II. Kế toán thành phẩm ,tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp
3. Thủ tục nhập xuất kho thành phẩm và chứng từ kế toán.
ở công ty việc hạch toán ban đầu về nhập xuất kho thành phẩm sử dụng các loại chứng từ sau :
• Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho đợc lập khi sản phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ mà bị khách hàng trả lại công ty chấp nhận nhập lại kho .
Hàng ngày khi sản phẩm sản xuất xong đợc phòng KCS kiểm tra chất l- ợng, quy cách, chủng loại, khối lợng .sau đó sẽ đ… a nhập kho. Việc nhập kho thành phẩm do trởng ca sản xuất thực hiện sau mỗi ca sản xuất và khi đó thủ kho sẽ căn cứ vào khối lợng thành phẩm ,tiến hành kiểm tra tính pháp lý của từng hộp thành phẩm sau đó nhập kho. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ
kho ghi vào sổ nhập kho để theo dõi tình hình nhập của thành phẩm về mặt số lợng. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên :
Liên 1:Do phòng kinh doanh giữ theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm.
Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ lập sổ nhập kho và chuyển sang phong kế toán ghi sổ sách .
Liên3 :Bộ phận sản xuất giữ để đối chiếu .
Khi có trờng hợp nhập kho do khách hàng trả lại căn cứ vào thành phẩm do khách hàng trả lại, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên .
Liên 1:Lu phòng kinh doanh . Liên 2:Thủ kho giữ .
Liên 3 :Lu phòng kế toán .
Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm sau đó lu giữ chứng từ ở tập riêng .
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà địa chỉ :25 –Trơng Định –Hà Nội
Phiếu nhập kho Số :1102 Ngày 08 tháng4 năm 2006
Họ tên ngờigiao hàng :Nguyễn Thanh Tùng Bộ phận :xí nghiệp kẹo chew
Nhập tại kho :
STT Tên nhãn hiệu quy
cách TP Mã số ĐVT Theo Số lợng CT Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 kẹo chewtaro gối Kg 1580 1580 20205 31923900
2 kẹo chew đậu đỏ Kg 2000 2000 20200 40400000
3 kẹo chew nhân bắp Kg 1800 1800 20210 36378000
4 kẹo chew nho đen Kg 2050 2050 22325 45766250
….. … … …. … …. …
Cộng 7430 7430 154468150
Nhập, ngày 08 tháng 4 năm 2006
Cộng tiền bằng chữ :một trăm năm mơi t triệu bốn trăm sáu mơi tám ngàn một trăm năm mơi đồng .
Ngời lập thủ kho kế toán trởng thủ trởng đơn vị (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký tên ,đóng dấu )
•Phiếu xuất kho .
Phiếu xuất kho đợc dùng để theo dõi chặt chẽ số lợng thành phẩm xuất kho cho những mục đích khác nhau của đơn vị nh xuất bán hay xuất tái chế .
Phiếu xuất kho đợc lập tại phòng kinh doanh và lập làm 3liên. Liên 1:Phòng kinh doanh giữ .
Liên 2 :Thủ kho giữ làm căn cứ ghi sổ xuất kho và chuyển sang phòng kế toán ghi sổ .
Liên 3 :Giao cho khách hàng .
Phiếu xuất kho phải ghi rõ về số phiếu, ngày thánag, lý do xuất, tên sản phẩm, số lợng, ..và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan. Do đơn vị tính giá xuất kho thành phẩm theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên trong kỳ các phiếu xuất chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng mà cha ghi cột đơn giá ,thành tiền .
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà . địa chỉ :25-Trơng Định-Hà Nội
Phiếu xuất kho số :02451 Ngày 05 tháng 4 năm 2006
Họ tên ngời giao hàng :Hoàng Trung Thông Bộ phận :xí nghệp kẹo chew
Lý do xuất :xuất bán Xuất tại kho :
STT Tên nhãn hiệu quy
cách sản phẩm Mã số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 kẹo chew taro gối Kg 30 30
2 kẹo chew đậu đỏ Kg 20 20
3 kẹo chew nho đen Kg 35 35
4 kẹo chew nhân bắp Kg 50 50
Cộng 135 135
Xuất ,ngày 05 tháng 4 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng phụ trách cung tiêu ngời nhận thủ kho (ký ,họ tên) (ký họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký tên)
• Hoá đơn giá trị gia tăng
Hàng ngaỳ khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm sẽ đến phòng kinh doanh làm thủ tục mua hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét yêu cầu của khách hàng, kiểm tra số lợng thành phẩm tồn kho và thoả thuận với khách hàng về các phơng thức vận chuyển, thanh toán ..Nếu hai bên chấp nhận việc mua bán phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng trong đó nêu đầy đủ các thông tin nh :họ tên địa chỉ khách hàng ,hình thức thanh toán, số lợng, đơn giá ,thành tiền của từng loại thành phẩm bán ra ,tổng cộng tiền hàng ,tiền thuế GTGT và cộng tiền thanh toán .Trờng hợp khách hàng thanh toán chậm thì phòng kinh doanh phải đối chiếu số d của khách hàng xem đã vợt định mức cho phép cha ,sau đó mới lập hoá đơn GTGT.Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên
Liên 1: Lu phòng kinh doanh Liên 2: Giao khách hàng
Liên 3: Lu phòng tài vụ để ghi sổ kế toán .
Hoá đơn GTGTlà căn cứ để xuất hàng và vận chuyển hàng ra khỏi doanh nghiệp, là căn cứ xá định doanh thu tính thu nhập chịu thuế đồng thời là căn cứ hợp pháp để vận chuyển hàng trên đờng.
Hoá đơn giá tri gia tăng Số :1856 (liên 2:giao khách hàng )
Ngày 05 tháng 4 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ :25-Trơng Định –Hà Nội
Điện thoại : mã số : Họ tên ngời mua hàng : Nguyễn Hoài Nam Địa chỉ :Thanh Xuân –Hà Nội
Hình thức thanh toán :tiền mặt
STT Tên hàng hoá ,dịch
vụ ĐVT Số lợng đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 kẹo chew taro gối Kg 30 24500 735000
2 kẹo cứng nhân dứa Kg 20 19750 395000
3 Bánh quy dừa Kg 35 21300 745500
4 kẹo cà phê kg 50 16500 825000
Cộng tiền hàng 2700500 Thuế suất GTGT:10% 270050 Tổng cộng tiền thanh toán 2970550 Số tiền (bằng chữ ):hai triệu chín trăm bấy mơi nghìn năm trămnăm mơi đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (ký ,họ tên) (ký,họ tên) (ký ,họ tên)
4. Kế toán thành phẩm
4.1.Kế toán chi tiết thành phẩm .
Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đợc thực hiện theo phơng pháp thẻ song song .
Sơ đồ hạch
Ghi chú:
ở kho :Thủ kho không sử dụng thẻ kho mà hàng ngày thủ kho tiến hành ghi sổ nhập kho ,sổ xuất kho để theo dõi tình hình N-X-Tthành phẩm theo chỉ tiêu số lợng .
- Cơ sở ghi sổ nhập kho: là các phiếu nhập kho .
-Cách ghi sổ nhập kho :Sổ nhập kho đợc mở cho từng loại bánh kẹo theo từng phân xởng sản xuất nhằm theo dõi số lợng các thành phẩm nhập kho.
- Kết cấu sổ gồm :cột ngày nhập ,tên ngời nhập ,số phiếu nhập và từng loại thành phẩm . Sổ nhập kho thành phẩm Sổ hoặc thẻ chi tiết thành phẩm Bảng tổng hợp N-X-T thành phẩm Kế toán tổng hợp Sổ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Tháng 4 năm2006
Số PN Ngày nhập Tên ngời nhập
kẹo chew taro gối kẹo chewđậu đỏ kẹo chew nho đen kẹo chew nhân bắp kẹo chew nhân cam 02/4 Hoa 1580 2000 2050 1800 1450 04/4 Lan 2415 1500 2020 2200 1650 08/4 Hùng 2015 1800 2000 2500 1800 … …. …. …. …. …. …. …. Cộng 38725 36952 40120 20150 32145
- Cơ sở ghi sổ xuất kho :là các chứng từ phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng
- Kết cấu của sổ nhập kho gồm: cột số phiếu xuất, ngày xuất, và từng loại bánh kẹo.
- Cách ghi sổ : Sổ này đợc mở cho từng loại thnàh phẩm theo từng phân xởng, bộ phận sản xuất để theo dõi tình hình xuất kho của thành phẩm về chỉ tiêu số lợng
Sổ xuất kho thành phẩm
Tháng 4 năm 2006 Số PX Ngày xuất kẹo chew
tarogối kẹo chew đậu đỏ kẹo chew nho đen kẹo chew nhân bắp kẹo chew nhân cam 03/4 1500 2000 2100 1450 1500 06/4 1800 2165 2115 1875 1455 07/4 2000 2050 1850 2200 1755 Cộng 40115 37950 40520 35465 30000
Đối với trờng hợp nhập lại hoặc xuất tái chế, thủ kho chỉ lu giữ chứng từ không tiến hành ghi sổ .Cuối tháng cộng số lợng thành phẩm nhập lại hoặc tái xuất trên các chứng từ đã lu lấy số tổng cộng ghi vào báo cáo kho thành phẩm
•ở phòng kế toán :Thành phẩm đợc theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị.
Kế toán thành phẩm ở công ty sử dụng sổ chi tiết,báo cáo N-X-T thành phẩm, để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm trong kỳ .
+ Sổ chi tiết thành phẩm :Đợc mở theo từng kho, từng thứ thành phẩm
+ Căn cứ để lập sổ chi tiết : Là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tập hợp tình hình nhập xuất kho thành phẩm sau đó tính ra số tồn kho trên sổ chi tiết .Nội dung tình hình nhập xuất tồn kho mỗi loại bánh kẹo đợc lập trên một trang sổ và các loại bánh kẹo của một kho đợc tổng hợp trong một quyển .
Phơng pháp lập :hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng .Cuối tháng khi bộ phận kế toán giá thành gửi bảng tính giá thành kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phần nhập theo chỉ tiêu giá trị .Đồng thời kế toán cũng ghi vào sổ chi tiết thành phẩm phần xuất theo chỉ tiêu giá trị sau khi tính giá thành phẩm xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền .
Sổ chi tiết thành phẩm
Tháng 4 năm 2006
Tên thành phẩm :kẹo chew taro gối
đơn vị tính :kg Chứng từ Diễn
giải đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT SDđầu tháng 20450 8400 171780000 1102 2/4 Nhập kho 20205 1580 31923900 2012 2/4 Xuất bán 1500 30370500 Xuất bán 1800 36444600 Nhập kho 20205 2415 48795075 Xuấtbán 2000 40494000 … … … …. … … … … Cộng PS 20247 (đgx) 40215 812544075 44150 893905050 Tồn 4465 894419025 4.2. Kế toán tổng hợp thành phẩm
Để theo dõi tình hình biến động thành phẩm kế toán sử dụng tài khoản 155:’’thành phẩm “
Quy trình hạch toán .
Khi các bộ phận sản xuất ở phân xởng mang thành phẩm nhập kho kế toán ghi
Nợ TK155 : giá trị thực tế thành phẩm nhập kho Có TK154:
Xuất kho bán sản phẩm cho khách hàng hay biếu tặng cán bộ công nhânviên trong công ty nhân dịp lễ tết .
Nợ TK632 giá vốn của số hàng xuất bán . Có TK155
Trờng hợp khách hàng trả lại hàng ,công ty đồng ý nhập kho Nợ TK155giá vốn của số hàng trả lại .
Có TK 632
Phát hiện thừa khi kiểm kê
Nợ TK155: giá tri thành phẩm thừa Có TK632:thừa trong định mức
Có TK3381 :thừa cha rõ nguyên nhân . Kiểm kê phát hiện thiếu
Nợ TK1381:giá trị hang thiếu cha rõ nguyên nhân . Nợ TK632 :thiếu trong định mức .
Có TK155:giá trị thành phẩm thiếu
Sổ kế toán sử dụng theo dõi tổng hợp thành phẩm là bảng kê 8(báo cáo nhập –xuất –tồn thành phẩm )và sổ cái TK155.
Cơ sở lập bảng kê 8:là các phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho ,hoá đơn GTGT , sổ chi tiết thành phẩm .
Phơng pháp lập:
Báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm đợc mở theo dõi tình hình nhập – xuất –tồn kho của các loại thành phẩm ,mỗi loại thành phẩm ghi một dòng
Cột số d đầu kỳ căn cứ vào số d cuối kỳ của báo cáo N-X-T thành phẩm kỳ trớc .
Cột nhập –xuất căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm .
Cột số d cuối kỳ =SDđầu kỳ +nhập trong kỳ –xuất trong kỳ . Sauđó số liệu tổng hợp sẽ đợc sử dụng để ghi vào sổ cái TK155.
Sổ cái tk155 Tháng 4 năm 2006 Số d đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, đối ứng nợ tài TK này …. Tháng3 Tháng 4 …. Cộng -154 12965070750 -632 14887500 Cộng phát sinh nợ 12979958250 Cộng phát sinh có 13265738214 Số d cuối tháng [nợ Có 450760780 164980816 Ngày 30 tháng 4 năm 2006 Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(ký ,họ tên) (ký họ tên)