1. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán tại công ty cơ khí ô tô 3-2 đã sử dụng những tài khoản sau:
* TK 334 “phải trả người lao động”: dùng để phản ánh các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên, người lao động trong công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
Bên nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh.
Bên có: các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động.
Số dư bên có: các khoản tiền lương, tiền thưởng và khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Trong trường hợp cá biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 được mở chi tiết theo từng đốI tượng, nội dung thanh toán (thanh toán lương và thanh toán khác)
TK 338 “phải trả và phải nộp khác”: dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp khác cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hộI, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hộI, bảo hiểm y tế, doanh thu chưa thực hiện, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án…
TK 338 được chi tiết thành 6 tiểu khoản trong đó có 3 tiểu khoản được sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sau?
- TK 3382: “kinh phí công đoàn”
Bên nợ: chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị hoặc nộp cho công đoàn cấp trên
Bên có: Trích KPCĐ tính vào chi phí SXKD Dư có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi
Dư nợ: KPCĐ vượt chi - TK 3383: “BHXH”
Bên nợ: BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ
Bên có: Trích BHXH vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động
Dư có: BHXH chưa nộp
Dư nợ: BHXH chưa được cấp bù - TK 3384: “BHYT”
Bên nợ: nộp BHYT
Bên có: trích BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động
Dư có: BHYT chưa nộp
• TK 622 ”chi phí nhân công trực tiếp”: là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm
• TK 627 “chi phí sản xuất chung”
• TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”
• TK 641 ”chi phí bán hàng”
2. Chứng từ hạch toán
- Bảng chấm công: theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, làm căn cứ tính trả lương cho người lao động. Mỗi phân xưởng phải lập bảng chấm công hàng tháng do tổ trưởng hoặc người được uỷ quyền chấm công. Cuối tháng người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công. Sau đó chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan khác như giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không lương về bộ phận kế toán để kiểm tra và tính ra ngày công theo từng loại. Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan
- Bảng chấm công làm thêm giờ: theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán với người lao động trong doanh nghiệp.
- Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ dùng để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm cho người lao động, là căn cứ để thống kê về lao động, tiền lương
- Giấy đi đường: làm căn cứ để cán bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí khi về doanh nghiệp. Giấy đi đường cùng với các chứng từ liên quan khác như vé tàu xe, hoá đơn thanh toán tiền phòng nghỉ, nộp cho kế toán để làm thủ tục kế toán.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: đây là căn cứ để lập bảng thanh toán tiền lương, tiền công theo sản phẩm của người lao động, do người giao việc lập thành hai liên, một liên lưu tại nơi giao việc, một liên chuyển đến kế toán tiền lương để tính tiền lương cho người lao động.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: được lập cùng với bảng chấm công làm thêm giờ.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: đây là chứng từ xác định số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng cho các tổ chức liên quan và là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: Tập hợp, phân bổ tiền lương, tiền công, BHXH cho các đối tượng sử dụng lao động