: ghi hàng ngày
6 Kiểm tra các khoản phải trả cho các bên liên quan 7 Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn
7 Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ lớn
1.Kiểm tra phần hạch toán và phản ánh các khoản phải trả
Thủ tục này chủ yếu nhằm kiểm tra “tính trình bày” của các khoản phải trả trên BCTC. Trong một cuộc kiểm toán, các sai sót về sự trình bày hay sự phân loại khoản mục nợ phải trả thờng rất hay gặp. Khi tiến hành kiểm toán, các kiểm toán viên ở VACO chú ý đến các loại sai sót sau:
• Các khoản phải trả có số d nợ . Về nguyên tắc, khi lập Bảng CĐTS, các khoản phải trả có số d nợ phải đợc phân loại sang các khoản phải thu ở phần tài sản có. Nếu kiểm toán viên nhận trấy trên Bảng CĐTS của đơn vị có những khoản phải trả có số d nợ trọng yếu thì sẽ yêu cầu doanh nghiệp tiến hành phân loại lại.
• Các khoản phải trả phi th ơng mại . Sự nhầm lẫn giữa các khoản phải trả thơng mại và các khoản phải trả phi thơng mại cũng là một sai sót thờng gặp khi kiểm toán các khoản phải trả. Nhiều doanh nghiệp ghi chép lẫn lộn giữa các khoản phải trả ngời bán với khoản phải trả công nhân viên, phải trả BHXH, BHYT... Khi gặp các sai sót này kiểm toán cũng sẽ yêu cầu doanh nghiệp phân loại lại.
• Kiểm tra giá trị và sự trình bày các khoản phải trả. Đối với các khoản phải trả tồn tại từ lâu, các cam kết mua hàng dài han hay các khoản phải trả cho bên liên quan nh phải trả cho Công ty mẹ... thờng không đợc tính toán và trình bày đúng. Vì vậy kiểm toán viên cũng sẽ chú ý kiểm tra lại các khoản mục này.
Các sai sót trong việc phân loại khoản phải trả nêu trên mặc dù không ảnh h- ởng đến kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp song nó sẽ làm cho tình hình công nợ bị phản ánh không chính xác, làm cho BCTC mất đi tính hợp lý.
2.Kiểm tra tính ghi chép đúng kỳ của các hoá đơn mua hàng
Sai sót về tính đúng kỳ của các hóa đơn mua hàng thể hiện ở hai trờng hợp: hóa đơn mua hàng kỳ này những đến kỳ sau mới đợc ghi sổ hoặc ngợc lại, ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng thực tế phát sinh ở kỳ kế toán sau. Tuy nhiên trờng hợp thứ nhất hay xảy ra hơn đặc biệt là ở các công ty lớn, muốn khuếch trơng tình hình tài chính nên thờng doanh thu thì ghi sớm còn chi phí bị ghi chậm. 3.Kiểm tra tính ghi chép đúng kỳ của chứng từ thanh toán
Tơng tự nh đối với các hóa đơn mua hàng ở trên, các chứng từ thanh toán có ngày giáp với ngày kết thúc niên độ thờng bị ghi chép không đúng kỳ. Để phục vụ mục đích riêng của doanh nghiệp, ngày tháng trên các phiếu chi, uỷ nhiệm chi, séc... là đầu năm N+1 nhng lại đợc ghi sổ vào cuối năm N hoặc ng- ợc lại. Trên thực tế, các phiếu chi đầu năm N+1 thờng là trả cho các lô hàng mua cuối năm N.
4.Kiểm tra chi tiết Các khoản phải trả • Soát xét chi tiết số d các khoản phải trả
Mục đích của việc làm này là để tìm ra các khoản nợ để ngoài sổ sách. Đây là loại sai sót tiềm tàng hay gặp nhất ở khoản mục phải trả. Khi phân tích sự biến động các khoản phải trả năm nay so với năm trớc, kiểm toán viên nhận thấy khoản phải trả cho Công ty AMPM giảm tới 86%. Mặc dù đã đợc kế toán trởng giải thích song KTV vẫn cẫn kiểm tra chi tiết các khoản thanh toán cho Công ty này trong năm. Kiểm toán viên xem xét số phát sinh nợ trên sổ chi tiết mua hàng của Công ty AMPM, chọn một số nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán tại thời điểm gần ngày kết thúc năm tài chính và yêu cầu kế toán cho kiểm tra các chứng từ thanh toán. Các công việc này đợc kiểm toán viên đa vào giấy tờ làm việc và đợc lu trong hồ sơ kiểm toán
• Đối chiếu sổ sách
Ơ’ các Công ty có vốn đầu t nớc ngoài, công tác kế toán đợc thực hiện trên máy, các sổ sách thờng đợc tổ chức theo hình thức tờ rời. Vì vậy, kiểm toán
viên có thể sao Sổ chi tiết Các khoản phải trả cho một số đối tợng của khách hàng để lu trong Hồ sơ kiểm toán, coi nh một bằng chứng. Chẳng hạn bản sao Sổ chi tiết Các khoản phải trả cho các nhà cung cấp nội địa của Công ty MCB đợc kiểm toán viên thu thập, đối chiếu số d cuối kỳ với số liệu trên Bảng tổng hợp công nợ
sơ đồ số 15: chi tiết Các khoản phải trả của cty MBC tàI khoản 331
Chứng từ Diễn giải Đối tợng Số tiền
Nợ Có
HĐ 4759 Mua đồng phục cho nhân viên May 10 976.32
HĐ5692 Mua trang thiết bị văn phòng Cty Ngọc Diệp 1.786.00
UNC 95 Trả tiền mua hợp đồng lao động Sở LĐTB Xã hội 56.23
HĐ 4746 Mua khăn mặt Cty Hồng Quân 44.77
PC 487 Trả tiền điện thoại Cty bu điện HN 234.00
... ... ...
Tổng cộng số phát sinh 67000.00 169,078.89
Số d cuối kỳ 102,078.89
KTV kiểm tra tổng số phát sinh có trên sổ chi tiết các khoản phải trả với số tổng cộng trên sổ nhật ký mua hàng, đồng thời so sánh tổng số phát sinh nợ của sổ chi tiết các khoản phải trả với sổ nhật ký chi tiền.
• Kiểm tra chứng từ
Kiểm toán viên chọn một số nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán tiền trên sổ chi tiết phải trả ngời bán để kiểm tra chứng từ gốc. Các kiểm toán viên ở VACO thờng chọn mẫu dựa vào các phân tích.
Sơ đồ số 16. kiểm tra các chứng từ mua hàng và thanh toán của cty MBC
Công ty kiểm toán Việt Nam
h ng thành viên Deloitte Touche Tohmatsu ã
Khách hàng: Công ty MBC Ngời lập: NTT Ngày: 10/9/99 Kỳ kiểm toán: 31/12/1999 Ngời soát xét: NTY Ngày: 12/9/99 Nội dung: Phải trả AMPM Ngời soát xét: PTT Ngày: 30/9/99
Hoá đơn Diễn giải Sổ chi tiết Kiểm tra chứng từ
Ngày Số Số lợng Số tiền
25/9/98 567 Mua đồng phục 40 800
22/10/98 581 Mua rèm cửa 100 1500
24/11/98 652 Mua thiết bị lắp đặt 200 40000
01/4/99 667 Mua giờng, tủ 100 200.000.000
: kiểm tra hoá đơn
: kiểm tra phiếu nhập kho
: kiểm tra chứng từ thanh toán (phiếu chi, uỷ nhiệm chi) Kết kuận: Các số liệu trên sổ chi tiết phù hợp với chứng từ gốc.
5.Xác nhận số d các khoản phải trả
Xác nhận là một trong 7 kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán, nó giúp kiểm toán viên thu đợc bằng chứng tin cậy từ bên thứ ba khách quan. Kiểm toán viên thu thập danh sách nợ phải trả theo từng đối tợng. Các nhà cung cấp có số d trọng yếu sẽ đợc gửi th yêu cầu xác nhận số d các khoản mua hàng trong năm tài chính. Th xác nhận do kiểm toán viên lập, viết trên giấy có tiêu đề của công ty khách hàng, có chữ ký, đóng dấu của Giám đốc khách hàng nhng th trả lời phải đợc gửi trực tiếp cho kiểm toán viên ở VACO. Một điều quan trọng là số tiền cần đợc xác nhận không bao giờ đợc ghi trớc trên th xác nhận. Kiểm toán viên thờng gửi th xác nhận ngay ngày đầu tiên kiểm toán để đảm bảo tiến độ cuộc kiểm toán. Nếu kiểm toán viên không nhận đợc th phúc đáp hoặc th phúc đáp không đợc ký xác nhận hay không có lời giải thích rõ ràng thì phải gửi lại lần thứ hai, nói rõ các yêu cầu.
Nếu khi đã gửi th xác nhận nhiều lần mà vẫn không nhận đợc th trả lời kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết thay thế nh kiểm tra các khoản thanh toán ngay sau khi kết thúc năm tài chính để đảm bảo các
khoản phải trả đợc hạch toán đúng đắn, không có khoản nợ nào cha đợc vào sổ.
6. Kiểm tra khoản phải trả cho các bên liên quan
Theo Chuẩn mức Kiểm toán Quốc tế, “chuyên gia kiểm toán phải thực hiện
những thủ tục kiểm toán để thu đợc những bằng chứng kiểm toán đầy đủ và
thích hợp cho việc xác định và thuyết minh của Ban giám đốc về các bên hữu quan và về ảnh hởng có tính trọng yếu đối với BCTC của những nghiệp vụ với các bên hữu quan”(ISA550 đoạn 2) Ơ’các công ty có vốn đầu t nớc ngoài, quan hệ thơng mại với các bên liên quan thờng chiếm một tỷ trọng lớn, song do tính chất của các mối quan hệ hợp tác, trao đổi hai chiều nên các khoản công nợ thờng không đợc phản ánh rõ ràng. Vì vậy, nợ phải trả cho các bên liên quan là một khoản mục đợc kiểm toán viên chú ý kiểm tra chi tiết. Chẳng hạn tại công ty MBC, khoản phải trả cho ANCO đợc KTV xác định các bên hữu quan của đơn vị, xem xét lại các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với các bên hữu quan, kiểm tra việc ghi thiếu khoản phải trả.
7.Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ
Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ, kiểm toán viên kiểm tra tỷ giá chuyển đổi tại ngày phát sinh nghiệp vụ với tỷ giá do Ngân hàng Việt Nam thông báo xem có khớp không. Nếu đơn vị dùng tỷ giá hạch toán thì phải kiểm tra việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
Thông thờng việc kiểm tra các tài khoản có gốc ngoại tệ đợc làm đồng thời với việc kiểm tra tính đúng kỳ hay kiểm tra chi tiết các chứng từ gốc.
II.2.5. Kết thúc công việc lập kế hoạch và lập báo cáo:
Sau khi kết thúc toàn bộ quá trình kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán cũng nh các chu trình kinh doanh khác, kiểm toán viên thực hiện công việc còn lại của cuộc kiểm toán là tổng hợp kết quả và lập báo cáo.
Sơ đồ 17. tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo
Soát xét các sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo
k.luận về cuộc Thu thập th giải trình của ban giám đốc khách hàng
kt và lập b c Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toán
Lập báo cáo kiểm toán
⇒ Thực hiện soát xét các sự kiện sau ngày lập báo cáo
Một kỳ kế toán đợc coi là kết thúc vào ngày khoá sổ, lập Bảng cân đối tài sản. Tuy nhiên trên thực tế, có nhiều những nghiệp vụ, sự kiện liên quan đến kỳ kế toán nhng vì lý do nào đó, sau khi các BCTC đã lập, kế toán mới nhận đ- ợc thông tin. Vì vậy, trớc khi kết thúc cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải soát xét lại cả những sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo.
Theo AS/2, những sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo bao gồm: • Những sự kiện xảy ra tới ngày lập Báo cáo kiểm toán
• Những sự kiện xảy ra sau ngày lập Báo cáo kiểm toán nhng trớc ngày phát hành BCTC đã kiểm toán
• Những vấn đề xảy ra sau khi đã phát hành BCTC.
Trong các sự kiện xảy ra sau ngày lập báo cáo, có những sự kiện ảnh hởng trực tiếp dến các BCTC và có những sự kiện không ảnh hởng trực tiếp đến BCTC nhng vẫn cần phải công khai chẳng hạn nh sự sụt giảm thị giá hàng tồn kho, mất mát TSCĐ không đợc bảo hiểm do thiên tai, hỏa hoạn... Kiểm toán viên có trách nhiệm phát hiện và kiểm tra toàn bộ các sự kiện đó.
Nếu các sự kiện xảy ra trớc ngày lập Báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh lại BCTC. Nếu sau ngày lập Báo cáo kiểm toán hoặc khi đã phát hành BCTC mà các các sự kiện xảy ra có ảnh hởng đến nhận xét của kiểm toán viên trong Báo cáo kiểm toán thì kiểm toán viên phải trực tiếp hớng dẫn, kiểm tra việc sửa chữa của doanh nghiệp trớc khi lập lại BCTC mới. Đồng thời kiểm toán viên phải báo cáo lại với Ban Giám đốc để lập Báo cáo kiểm toán bổ sung hoặc lập Báo cáo kiểm toán lần thứ hai thay cho Báo cáo kiểm toán đã ký trớc đó.
⇒Thu thập th giải trình của Ban giám đốc
Trách nhiệm của khách hàng trong cuộc kiểm toán là phải cung cấp cho kiểm toán viên các BCTC trung thực hợp lý. Điều đó đợc thể hiện thông qua Th giải trình của Ban Giám đốc. Về nguyên tắc, Ban Giám đốc khách hàng phải xác nhận trách nhiệm của mình về những thông tin tài chính đợc trình bày trên các BCTC, đồng thời ký vào báo cáo. Th giải trình của Ban Giám đốc sẽ đợc coi là một dạng bằng chứng kiểm toán. (Xem mẫu biểu số 2.14).
*17 Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toán
Sau khi thực hiện kiểm toán, chủ nhiệm nhóm kiểm toán soát xét lại quá trình làm việc của kiểm toán viên trong nhóm, rà soát lại toàn bộ hồ sơ kiểm toán xem bằng chứng thu thập đã đầy đủ cha và lập bảng tổng hợp kết quả toàn bộ cuộc kiểm toán.
Bảng tổng hợp kết quả kiểm toán những nội dung chính nh sau:
• Tóm tắt những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng:
Chẳng hạn những thay đổi về tổ chức, thay đổi về nhân sự, đặc biệt là những thay đổi trong Ban Giám đốc hay Kế toán trởng.
• Những vấn đề đã trao đổi với khách hàng và h ớng xử lý: Trong khi tiến hành kiểm toán, nếu nhận thấy những tồn tại ở đơn vị về nhân sự kế toán, hay việc ghi chép kế toán... thì KTV sẽ trao đổi với khách hàng, cùng tìm hớng giải quyết, chẳng hạn nh việc phân công phân nhiệm trong phòng kế toán, bồi dỡng chuyên môn cho kế toán... việc ghi chép công nợ, ghi nhận doanh thu, phản ánh thuế...
• ý kiến của khách hàng: tổng hợp tóm tắt những nhận xét, kiến nghị của khách hàng đối với nhóm kiểm toán nói riêng cũng nh đối với Công ty nói chung. Trong điều kiện môi trờng quản lý cha ổn định ở Việt Nam hiện nay, các khách hàng thờng đề nghị VACO t vấn cho họ cách tính thuế.
• Soát xếp tính liên tục hoạt độngcủa bộ phận thu mua, thanh toán: kiểm toán viên xem xét các hoá đơn, chứng từ, hàng tồn kho, các khoản phải trả để chánh tình trạng ghi tăng hàng hoá, giảm các khoản phải trả.
• Tổng hợp các bút toán điều chỉnh: Trên cơ sở đó KTV sẽ phân định chênh lệch tỷ giá, các khoản phải thu, phải trả sao cho phù hợp đúng chế độ kế toán hiện hành.
• Phân tích báo cáo tài chính lần cuối: Đó là việc KTV xem xét các thông tin trên BCTC có hợp lý để đa ra ý kiến của mình.
• Kết luận tổng hợp về cuộc kiểm toán: KTV khẳng định các thông tin trình bày trên Báo cáo tài chính có sai sót trọng yếu hay không.
⇒ Lập báo cáo kiểm toán
Sau khi chủ nhiệm kiểm toán tổng hợp kết quả và báo cáo lại với Ban giám đốc, Ban Giám đốc sẽ quyết định phát hành Báo cáo kiểm toán. Cũng nh phần lý thuyết đã trình bày, Báo cáo kiểm toán của VACO có 4 loại và có đầy đủ các nội dung chủ yếu. Nếu những tồn tại trong công tác kế toán của khách
hàng không ảnh hởng nghiêm trọng đến kết quả trên BCTC thì kiểm toán sẽ phát hành Báo cáo kiểm toán dạng chấp nhận toàn bộ, còn các thiếu sót của khách hàng sẽ đợc đa và Th quản lý gửi riêng cho Ban quản trị khách hàng. Nếu Ban quản trị Công ty đồng ý với các ý kiến của kiểm toán thì sẽ ghi vào phần “ý kiến của Ban quản trị” và gởi lại cho KTV.
Toàn bộ các giất tờ nh Báo cáo kiểm toán, Báo cáo của Ban giám đốc khách hàng, các ghi chú BCTC... đợc đóng thành quyển gửi cho Hội Đồng quản trị, Ban giám đốc Công ty khách hàng , một bộ lu trong Hồ sơ kiểm toán.
II.2.6. Công việc thực hiện sau kiểm toán
Sau mỗi cuộc kiểm toán VACO đều đánh giá lại chất lợng của toàn bộ công việc, đánh giá chất lợng làm việc của các kiểm toán viên, đánh giá lại