2. Các biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty xăng dầu
2.6. Cần có chính sách tuyển dụng lao động mới
Công ty cần chú trọng công tác tuyển dụng lao động. Khi tuyển chọn và bổ nhiệm thì cần chú trọng tới tài năng, tri thức, phẩm chất, sức khoẻ…của từng người để có thể bố trí vào vị trí thích hợp. và các biện pháp thu hút nhân tài, giữ chân các lao động có trình độ tay nghề cao. Chỉ có như vậy mới có thể đạt tới sự phối hợp trí lực giữa người với việc.
Hiện nay, hầu hết các cán bộ của Công ty đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm nhưng đa phần đã lớn tuổi nên Công ty cần có chính sách tuyển dụng mới. Đối tượng của chính sách này có thể là những sinh viên khối kinh tế hoặc các trường kỹ thuật mới ra trường, nhưng có trình độ, năng động và có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Công ty. Tuy họ chưa có kinh nghiệm nhưng với sự giúp đỡ chỉ bảo của những cán bộ dày dạn kinh nghiệm thì chắc chắn trong tương lai họ sẽ là đội ngũ kế cận cho lớp cán bộ hiện nay.
2.7.Tạo động lực về vật chất và tinh thần cho nhân viên trong Công ty
Bộ phận nhà lãnh đạo trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng là người có ảnh hưởng rất lớn, là nhân tố quyết định sự thành bại trên thương trường. Họ chính là người điều phối các hoạt động trong doanh nghiệp. Để đảm bảo tính công bằng thì Công ty nên có chính sách phù hợp để tạo động lực cho các người lao động. Những chính sách có thể là những chính sách về tinh thần cũng có thể là những chính sách về vật chất và tinh thần như:
- Tổ chức gặp mặt những ngày kỷ niệm của Công ty có mời những người công tác trong Công ty đã nghỉ hưu đến dự. Điều này là một việc làm đơn giản nhưng có ý nghĩa giáo dục rất lớn lao. Giúp cho người lao động hiểu rõ được những phấn đấu và đóng góp của họ đối với Công ty là rất đáng chân trọng và được ghi nhận công lao của họ.
- Tổ chức khen thưởng đối với mỗi cá nhân hoàn thành tốt, xuất sắc những nhiệm vụ được giao, đồng thời biểu dương các cá nhân và tập thể có những đóng góp thiết thực trong xây dựng và sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là một việc làm rất cần thiết cho thấy những cố gắng và nỗ lực của mỗi thành viên và tập thể Công ty luôn đánh giá cao.
- Tổ chức thưởng cổ phần cho cán bộ công nhân viên hoàn thành suất sắc nhiện vụ và có nhiều đóng góp cho công ty, hoặc bán cổ phần với giá ưu đãi để cán bô công nhân viên ngày càng gắp bó lâu đài với công ty. Chuyển từ luồng tư tưởng là làm thuê sang làm cho chính mình, từ đó tăng sự sáng tạo và lòng nhiệt tình của công nhân viên.
Ngoài những việc trên thì trong từng trường hợp cụ thể Ban giám đốc cũng cần quan tâm và động viên kịp thời đối với mọi nhân viên trong Công ty mỗi khi gặp khó khăn trong cuộc sống. Vấn đề tạo động lực cho nhân viên là vấn đề hết sức tế nhị và khéo léo, nếu đúng kịp thời sẽ tạo được sự tin tưởng, sự chân trọng của nhân viên, nhưng nếu có những sai sót thì dễ gây sự ghen tị không đồng lòng của mọi người. Nên việc xem xét khen thưởng cần luôn đặt vấn đề công bằng làm kim chỉ nan. Tóm lại, để cơ cấu tổ chức quản lí có hiệu quả cao thì cán bộ trong Công ty cần đoàn kết hơn nữa, luôn giúp đỡ lẫn nhau để tạo ra bầu không khí thoải mái trong Công ty, đồng thời các cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng cần trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ để luôn luôn đáp ứng tốt những thay đổi của môi trường bên ngoài và có những quyết định quản lí đúng đắn hợp lí và kịp thời.
2.8. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Như vậy, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí thì cần phải thực hiện kiện toàn bộ máy thường xuyên đề kịp thời điều chính những điểu chưa phù hợp, còn cứng nhắc. Muốn có điều đó thì công tác lãnh đạo phải thường xuyên đổi mới, hiểu rõ trách nhiệm là người đứng đầu, nắ bắt đwocj những nguyện vọng của cán bộ công nhân viên để tạo động lực cho họ yên tâm công tác và thực hiện nhiệm vụ của mình. Bộ máy lãnh đạo quản lí phải thống nhất, kiện toàn theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả cao. Từng bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty, nâng cao tính công bằng, minh bạch trong hoạt động kinh doanh của công ty. Nên cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng hiệu quả, cán bộ có trình độ chuyên môn. Vấn đề đội ngũ lãnh đạo đang ngày đựoc chú trọng để phát triển đủ trình độ, năng lực chuyên môn, vừa có phẩm chất đạo đức tốt để đảm nhận được nhiệm vụ ngày càng nặng nề của công ty trong môi trường hiện nay.
KẾT LUẬN
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là bộ phận then chốt quyết định đến sự thành bại của công ty, vì từ cơ cấu tổ chức hình thành nên các quan điểm lãnh đạo và phong cách lãnh đạo, chính vì vậy nó có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Nhận thức được điều đó công ty xăng dầu nghệ tĩnh đã không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trên cơ sở tinh giảm bộ máy theo hướng gọn nhẹ, linh hoạt, có hiệu quả cao. Cải thiện được tình hình chậm trễ, thủ tục hành chính phức tạp gây cản trở cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một vấn đề không ít khó khăn và phức tạp, nên cần có một quá trình đề hoàn thiện, cải tổ. vì khi cải tổ thì sẽ đụng chạm đến vấn đề nhạy cảm của cán bộ công nhân viên trong công ty vốn mang tính thụ động, kém linh hoạt nhưng lại muốn nắm giữ chức vụ. Đây là bộ phận chính gây sự trì trệ, chẩm đổi mới tiến bộ của cơ cấu tổ chức, nên khi tiến hành cải tổ thì cần phải tiến hành triệt để, có biện pháp thiết thực để sắp xếp, bố trí hợp lí lao động, giao đúng người đúng việc, phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, để từ đó họ mới phát huy được khả năng của mình đóng góp cho sự phát triển của công ty. Bên cạnh đó cần có những chính sách thu hút các cán bộ có trình độ cao, tạo môi trường lành mạnh, bình đẳng cho mọi cán bộ công nhân viên chức. Lựa chọn những cá nhân có đủ năng lực để dẫn dắt công ty phát triển không ngừng, và đưa công ty x ăng dầu nghệ tĩnh vững trên thương trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhất là trong khi Việt Nam gia nhập WTO. Đây cũng là cơ hội, đồng thừoi cũng là những thách thức không nhỏ cho bộ máy quản lí của công ty. Nên hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vấn đề mang tính sống còn, tồn tại và phát triển không ngừng của công ty.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Trần Xuân Cầu: Giáo trình Phân tích lao động xã hội, nxb: Lao động – Xã hội, năm 2002
2. TH.S. Nguyễn vân Điềm & PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân: Giáo trình Quản trị nhân lực, nxb: Lao động – Xã hội, năm 2004
3. TS. Đoàn Thị Thu Hà & TS.Nguyễn Ngọc Huyền Giáo trình Quản trị học, nxb: Thống kê
4. TS. Đoàn Thị Thu Hà & TS.Nguyễn Ngọc Huyền : Giáo trình Khoa học quản lí II, nxb: Khoa học và kĩ thuật, năm 2002
5. Võ Đắc Khải : Lựa chọn thiết kế Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, Thời báo kinh tế Sài gòn, ngày 14/03/2006
6. Nguyền Thùy Trang : Tổ chức công ty http://www.chungta.com Cơ cấu tổ chức của LORSCH
7. TS. Bùi Anh Tuấn : Giáo trình Hành vi tổ chức, nxb: Thống kê, năm 2003
8. PGS.PTS.Phạm Đức Thành & PGS.TS. Mai Quốc Chánh: Giáo trình Kinh tế lao động, nxb: Giáo dục, năm 1998
MỤC LỤC
Chương I:
NHỮNG CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BỘ
MÁY QUẢN LÍ...4
1. Một số khái niệm có liên quan...4
1.1. Quản lý ...4
1.2. Tổ chức...4
1.3. Cơ cấu tổ chức...4
1.4. Bộ máy quản lý...5
1.5. Quản lí tổ chức...5
1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý...5
2. Các thuộc tính, mô hình, quyền hạn của cơ cấu tổ chức...6
2.1. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức...6
2.1.1 Chuyên môn hoá công việc...6
2.1.2 Bộ phận hoá...6
2.2. Cấp quản lí, tầm quản lí và các mô hình cơ cấu tổ chức...15
2.2.1. Cấp quản lí và tầm quản lí...15
2.2.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức...15
2.3. Yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức ...20
2.3.1.Tính thống nhất về mục tiêu ...20
2.3.2. Tính hiệu quả...21
2.3.3.Tính linh hoạt ...21
2.3.4. Tính tối ưu...21
2.3.5. Tính tin cậy ...21
2.4. Những nguyên tức xác định Cơ cấu tổ chức ...21
2.4.1. Nguyên tắc xác định theo chức năng:...21
2.4.2. Nguyên tăc giao quyền theo kết quả mong muốn...22
2.4.4. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh...22
2.4.5. Nguyễn tắc quyền hạn theo cấp bậc...22
2.4.6. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm...22
2.4.7. Nguyên tắc quản lí sự thay đổi...23
2.4.8. Nguyên tắc cân bằng...23
2.5. Các yếu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức ...23
2.5.1. Yếu tố chủ quan...23
2.5.2. Những yếu tố khách quan...25
2.6. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý...25
2.6.1. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý...25
2.6.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý...26
2.7 Tiêu chuẩn để đánh giá cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp...28
Chương II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH...29
1. Lịch sử hình thành công ty xăng dầu nghệ t ĩnh:...29
1.1Tên công ty: ...29
1.2 Thành lập:...29
2. Đặc điểm ...29
2.1 Đặc diểm sản xuất kinh doanh của công ty:...29
2.2 Sản phẩm hàng hoá:...30
2.3.Quy mô hoạt động của công ty...30
2.4 Quy mô tài sản của công ty...30
2.5. Quy mô lao động của công ty :...31
2.6. Kết quả sản xuấtkinh doanh...31
3. Thực trạng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại cô ng ty XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH...33
3.1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý...33
3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng...35
3.2.1. Giám đốc ...35
3.2.2. Các Phó Giám đốc ...36
3.2.3.Phòng hành chính - Tổng hợp...36
3.2.4. Phòng Tài chính - kế toán: ...38
3.2.5. Phòng tổ chức lao động...40
3.2.6.Phòng vật tư - kho- bến bãi:...43
3.2.7. Đội lái xe...43
4. Đánh giá tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải ...43
4.1 Ưu điểm...43
4.2. Nhược điểm...44
4.3 Những nguyên nhân tồn tại những yếu điểm của cơ cấu tổ chức....46
4.3.1. Sự chuyên môn hóa chưa cao giữa các cấp...46
4.3.2. Bộ máy quản lí còn cồng kềnh...46
4.3.3. Đội ngũ cán bộ quản lí trình độ chưa cao...47
4.3.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thực sự đem lại hiệu quả...47
4.3.5. Tạo động lực cho người lao động chưa được chú trọng...48
Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH...50
1. Mục đích và phương pháp của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức...50
1.1. Mục đích của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức...50
2. Các biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh...52
2.1. Phân cấp quản lý để phù hợp với nền kinh tế thị trường luôn luôn biến động...52
2.2. Chuyên môn hóa sâu các bộ phận...53
2.3. Giải quyết, sắp xếp, bố trí lại lao đông dôi dư...54
2.4. Định hướng đào tạo và phát triển...55
2.5. Quan tâm, chú trọng hơn với người lao động...56
2.6. Cần có chính sách tuyển dụng lao động mới...57
2.7.Tạo động lực về vật chất và tinh thần cho nhân viên trong Công ty.57 2.8. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức...59
KẾT LUẬN... 61