Cơ sở lý luận của việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ chi tiền thanh toán cũng giống nh đối với các nghiệp vụ mua hàng ở trên, nghĩa là KTV cũng tiến hành quan sát, phỏng vấn, khảo sát các nghiệp vụ thanh toán để đánh giá hệ thống KSNB dựa trên 7 mục tiêu chung. Chỉ khác là kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm tuân thủ căn cứ vào Sổ nhật ký chi tiền với chứng từ gốc là Phiếu chi thay vì kiểm tra Sổ nhật ký mua hàng trên cơ sở Hoá đơn của ngời bán.
Tuy nhiên, khi kiểm toán, việc tiến hành các thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh toán không tách rời nhau mà chúng đợc thực hiện cùng một lúc. Chẳng hạn khi chọn một một nghiệp vụ trên sổ nhật ký mua hàng để kiểm tra thì các chứng từ nh Hoá đơn, Phiếu nhập kho, các Phiếu chi sẽ đợc kiểm tra cùng một lúc. Tính lôgíc giữa các chứng từ sẽ làm tăng hiệu quả và giảm chi phí cuộc khảo sát, từ đó làm tăng tiến độ cuộc kiểm toán.
Sau khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm soát một cách chính xác hơn. Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế cũng nói rõ: “Tùy theo kết quả của việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát, chuyên gia kiểm toán phải xác định xem KSNB có đợc xây dựng và hoạt động phù hợp với đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát hay không. Trớc khi rút ra kết luận, căn cứ trên kết quả kiểm tra, chuyên gia kiểm toán phải xác định xem đánh giá của mình về mức độ rủi ro kiểm soát có đợc khẳng định lại hay không”(ISA400 đoạn 34,39). Mức độ rủi ro kiểm soát sau khi đã đợc đánh giá lại sẽ là cơ sở giúp KTV giới hạn phạm vi các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành trong giai đoạn tiếp theo.
I.2.4. Khảo sát chi tiết số d các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán thanh toán
Các khảo sát chi tiết số d đợc thực hiện trên cơ sở mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù cho chu trình mua hàng và thanh toán. Phơng pháp luận để thực hiện các khảo sát chi tiết đối với mỗi tài khoản trong chu trình là nh nhau, đảm bảo thu thập đợc những bằng chứng thiết thực trớc khi
đa ra kết luận cuối cùng. Trọng tâm của các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán là các thủ tục khảo sát chi tiết số d Các khoản phải trả, kết hợp với việc kiểm tra vật chất hàng tồn kho. Các công việc chủ yếu nh sau:
Kiểm toán viên cần khẳng định các số d tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi tiết các khoản phải trả, chi phí liên quan đều hợp lý. Trắc nghiệm phân tích đợc thực hiện để chứng minh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc thực hiện hợp lý là so sánh số d tài khoản với các năm trớc, tính các tỷ số mua vào trên các khoản phải trả xem có tơng đơng không, tỷ số các khoản phải trả trên tổng nợ ngắn hạn xem nó có chiếm một tỷ lệ lớn không...
Các khoản phải trả trên Bảng CĐTS nhất trí với sổ cái và sổ chi tiết. KTV yêu cầu đơn vị cung cấp sổ chi tiết nợ phải trả, cộng tổng số nợ phải trả các nhà cung cấp trên Sổ chi tiết, đối chiếu với số trên Sổ cái, tiến hành đối chiếu Hoá đơn của từng ngời bán với các số liệu trên Sổ chi tiết, kiểm tra tên và số tiền phát sinh.
Các khoản phải trả trên Bảng CĐTS có căn cứ hợp lý. KTV gửi th xác nhận đến các nhà cung cấp yêu cầu họ xác nhận các khoản nợ của khách hàng, chú ý các khoản tiền lớn, các khoản bất thờng và khoản nợ các nhà cung cấp chủ yếu, các nhà cung cấp không cung cấp bảng kê hoá đơn hàng tháng và các bên hữu quan. Tính có căn cứ hợp lý còn đợc kiểm tra bằng cách đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và bảng kê của ngời bán. Tuy nhiên các thủ tục này ít đợc quan tâm bởi KTV thờng chú ý đến sự báo cáo thiếu các khoản phải trả hơn là sự báo cáo d.
Các khoản phải trả đều đ ợc ghi sổ đầy đủ. Đây là nội dung cơ bản nhất khi tiến hành khảo sát chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán. Các thử nghiệm cơ bản dùng để phát hiện Các khoản phải trả cha đợc ghi sổ là:
• Kiểm tra các chứng từ chứng minh đối với các khoản chi tiền mặt đầu kỳ kế toán sau. Trong thực tế hàng hoá mua vào cuối năm nay thờng đợc thanh toán vào đầu năm sau. Chứng từ minh chứng đợc xem xét ở đây là các hoá đơn mua hàng, để xác định liệu các khoản thanh toán đó có phải là của các hoá đơn mua hàng năm hiện hành hay không. Mọi khoản thanh toán là của món nợ hiện hành đều phải đối chiếu với danh sách các khoản phải trả để đảm bảo là nó đã đợc ghi sổ chi tiết Các khoản phải trả.
• Kiểm tra các chứng từ chứng minh của các hoá đơn cha thanh toán một vài tuần sau ngày kết thúc năm. Tơng tự nh trên, KTV cần kiểm tra xem xét các
hoá đơn mua hàng liên quan đến các khoản nợ cha thanh toán ở đầu năm sau để xem chúng có phải là các khoản nợ trong năm hiện hành hay không.
• Đối chiếu các phiếu nhập kho trớc ngày cuối năm với các hoá đơn của ngời bán liên quan. Số tiền phát sinh từ các hàng hoá nhận đợc trớc ngày kết thúc niên độ, đợc minh chứng bằng phiếu nhập kho hoặc các báo cáo nhận hàng, đều phải đợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả. Bằng cách đối chiếu các báo cáo nhận hàng với các hoá đơn mua hàng ghi trên sổ chi tiết các khoản phải trả, KTV sẽ phát hiện các khoản nợ cha đợc ghi sổ.
• Đối chiếu bảng kê của ngời bán có số d nợ với danh sách các khoản phải trả. Định kỳ, ngời bán thờng gửi cho doanh nghiệp một bảng kê các nghiệp vụ mua bán hàng hoá đã phát sinh giữa hai bên trong suốt kỳ kế toán. KTV đối chiếu với sổ chi tiết Các khoản phải trả của khách hàng để tìm ra những khoản nợ cha đợc ghi sổ.
• Kiểm tra hàng mua đang đi đờng. Trong trờng hợp đơn vị có nhập khẩu hàng hóa, nếu sử dụng phơng thức nhập khẩu theo giá FOB (giao hàng tại cửa khẩu bên bán) thì khi đến ngày lập bảng CĐKT mà hàng vẫn đang đi trên đ- ờng, cha nhập kho của đơn vị, nó vẫn phải đợc tính vào tài sản của đơn vị và số tiền phải trả cho lô hàng phải đợc ghi nhận là một khoản nợ. Khi kiểm toán, KTV cần xem xét các hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng... để tìm hiểu ph- ơng thức mua hàng của đơn vị, phát hiện các trờng hợp ghi thiếu Các khoản phải trả.
Các khoản phải trả đ ợc phân loại đúng đắn . KTV xem xét các phiếu nợ hoặc các khoản nợ chịu lãi, các khoản vay dài hạn... xem có sự nhầm lẫn với Các khoản phải trả nhà cung cấp không. KTV cũng cần kiểm tra các khoản phải trả có số d nợ thí dụ nh trả thừa tiền cho ngời bán, ứng trớc tiền cho ngời bán, trả lại hàng cho ngời bán sau khi đã thanh toán tiền... Những trờng hợp này phải đợc chuyển sang các khoản phải thu trên Bảng CĐTS.
Các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán đều đ ợc vào sổ đúng kỳ. Đây cũng là một sai sót thờng thấy, KTV có thể phát hiện các loại sai sót này qua việc thực hiện các thủ tục sau:
• Chọn 10 nghiệp vụ mua hàng cuối cùng từ sổ nhật ký mua hàng của năm hiện hành và 10 nghiệp vụ đầu tiên từ sổ nhật ký mua hàng của năm sau, đối chiếu từng nghiệp vụ với các chứng từ liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, vận đơn... để kiểm tra ngày thực tế giao hàng và việc ghi sổ chính xác.
• Kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản phải trả liên kết với sự quan sát vật chất về hàng tồn kho. Sự phân kỳ của nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với việc khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số d hàng tồn kho. Khi quan sát kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm khoá sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại số liệu của các Phiếu nhập cuối cùng, chúng sẽ đợc đối chiếu tơng ứng với các Hoá đơn của ngời bán:
- Các Hoá đơn tơng ứng với các Phiếu nhập trớc phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ.
- Ngợc lại, các Hoá đơn tơng ứng với các Phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không đợc tính vào Các khoản phải trả cuối kỳ.
Trong thực tế có những cuộc kiểm kê không đợc thực hiện vào ngày cuối năm KTV phải kiểm tra xem các khoản hàng tồn kho nhận đợc sau ngày kiểm kê vật chất nhng trớc ngày lập Bảng CĐTS có đợc khách hàng tính vào tài khoản Hàng tồn kho và Các khoản phải trả không.
• Kiểm tra các khoản hàng mua phải trả lại sau ngày lập Bảng CĐTS xem có khoản nào phải đa vào kỳ hiện hành hay không.
Sau khi đã hoàn thành toàn bộ các thử nghiệm và trắc nghiệm cho kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần tổng hợp kết quả thu đợc từ các thử nghiệm đã thực hiện. Đây là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán.