- Chứng từ ghi sổ:
3.2. Tình hình thực hiện kế toán huy động các tổ chức cá nhân trong nước tại ch
nhánh An Giang :
3.2.1. Văn bản, hồ sơ thực hiện công tác huy động vốn tại ngân hàng TMCP Sài Gòn :
3.2.1.1.Văn bản thực hiện công tác huy động vốn tại SCB AG
Sau khi Luật Ngân hàng Nhà nước và Luật tổ chức tín dụng ra đời có hiệu lực thi hành từ ngày 1/10/2002 đã mở ra một bước ngoặt mới cho hoạt động ngân hàng. Đây là môi trường pháp lí cho hoạt động ngân hàng đảm bảo an toàn.
Căn cứ Nghị định số 49/2000/NĐ-CP ngày 12/9/2000 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương mại;
Căn cứ Nghị định số 64/2001/NĐ-CP ngày 20/09/2001 của Chính phủ về hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
Căn cứ Quyết định số 1284/2002/QĐ-NHNN ngày 21/11/2002 của Thống đốc NHNN ban hành Quy chế mở và sử dụng tài khoản tiền gửi tại NHNN và Tổ chức tín dụng.
Căn cứ điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng TMCP Sài Gòn ban hành kèm theo Quyết định số 335/QĐ-NHNN ngày 08/04/2003 của Thống Đốc Ngân hàng Nhà nước;
Căn cứ nội dung Nghị quyết 1 – Biên bản tổng hợp ý kiến biểu quyết bằng văn bản xác định quyết định của HĐQT số 97/BB/SCB-HĐQT.08 ngày 19/11/2008 về việc chấp thuận ban hành về việc huy động vốn.
Và theo đề nghị của Khối tiền gửi và dịch vụ phi tín dụng đã ban hành kèm theo Quyết định “ Quy định mở và sử dụng tài khoản tiền gửi của khách hàng “ tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn, Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 15/12/2008.
Với văn bản này, qui định mới nhất trong giai đoạn hiện nay, Ngân hàng TMCP Sài Gòn – chi nhánh AG đang dần thích ứng và triển khai áp dụng thật tốt góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của ngân hàng.
3.2.2.2. Hồ sơ mở tài khoản tiền gửi của khách hàng tại SCB AG :
¾ Đối với Tổ chức gồm các giấy tờ chính sau :
- Các giấy tờ chứng minh việc tổ chức được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật;
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của Chủ Tài khoản, Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán ( nếu có ).
- Các giấy tờ có liên quan khác theo quy định của pháp luật.
¾ Đối với Đồng chủ Tài khoản gồm các giấy tờ chính sau :
- Giấy đề nghị mở Tài khoản Đồng chủ tài khoản;
- Các giấy tờ chứng minh việc các tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật ( nếu là tổ chức ).
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của người dại diện cho Tổ chức tham gia tài khoản Đồng chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán ( nếu có ).
- Văn bản thỏa thuận ( hợp đồng ) quản lý và sử dụng tài khoản chung của các Đồng chủ tài khoản.
- Các giấy tờ có liên quan khác theo quy định của pháp luật.
¾ Đối với cá nhân gồm các giấy tờ chính sau :
- Giấy đề nghị mở Tài khoản;
- Giấy tờ chứng minh/nhận dạng nhân thân Chủ tài khoản.
- Các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện, Người giám hộ hợp pháp cuả Người chưa thành niên, Người mất năng lực hành vi dân sự, Người hạn chế năng lực hành vi dân sự ( nếu có ).
- Các giấy tờ có liên quan khác theo quy định của pháp luật.
Ngoài các giấy tờ chính quy định trên, để phục vụ yêu cầu và đặc thù hoạt động của SCB từng thời kỳ, SCB có quyền yêu cầu khách hàng cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết khác bổ sung cho Hồ sơ mở Tài khoản. Các yêu cầu này sẽ được công khai và có hướng dẫn cụ thể phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
Các giấy tờ trong bộ Hồ sơ mở Tài khoản có thể là bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan cấp bản chính hoặc có công chứng, chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bản sao có xác nhận của SCB sau khi đã đối chiếu với bản chính. Các yếu tố kê khai trong bộ hồ sơ mở Tài khoản phải chính xác, đúng sự thật. Khách hàng phải chịu trách nhiệm về các yếu tố đã đăng ký trong Hồ sơ mở Tài khoản thông báo ngay với SCB nếu có thay đổi các yếu tố trong hồ sơ mở Tài khoản.
Tổ chức - Giấy đề nghị mở Tài khoản; - Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân, đại diện hợp pháp chủ Tài khoản. - Các giấy tờ khác có liên Đồng chủ Tài khoản Cá nhân quan. Hình 3.5 : SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TÓM TẮT HỒ SƠ MỞ TÀI KHOẢN CỦA KHÁCH HÀNG
3.2.2. Kế toán nghiệp vụ huy động vốn tổ chức cá nhân trong nước của ngân hàng. hàng.
3.2.2.1. Nguyên tắc kế toán :
¾ Khi hạch toán trên tài khoản tiền gửi phải đảm bảo tính cân đối của tài khoản giữa Nợ và Có. Để đảm bảo nguyên tắc này mọi giao dịch phải được cập nhật và cân đối ngay từ giao dịch viên kế toán sổ phụ.
¾ GDV mở tài khoản mới cho khách hàng không kiêm nhiệm việc ghi chép vào sổ tài khoản chi trả tiền, nhận tiền…để tránh việc mở tài khoản không có thực.
¾ Tiền lãi tiền gửi được chi trả theo thực tế phát sinh. Trong trường hợp có trích trước tiền lãi phải trả vào chi phí ( Lãi cộng dồn dự trả trên tài khoản tiền gửi ) đối với các tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, cần phải quan tâm đến thời hạn trích trước ( của năm tài chính ) và theo dõi thời hạn rút tiền của khách hàng để tính toán tiền lãi thực trả cho chính xác. Chi phí trả lãi được hạch toán tuân thủ nguyên tắc phù hợp. Trường hợp trả lãi khi đáo hạn và kỳ trả lãi bao gồm nhiều kỳ hạch toán thì định kỳ ngân hàng phải tính lãi phải trả từng kỳ ghi nhận vào chi phí.
¾ Tất cả các số phát sinh bị từ chối cần được xử lý như các số phát sinh ngoại lệ, có nghĩa là khi có những số phát sinh bị từ chối phải xem xét và đưa ra các quyết định xử lý tùy theo tình huống riêng biệt sao cho phù hợp ( Ví dụ :
một khách hàng tư chối thanh toán do nghi ngờ ngân hàng tính sai phí, hoặc thanh toán sai một tờ séc…). Kế toán viên cần phải kiểm tra lại nguyên nhân dẫn đến việc “ từ chối “ và xử lý nghiệp vụ theo nguyên nhân gây ra sai sót.
3.2.2.2. Quy trình thủ tục các sản phẩm tiền gửi :
a.Quy trình tiền gửi : Quy trình tiền gửi được thiết lập ở mỗi ngân hàng hay bộ phận giao dịch tiền gửi là có thể khác nhau tùy theo cách thức tổ chức của mỗi ngân hàng, nhưng việc thiết lập quy trình tiền gửi phải đạt được yêu cầu kiểm soát được tất cả các nghiệp vụ phát sinh dù nó được ghi chép bằng tay, bằng máy hay bằng hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
b.Quy trình thủ tục :
• Đối với khách hàng là cá nhân ( TGTK, TGTT )
• Quy trình gửi tiền tiết kiệm :
Đối với khách hàng chưa có CIF ( Mã số khách hàng ) tại ngân hàng thì ngân hàng hướng dẫn khách hàng điền vào giấy đăng ký mở tài khoản tài khoản. Sau đó thực hiện theo các bước giống như khách hàng đã mở CIF tại ngân hàng.
Cách thực hiện :
- GDV đưa cho khách hàng phiếu gửi tài khoản được in theo mẫu của ngân hàng, khách hàng điền vào, sau đó GDV in ra làm 2 liên, trong đó một liên giao cho khách hàng, liên còn lại GDV giữ.
- Sau đó GDV đưa cho khách hàng tờ giấy bảng kê nộp tiền, khách hàng kê tiền vào bảng kê.
- Trường hợp khách hàng có nhu cầu rút tiền thì GDV đưa cho khách hàng giấy ngân hàng chi ra ( màu xanh ).
- Nếu khách hàng có nhu cầu gửi tiền thì ngân hàng đưa cho khách hàng giấy nộp tiền vào ngân hàng ( màu đỏ ).
- Căn cứ vào bảng kê nộp tiền của khách hàng, GDV tiến hành việc nhận tiền. Sau khi đã kiểm đếm đủ, GDV nhập giao dịch nộp tiền vào hệ thống, chuyển màn hình và chứng từ cho kiếm soát viên để kiểm tra và phê duyệt. - Kiếm soát viên phê duyệt :
Kiểm soát viên kiểm tra thông tin trên hệ thống và chứng từ + Nếu khớp đúng thì kiếm soát viên sẽ phê duyệt màn hình.
+ Nếu không khớp đúng thì kiếm soát viên không phê duyệt màn hình và chuyển lại chứng từ cho GDV. Sau khi thông tin đã được điều chỉnh chính xác, kiểm soát viên sẽ phê duyệt màn hình, sau khi kiểm soát viên phê duyệt thì hệ thống sẽ tự động cập nhật giao dịch.
- In thẻ tiết kiệm :
+ Sau khi kiểm soát viên phê duyệt màn hình xong, GDV sẽ vào hệ thống Smarbank để in thẻ tiết kiệm.Thẻ tiết kiệm gồm 2 mặt :
o Mặt bên trong gồm : các thông tin liên quan đến khách hàng ( tên khách hàng, tên tài khoản ).
o Mặt bên ngoài gồm : thông tin về số dư, kỳ hạn gửi, loại tiền, ngày đáo hạn của thẻ, phương thức trả lãi…Kiểm soát viên ký duyệt trên chứng từ bao gồm : bảng kê nộp tiền,thẻ tài khoản. Chuyển thẻ tiết kiệm sang Lãnh đạo phòng ký duyệt phát hành thẻ tiết kiệm.
- Lãnh đạo phòng phê duyệt ( Trưởng phòng )
Trưởng phòng kiểm tra thông tin và ký tên lên mặt ngoài của Thẻ tiết kiệm, chuyển trả lại cho GDV.
- GDV lưu chứng từ, kết thúc giao dịch.
GDV giao cho khách hàng liên 2, biên lai nộp tiền và thẻ tiết kiệm. Chứng từ bao gồm phiếu hạch toán và phiếu nộp tiền được lưu theo bảng liệt kê chứng từ phát sinh hàng ngày của từng GDV. Bảng kê nộp tiền lưu riêng theo từng tháng. Kết thúc giao dịch.
• Quy trình tiền gửi thanh toán :
Đối với việc thanh toán bằng thẻ :
- Khách hàng là cá nhân chỉ cần mang đến ngân hàng giấy chứng minh nhân dân,sau đó GDV đưa cho khách hàng mẫu giấy đăng ký mở tài khoản, khách hàng điền vào đầy đủ thông tin trên giấy đăng ký. Kế đó, GDV sẽ đem giấy CMND của khách hàng đi photo, sau đó gửi trả lại cho khách hàng, kẹp bản sao CMND cùng với giấy mở tài khoản. Kết thúc quy trình,trong vòng 5-7 ngày khách hàng có thể đến nhận thẻ của mình.
- Khách hàng là doanh nghiệp thì ngân hàng yêu cầu xuất trình những giấy tờ sau : Bản sao ( có thị thực ) Giấy phép đăng ký kinh doanh, bản sao ( có thị thực ) Giấy đăng ký mã số thuế, CMND của người đại diện. Các bước tiếp theo thực hiện giống như việc mở tài khoản đối với khách hàng cá nhân.
Đối với việc thanh toán thông qua hình thức ủy nhiệm
chi
- Khách hàng nộp ủy nhiệm chi cho GDV, GDV tiếp nhận chứng từ.Sau đó kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ theo quy định, kiểm tra chữ ký của khách hàng.
- GDV thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống, chuyển màn hình kèm chứng từ cho kiểm soát viên hoặc trưởng phòng phê duyệt trên máy.
là hợp pháp và hợp lệ, đối chiếu dữ liệu trên chứng từ giấy và trên máy khớp đúng thì kiểm soát viên hoặc trưởng phòng thực hiện phê duyệt trên máy.
- GDV thực hiện :
+ In lệnh chuyển tiền đi, phiếu hạch toán ,giấy báo nợ và ký lập phiếu trên chứng từ.
+ Ghi trên phiếu hạch toán số lượng chứng từ gốc kèm theo. + Đóng dấu vào góc phải bên trên Ủy nhiệm chi của khách hàng.
Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang kiểm soát viên hoặc lãnh đạo phòng phê duyệt ký duyệt trên giấy.
- Kiếm soát viên kiểm tra chứng từ, Lệnh chuyển tiền đi và ký duyệt trên các chứng từ giấy. Sau đó, chuyển trả chứng từ cho GDV.
- GDV thực hiện lưu chứng từ theo quy định.
Đối với việc thanh toán thông qua ủy nhiệm thu.
- Khách hàng nộp ủy nhiệm thu kèm hóa đơn chứng từ vào ngân hàng phục vụ mình hoặc ngân hàng phục vụ người trả tiền.
- Kế toán kiểm tra thủ tục lập ủy nhiệm thu, kiểm tra việc người trả tiền và người trả tiền có thỏa thuận thanh toán bằng ủy nhiệm thu, kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền và xử lý :
+ Nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của người trả tiền để chuyển tiền đến ngân hàng phục vụ người thụ hưởng như trường hợp thanh toán lệnh chi.
+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của người trả tiền không đủ khả năng thanh toán thì xử lý: lưu vào hồ sơ ủy nhiệm thu chưa thanh toán và báo cho người trả tiền, người thụ hưởng biết và xử lý gửi trả lại ủy nhiệm thu cho người thụ hưởng ( nếu người thụ hưởng yêu cầu ) hoặc tiếp tục lưu giữ ủy nhiệm thu đến khi người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên ủy nhiệm thu và thực hiện thanh toán theo quy định.
Đối với việc thanh toán thông qua hình thức chuyển tiền :
- Chuyển tiền trong nước cùng hệ thống ( đối với người thụ hưởng ).
+ Thanh toán viên nhận lệnh thanh toán từ khách hàng. Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ theo quy định, kiểm tra chữ ký của khách hàng.
+ Thanh toán viên thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống, chuyển màn hình kèm chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt trên máy.
dịch là hợp pháp và hợp lệ, đối chiếu dữ liệu trên chứng từ giấy và trên máy khớp đúng thì kiểm soát viên thực hiện phê duyệt trên máy.
+ Thanh toán viên in phiếu hạch toán, giấy báo nợ, giấy báo có và ký lập phiếu trên các chứng từ. Thanh toán viên ghi trên phiếu hạch toán số lượng chứng từ gốc kèm theo. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang kiểm soát viên ký duyệt trên chứng từ giấy.
+ Thanh toán viên gửi lại một liên báo nợ giao cho khách hàng, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ rút tiền kèm CMND/hộ chiếu sang Phòng ngân quỹ để chi tiền cho khách hàng.
+ Thủ quỹ thực hiện chi tiền cho khách hàng khi trên chứng từ rút tiền có đủ 2 chữ ký : một của thanh toán viên và một của kiểm soát viên. Phòng ngân quỹ lưu chứng từ theo quy định.
- Chuyển tiền trong nước ngoài hệ thống cho người thụ hưởng . + Theo phương thức thanh toán bù trừ.
o Thanh toán viên nhận lệnh thanh toán từ khách hàng. Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ theo quy định, kiểm tra chữ ký của khách hàng.
o Thanh toán viên thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống, chuyển màn hình kèm chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt trên máy.
o Thanh toán viên thực hiện
Bước 1 : In phiếu hạch toán, giấy báo nợ và ký lập phiếu trên chứng từ.
Bước 2 : Ghi trên phiếu hạch toán số lượng chứng từ gốc kèm theo.
Bước 3 : Đóng dấu “ đã chuyển hóa “ vào gốc phải bên trên Lệnh chi/Ủy nhiệm chi của khách hàng.
o Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang trưởng phòng kiểm tra, ký duyệt trên chứng từ giấy và verify giao dịch. Sau đó chuyển trả chứng từ cho thanh toán viên.
o Thanh toán viên giao chứng từ thanh toán bù trừ cho bộ phận thanh toán liên hàng và thực hiện theo quy định.
- Chuyển tiền ngoài nước :
+ Chuyền tiền từ Việt Nam ra nước ngoài ( trường hợp chuyển tiền du học ).
o Khách hàng làm đơn mua, chuyển ngoại tệ ra nước ngoài ( theo mẫu của SCB ).
o Bản hộ chiếu của du học sinh ( trong trường hợp chuyển tiền học phí ).