1. Sự cần thiết và nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm
1.2Yêu cầu của việc hoàn thiện
Hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, nhng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp lại diễn ra rất khẩn tr- ơng nên chắc chắn còn có nhiều khiếm khuyết và có những quy trình cha hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán Doanh nghiệp đợc xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế đã không lờng hết đợc. Thêm nữa khi áp dụng vào từng mô hình Doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp, có nh thế thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Doanh nghiệp.
Do đặc thù của các loại hình Doanh nghiệp sản xuất là sản xuất và kinh doanh của mặt hàng tiêu dùng không những chỉ phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc mà còn cho xuất khẩu cho nên vấn đề tiêu thụ sản phẩm là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh đợc quá trình tiêu thụ thì đồng nghĩa với việc doanh số bán ra tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện có nghĩa là Doanh nghiệp đang trên đà phát triển và ngợc lại. Để thực hiện đợc mục tiêu cuối cùng của Doanh nghiệp là có lãi và đạt đợc những yêu cầu, nhiệm vụ đã đặt ra thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phải đợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện.
Để việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm đạt hiệu quả thì phải đảm bảo đợc những yêu cầu cơ bản sau:
* Yêu cầu phù hợp.
Do mỗi Doanh nghiệp có các loại hình hoạt động đặc điểm tổ chức quản lý tổ chức kinh doanh riêng cũng nh yêu cầu quản lý riêng nên mỗi Doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với chế độ hiện hành, với đặc điểm của Doanh nghiệp.
Yêu cầu phù hợp còn đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Vì thế khi hoàn thiện chúng ta cần đảm bảo cho doanh thu nào, chi phí đó...
* Yêu cầu thống nhất.
Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kế toán quốc dân cũng nh trong Doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán đợc thực hiện đầy đủ và đứng đắn trong Doanh nghiệp.
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo Công ty đến cơ sở, Doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nớc ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
Nh vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt nh: về đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao TSCĐ, thống nhất về sử dụng tài khoản, về nội dung, tên gọi và mẫu sổ.... Trong Doanh nghiệp còn có chú ý đến sự thống nhất về việc sử dụng tài khoản, sổ kế toán giữa đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc.
* Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả.
Doanh nghiệp nào bỏ vốn ra kinh doanh đều mong muốn đồng vốn của mình đợc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao. Mục đích cuối cùng của mọi hoạt động kinh doanh là lợi nhuận thu về cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất mà việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cũng không nằm ngoài mục đích đó. Một mặt hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm giúp kế toán giảm nhẹ công việc tổ chức, xử lý, ghi chép, lu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tài sản tiền vốn của Doanh nghiệp.
* Yêu cầu chính xác và kịp thời.
Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo phục vụ công tác quản lý Doanh nghiệp. Do
vậy kế toán tiêu thụ cần phải đợc tổ chức, trang bị và ứng dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, ghi chép và xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bớc cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
1.3 Nội dung của việc hoàn thiện
1.3.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu
Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán ban đầu, lập và luân chuyển, xử lý chứng từ khoa học, hợp lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp đều phải đợc lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi đối tợng ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời, đúng theo quy định về nội dung và phơng pháp lập.
Hoàn thiện hạch toán ban đầu đối với quá trình tiêu thụ thành phẩm bao gồm việc hoàn thiện từ các chứng từ bán hàng cho đến các chứng từ thanh toán với khách hàng. Chứng từ bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT (đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), Hoá đơn bán hàng (đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp), Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.... Chứng từ thanh toán với khách hàng bao gồm: Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của Ngân hàng và một số các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ. Với mỗi một nghiệp vụ bán buôn hay bán lẻ thì kế toán tiêu thụ cần phải viết ngay hoá đơn GTGT kèm theo vì đây chính là căn cứ dùng để xuất hàng giao cho khách hàng, thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán. Tại các Doanh nghiệp sản xuất do tính phức tạp của công tác kế toán cũng nh số lợng các loại thành phẩm, hàng hoá xuất bán là rất nhiều nên chăng khi xuất hàng ngoài phiếu xuất kho thì kế toán tiêu thụ cũng nên viết hoá đơn GTGT đính kèm theo có nh vậy mới theo dõi đợc sự biến động của từng chủng loại hàng hoá cũng nh doanh số bán ra.
Đối với mỗi nghiệp vụ kế toán tiêu thụ xảy ra chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực,
đầy đủ các nội dung, gạch bỏ phần để trống, không đợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Khi lập các chứng từ thanh toán thì bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho...) và ghi rõ trên chứng từ thanh toán số hoá đơn hay số phiếu của chứng từ gốc. ở các Doanh nghiệp sản xuất khi có hình thức bán hàng đại lý hay bán lẻ tại các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm...thì chứng từ ban đầu là bảng kê bán lẻ, bảng thanh toán hàng đại lý phải phản ánh đợc đầy đủ các nội dung: Số lợng hàng bán, đơn giá bán và tổng cộng số tiền thu đợc. Trong trờng hợp có những mặt hàng tiêu thụ đặc biệt thì trên các bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung cần phản ánh nhng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
Mỗi Doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng nh tình hình thực tế về nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm mà lựa chọn và sử dụng chứng từ ban đầu cho phù hợp. Đây cũng là lý do mà biện pháp hoàn thiện tại mỗi Doanh nghiệp là khác nhau. Nhng dù có hoàn thiện nh thế nào thì vẫn phải căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán ban đầu do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mà Doanh nghiệp chọn mẫu chứng từ cho thích hợp. Doanh nghiệp phải xây dựng con đờng vận động của chứng từ một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi sổ kế toán, hớng dẫn quy định việc ghi chép vào các mẫu chứng từ rõ ràng, đầy đủ đúng theo hớng dẫn của Bộ Tài chính.
1.3.2 Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất vào quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm.
Hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/01/1995 áp dụng thống nhất cho tất cả các Doanh nghiệp thuộc mọi lính vực, mọi thành phần kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp hiện hành bao gồm 74 tài khoản đợc chia làm 9 loại và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Nhà nớc
quy định việc mở cũng nh nội dung phản ánh kết cấu và phơng pháp ghi chép của từng tài khoản nhằm đảm baỏ tính thống nhất của việc ghi chép sổ kế toán cũng nh cho việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên các Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các phơng thức tiêu thụ mà Doanh nghiệp đang sử dụng để nghiên cứu, vận dụng các tài khoản cần thiết vào hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cho phù hợp, sao cho việc hạch toán luôn bám sát tình hình thực tế, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh tế của Nhà nớc và của đơn vị đề ra.
Trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm các tài khoản đợc sử dụng phải đảm bảo cung cấp đợc những thông tin tổng hợp và chi tiết về các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn, công nợ và thanh toán, thuế nộp Ngân sách Nhà nớc.... Mỗi Doanh nghiệp tuỳ thuộc vào sự vận động và yêu cầu quản lý của nghiệp vụ kế toán tiêu thụ thành phẩm mà mở thêm các tài khoản chi tiết (cấp 3, cấp 4...) cho từng đối tợng thành phẩm. Cụ thể kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm có thể mở thêm các tài khoản chi tiết cho các tài khoản sau:
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Trong đó chi tiết cho tài khoản 511:
+ Tài khoản 5111: Doanh thu bán thành phẩm + Tài khoản 5112: Doanh thu bán phế liệu + Tài khoản 5113: Doanh thu bán đại lý ...
- Tài khoản 155: Thành phẩm
Trong đó chi tiết cho tài khoản 155: + Tài khoản 1551: Thành phẩm
+ Tài khoản 1552: Thành phẩm - cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm
- Tài khoản 641: Chi phí bán hàng
Trong đó chi tiết cho tài khoản 641 + Tài khoản 6411: Chi phí bán hàng
+ Tài khoản 6412: Chi phí bán hàng - cửa hàng gửi đại lý bán Ngoài ra có thể mở chi tiết cho các tài khoản: 111, 131...
1.3.3 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ kế toán theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định.
Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán nói chung và hệ thống sổ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm nói riêng đòi hỏi phải đổi mới và hoàn thiện từ sổ kế toán chi tiết cho đến sổ kế toán tổng hợp.
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các loại sổ: Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ tổng hợp khác. Các loại sổ kế toán tổng hợp khác đợc mở tuỳ theo đặc điểm, điều kiện sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
Bên cạnh việc hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp thì còn phải hoàn thiện sổ kế toán chi tiết vì có hoàn thiện đợc nh vậy mới giúp cho việc hạch toán kết hợp giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết có hiệu quả. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm, kế toán có thể mở sổ chi tiết cho từng loại thành phẩm, từng đối tợng khách hàng, từng địa điểm kinh doanh...để theo dõi sát sao tình hình bán hàng cũng nh doanh số thu về.
Cụ thể kế toán tiêu thụ thành phẩm nên mở các loại sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng”, Sổ chi tiết tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” mở chi tiết cho từng loại thành phẩm, bán thành phẩm và nội dung trên sổ chi tiết TK 632 phải phản ánh đợc đầy đủ 2 cột giá hạch toán, giá thực tế một cách rõ ràng. Sổ chi tiết tài khoản 131 - “Phải thu của khách hàng” nên mở riêng biệt cho từng đối tợng khách hàng để đáp ứng cho việc theo dõi tình hình công nợ của mỗi khách hàng trong kỳ kế toán. Ngoài hệ thống sổ chi tiết thì hệ thống sổ cái cũng cần mở cụ thể cho từng đối tợng theo sổ chi tiết nh: Sổ cái TK
5111, 5112, 5113, 131, 632, 3331. Việc ghi chép, trình tự kế toán, số liệu giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái hay sổ tổng hợp phải khớp với nhau, phải phản ánh đợc đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có làm nh vậy mới đáp ứng đợc cho việc theo dõi hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Vì vậy có thể nói rằng hoàn thiện và tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là việc làm hết sức cần thiết. Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ kế toán đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý.
1.3.4 ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm.
Việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ trong Doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán.
Đối với công tác quản lý, hoàn thiện quá trình này sẽ giúp đơn vị quản lý chặt chẽ hơn hoạt động tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, tránh thất thoát và thiếu hụt tiền hàng. Từ việc quản lý tốt, Doanh nghiệp sẽ giảm đợc chi phí, xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, thực hiện đúng và đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
Đối với công tác kế toán, quá trình hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ sẽ tạo điều kiện giúp kế toán dễ dàng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nâng cao đợc tính pháp lý, tính chính xác của thông tin kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu, theo dõi kịp thời tình hình tiêu thụ thành phẩm. Đồng thời nó đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin có độ chính xác, tin cậy cao cho các nhà quản lý. giúp các nhà quản lý phân tích, đánh giá và đa ra các quyết định, điều chỉnh cần thiết điều hành hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.