3. Thực trạng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại công ty XĂNG DẦU
3.2.2. Các Phó Giám đốc
Là những người giúp cho Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc những lĩnh vực công tác được giao.
Trong quá trình điều hành phần việc được giao, nếu phát sinh các vấn đề liên quan đến chủ trương, chính sách đối sách lớn, tổ chức và nhân sự phải báo cáo Giám đốc và chỉ thực hiện sau khi có ý kiến của Giám đốc.
3.2.3.Phòng hành chính - Tổng hợp
Phòng Hành Chính – Tổng hợp là đơn vị có nhiều bộ phận với nhiều chức năng nhưng có chung mục đích là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty được thuận lợi và có hiệu quả. Nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng Hành chính – Tổng hợp
- Công tác văn thư và lưu trữ
+ Vào sổ sách theo dõi cập nhật đầy đủ các loại công văn thư, bưu kiện, bưu phẩm đi và đến. Luân chuyển kịp thời trong ngày không nhầm lẫn. Hàng tuần có tóm tắt công văn đi và đến gửi Ban Giám đốc để tiện theo dõi.
+ Quản lý chặt chẽ con dấu của Công ty, giữ bí mật các loại công văn, thư tín đi và đến.
+ Thực hiện tốt công tác lưu trữ hàng năm và dài hạn, có sổ sách theo dõi cụ thể.
+ Cuối quý IV hàng năm thu thập các tài liệu cần lưu trữ dài hạn của các đơn vị trong Công ty, lập bảng kê mời Cục lưu trữ Quốc gia chỉnh lý đưa vào lưu trữ lâu dài theo luật định . Cấn có kế hoạch kiểm tra định kỳ để bảo quản, tránh hư hỏng tài liệu.
+ Đảm nhận tốt khâu lễ tân đối nội và đối ngoại. Hàng ngày phải bảo đảm vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng khu vực phòng khách. Tinh thần thái độ phục vụ phải lịch sự, vui vẻ, chu đáo.
+ Tổ lễ tân chịu trách nhiệm bảo quản phòng khách, các trang thiết bị, kho tàng, vật dụng thuộc phần mình quản lý.
- Công tác bảo vệ, thường trực và trông giữ xe
+ Tổ bảo vệ làm nhiệm vụ bảo vệ trụ sở, tài sản cơ quan trong suốt 24h/ngày.
+ Bộ phận thường trực có nhiệm vụ kiểm tra khách ra, vào cơ quan, hướng dẫn khách gặp và làm việc với đúng đối tượng, đúng mục đích. Thái độ phải nhã nhặn, lịch thiệp.
+ Bộ phận trông giữ xe cho CBCNV cơ quan và cho khách có nhiệm vụ thường xuyên ở đúng vị trí công tác, hướng dẫn mọi người để xe đúng nơi quy định, bảo đảm an toàn phương tiện của CBCNV và của khách gửi tại nhà xe.
- Công tác quản trị:
Đảm bảo việc mua sắm, cấp phát các loại văn phòng phẩm cho các nhu cầu làm việc của toàn Công ty, có nhiệm vụ dự trù theo nhu cầu, theo kế hoạch của các phòng ban theo định kỳ quý, tháng và cả năm , lập sổ theo dõi việc mua sắm và cấp phát cho đúng nhu cầu và đúng đối tượng.
Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm quản lý, bảo vệ, tu sửa các tài sản, vật dụng, phương tiện hiện có của Công ty. Có kế hoạch định kỳ kiểm kê nắm vững tình trạng tài sản còn, mất, hao hư từ đó đề ra các biện pháp bảo dưỡng, sửa chữa. Trong những trường hợp cần thiết có kế hoạch lập dự trù mua sắm bổ sung, thay thế những vật dụng đã cũ, lạc hậu hết khả năng
sử dụng. Đôn đốc thường xuyên công tác an toàn lao động, công tác vệ sinh công cộng. Tham gia công tác an ninh, quốc phòng với địa phương.
Người làm trong phòng HCTH cần thông thạo trong việc thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình và có kiến thức và năng lực vững vàng để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Ta thấy rằng, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban là rất rõ ràng. Tuy nhiên trong quá trình thực hịên thì trách nhiệm của các cấp quản lý đôi lúc là chồng chéo nhau. Trong Công ty công tác giám sát, kiểm tra công việc chưa thực sự là có hiệu quả, đôi khi còn lơi lỏng dẫn đến tính hiệu quả của các phương án kinh doanh của các đơn vị trong Công ty không được cao.
Công ty tiến hành cổ phần hoá thành công ty cổ phần thì đã xuất hiện lao động dôi dư và Công ty cần có chính sách để giải quyết lượng lao động này. Bên cạnh đó để làm ăn có hiệu quả thì Công ty cần có chính sách tuyển dụng lao động mới và đào tạo cập nhật bổ sung kiến thức đối với đội ngũ lãnh đạo trong Công ty để tạo ra sự phối hợp, sự ăn khớp giữa các bộ phận khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.