* Do khối lợng công tác kế toán phát sinh nhiều và liên tục cho nên Phòng Tài chính - kế toán áp dụng kế toán máy để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán vào mạng và phản ánh trên chứng từ ghi sổ trên máy (đây là cơ sở dữ liệu cho toàn bộ hệ thống kế toán). Từ cơ sở dữ liệu này kế toán phần hành sẽ lập sổ chi tiết và kế toán tổng hợp sẽ lập lại sổ cái mà không phải ghi chép lại nghiệp vụ. Đến cuối kỳ kế toán tổng hợp lập các báo cáo.
Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên ngoài việc sản xuất và tiêu thụ các thành phẩm mà công ty sản xuất ra Công ty còn kinh doanh một số mặt hàng thơng mại. Do vậy việc hạch toán doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm: Doanh thu bán thành phẩm, doanh thu bán hàng hóa, doanh thu xuất khẩu và doanh thu tiêu thụ nội bộ
Việc kế toán doanh thu bán thành phẩm, doanh thu bán hàng hóa và các doanh thu khác là các phần hành tơng tự nhau chỉ khác việc phân loại tài sản:
- Doanh thu bán hàng hóa: TK 51120000 - Doanh thu xuất khẩu: TK 51130000 - Doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 51220000
Việc hạch toán chi tiết bán hàng đợc Công ty thực hiện đồng thời song song với kế toán tổng hợp, đảm bảo cho Công ty quản lý một cách chặt chẽ quy trình bán hàng từ việc giao hàng, đòi nợ đến việc thu tiền.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghi vào Chứng từ ghi sổ trên máy để có Nhật ký tài khoản (TK 511). Sổ Nhật ký tài khoản này đợc mở chung cho toàn bộ sản phẩm phản ánh doanh thu bán hàng đợc khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Các số liệu đợc ghi chép theo trình tự thời gian.
Khi khách hàng mua sản phẩm của Công ty, phòng kế hoạch lập hóa đơn GTGT, khi khách hàng thanh toán ngay lập 3 liên .Việc lập hóa đơn phải đợc ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định và ghi rõ: Giá bán (cha có thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT , tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT)
• Tổng hợp khách hàng mua trả tiền ngay bằng tiền mặt
Ngày 06/01/2004
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Ngày : 06/01/2004 Số: X001- N
Ngời nhận: Ngô Trung Hà
Lý do xuất: Xuất hàng cho XNSX chế biến xuất ăn Nội Bài
Xuất tại kho : Anh Viện STT Mã
HH Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tinh Số lợng Đơn giá Thành tiền
A A B C 1 2 2
1 Đĩa giả sứ M1 (L2) cái 500
2 Chum giả sứ M2 (L2) cái 180
3 Khay M2 nhựa cái 2.000
4 Nắp hộp xanh cái 1.000
6 Hộp ăn nóng hạng Y (Đáy + nắp) Hộp 1.000
7 Cốc nhựa cao (Ly VN) cái 10.000
8 Que khuấy cái 1.000
Cộng tiền hàng 0 0
Số tiền ghi bằng chữ : Không đồng
Ngời nhận hàng Thủ kho Phòng TCKT Giám đốc
Lập hoá đơn GTGT
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Liên 1: Lu
Ngày 06 tháng 1 năm 2004
Mẫu số: 01 GTKT-3LL HE/2003B
0099523
Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa cao cấp Hàng không
Địa chỉ: Khu sân bay Gia Lâm
Số tài khoản: 710A00044 CNNHCT Chơng Dơng
Điện thoại: 04. 8733179 MS: Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: XN SX chế biến suất ăn Nội Bài
Địa chỉ: Sân bay Nội bài
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặ MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tinh Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 2
1 Đĩa giả sứ M1 (L2) cái 500 4.727,27 2.363.635
2 Chum giả sứ M2 (L2) cái 180 2.727,27 490.909
3 Khay M2 nhựa cái 2.000 454,55 909.100
4 Nắp hộp xanh cái 1.000 1.818,18 1.818.180
5 Đáy hộp nhựa xanh cái 1.000 2.272,73 2.272.730
6 Hộp ăn nóng hạng Y (Đáy + nắp) Hộp 1.000 1.818,18 1.818.180
7 Cốc nhựa cao (Ly VN) cái 10.000 409,09 4.090.900
8 Que khuấy cái 1.000 200,00 200.000
Cộng tiền hàng 13.963.634
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.396.366
Tổng cộng tiền thanh toán 15.360.000
Số tiền viết bằng chữ: Mời lăm triệu ba trăm sáu mơi ngàn đồng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi thanh toán tiền hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán thành phẩm theo giá bán của Công ty, kế toán tiến hành lập chứng từ. Phiếu thu đợc lập để thu tiền của thành phẩm đã xuất kho cho khách hàng.
Liên 1: Lu tại gốc
Liên 2: Kế toán doanh thu giữ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Công ty Nhựa cao cấp hàng không
Phiếu thu tiền mặt
Ngày 06/01/2004
Số phiếu: TH 0020/1 TK ghi Nợ: 11110000 TK ghi Có: 13110000 Họ và tên ngời nộp: Anh Lợi
Địa chỉ: Xí nghiệp sản xuất chế biến suất ăn Nội Bài Lý do nộp tiền: Mua hàng
Số tiền: 15.360.000 đồng
Viết bằng chữ: Mời lăm triệu ba trăm sáu mơi ngàn đồng chẵn. Kèm theo: Hóa đơn số 0099523 chứng từ gốc.
Phiếu thu phải đợc ký xác nhận của kế toán trởng hoặc nhân viên trong phòng kế toán ký và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trớc khi ký tên.
Hàng ngày căn cứ vào liên 1 (Hoá đơn GTGT) ở trên, Kế toán doanh thu phân loại theo đơn vị khách hàng và vào Chứng từ ghi sổ trên máy theo quy trình tổ chức nh sau: Chứng từ kế toán (Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán (Bảng tổng hợp Vào “Chứng từ ghi sổ” trên mạng Vào “Chứng từ ghi sổ” trên mạng Xử lý dữ liệu trên máy Xử lý dữ liệu trên máy Kết quả xử lý: - NKTK - Sổ tổng hợp - Báo cáo KT Kết quả xử lý: - NKTK - Sổ tổng hợp - Báo cáo KT
Chứng từ ghi sổ Số 0040 kỳ 01/2004 Ngày 06/01/2004 Chứng từ gốc Nội dung Kỳ PS Tài khoản Số Kỳ Nợ Có HĐ 01 Xuất bán hàng cho XN SX chế biến xuất ăn Nội bài
01 11110000 33311000 51110000 15.360.000 1.396.366 13.963.634 Cộng 15.360.000
- Việc bán thành phẩm, hàng hóa có thể đợc thu tiền ngay hay thu tiền sau từ khách hàng hoặc khách hàng đặt trớc tiền hàng.
• Đối với trờng hợp thanh toán qua Ngân hàng
Doanh thu bán hàng đợc phản ánh đồng thời với việc thu tiền hàng. Kế toán doanh thu căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo có của Ngân hàng , ủy nhiệm chi kế toán vào chứng từ ghi sổ trên máy tính giống nh nghiệp vụ ở trên.
Mã KS: NKHK 1021 Lệnh chuyển có
Loại giao dịch: Giá trị thấp
Số hiệu giao dịch: 06100081
Ngân hàng gửi: NHNT Viet Name
Ngân hàng nhận: NHCT Chi nhánh Chơng dơng Hà Nội
Số bút toán: 000012
Ngày, giờ lập:20/03/2004 - 11:01:45
Ngày, giờ nhận: 02/01/2004 - 11:17:38
Mã NH: 1020302 TK Nợ
Mã NH: 10201077 TK Có
Ngời phát lệnh: Hãng hàng không quốc gia Việt Nam
Địa chỉ/số CMND: Số 1- Quang trung-TP Hà Nội
Tài khoản: 710A.00157 Tại NH: 10203021 - NHNT Viet Nam
Ngời nhận lệnh: Cty nhua cao cấp Hang khong
Địa chỉ/số CMND:
Tài khoản: 710A00044 Tại NH: 10201077 - NHCT Chi Nhanh Chuong Duong Ha Noi
Nội dung: Thanh toán tiền dụng cụ PVHK
Số tiền bằng số: 58.800.000
Số tiền bằng chữ: (Năm mơi tám triệu tám trăm ngàn đồng chẵn)
Kế toán Kiểm soát Chủ tài khoản
Căn cứ vào Giấy báo có ở trên kế toán vào chứng từ ghi sổ trên máy tính nh sau:
Chứng từ ghi sổ Số 206 kỳ 01/2004
Ngày 20 tháng 03 năm 2004
Chứng từ gốc Nội dung Kỳ
PS
Tài khoản Số tiền
Số Kỳ Nợ Có 101 01 Thu tiền hàng, dụng cụ PVHK theo HĐ số 0011336 của VPKVMN 01 11212300 51110002 33311000 58.800.000 52.727.000 5.273.000 Cộng 58.800.000
* Đối với trờng hợp bán hàng chịu (thanh toán sau)
Kế toán cũng căn cứ vào hóa đơn GTGT và giấy nợ của khách hàng để phản ánh doanh thu bán hàng chịu vào chứng từ ghi sổ trên máy.
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Liên 3: Nội bộ
Ngày 06 tháng 01 năm 2004
Mẫu số: 01 GTKT-3LL EM/2003B
0099524
Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa cao cấp Hàng không
Địa chỉ: Khu sân bay Gia Lâm
Số tài khoản: 710A00044 CNNHCT Chơng Dơng
Điện thoại: 04. 8733179 MS: Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Nguyễn thị Giang
Địa chỉ: 25- Hàng Chiếu- Hà nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tinh Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 2
1 Cốc nhựa cao (Ly VN) Cái 2000 381,82 7.036.400
Cộng tiền hàng 7.636.400
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 763.600
Tổng cộng tiền thanh toán 8.400.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệi bốn trăm ngàn đồng chẵn
...
Căn cứ vào HĐ GTGT ở trên kế toán vào chứng từ ghi sổ trên máy tính nh sau:
Chứng từ ghi sổ Số 108 kỳ 01/2004
Ngày 06 tháng 01 năm 2004
Chứng từ gốc Nội dung Kỳ
PS
Tài khoản Số tiền
Số Kỳ Nợ Có 106 01 Bán hàng cho Chị Giang – 25 Hàng Chiếu 01 1311000 51110002 33311000 8.400.000 7.636.400 763.400
Cộng 8.400.000
• Đối với trờng hợp đặt trớc tiền hàng
Cũng tơng tự nh trên, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và giấy đặt trớc tiền hàng của khách để phản ánh doanh thu vào Chứng từ ghi sổ trên máy.
Hàng tháng, quý, năm khi phải làm sổ sách báo cáo thì kế toán phần hành sẽ kiểm tra và in các sổ chi tiết còn kế toán tổng hợp sẽ lập các Sổ Cái tổng hợp và các báo cáo tài chính theo quy định.
Tổng Công ty Hàng không Việt Nam
Công ty Nhựa cao cấp Hàng không Nhật ký tài khoản
Tài khoản 51110000 - Doanh thu Bán thành phẩm Từ ngày 01/01/2003 đến 31/03/2004
Ngày Số CT TK ĐƯ Nợ Có Diễn giải
01/01/2004 99481 131110000 3.381.821 Xuất bán hàng cho Công ty Bánh kẹo Thủ đô
01/01/2004 99482 131110000 9.272.000 Xuất bán cho Công ty LD Hải Hà - Kotobuki
01/01/2004 99483 131110000 2.700.000 Xuất bán cho Công ty TMSX Minh Châu
02/01/2004 99484 131110000 6.300.000 Xuất bán cho Công ty Bánh kẹo Hải Châu
02/01/2004 99485 131110000 10.454.540 Xuất bán cho Công ty LD Hải Hà - Kotobuki
02/01/2004 99486` 131110000 52.727.000 VPKVMB
……… ……… ……….. ………. ……….. 06/01/2004 99523 131110000 13963634 Xuất bán cho XNSX Chế
biến xuất ăn Nội Bài
06/01/2004 99524 131110000 7.636.400 Xuất bán cho Chị Giang – 25-Hàng Chiếu –HN
………. ……… ………….. ……….. ……….. 31/01/2004 99848 131110000 12.100.000 Xuất bán cho công ty Bánh
kẹo Hải Châu
31/01/2004 99849 131110000 16.000.000 Xuất bán cho Pacific Airlines
01/02/2004 99850 131110000 8.318.000 Xuất bán hàng cho Bánh kẹo Hải Châu
... ... ... ... ...
12/03/2004 11336 131110000 76.364.400 VPKVMN
30/03/2004 01986 131110000 9.388.249 Xuất bán đề xê cho Kiều Ngọc Khuyến
30/03/2004 01987 131110000 9.578.400 Xuất bán cho Công ty Bánh kẹo Hải Châu
31/03/2004 01988 131110000 12.134.000 Xuất bán cho Bóng đèn Rạng Đông
Cộng 6.615.497.110
Hàng tháng ngoài việc lập các sổ chi tiết, nhật ký tài khoản kế toán doanh thu bán hàng còn phải lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
* ở Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không, ngoài việc tiêu thụ sản phẩm ở thị trờng trong nớc, Công ty còn mở rộng mạng lới tiêu thụ sản phẩm nớc ngoài nh các nớc: Australia, Mông Cổ, Lào, Singapore... Đây cũng là mục tiêu, chiến lợc lâu dài của Công ty nhằm tăng tính cạnh tranh và khẳng định thơng hiệu Aplaco (Công ty Nhựa Cao cấp Hàng Không) trên cả thị trờng nội địa và quốc tế.
Với những khách hàng thờng xuyên và quen thuộc của Công ty nh các Công ty Takachi, Công ty Wanderpark development L.td, Công ty Star Branding, Công ty Tailored Packagiang DTY Ltd... đã mang lại 6.763.617.238 đồng cho Công ty năm 2003. Dự kiến trong các năm tiếp theo Doanh thu xuất khẩu có đợc từ những Công ty nớc ngoài này còn tăng cao hơn nữa.
Do có đủ khả năng tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng, am hiểu đối tác và am hiểu thị trờng cũng nh mặt hàng xuất khẩu nên Công ty tiến hành xuất khẩu theo phơng thức trực tiếp (trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán...)
Thời điểm để kế toán ghi chép hàng hoàn thành xuất khẩu là thời điểm hàng hóa đã hoàn thành thủ tục hải quan, xếp lên phơng tiện vận chuyển và đã rời biên giới.
* Các nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty đợc hạch toán nh sau:
Ngày 15/03/2003 Công ty xuất kho lô hàng cốc PS3 xuất khẩu theo giá thành hàng bán là: 65.000.000, giá bán là 9,388.80 USD, tỷ giá 1 USD = 15.050 VNĐ.
Kế toán định khoản nghiệp vụ:
Nợ TK 15710000 65.000.000 Có TK 15510000 65.000.000 Sau đó vào Chứng từ ghi sổ trên máy
Chứng từ ghi sổ Số 515 kỳ 03/2004
Ngày 15 tháng 03 năm 2004
Chứng từ gốc Nội dung Kỳ
PS
Tài khoản Số tiền
Số Kỳ Nợ Có BL/04 04 Xuất hàng XK cốc PS3 04 15710000 15510000 65.000.000 65.000.000 Cộng 65.000.000
Có Chứng từ gốc kem theo (Invoice, hoá đơn giá trị gia tăng)
Vietnam airlines corporation
Aviation high-grade plastic company
Add: GiaLam airport - Hà Nội, Việt Nam.
Tel: 8.271.376 - 8.732.470 - 8.733.179. Fax: 8.730.769 E-mail: aplaco@fpt.vn - aplaco1@fpt.vn
Quality management system ISO 9001-2000
Commercial invoice
Shipper/exporter:
Aviation high grade plastic company Add: Gia lam airport - hanoi, vietnam.
Invoice no & date
12/NHK
Dated: 15/03/2003 Consignee:
Tailored packaging pty ltd Suite c7 – c8
Purchase order no: 10840 Dated: 17/02/2003
Second flor plaza building Sydney markets nsw 2129 Australia
Notify party:
The same as consignee
Other references: Port of loading
Haiphong port
Port of discharge
Brisbane port Terms of delivery & payment
Cif brisbane/ d/p 20 days after bill of lading date
Vessel / flight Sailing on / about
CODE Decription
of goods
quantity Unit Price
(USD/CTN) Total amount (USD) Plc06 60z white ps cups 2172 CTNs(1000pcs/ctn) 4.40 9,358.00 Total 9,358.00
Say: United States Dollars nine thousand three hundred fiftyeight and cent eighty only. The above price is understood to be CIF BRISBANE
SIGNED BY: ...
NGUYEN DUC SON DEPUTY DIRECTIOR
Ngày 16 tháng 04 năm 2003 hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan, xếp dỡ lên tàu đúng hạn và tàu rời bến. Tỷ giá thực tế 1USD = 15.481,1 VNĐ
Kế toán phản ánh tiếp nghiệp vụ này vào chứng từ ghi sổ trên máy.
Chứng từ ghi sổ
Ngày 15 tháng 03 năm 2004
Chứng từ gốc Nội dung Kỳ
PS
Tài khoản Số tiền
Số Kỳ Nợ Có BC12 04 Xuất hàng XK cốc PS3 04 63210000 15710000 65.000.000 65.000.000 Cộng 65.000.000
Doanh thu hàng xuất khẩu cốc PS3 13110000 51130000 144.912.510 144.912.510 Cộng 144.912.510
- Kế toán không phản ánh thuế hàng xuất khẩu vì tất cả các mặt hàng xuất khẩu của công ty đều không phải chịu thuế xuất khẩu (Theo qui định của nhà nớc về các mặt hàng đợc miễn , giảm thuế xuất khẩu năm 2003)
Hóa đơn
Giá trị gia tăng
Liên 3: Nội bộ
Ngày tháng năm 2004
Mẫu số: 01 GTKT-3LL HE/2003B
0001402
Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa cao cấp Hàng không
Địa chỉ: Khu sân bay Gia Lâm
Số tài khoản: 710A00044 CNNHCT Chơng Dơng
Điện thoại: 04. 8733179 MS: Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Tailox lored Packaging PTY Ltd
Địa chỉ: Bris hane Australia
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: D/P at sight MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tinh Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 2
1 Cốc PS3 xuất khẩu CXK/01/03 cái 2.127.000 68,13 144.912.510
Cộng tiền hàng 144.912.510
Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán 144.912.510
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mơi bốn triệu chín trăm mời hai ngàn năm trăm mời nghìn đồng