5.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan đơn vị HCSN.
Nguồn kinh phí hoạt động đợc hình thành từ các nguồn:
- NSNN cấp: nguồn kinh phí này đợc tiến hành cấp phát dới 2 hình thức chủ yếu: cấp phát bằng hạn mức (là số kinh phí đơn vị thực tế nhận đợc trên cơ sở hạn mức đợc phân phối); cấp phát bằng lệnh chi tiền (là số kinh phí đơn vị thực tế nhận đợc do cấp trên hoặc NSNN cấp bằng tiền).
- Nhận biếu tặng, viện trợ, tài trợ trong và ngoài nớc. - Thu hồi phí và các khoản đóng góp của hội viên
- Bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính. - Bổ sung các khoản thu tại đơn vị đợc phép giữ lại để chi và một phần do ngân sách hỗ trợ (đối với đơn vị đợc phép thực hiện cơ chế gián thu bù chi).
- Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.
5.1.1. Nguyên tắc hạch toán TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
- TK 461 đợc áp dụng ở mọi đơn vị HCSN và đợc theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành.
- Kinh phí hoạt động phải đợc sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của nhà nớc và trong phạm vi dự toán đã đợc duyệt.
- Để theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phải phản ánh vào TK của cấp mình số kinh phí đợc cấp của bàn thân đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dới nhận đợc khi báo cáo quyết toán cấp dới đợc duyệt y.
- Cuối kỳ kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính qui định. Số kinh phí sử dụng cha hết đợc xử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ đợc chuyển sang năm sau kinh phí cha sử dụng hết khi đợc cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động cha đợc duyệt y quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trớc.
Nợ TK TK 4612 Có TK 4611
5.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng
- Thông báo HMKP đợc cấp
- Giấy phân phối HMKP (Mẫu số C2- 03/KB)
- Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-01/KB)
- Giấy rút HMKP bằng chuyển khoản, chuyển tiền, séc bảo chi (MSC2- 02/KB)
- Các chứng từ khác có liên quan đến ngời kinh phí.
5.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
- Cộng dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí của đơn vị HCSN, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị.
- Nội dung và kết cấu.
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có - Số kinh phí nộp lại NSNN hoặc nộp
lại cấp trên.
- Kết chuyển số chi hoạt động đã đợc duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động
- Các khoản đợc phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động
- Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên.
- Số kinh phí nhận đợc do hội viên đóng góp, do viện trợ, bổ sung thêm.
Số d: - Số kinh phí đợc cấp trớc cho năm sau (nếu có)
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhng cha đợc quyết toán. Tài khoản 461 có 3 TK cấp 2:
TK 4611 - Năm trớc TK 4612 - Năm nay TK 4613 - Năm sau
* Tài khoản 008 - Hạn mức kinh phí
- Công dụng: TK này dùng để phản ánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp đợc phân phối và cấp phát sử dụng.
- Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 008 - Hạn mức kinh phí Có - HMKP hoạt động đợc phân phối
- Số nộp khôi phục HMKP
- Số hạn mức KP đã đợc cấp phát sử dụng
- HMKP hoạt động phân phối cho đơn vị cấp dới.
Số d: HMKP còn đợc sử dụng TK 008 có 3 TK cấp 2:
TK 0081 - HMKP thuộc ngân sách trung ơng TK 0082 - HMKP thuộc ngân sách tỉnh TK 0083 - HMKP thuộc ngân sách huyện
Cuối năm số HMKP sử dụng không hết, đã đợc phân phối phải nộp cho KBNN.
5.1.4. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quí I/03
(1) CT số 5 ngày 11/2/03, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 180.406.200
Nợ TK 111 180.406.200
Có TK 461 (4612) 180.406.200 đồng thời Có TK 008 (0081) 180.406.200
(2) Chứng từ số 3 ngày 11/2/03 chuyển cớc phí Tel T12/02: 5.337.600 Nợ TK 661 (6612) 5.337.600
Có TK 461 (4612) 5.337.600 đồng thời Có TK 008 (0081) 5.337.600
(3) CT số 3 ngày 26/2 chuyển cớc phí Tel T1/03: 5.703.600 Nợ TK 661 (66121)5.703.600
Có TK 641 (4612) 5.703.600 đồng thời Có TK 008 (0081) 5.703.600
(4) CT số 3 ngày 26/2/03 chuyển tiền điện thắp sáng T1/03: 17.772.700 Nợ TK 331 (3318) 17.772.700
Có TK 461 (4612) 17.772.700 đồng thời Có TK 008 (0081) 17.772.700
(5) CT số 5 ngày 4/3/03, Hiểu rút tiền mặt về quỹ: 90.430.900
Nợ TK 111 90.430.900
Có TK 461 (4612) 90.430.900
đồng thời Có TK 008 (0081) 90.430.900
(6) CT số 3 ngày 21/3, chuyển tiền điện thắp sáng T2/03: 23.378.900 Nợ TK 331 (3381) 23.378.900
Có TK 461 (4612) 23.378.900 đồng thời Có TK 008 (0081) 23.378.900
(7) CT số 3 ngày 21/3, chuyển tiền cớc phí Tel T2/03: 3.865.500 Nợ TK 661 (6612) 3.865.500
Có TK 461 (4612) 3.865.500 đồng thời Có TK 008 (0081) 3.865.500
(8) CT số 3 ngày 24/3, chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 20.000.000
Nợ TK 332 20.000.000
ct - 3321 14.333.500
ct - 3322 5.666.500
Có TK 461 (4612) 20.000.000 đồng thời Có TK 008 (0081) 20.000.000
(9) CT số 5 ngày 21/3, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 244.503.800
Nợ TK 111 244.503.800
Có TK 461 (4612) 244.503.800 đồng thời Có TK 008 (0081) 244.503.800
(10) CT số 5 ngày 7/1, Nga thu học phí HKI năm thứ I của các lớp KT8, N8, QT8, 45A1
Nợ TK 111 123.950.000
Có TK 461 (4612) 123.950.000
(11) CT số 5, ngày 12/2, Thuyết thu học phí HK II của lớp 44C, 44A1
Nợ TK 111 24.000.000
Có TK 461 (4612) 24.000.000