Về nghiệp vụ chuyển tiền, Chi nhánh cần tổ chức các buổi tập huấn nghiệp vụ cho các cán bộ tại Chi nhánh mình về nghiệp vụ chuyển tiền để nâng cao trình độ của họ trong công tác này. Nhờ đó các cán bộ sẽ có khả năng thực hiện các giao dịch chuyển tiền rất nhanh và chính xác.
Ngoài ra còn cần bổ sung một số mẫu văn bản như văn bản nhờ kiểm tra tài khoản khi khách hàng vẫn chưa nhận được tiền ở ngân hàng trả tiền dù giao dịch chuyển tiền đã được hoàn tất tại Chi nhánh, điện SWIFT đã được chuyển đi.
Về nghiệp vụ nhờ thu, dù phương thức này mới chỉ phát sinh ở Chi nhánh với số lượng không nhiều nhưng Chi nhánh cũng cần chú ý tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ của mình. Nhờ đó, các cán bộ nghiệp vụ của Chi nhánh có trình độ cao, khi tác nghiệp sẽ hạn chế được các sai sót, đặc biệt là trong việc kiểm tra chỉ dẫn nhờ thu (coversheet) để tránh bị gài bẫy và có thể thao tác một cách nhanh chóng, an toàn.
Về nghiệp vụ tín dụng chứng từ, bổ sung các quy trình còn thiếu cho phương thức tín dụng chứng từ như quy trình cho chuyển nhượng thư tín dụng, thư tín dụng tuần hoàn, và bổ sung một số mẫu văn bản khi nước ngoài từ chối thanh toán hoặc từ chối thanh toán. Tăng cường công tác tư vấn cho khách hàng trong việc ký kết hợp đồng, mở L/C nhập khẩu, lập bộ chứng từ L/C xuất đúng theo thông lệ quốc tế và không có những điều khoản bất lợi. Đây là điều rất quan trọng vì phần lớn các khách hàng tại khu vực là những khách hàng vừa và nhỏ, có ít trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Ngoài ra do đây là một nghiệp vụ rất phức tạp nên Chi nhánh nên có các giải pháp về nâng cao trình độ thanh toán viên, nhắc nhở các cán bộ tuân thủ đúng theo quy trình về nghiệp vụ thanh toán quốc tế, đặc biệt là trong các khâu như nhận, lưu giũ và kiểm tra chứng từ…
3.2.2.2. Triển khai và phát triển các nghiệp vụ khác, hỗ trợ cho hoạt động thanh toán quốc tế.
- Mở rộng hoạt động tài trợ xuất nhập khẩu, đây là giải pháp rất quan trọng nhằm thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần có vốn để thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các doanh nghiệp thủ công mỹ nghệ.
Cụ thể, trong trường hợp tài trợ xuất khẩu, Chi nhánh cần hoàn thiện quy trình nghiệp vụ chiết khấu L/C, quy định hạn mức chiết khấu. Ngoài ra, Chi nhánh cần phát triển nghiệp vụ cho vay ứng trước bộ chứng từ hàng xuất, giúp doanh nghiệp xuất khẩu quay vòng vốn nhanh để có thể tiếp tục sản xuất chuẩn bị cho giao dịch xuất khẩu sắp tới. Chi nhánh cần phải tư vấn cho khách hàng lập bộ chứng từ hoàn hảo, tránh có sai sót cho người xuất khẩu để có thể tiến hành chiết khấu một cách thuận lợi, phát huy tối đa các hình thức tài trợ xuất khẩu.
Trong trường hợp nhập khẩu, Chi nhánh cần chấn chỉnh nghiệp vụ bảo lãnh, đặc biệt là bảo lãnh L/C trả chậm để tạo điều kiện cho doanh nghiệp đầu tư tài sản vốn một cách an toàn và hiệu quả. Do thời gian gần đây, phương thức thư tín dụng trả chậm đã bị hạn chế rất nhiều do tính rủi ro của nó nên nếu muốn được đối tác chấp nhận phương thức này doanh nghiệp cần phải có sự bảo lãnh thanh toán của ngân hàng. Vì thế nghiệp vụ bảo lãnh của ngân hàng là rất cần thiết và thích hợp.
Ngoài ra, đối với L/C trả ngay, Chi nhánh cần có các biện pháp thẩm định kỹ năng lực tài chính của khách hàng. Sau đó, nếu đủ điều kiện mở L/C, ngân hàng lại cần phải kiểm tra kỹ các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng để tránh có sai sót. Ngân hàng phải thường xuyên liên lạc với khách hàng hơn để nắm bắt thông tin, đảm bảo thanh toán an toàn và đúng thời hạn.
- Phát triển và mở rộng hình thức đại lý bán và thanh toán séc du lịch, thẻ thanh toán quốc tế, dịch vụ chi trả kiều hối… Hiện nay, tại Chi nhánh đã triển khai các hình thức hoạt động kinh doanh đối ngoại này, như Chi nhánh làm đại lý cho dịch vụ chuyển tiền nhanh Western Union, đại lý phát hành và thanh toán séc du lịch. Tuy vậy các giao dịch này chưa phát sinh một cách thường xuyên, bởi vậy Chi nhánh nên có những biện pháp mở rộng và phát triển các hoạt động này mạnh mẽ hơn nữa bằng cách giảm phí dịch vụ, giảm phí hoặc miễn phí nếu khách hàng nhận tiền bằng đồng nội tệ…
3.2.3. Xây dựng một chính sách khách hàng hợp lý
Hiện nay Chi nhánh mới chỉ có một số biện pháp nhỏ và không thường xuyên nhằm thu hút một số khách hàng mà chưa xây dựng được một chính sách khách hàng hợp lý. Chính vì vậy việc xây dựng chính sách khách hàng sẽ giúp Chi nhánh không những duy trì được những khách hàng quen cũ mà còn mở rộng được cơ cấu khách hàng.
Chi nhánh cần phân loại cơ cấu khách hàng hợp lý. Khách hàng thường xuyên của Chi nhánh chủ yếu là các công ty Nhà nước hoặc các công ty Nhà nước đã được cổ phần hóa. Và mới chỉ có một lượng rất ít các doanh nghiệp tư nhân tham gia sử dụng dịch vụ của Chi nhánh. Do đó, Chi nhánh cần phân loại rõ cơ cấu khách hàng của mình để có những chính sách phù hợp như:
+ Nhóm khách hàng truyền thống: là các công ty đã gắn bó lâu năm với Chi nhánh, chủ yếu là các công ty Nhà nước hoặc các công ty Nhà nước đã được cổ phần hóa và một số doanh nghiệp tư nhân lớn như: Công ty Sông Đà 10, Công ty cổ phần vật tư thiết bị giáo dục, Công ty thiết bị vệ sinh Việt – Ý…
+ Nhóm khách hàng tiềm năng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ họat động xuất nhập khẩu, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ vì đây là nhóm khách hàng có số lượng rất đông đảo và không những thế còn có nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán quốc tế một cách thường xuyên.
Chi nhánh cũng cần tăng cường công tác marketing. Một trong những hạn chế của Chi nhánh là chưa có phòng kinh doanh đối ngoại hay phòng thanh toán quốc tế riêng biệt, cũng như chưa có phòng ban nào chuyên về công tác Marketing. Chính vì vậy chi nhánh nên nghiên cứu thành lập phòng Marketing gồm những nhân viên có trình độ, có chuyên môn về nghiệp vụ này để giúp đỡ phòng Tín dụng, phòng nguồn vốn và phòng Dịch vụ khách hàng nắm rõ nhu cầu thị trường và có các biện pháp kích cầu thích hợp. Phòng Marketing sẽ chịu trách nhiệm trong việc phân tích thị trường, xác định thị trường mục tiêu, xác định và đánh giá đối thủ cạnh tranh, chủ động tìm kiếm khách hàng, cơ hội và đưa ra những chiến lược marketing hợp lý.
Ngoài ra, Chi nhánh nên có những biện pháp hỗ trợ khách hàng và có những hình thức quảng cáo mạnh mẽ hơn nữa. Đối với các khách hàng tiềm năng, Chi nhánh cần tổ chức các hội thảo khách hàng một cách thường xuyên hơn và không chỉ tổ chức tại trụ sở của Chi nhánh mà còn phải đi xuống tận những cơ sở là những làng nghề, những nơi tập trung nhiều doanh nghiệp xuất khẩu. Không những thế còn cần đẩy mạnh các biện pháp thu hút các doanh nghiệp này như các ưu đãi nếu sử dụng dịch vụ của Chi nhánh nhiều lần, ưu đãi cho khách hàng đầu tiên…
Đối với những khách hàng truyền thống, Chi nhánh cũng cần có những đãi ngộ để tiếp tục duy trì mối quan hệ khách hàng, đồng thời nâng cao dịch vụ khách hàng và có những ưu tiên cho khách hàng quen như miễn phí kiểm tra chứng từ, giảm lãi suất cho vay ứng trước, cử cán bộ xuống tập huấn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho nhân viên của các doanh nghiệp này nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Tổ chức tốt dịch vụ khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng là một biện pháp quan trọng để có thể duy trì khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới. Chi nhánh cần thường xuyên kiểm tra kiểm soát theo định kỳ các nghiệp vụ trong hoạt động thanh toán quốc tế mà có phát sinh tại Chi nhánh nhằm kịp thời phát hiện ra những sai sót, những mặt yếu và có các biện pháp khắc phục kịp thời. Từ đó hoạt động thanh toán quốc tế sẽ ngày càng được hoàn thiện hơn, tạo sự tin tưởng, yên tâm và thoải mái của khách hàng khi sử dụng dịch vụ này của Chi nhánh.
Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần thường xuyên chấn chỉnh tác phong giao dịch, nâng cao chất lượng phục vụ. Cần bố trí những cán bộ có chuyên môn về nghiệp vụ thanh toán, có thể tư vấn và tạo sự tin tưởng cho khách hàng, không những thế còn phải giỏi ngoại ngữ và có khả năng giao tiếp, nhiệt tình với công tác để tiến hành giao dịch với khách hàng.
3.2.4. Củng cố và hoàn thiện hệ thống ngân hàng hiện đại
Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động ngân hàng, NHNo&PTNT Việt Nam đã đưa kế hoạch phát triển công nghệ thông tin Agribank, thực hiện đẩy mạnh việc ứng dụng các công nghệ mới. Tuy nhiên hệ thống công nghệ thanh toán của NHNo&PTNT Việt Nam cũng như NHNo Tây Hà Nội vẫn còn nhiều bất cập. Tốc độ xử lý của hệ thống còn chưa cao, chưa được cập nhật tức thời. Vì vậy vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về tốc độ cũng như tính chính xác và an toàn.
Với mức độ phát triển của dịch vụ thanh toán quốc tế tại Chi nhánh như hiện nay, hệ thống công nghệ ngân hàng hiện thời tại Chi nhánh có thể đáp ứng được nhưng trong một tương lai không xa, khi hoạt động này phát triển hơn nữa và đặc biệt khi hoạt động thanh toán quốc tế được quan tâm, được đẩy mạnh việc mở rộng và phát triển thì nhu cầu hiện đại hóa công nghệ thanh toán là một nhu cầu tất yếu. Do đó, ngay từ bây giờ, Chi nhánh cần từng bước tiến hành nâng cấp hệ thống công nghệ thanh toán của mình, trang bị hệ thống máy tính cho các phòng ban, tập huấn ứng dụng các công nghệ mới tiên tiến cho các cán bộ. Bên cạnh đó, Chi nhánh còn có thể tận dụng sự giúp đỡ của NHNo&PTNT Việt Nam để được trang bị thêm các phần mềm ứng dụng thanh toán hiện đại, các hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm chức năng phục vụ cho các hoạt động thanh toán hiện đại như thanh toán thẻ, nâng cấp hệ thống máy chủ phục vụ hệ thống SIBS và hệ thống máy chủ nâng cấp SWIFT…
3.2.5. Mở rộng và nâng cao chất lượng công tác đào tạo cán bộ chuyên môn
Con người là một trong những yếu tố quan trọng nhất của mọi quá trình hoạt động. Con người cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của một quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy con người cũng là một nhân tố quyết định đối với hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu tại một ngân hàng.
Con người trong hoạt động thanh toán quốc tế phải là những cán bộ am hiểu, có kiến thức chuyên môn sâu rộng về các lĩnh vực thuộc hoạt động thanh toán quốc tế, cũng như các lĩnh vực liên quan và có khả năng giao tiếp tốt để có thể tiến hành tư vấn cho khách hàng một cách kịp thời và chính xác. Không những thế, cán bộ thanh toán quốc tế còn phải có phẩm chất, tinh thần trách nhiệm. Do đó công tác đào tạo cán bộ chuyên môn là một công tác hết sức quan trọng nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động thanh toán quốc tế.
Trước hết cần phải đào tạo nâng cao những cán bộ hiện có, sắp xếp lại vị trí và nhiệm vụ của các cán bộ đó cho phù hợp với khả năng. Chi nhánh cần khuyến khích tinh thần tự học của mọi người, nếu cần có thể cấp kinh phí cho các cán bộ đó đi học nâng cao trình độ về nghiệp vụ cũng như về ngoại ngữ, tin học… Thường xuyên cử cán bộ đi học các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành do NHNo&PTNT Việt Nam tổ chức vì đây là các khóa học hết sức quan trọng nhằm phổ biến các nghiệp vụ mới, thống nhất trình tự và thủ tục thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn hệ thống trong toàn hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam. Tuy nhiên cũng cần đào tạo trọng điểm và đúng người, đúng vị trí, tránh việc đào tạo tràn lan, lãng phí thời gian và tiền bạc.
Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần rà soát, sắp xếp lại cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế và kinh doanh đối ngoại. Đảm bảo cán bộ thanh toán quốc tế phải có đủ những tiêu chuẩn về bằng cấp, trình độ ngoại ngữ, tin học, đã được đào tạo về kiến thức chuyên ngành, có khả năng tiếp cận tốt với các công nghệ ngân hàng hiện đại, am hiểu về luật pháp, thông lệ quốc tế, có tư cách phẩm chất tốt. Bởi vậy, Chi nhánh phải thường xuyên tổ chức sát hạch và tổ chức các cuộc thi để có thể đánh giá, chọn lọc được những cán bộ đúng tiêu chuẩn và sắp xếp vị trí, công việc thích hợp với năng lực.
Ngoài việc đào tạo các nhân viên cũ, Chi nhánh cũng cần tuyển thêm những cán bộ thanh toán quốc tế mới có trình độ, năng động và có khả năng. Chi nhánh cũng cần có quy chế tuyển dụng những cán bộ mới để có thể lựa chọn được những cán bộ thực sự có trình độ. Mạnh dạn đề bạt cán bộ trẻ nhưng có năng lực, trình độ, năng động, sáng tạo,thích ứng với công nghệ mới, có khả năng giao tiếp và luôn có ý thức tìm tòi, học hỏi.
Ngoài ra Chi nhánh cũng phải có chính sách đãi ngộ với nhân viên về lương, thưởng. Đối với những cán bộ có chuyên môn cao, dày dạn kinh nghiệm, luôn hoàn thành công việc được giao và có nhiều thành tích trong công tác thì Chi nhánh nên có những đãi ngộ thỏa đáng nhằm khuyến khích và động viên. Còn đối với các cán bộ có kỷ luật kém, có hành vi vi phạm đạo đức hay có nhiều sai sót trong quá trình tác nghiệp gây thiệt hại cho Ngân hàng thì cũng phải có những biện pháp kỷ luật nghiêm minh.
3.3. Một số kiến nghị với Ngân hàng Nông nghiệp &Phát triển Nông thôn Việt Nam
- Củng cố và phát triển hệ thống ngân hàng đại lý.
Hiện nay NHNo&PTNT Việt Nam đã có quan hệ đại lý với hơn 800 ngân hàng trên toàn thế giới. Tuy nhiên để mở rộng hoạt động thanh toán, NHNo&PTNT Việt Nam cần tiếp tục củng cố và mở rộng hệ thống ngân hàng đại lý hơn nữa tiến tới thiết lập một mạng lưới chi nhánh tại các nước mà Việt Nam thường xuyên có quan hệ thương mại như các nước EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản, các nước thuộc khối Asean…
Trong thời gian qua, mạng lưới ngân hàng đại lý của NHNo&PTNT Việt Nam tuy đã phát triển nhưng vẫn còn hạn chế về số lượng cũng như chất lượng. Nhiều giao dịch chuyển tiền của ngân hàng vẫn còn phải qua ngân hàng trung gian gây mất thời gian và mất một khoản phí, không những thế đôi khi còn gặp rủi ro khi ngân hàng trung gian cố tình không thanh toán hoặc chậm trễ thanh toán.
- Tiến hành cải cách trong biểu phí các dịch vụ thanh toán quốc tế.
Biểu phí mà NHNo&PTNT Việt Nam áp dụng đối với các chi nhánh hiện nay khá cạnh tranh so với các ngân hàng thương mại khác. Tuy nhiên biểu phí của NHNo&PTNT Việt Nam áp dụng lại khá cứng nhắc và thiếu tính linh hoạt. Chính vì vậy, NHNo&PTNT Việt Nam nên cải cách biểu phí