I. Đặc điểm chung của doanh nghiệp
4. Tình hình lao động và tổchức bộ máy
Là đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Với hơn 300 lao động, ngoài ban giám đốc hiện nay công ty có 6 phòng tham mu nghiệp vụ, 1 trạm y tế, 1 ban dịch vụ tổng hợp, 1 đội bảo vệ quân sự và 15 đơn vị trực thuộc. Mỗi phòng ban, đơn vị có những chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Lãnh đạo công ty có 5 đồng chí: 1 giám đốc và 4 phó giám đốc (trong đó 1 phó giám đốc kiêm giám đốc xí nghiệp taxi).
Có tổ chức đảng bộ cơ sở và các tổ chức đoàn thể quần chúng. Các phòng ban tham mu nghiệp vụ:
• Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh đạo về cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lơng của CBCNV trong công ty.
• Phòng kế hoạch kinh doanh: Có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm, điều hành sản xuất kinh doanh.
• Phòng tài chính kế toán: Giúp lãnh đạo trong công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh của công ty.
• Phòng kỹ thuật thiết bị: Có nhiệm vụ xây dựng các quy trình quy phạm trong quá trình sản xuất.
• Phòng xuất nhập khẩu: Giúp giám đốc trong việc tìm thị trờng trong n- ớc, nớc ngoài.
• Phòng dự án đầu t: Đa ra các dự án đầu t, có hiệu quả nguồn vốn hiện có, gọi vốn đầu t bên ngoài và xây dựng các phơng án đầu t hợp lý.
Sơ đồ: Công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt
5. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
- Công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.
Giám đốc và các phó giám đốc Giám đốc và các phó giám đốc Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức hành chinh Phòng tổ chức hành chinh Phòng kỹ thuật thiết bị Phòng kỹ thuật thiết bị Ban dịch vụ tổng hợp Ban dịch vụ tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng xuất nhập khẩu Trạm y tế Trạm y tế Phòng dự án đầu tư Phòng dự án đầu tư Xí nghiệp vận tải dịch vụ Hà Nội Xí nghiệp vận tải dịch vụ Hà Nội
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Giáp Bát
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Giáp Bát
Xí nghiệp ô tô vận tải hành khách Xí nghiệp ô tô vận tải
hành khách
Xí nghiệp cơ khí sửa chữa Xí nghiệp cơ khí sửa chữa
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Nam Hà
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Nam Hà Chi nhánh dịch vụ vận tải đường Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Yên Viênsắt Yên Viên Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Bỉm Sơn
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Bỉm Sơn Xí nghiệp vận chuyểnXí nghiệp vận chuyểncontainercontainer Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Vinh
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Vinh Chi nhánh dịch vụ vận tải đường Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Hải Phòngsắt Hải Phòng Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Nghĩa Đàn
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt Nghĩa Đàn Chi nhánh dịch vụ vận tải đường Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Vĩnh Phúsắt Vĩnh Phú Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt HCM
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường
sắt HCM Chi nhánh dịch vụ vận tải đường Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Lạng Sơnsắt Lạng Sơn Ban bảo vệ quân sự
Ban bảo vệ quân sự Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Lào Cai
Chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Lào Cai
+ Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của phòng kế toán. * Trởng phòng tài chính kế toán.
• Làm các chức năng nh một kế toán trởng tại doanh nghiệp. Phụ trách chung các mặt của phòng và là ngời chịu trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế - tài chính trong toàn công ty, là ngời giúp việc cho giám đốc công ty.
• Chỉ đạo, phân công nhiệm vụ, lập chơng trình công tác tháng, quý, năm cho những ngời trong phòng.
• Trực tiếp phụ trách phòng tài chính - các khoản phải thu, phải trả hàng ngày.
• Tham gia vào những chủ trơng đầu t, các hợp đồng lớn.
• Tập hợp hệ thống các chế độ chính sách, các quy chế để hớng dẫn, vận dụng, áp dụng tại công ty.
• Tổ chức và quan hệ trong nội bộ công ty các phòng ban, đơn vị.
• Ký duyệt các khoản thu - chi hàng ngày và các báo cáo chính thức quy định của Nhà nớc.
• Thảo các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến tài sản, nguồn và vốn... để trình giám đốc ký duyệt.
• Làm trởng ban thu hồi công nợ đề xuất xử lý nợ khó đòi.
• Họp các cuộc họp chung: giao ban, sơ kết, tổng kết chuyên đề... để tham gia lĩnh hội, tổ chức thực hiện dự hội nghị duyệt quyết toán quý, năm của các đơn vị công ty.
* Phó phòng tài chính kế toán.
• Đợc giao phụ trách phần quản lý nghiệp vụ kế toán và hạch toán kế toán. Vận dụng chế độ kế toán chung của doanh nghiệp nhà nớc để thống nhất thực hiện trong toàn công ty.
• Hớng dẫn lập các báo biểu quyết toán định kỳ, quý năm của các đơn vị, phòng ban và tổng duyệt quyết toán toàn công ty.
• Lập lịch quyết toán quý cho các đơn vị.
• Theo dõi và quản lý tình hình thực hiện các luật thuế mới đang áp dụng, báo cáo các số liệu liên quan các quỹ và những số liệu tổng hợp khác trớc khi trình giám đốc.
• Tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí, quý toàn công ty, hạch toán tính kết quả kinh doanh báo cáo giám đốc, cấp trên.
• Tham gia các cuộc họp chung và các chuyên đề liên quan theo yêu cầu của giám đốc hoặc các đồng chí lãnh đạo khác.
• Ký thay các loại chứng từ, báo cáo và điều hành công việc khi trởng phòng tài chính kế toán đi vắng.
• Trực tiếp quản lý và khai thác sử dụng, bảo mật những số liệu, tình hình trên máy vi tính, tham gia và hớng dẫn nghiệp vụ về luân chuyển và bảo quản chứng từ, kho lu trữ chứng từ riêng về tài chính kế toán để phục vụ kịp thời cho tra cứu, phân tích và có yêu cầu thanh tra kiểm tra, kiểm toán.
Chức danh 1:
• Quản lý toàn bộ TSCĐ, theo dõi tăng giảm mua sắm mới đầu t XDCB, biến động, điều động TSCĐ trong và ngoài công ty.
• Theo dõi và quản lý khấu hao đại tu của các loại TSCĐ và thực hiện quyết toán khấu hao theo đúng chế độ.
• Thực hiện các công việc liên quan đến các hợp đầu đấu thầu. • Làm thờng trực th ký hội đồng kiểm kê định kỳ.
• Chuyên quản các đơn vị: xí nghiệp cơ khí sửa chữa, chi nhánh Yên Viên, xí nghiệp vận tải Hà Nội.
Chức danh 2:
• Theo dõi bằng mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu chi, lập kế hoạch vay vốn khế ớc qua ngân hàng.
• Đối chiếu biến động lợng tăng giảm với phòng tổ chức hành chính để thực hiện trích nộp quyết toán.
• Giao dịch đối chiếu, tổng hợp quan hệ với trạm y tế công ty.
• Tập hợp các chứng từ liên quan làm cơ sở đối chiếu, thanh toán quan hệ tài sản với cấp trên.
• Cùng với kế toán công đoàn công ty phối hợp thực hiện tính trích nộp 2% quỹ công đoàn theo định kỳ.
• Quản lý và theo dõi các khoản vay dài hạn. • Chuyên quản các đơn vị chi nhánh.
• Cuối ngày cộng sổ thu - chi cộng tiền gửi để sáng hôm sau báo cáo kế toán trởng và giám đốc.
Chức danh 3:
• Thực hiện các nghiệp vụ theo lệnh thu - chi.
• Mở sổ chi tiết theo dõi và thanh quyết toán các khoản tạm ứng. • Theo dõi và quản lý toàn bộ phần nguồn thu và chi.
• Theo dõi và quản lý, hạch toán các loại quỹ của công ty.
• Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản chi phí trích trớc, chờ phân bổ và chi phí phải trả, quỹ xây dựng nhà ở.
• Phối hợp với phòng tổ chức hành chính để quản lý các khoản thu phải trả về điện phục vụ cho sản xuất
• Thanh toán các khoản chế độ phát sinh trong kỳ. • Chuyên quản đối với các đơn vị, chi nhánh.
Sơ đồ bộ máy kế toán
- Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
Trớc đây công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Tuy nhiên, do đặc điểm của công ty, để dễ ghi chép và dễ áp dụng cho kế toán trên máy thì nay công ty đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Công ty áp dụng sổ theo đúng chế độ ban hành về hình thức sổ nhật ký chung với đầy đủ chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái.
Kế toán trưởng Kế toán trưởng
Phòng quản lý - Lập báo cáo tài chính - Tập hợp DT, CP, tính KQKD - Lương
Phòng quản lý - Lập báo cáo tài chính - Tập hợp DT, CP, tính KQKD - Lương Chức danh 2 - KTTM, TGNH, T-C - BHYT, BHXH, KPCĐ - Vay công nợ Chức danh 2 - KTTM, TGNH, T-C - BHYT, BHXH, KPCĐ - Vay công nợ Chức danh 1 - NVL - TSCĐ Chức danh 1 - NVL - TSCĐ Chức danh 3 - Thanh toán nội bộ - Các loại quỹ
Chức danh 3 - Thanh toán nội bộ - Các loại quỹ
Nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc công ty
Nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc công ty
Sơ đồ khái quát trình tự ghi sổ tại Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Đối chiếu kiểm tra
II. Thực tế công tác kế toán tại Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt.
1. Tình hình đầu t về TSCĐ tại công ty.
Để tăng cờng công tác quản lý, bảo vệ an toàn TSCĐ và đảm bảo chất lợng thông tin kế toán, công tác quản lý và hạch toán TSCĐ ngoài những yêu cầu chung của kế toán, còn thực hiện theo quy định của Bộ Giao thông.
Việc quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ đợc thực hiện bằng phần mềm máy tính Virua Fax- AF5 nhằm phục vụ kịp thời và chính xác những yêu cầu quản lý, hạch toán TSCĐ của các đơn vị và của toàn công ty.
Chứng từ gốc Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chung Nhật ký chung Sổ cái Sổ cái
Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Bảng cân đối
Bảng số 2: Bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ 2000-2001-2002
Năm 2000 2001 2002
Nguyên giá TSCĐ (đ) 28.157.658.375 28.146.689.516 26.871.243.653 Giá trị hao mòn (đ) 10.621.230.638 11.012.060.026 14.448.718.432 Giá trị còn lại (đ) 17.536.427.737 17.134.629.490 12.422.525.211
Số liệu trên cho thấy mấy năm qua công ty hầu nh không có gì thay đổi đáng kể về TSCĐ.
Tại Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt, TSCĐ bao gồm rất nhiều loại. Tính đến ngày 01/01/2002, tổng nguyên giá TSCĐ của công ty là 26.871.243.653đ.
Trong đó:
Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành.
- TSCĐ đầu t bằng nguồn vốn ngân sách: 12.562.145.253 chiếm 47%. - TSCĐ đầu t bằng vốn tự bổ sung: 7.562.321.200đ chiếm 28%.
- TSCĐ đợc hình thành từ nguồn vốn vay: 2.156.235.260đ chiếm 8%. - TSCĐ đợc hình thành từ nguồn khác: 4.590.541.940đ chiếm 17%. Phân loại theo tình hình sử dụng.
- TSCĐ đang dùng: 26.871.243.653đ - TSCĐ chờ thanh lý: 0đ
Phân loại theo đặc trng kỹ thuật.
Trên thực tế cũng nh nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, công ty cha đánh giá đợc giá trị TSCĐ vô hình nên toàn bộ TSCĐ hiện có ở công ty đều là TSCĐ HH. Số TSCĐ đang dùng trong sản xuất kinh doanh 18.841.840.994đ gồm:
Thiết bị vận tải xếp dỡ: 14.914.704.381đ chiếm 79,16%. Nhà cửa vật kiến trúc: 3.749.155.241đ chiếm 19,90%. Máy công cụ: 137.654.332đ chiếm 0,73%.
Biến áp và thiết bị nguồn: 40.327.040đ chiếm 0,21%.
Công ty đã sử dụng bộ máy kế toán của mình để quản lý chặt chẽ TSCĐ ở mọi mặt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và cung cấp thông tin để tiếp tục đổi mới TSCĐ, đa công nghệ tiên tiến vào sản xuất.
Ta có thể thấy đợc những biến động của TSCĐ trong năm 2002 thông qua bảng tăng giảm TSCĐ sau:
Nhóm TSCĐ TSCĐ hữu hình Đất Nhà cửa vật kiến trúc Máy móc thiết bị dụng cụ quản lý Phơng tiện vận tải truyền dẫn TSCĐ khác Cộng I. Nguyên giá TSCĐ 1.Số d đầu kỳ 584.956.327 3.066.255.474 151.335.784 23.003.887.928 64.808.140 26.871.243.653 2. Số tăng trong kỳ 0 33.134.300 285.998.350 640.880.573 0 960.013.223 Trong đó: Mua mới 0 33.134.300 285.998.350 640.880.573 0 960.013.223
Xây mới 0 0 0 0 0 0 3. Số giảm trong kỳ 0 0 75.125.000 172.518.850 0 111.645.500 Trong đó: Thanh lý 0 0 75.125.000 0 0 0 Nhợng bán 0 0 0 172.518.850 0 111.645.500 4. Số cuối kỳ 584.956.327 3.099.389.774 301.335.784 23.644.768.501 64.808.140 27.583.613.026 Trong đó: Cha sử dụng 0 0 0 0 0 Khấu hao hết 0 0 0 0 0 Chờ thanh lý 0 0 0 0 0
II. Giá trị hao mòn
1. Đầu kỳ 0 2.687.433.388 140.228.932 11.621.056.112 0 14.448.718.432 2. Tăng trong kỳ 0 22.003.100 1.014.920 339.250.554 0 422.268.574
3. Giảm trong kỳ 0 0 80.326.350 0 80.326.350
4. Số cuối kỳ 0 2.709.436.488 141.243.852 11.939.980.316 0 14.790.660.656 III. Giá trị còn lại
1. Đầu kỳ 584.956.327 378.822.086 11.106.852 11.382.831.816 64.808.140 12.422.525.211 2. Cuối kỳ 584.956.327 278.307.786 10.091.932 11.854.788.185 64.808.140 12.792.952.370
2. Thực tế phân loại TSCĐ.2.1. Trờng hợp TSCĐ tăng. 2.1. Trờng hợp TSCĐ tăng.
Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào kế hoạch đầu t, triển khai áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và yêu cầu đổi mới công nghệ tiên tiến vào sản xuất sản phẩm. Công ty lên kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm. Khi kế hoạch đợc duyệt, công ty ký hợp đồng mua TSCĐ với ngời cung cấp. Sau đó, căn cứ vào hợp đồng (kèm theo giấy báo của bên bán), kế toán làm thủ tục cho các bộ vật t đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi, tập hợp đầy đủ kèm theo hóa đơn chứng từ. Khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán, thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ trớc khi đa vào sử dụng.
Riêng đối với những tài sản có giá trị nhỏ, mua với số lợng ít thì thanh toán không cần theo hợp đồng mà chỉ cần thanh toán theo hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành.
Trong năm 2002, lợng TSCĐ của công ty tăng: 824.014.873đ. Trong đó: Mua mới 824.014.873đ
Xây mới: 0đ Tăng TSCĐ do mua sắm.
Hồ sơ mua sắm TSCĐ phải có đủ ít nhất là: Biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, hóa đơn GTGT của bên bán, phiếu nhập kho TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Trích số liệu ngày 17/11/2002: Công ty mua 01 máy vi tính Pentuim II cùng với một máy in HP và 01 ổn áp lioa. Hồ sơ tăng TSCĐ gồm có các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị mua máy tính, quyết định.
- Phiếu báo giá của công ty thơng mại kỹ thuật Thiên Phú. - Hóa đơn GTGT.
- Biên bản bàn giao và bảo hành. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ TSCĐ.
Dới đây là một số mẫu cụ thể.
Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ~~~***~~~
Hà Nội, ngày 23 tháng 10 năm 2002
Giấy đề nghị
Kính gửi: Ông Giám đốc công ty.
Hiện nay, hàng ngày phòng tổ chức hành chính phải xử lý rất nhiều văn bản giấy tờ liên quan đến các công việc trong cũng nh ngoài công ty, các công tác về quản lý lao động, tiền lơng và đều phải đi làm nhờ các phòng nghiệp vụ
khác. Để công tác của phòng xử lý đợc tốt hơn và không làm phiền đến các phòng khác. Phòng tổ chức hành chính đề nghị ông giám đốc công ty xem xét, trang bị cho phòng 01 bộ máy vi tính.
Giám đốc duyệt
Đồng ý cho mua trong tháng 11/2002 yêu cầu có báo giá cụ thể và phòng tài chính kế toán h-
ớng dẫn thanh toán
(Ký tên)
Phòng tổ chức hành chính
(Ký tên)
Căn cứ vào quyết định của giám đốc, phòng kế toán cử nhân viên vật t đi mua. Sau khi suy xét các báo giá thì phòng tài chính kế toán quyết định mua của Công ty Thơng mại kỹ thuật Thiên Phú. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt sau khi có hóa đơn GTGT; biên bản bàn giao và bảo hành của Công ty Th- ơng mại kỹ thuật Thiên Phú. Sau khi nhận máy tính, giám đốc ra quyết định giao cho phòng tổ chức hành chính quản lý. Lúc đó sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận TSCĐ và kế toán sẽ căn cứ vào đó để vào thẻ TSCĐ. Điều này thể hiện thông qua một số chứng từ sau:
Hóa đơn Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 11 tháng 11 năm 2002 Mẫu số 01 GTKT - 3L DN/01 - B N0: 039575
Đơn vị bán hàng: Công ty Thơng mại kỹ thuật Thiên Phú.
Địa chỉ: 83 Chùa Bộc - Hà Nội: Số tài khoản: 710B 12274 - NHCT Đống Đa Điện thoại... MS: 01 0086 1242.
Họ tên ngời mua hàng.
Đơn vị : Công ty Dịch vụ Vận tải đờng sắt.
Địa chỉ: Đờng Định Công - Thanh Xuân - Hà Nội. Số tài khoản...