Vật liệu, dụng cụ là một bộ phận của đối tợng lao động mà đơn vị sử dụng để phục vụ cho hoạt động của đơn vị . Khác với đơn vị sản xuất kinh doanh, vật liệu dụng cụ ở các đơn vị HCSN là một yếu tố vật chất cần thiết phục vụ cho các hoạt động HCSN theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao.
Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN bao gồm nhiều thứ, nhiều loại có công dụng và vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị : nguyên liệu, vật liệu (dùng cho công tác chuyên môn nh thuốc men, giấy, bút mực ); nhiên liệu (cung cấp nhiệt lợng cho quá trình hoạt động của đơn vị nh than, củi, xăng, dầu ); phụ tùng thay thế (dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận… của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải); dụng cụ(những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ nh : ấm chén, phích nớc )…
2.1 Nguyên tắc hạch toán TK 152 Vật liệu dụng cụ.–
Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập, xuất kho vật liêu, dụng cụ . Tất cả các vật liệu dụng cụ.
Khi nhập, xuất phải làm đầy đủ thủ tục : cân, đong, đo, đếm và bắt buộc phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Chỉ hạch toán vào TK 152 – Vật liệu dụng cụ giá trị của vật liệu, dụng cụ thực tế nhập xuất qua kho. Các loại Vật liệu dụng cụ mua về đa vào sử dụng ngay không qua kho thì không hạch toán vào tài khỏan này.
Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ phải thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán . ở kho, thủ kho phải mở sổ hoặc (thẻ kho) theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu , dụng cụ; ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu dụng cụ để ghi chép cả về số lợng, giá trị từng thứ vật liệu, dụng cụ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ kế toán phải thực hiện đợc đối chiếu với thủ kho về số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu, dụng cụ. Trờng hợp phát hiện chênh lệch phải báo ngay cho kế toán trởng và thủ trởng đơn vị biết để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
Hạch toán nhập, xuất, tồn kho Vật liệu, dụng cụ trong đơn vị HCSN phải phản ánh theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán đợc quy định cho từng trờng hợp cụ thể:
* /Giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho
Giá thực tế vật liệu dụng cụ mua ngoài nhập kho :
Đối với vật liệu , dụng cụ dùng cho hoạt động thờng xuyên, dự án, đề tài: đợc tính theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (tổng giá thanh toán). Các chi phí có liên quan đến quá trình thu mua vật liệu, dụng cụ (chi phí thu mua, vận chuyển bốc xếp ) đ… ợc ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí có liên quan.
Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá trị vật liệu, dụng cụ mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT là giá mua không có thuế Đối với các đơn vị tính thuế GTGT phải nộp theo pphơng pháp trực tiếp và các hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT thì giá thực tế vật liệu, dụng cụ mua ngoài là tổng giá mua phải thanh toán có cả thuế GTGT ( Tổng giá thanh toán)
Giá thực tế vật liệu dụng cụ tự chế nhập kho là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất vật liệu, dụng cụ đó .
Giá thực tế vật liêu, dụng cụ thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tải sản của đơn vị xác định trên đơn vị giá trị hiện còn của vật liêu, dụng cụ đó.
*/Giá thực tế vật liêu, dụng cụ xuất kho
Việc tính giá thực tế của vật liêu, dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:
Giá thực tế bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liêu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá bình quân. Công thức tính:
Giá thực tế VLDC Giá thực tế bình quân Số lợng VLDC xuất trong kỳ cho một đơn vị VLDC xuất trong kỳ
Giá thực tế VLDC + Giá thực tế VLDC Giá thực tế b/quân tồn đầu kỳ nhập trong kỳ cho 1 đv VLDC Số lợng VLDC + Số lợng VLDC
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
= x
Giá thực tế nhập trứơc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất ra tr- ớc, xuất hết số nhập trớc mới số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói một cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua sau cùng.
Giá thực tế nhập sau, xuất trớc
Theo phơng pháp này giả định vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, xuất hết số nhập sau mới xuất đến số nhập lần kế tiếp trớc đó theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Phơng pháp này ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này áp dụng trong trờng hợp có thể nhận dạng từng thứ, từng nhóm hoặc loại vật liêu, dụng cụ theo từng hóa đơn từ khi nhập cho đến khi xuất. Khi có giá thực tế của vật liệu xuất kho phụ thuộc vào số vật liệu thuộc hóa đơn nào lấy ra. Phơng pháp này thờng áp dụng đối với loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
2.2. Chứng từ kế toán sử dụng
Phiếu nhập kho (mẫu số C11 – H) Phiếu xuất kho (mẫu số C12 – H)
Biên bản kiểm nghiệm vật t (mã số C14 – H) Biên bản kiểm kê vật t, hàng hóa
Chứng từ liên quan.
2.3 Tài khoản kế toán sử dụng.
TK 152 – Vật liệu dụng cụ
Công dụng: TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, dụng cụ ở các đơn vị HCSN
Nội dung và kết cấu:
Nợ TK 152 – Vật liệu dụng cụ Có
Trị giá thực tế VLDC nhập kho Trị giá VLDC thừa khi kiểm kê
Trị giá thực tế VLDC xuất kho Trị giá VLDC thiếu khi kiểm kê Số d: Trị giá thực tế VLDC thực còn
trong đơn vị
2.4 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trong quý I/2003.
(1) CT số 04 ngày 7/01, Hoa mua bảo hộ lao động (PN3, PN2): 230.000 đ Nợ TK 152 (1526): 230.000 đ
Có TK 111: 230.000đ
(2) CT số 04 ngày 27 /01, Thanh mua Vật t nhập kho (PN5, PN4): 3.906.000 đ
Nợ TK 152 3.906.000 Ct – 1521: 3.409.000 - 1526: 497.000