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt.
Địa chỉ: Đờng Định Công - Thanh Xuân - Hà Nội. Số tài khoản... Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng. MS: 01 00105207 - 1.
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Máy tính CPU Intel PIII 733 Mhz/ Main board/Ram 128/HDD 20Gb/
01 VCard 8Mb/FDD 1,44 Mb/ Case ATX/ Bộ 01 8.029.600 8.029.600 Monitor - 14 Keyboard/ Mouse/ Glass/
Fax
Modem/ Pad mouse
02 Máy in HP 1200 Chiếc 01 6.155.143 6.155.143
Cộng tiền hàng 14.184.743
Thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 709.237
Tổng cộng tiền thanh toán 14.894.000
Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Liên hiệp Đờng sắt Việt Nam
Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt
Số: 55/TCKT
Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ~~~***~~~
Hà Nội, ngày 14 tháng 11 năm 2002
- Căn cứ quy chế phân cấp quản lý số: 18/CT ngày 17/03/2000 của Giám đốc Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt.
- Căn cứ vào hồ sơ và hóa đơn mua TSCĐ. Nay, giám đốc công ty.
Quyết định
Điều 1: Giao 01 bộ máy tính + 01 máy in cho phòng tổ chức hành chính
quản lý và sử dụng.
Điều 2: Phòng TCKT có nhiệm vụ theo dõi và trích khấu hao cho TSCĐ
trên theo chế độ hiện hành.
Điều 3: Ông bà trởng phòng TCHC, TCKT và các phòng có liên quan có
nhiệm vụ thi hành quyết định này kể từ ngày ký.
Giám đốc công ty
(Ký, họ tên)
Nơi gửi: - Phòng TCHC - PhòngTCKT
Căn cứ vào quyết định của giám đốc, phòng TCKT và phòng TCHC tiến hành bàn giao máy vi tính và máy in cho phòng tổ chức hành chính để từ đó làm cơ sở lập biên bản giao nhận TSCĐ.
Đơn vị: Cty dịch vụ vận tải đờng sắt
Địa chỉ: Phố Định Công - Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số 01-TSCĐ
Ban hành kèm theo QĐ số 186TC/QĐ/CĐKT ngày 14 tháng 03 năm 1995 của Bộ Tài chính Biên bản giao nhận Ngày 14 tháng 11 năm 2002 Số 56:
Căn cứ Quyết định số 55/TCKT ngày 14 tháng 11 năm 2002 của Giám đốc Công ty dịch vụ vận tải đờng sắt về việc bàn giao TSCĐ.
Ban giao nhận TSCĐ.
- Ông (bà): Đặng Tất Trung
- Chức vụ: Nhân viên phòng TCKT: đại diện bên giao. - Ông (bà): Đỗ Minh Phơng.
- Chức vụ: Phó phòng TCHC: đại diện bên giao. - Ông (bà): Nguyễn Thanh Quảng.
- Chức vụ: Phó phòng: đại diện phòng TCKT công ty.
Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty dịch vụ t vận tải đờng sắt. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:
ST T Tên, ký mã hiệu quy cách (cấp Số hiệu TSCĐ Năm đa vào sử Tính nguyên giá Hao mòn TSCĐ Tỷ lệ hao mòn % Số hao mòn đã trích A B C 1 2 3 4 01 01 máy vi tính MT23 2002 8.029.600 02 01 máy in HP 1200 2002 6.155.142 Cộng X X 14.184.743 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị A B C 1 2 01 ổn áp Lioa Chiếc 01 482.000
Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngời nhận (Ký, họ tên) Ngời giao (Ký, họ tên)
Đơn vị: Cty dịch vụ vận tải đờng sắt
Địa chỉ: Phố Định Công - Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số 02-TSCĐ
Ban hành kèm theo QĐ số 186TC/QĐ/CĐKT ngày 14 tháng 03 năm 1995 của Bộ Tài chính Thẻ tài sản cố định Số 56 Ngày 17 tháng 11 năm 2002 lập thẻ Kế toán trởng (ký, họ tên)...
Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số: 56 ngày 14 tháng 11 năm 2002. Tên, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ... số hiệu TSCĐ: MT23. Nớc sản xuất (xây dựng): ... Năm sản xuất...
Bộ phận quản lý, sử dụng. Phòng TCHC. Năm đa vào sử dụng: 2002. Công suất (diện tích) thiết kế... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày ... tháng ... năm.
Lý do đình chỉ: ...
Số hiệu chứng
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày,
tháng, năm
Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn
Cộng dồn
A B C 1 2 3 4
56 17/11 Máy vi tính + máy in 14.184.743
STT Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị
A B C 1 2
01 ổn áp Lioa Chiếc 01 482.000
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số... ngày ... tháng... năm ... Lý do giảm:... 2.2. Trờng hợp TSCĐ giảm.
Trong quá trình sử dụng TSCĐ sẽ dẫn đến một số TSCĐ bị cũ, hao mòn, lạc hậu không phù hợp với sản xuất của công ty sẽ bị loại bỏ.
lạc hậu, hết thời gian sử dụng, đã đến lúc cần phải thanh lý. Mặt khác nhiều tài sản của công ty, thời gian sử dụng còn dài nhng thực sự không có ích cho sản xuất nên sử dụng chỉ gây lãng phí vốn, trong khi công ty lại cần vốn cho việc cải tiến, mua sắm mới nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Trong trờng hợp này nhợng bán và thanh lý là phơng án tốt, nhanh.
* Giảm TSCĐ do thanh lý.
Khi muốn thanh lý TSCĐ cần phải tiến hành lập hồ sơ thanh lý. Sau đó nộp trình giám đốc duyệt. Sau khi đợc duyệt, công ty lập hội đồng thanh lý. Hội đồng thanh lý của công ty xem xét đánh giá thực trạng chất lợng giá trị còn lại của tài sản từ đó xác định giá trị thu hồi.
Trích số liệu ngày 02/12/2001 Công ty Dịch vụ vận tải đờng sắt tiến hành thanh lý máy khoan K125-TQ nguyên giá 75.125.000, giá trị còn lại tại thời điểm thanh lý là 15.050.000đ.
Sau khi lập tờ trình gửi ban lãnh đạo công ty và đợc giám đốc công ty duyệt cho phép thanh lý với lý do máy đã lạc hậu. Kế toán TSCĐ lập hồ sơ thanh lý TSCĐ gồm:
- Quyết định của giám đốc công ty. - Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. - Phiếu thu.
Căn cứ vào quyết định của giám đốc Công ty Dịch vụ vận tải đờng sắt phòng Tài chính kế toán kết hợp với xí nghiệp vận chuyển container tiến hành thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ Biên bản thanh lý đợc lập thành 02 bản trong đó 01 bản gửi lên giám đốc và 01 bản lu tại phòng tài chính kế toán. Sau khi biên bản thanh lý đợc thực hiện thì kế toán tiến hành hủy thẻ TSCĐ, làm hóa đơn kiêm phiếu xuất kho để xuất.
Do bên mua lại không yêu cầu hóa đơn nên công ty chỉ lập phiếu thu trên cơ sở số tiền đã thu. Sau đây là một sổ mẫu.
Địa chỉ: Phố Định Công - Thanh Xuân - Hà Nội Ban hành kèm theo QĐ số 186TC/QĐ/CĐKT ngày 14 tháng 03 năm 1995 của Bộ Tài chính Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 02 tháng 12 năm 2002 Số 13
Căn cứ quyết định số 358TCKT/QĐ ngày 16 tháng 11 năm 2002 của Giám đốc Công ty Dịch vụ vận tải đờng sắt về việc thanh lý TSCĐ.
I. Ban thanh lý tài sản cố định gồm:
- Ông (bà): Nguyễn Thanh Quảng - Đại diện phòng TCKT trởng ban. - Ông (bà): Đặng Tất Trung - Đại diện phòng TCKT ủy viên.
- Ông (bà): Lê Sơn - đại diện xí nghiệp vận tải Contaner ủy viên.
II. Tiến hành thanh lý TSCĐ.
- Tên, ký hiệu, quy cấp (cấp hạng) TSCĐ. TSCĐ máy khoan K125TQ. - Số hiệu TSCĐ: 05
- Nớc sản xuất: Trung Quốc. - Năm đa vào sử dụng: 1990. - Nguyên giá TSCĐ: 75.250.000đ
- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 60.075.000đ - Giá trị còn lại của TSCĐ: 15.050.000đ
III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ.
Máy đã cũ, lạc hậu và bị hỏng hóc nhiều, cần phải thanh lý đều tái đầu t hiện đại hóa sản xuất.
Ngày 02 tháng 12 năm 2002
Trởng ban thanh lý
IV. Kết quả thanh lý TSCĐ.
- Chi phí thanh lý TSCĐ: 1.200.000đ (viết bằng chữ) Một triệu hai trăm ngàn đồng chẵn.
- Giá trị thu hồi: 18.000.000đ (viết bằng chữ) Mời tám triệu đồng chẵn.
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Đơn vị: Cty dịch vụ vận tải đờng sắt
Địa chỉ: Phố Định Công - Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số 02-BH
QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngày 02 tháng 12 năm 2002
- Họ tên ngời mua: Vũ Đình Long.
- Xuất tại đơn vị: Xí nghiệp Container - Giáp Bát - Hà Nội. - Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
STT Tên quy cách hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 01 Máy khoan K125TQ 05 Chiếc 01 18.000.000 18.000.000
Cộng 19.800.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ) mời chín triệu tám trăm ngàn đồng chẵn. - Trong đó thuế: 1.800.000 (viết bằng chữ) Một triệu tám trăm ng.đồng Ngời mua
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Ngời viết hóa đơn
(Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trởng (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty dịch vụ vận tải đờng sắt Phiếu thu Quyển số 13 Số: 529 Mẫu số 01-TT QĐ số 1141- TC/QĐCĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài chính Ngày 02 tháng 12 năm 2001 Nợ TK 111 Có TK 721
Họ tên ngời nộp tiền: Vũ Đình Long
Địa chỉ: Xóm Cầu - Định Công - Thanh Trì - Hà Nội. Lý do nộp: Mua máy khoan K125TQ
Số tiền: 19.800.000 (viết bằng chữ): Mời chín triệu tám trăm ngàn đồng. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mời chín triệu tám trăm ngàn đồng. Ngày 02 tháng 12 năm 2002 Thủ trởng (Tên, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngời nộp (Ký, họ tên) * Giảm do nhợng bán:
Ngày 20/10/2002, công ty tiến hành nhợng bán một chiếc xe KPAZ loại 10 lốp) cho ông Dơng Quang Hớng với số tiền là 65.000.000 VNĐ. Nguyên giá của xe ô tô đó là: 172.518.850 VNĐ, giá trị đã hao mòn 94.799.501VNĐ, giá trị còn lại: 77.719.349VNĐ.
Hồ sơ nhợng bán gồm:
- Giấy báo của chi nhánh Yên Viên.
- Đơn xin mua xe, quyết định của Giám đốc. - Hợp đồng mua bán.
- Hóa đơn GTGT. - Biên bản bàn giao. Dới đây là một số mẫu. Liên hiệp đờng sắt Việt Nam Công ty dịch vụ vận tải đờng sắt
Về việc: bán TSCĐ
Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập Tự do - Hạnh phúc– --- o0o ---
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2002
- Căn cứ theo chủ trơng đổi mới thiết bị cũ nát lạc hậu ít sử dụng đến và đem lại hiệu quả thấp để thu hồi vốn phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn của công ty.
- Căn cứ theo biên bản cuộc họp xử lý thiết bị lạc hậu... ngày 17/11/2001.
- Căn cứ theo nhu cầu của khách hàng.
Giám đốc công ty quyết định
Điều 1: Nhợng bán 01 chiếc xe KPAZ (loại 10 lốp) mang biển số đăng ký
Cho ông Dơng Quang Hớng: địa chỉ số 148 Đống Đa - thành phố Đà Nẵng.
Giá bán là: 59.090.909 VNĐ
Tổng giá thanh toán: 59.090.909 VNĐ
Điều 2: Các phòng ban liên quan có trách nhiệm triển khai thi hành quy
quyết định này ngay sau khi ký.
Nơi gửi: - Phòng KTTB. - Phòng KHKD. - Phòng TCKT. Giám đốc công ty (Ký tên, đóng dấu)
Liên hiệp đờng sắt Việt Nam
Công ty dịch vụ vận tải đờng sắt Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập Tự do - Hạnh phúc– --- o0o ---
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2002
Hợp đồng mua - bán
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25 tháng 9 năm 1989 của Hội đồng Nhà nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Căn cứ theo Quyết định số 1062TC/QĐ/CSTC của Bộ trởng Bộ Tài chính ký ngày 14 tháng 11 năm 1996 (Điều 10).
- Chúng tôi gồm:
+ Bên mua thiết bị (bên A). Ông: Dơng Quang Hớng.
CMTND số: 200536429 CATP Đà Nẵng cấp ngày 08/09/1998. Địa chỉ: số 148 Đống Đa, thành phố Đà Nẵng.
Điện thoại: 091408508
+ Đại diện bên bán thiết bị: Công ty dịch vụ vận tải đờng sắt (bên B). Ông: Nguyễn Văn Ngọc, chức vụ: Phó giám đốc.
Địa chỉ: Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại số: 8641395; 8641393
Fax số: 8641205
Cùng nhau thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán thiết bị trên tinh thần tự nguyện với các điều khoản sau:
Điều 1: đối tợng mua bán là: xe KPAZ 29H 45-17 Điều 2: số lợng thiết bị: 01 chiếc.