II- Tình hình thựctế công tác kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ ở xí nghiệp môI trờng đô thị số
Phiếu lĩnh vật t
Số 102 1kg đợc... SP số Hợp đồng sản xuất số: 55/CKDV Tên: Thép L40*40*4*6000 Số lợng chính: 68 Bù sản xuất hỏng: 7 Lu chuyển.. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Để sản xuất: Xe gom rác XG97 Cộng: 75 Ngày 05/ 03/ 2002 Thủ kho Ngời nhận Phòng vật t
6 Thủ tục xuất vật t của xí nghiệp dùng cho sản xuất nh sau:
Hàng tháng bộ phận sản xuất - kỹ thuật căn cứ vào kế hoạch sản xuất và bảng “Hệ thống định mức vật t ” làm “giấy đề nghị xuất vật liệu định mức theo sản phẩm ” (Phiếu định mức) để trình với giám đốc ký duyệt sau đó chuyển giấy này xuống phân xởng sản xuất. Phiếu định mức thể hiện mức vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu xuất dùng cho mỗi loại hàng.
Quản đốc phân xởng lên phòng vật t xin lĩnh vật t theo định mức. Phòng vật t dựa và số liệu trên phiếu định mức và xem xét trên thẻ kho số hiện có trong kho để lập “ Phiếu lĩnh vật t ”. Phiếu đợc làm thành 2 liên, 1 liên lu lại phòng vật t, 1 liên để quản lý phân xởng để thu kho xuất kho và ký nhận vào phía lĩnh vật t. Định kỳ kế toán vật t xuống kho nhận các phiếu lĩnh vật t cùng các phiếu nhập kho để vào sổ chi tiết.
Nếu đã cấp theo dùng định mức mà phân xởng sản xuất vẫn cần thêm thì phải làm tờ trình nên giám đốc duyêt sau đó mới đợc lĩnh
Để mua đợc phế liệu của xí nghiệp thì ngời mua phải viết giấy xin mua trìh lên Giám đốc ký duyệt. Sau đó ngời mua mang giấy này đến phòng vật t , ở đây cán bộ vật t viết phiếu xuất phế liệu .
Mặt khác xí nghiệp còn tổ chức việc cân hàng hoá cho khách hàng mua .Phải có mặt đại diện của phòng ban nghiệp vụ nh : Phòng vật t , Phòng tài vụ , Thủ kho đồng thời lập biên bản bán hàng.
Sau khi phế liệu đợc giao đầy đủ cho mgời mua theo số lợng mà Giám đốc đã ký duyệt . Kế toám thanh toán sẽ nhận 1 liên phiếu xuất vật liệu -công cụ dụng cụ và viết phiếu thu nhận tiền hàng.
3-Kế toán chi tiết Vật liệu - Công cụ dụng cụ.
Xí nghiệp Môi tờng đô thị số 1 dùng phơng pháp “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán chi tiết vật liệu -công cụ dụng cụ . Công việc này đợc tiến hành tại kho và cả bộ phận kế toán , ở kho chỉ theo dõi về mặt số lợng, còn bộ phận kế toán theo dõi cả số lợng và giá cả của vật t.
3.1-Kế toán Vật liệu - Công cụ dụng cụ tại kho.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập , phiếu xuất (ở trên) để tính ra số tồn kho bằng việc ghi vào thẻ kho . Định kỳ 5 -> 7 ngày ,thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập , phiếu xuất cho kế toán vật t.
Tại đây thủ kho có nhiệm vụ phải bảo quản toàn bộ số lợng của từng loại vật t để kịp thừi cấp pháp cgo phân xởng và các đơn vị khác trong Xí nghiệp khi cần
Mẫu số 06 - VT ban hành
Theo số 1141 - TC/QD/CĐKT
Tên kho : Vật liệu chính Ngày 01/11/1995
Bộ tài chính UQ/97
Tờ 28 Ngày lập 30/03/2002.
Tên nhãn hiệu quy cách vật t : Thép L 40*40*4*6000
Đơn vị tính: Kg Mã số :
S
T Chứng từ Diễn giảI Số lợng
Số hiệu Ngày N-X Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu kỳ 130 1 178 1/3 Ông Long 1.306 2 120 5/3 Ông Huy 650 Cộng 306 650 86 .
3.2-Kế toán Vật liệu - Công cụ dụng cụ tại phòng kế toán .
Định kỳ , kế toán vật t xuống kho lây chứng từ nhập , xuất , kho vật t để căn cứ ghi vào ssổ đối chiếu luân chuyển . Sổ này mở để ghi chép Nhập - Xuất - Tồn của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho cho cả năm .Ngoài ra trớc khi vào sổ đối chiếu luân chuyển phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu -công cụ dụng cụ và bảng tổng hựp nhập ,xuất vật liệu -công cụ dụng cụ và sổ tồn kho.
Đơn vị : Xí nghiệp MôI trờng Bảng kê nhập - xuất - tồn Đô thị số 1- Hà Nội vl-ccdc
Tháng 03/2002.
Tên vật liệu : Thép L40*40*4*6000
Đơn vị tính : Kg.
Ngày Số PN Số PX Diễn giảI Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 130 1/3/02 178 Ông Long 1.306 5/3/02 120 Ông Huy 650 Cộng 1306 650 786
Tại Xí nghiệp Môi tờng đô thị số 1 , kế toán vật liệu -công cụ dụng cụ sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho để lập “Bảng tổng hợp nhập vât t” và “Bảng tổng hợp xuất vật t”.
Từ cột “ngày tháng” đến cột “đơn vị tính “ : Kế toán căn cứ vào các phần tơng ứng trên các phiếu nhập kho để ghi .
7 Căn cứ cột còn lại (phần ghi có các Tài khoản liên quan)
8 Căn cứ vào dòng “ Ghi có các Tài khoản ” đến phiếu nhập kho tơng ứng với tài khoản nào thì ghi số liệu từ cột “thành tiền” trên phiếu nhập vào cột ghi có tài khoản đó trên “ Bảng kê tổng hợp”.
* Cách ghi “Bảng tổng hợp xuất vật t “nh sau :
- Từ cột “Ngày,tháng” đến cột “Đơn vị tính” kế toán căn cứ vào các số liệu tơng ứng trên các phiếu xuất để ghi
- Phần ghi có tài khoản 152 (152.1 , 152.2 , 152.3 , 152.4) kế toán căn cứ vào các cột “ Số lợng “ và “ Thành tiền ” trên các phiếu xuất kho loại vật t
* Cách ghi cụ thể của “Bảng tổng hợp nhập vật liệu -công cụ dụng cụ “ nh sau : Từ cột “ Ngày tháng” cho đến cột “ Đơn vị tính “ kế toán sẽ dựa trên cơ sở các phần tơng ứng trên các phiếu nhập kho để ghi .
+ Phần ghi nợ tài khoản 152 (152.1 , 152.2 , 152.3 , 125.4 ), tài khoản 153 kế toán sẽ căn cứ vào cột “Số lợng “ và cột “Thành tiền” trên các phiếu nhập kho loại vật t tơng ứng để ghi .
+ Phần ghi có các cột tài khoản liên quan nh ( 621.1 , 621.2 , 624 , 627 , 641 ) kế toán căn cứ vào mục đích sử dụng vật t để ghi . Vật liệu - Công cụ dụng cụ sử dụng cho đối tợng nào thì kế toán sẽ ghi giá trị của chúng xuất ra sử dụng cào cột ghi nợ tài khoản tơng ứng lên “Bảng tổng hợp xuất Vật liệu - Công cụ dụng cụ . Đến cuối tháng ,kế toán mở sổ tồn kho , căn cứ vào phần tồn cuối tháng trên các sổ đối chiếu luân chuyển để ghi số còn lại của từng thứ vật liệu -công cụ dụng cụ theo từng kho cho cả năm, công việc này đợc kế toán ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng và đợc theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị .
Mặt khác, các sổ tồn kho , Sổ đối chiếu luân chuyển , bảng tổng hợp nhập- xuất đợc dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu với các bộ phận khác (ở kho và ở các bộ phận vật t). Nếu có sai lệch về giá trị thì phải tìm hiểu rõ nguyên nhânkịp thời để điều chỉnh . Còn các bảng tổng hợp nhập , xuất vật t sẽ đợc chuyển sang kế toán tổng hợp sẽ lập chứng từ ghi sổ và ghi vào nhật ký sổ cái.
Căn cứ vào số liệu của các phiếu nhập , xuất , bảng kê nhập xuất , bảng tổng hợp nhập xuất và sổ tồn kho vật liệu -công cụ dụng cụ , kế toán lập sổ đối chiếu luân chuyển.
Sơ đồ : hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ
dụng cụ ở xí nghiệp môi trờng đô thị số1
Phiếu nhập kho (1) Thẻ kho (1) Phiếu xuất (2) (2)
Bảng tổng hợp (5) Bảng tổng hợp
nhập (4) (4) xuất
(3) (3) Sổ đối chiếu luân
chuyển
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Chú thích : 1,2,3 : Ghi hàng ngày . 4 : Ghi cuối ngày