2. Kế toán tiêu thụ hàng NK tại REXCO-CNHN:
2.1.Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
•Chứng từ sử dụng trong kế toán hàng nhập khẩu
- Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là thông tin chung về kết quả nghiệp vụ đó. Đối với DN kinh doanh NK, ngoài các chứng từ như trong DN kinh doanh thương mại nội địa còn có những chứng từ đặc trưng
khác liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương. Căn cứ vào chức năng, nội dung, các chứng từ liên quan đến hoạt động NK được chia thành nhiều loại bao gồm các loại sau:
•Chứng từ ngân hàng:
- Đơn xin mở thư tín dụng (L/C) hàng nhập hoặc lệnh chuyển tiền (nếu thanh toán T/T).
- Vận đơn ngân hàng ký hậu . - Giấy báo nợ, giấy báo có. - Uỷ nhiệm thu
- Nếu NK hàng bằng vay vốn ngân hàng thì bộ chứng từ ngân hàng kèm thêm - Hợp đồng tín dụng.
- Phương án kinh doanh kiêm phương án thanh toán nợ. - Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn.
- Giấy tờ chứng minh tài sản bảo đảm. - Giấy nhận nợ.
•Chứng từ hàng hoá: Là những chứng từ nêu rõ các đặc điểm của hàng hoá, chứng từ loại này do người bán lập và được trao cho người mua khi người mua trả tiền. Các chứng từ này gồm:
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là những chứng từ cơ bản trong thanh toán, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán và là cơ sở để theo dõi việc thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan.
- Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ chi tiết về hàng hoá trong kiện hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Là bảng kê khai hàng hoá trong kiện hàng, được lập khi đóng gói hàng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). - Giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (C/Q).
- Giấy chứng nhận bảo hành (Certificater of Warranty): Là giấy chứng nhận mà nhà cung cấp hàng cấp cho người mua để được quyền bảo hành miễn phí trong thời gian qui định.
- Giấy chứng nhận kiểm tra hàng xuất xưởng (Inspection Certificater):Là giấy xác nhận sự kiểm soát hàng trước khi xuất xưởng.
•Chứng từ vận tải: Là chứng từ xác nhận việc chuyên trở hàng hoá, chứng từ này do người chuyên trở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng. Chứng từ loại này bao gồm:
- Vận đơn đường biển, - Vận đơn đường bộ,
- Vận đơn đường hàng không, - Giấy thông báo hàng đến
•Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm gồm: - Đơn bảo hiểm (Insurance Policy).
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
•Chứng từ hàng tồn kho: Chứng từ hàng tồn kho bao gồm: - Biên lai kho hàng
- Chứng từ lưu kho
•Chứng từ hải quan bao gồm: - Giấy phép XNK,
- Giấy chứng nhận xuất xứ, - Tờ khai hải quan,...
- Biên lai thu lệ phí hải quan, - Thông báo thuế.
•Chứng từ khác:
- Hợp đồng nội, hợp đồng ngoại. - Hoá đơn thương mại (Invoice). - Phiếu thu, phiếu chi.
- Hoá đơn GTGT.
- Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng,….
•Các loại chứng từ trên không nhất thiết phải có đầy đủ khi nhập hàng mà nó tuỳ thuộc số lượng, chủng loại, chất lượng của hàng hoá. Ngoài ra doanh nghiệp kinh doanh NK còn sử dụng các loại chứng từ thông thường khác như: Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi,... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ NK và tiêu thụ hàng hoá trong Công ty như sau:
Sau khi ký kết Hợp đồng nội, Phòng hợp đồng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại và đặt hàng với các hãng nước ngoài. Hợp đồng mua và bán ký kết xong được lưu lại Phòng hợp đồng (01 bộ) và chuyển cho Phòng kế toán (01 bộ).
Tiếp theo kế toán sẽ làm thủ tục thanh toán cho nước ngoài tại ngân hàng và khi nhận được thông báo hàng về của hãng vận chuyển và nhận được bộ chứng từ gốc, Phòng hợp đồng sẽ mở tờ khai hải quan tại cửa khẩu trong hợp đồng và làm thủ tục thông quan. Bộ chứng từ hải quan sau khi thông quan sẽ được chuyển sang cho kế toán bao gồm: Hoá đơn thương mại; Giấy thông báo hàng đến; Vận tải đơn (Bill); Bảng kê đóng gói (Packing list); Chứng từ bảo hiểm (Insurance); Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O); Giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (C/Q); Giấy chứng nhận bảo hành (Certificater of Warranty); Giấy chứng nhận kiểm tra hàng xuất xưởng (Inspection Certificater); Tờ khai hàng hoá NK, biên lai thu lệ phí hải quan, thông báo thuế;... Tùy theo yêu cầu thực hiện hợp đồng mà các bộ phận lập các chứng từ xuất phát như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng,... sau khi đã được ký duyệt và thực hiện sẽ được lưu tại kế toán phần hành liên quan. Các chứng từ còn lại như phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT... sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp trên cơ sở số liệu của các kế toán phần hành khác chuyển đến tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Định kỳ theo qui định, kế toán
tổng hợp tiến hành chiết xuất và in các báo cáo có liên quan trình Giám đốc Công ty và Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt.
Xin đưa ra một ví dụ về cả quá trình NK hàng và tiêu thụ hàng NK tại REXCO- CNHN để minh hoạ:
- Ngày 28/2/2008 ký hợp đồng bán hàng số 294/HĐKT giữa REXCO-CNHN và Cty CP Kinh Doanh Phát Triển Nhà & Đô Thị có giá trị 29,000 USD, cung cấp thang máy. - Ngày 14/3/2008 ký hợp đồng mua hàng số Chengdu-REX/180-08 giữa REXCO- CNHN và Hãng Chengdu Zhenkang Chemicals Co., LTD, tổng giá trị 18,400 USD theo giá FOB
- Ngày 10/3/2008 nhận được giấy báo có số tiền đặt cọc 20% của HĐ 294/HĐKT là 5,800 USD, tỷ giá 15.920.
- Ngày 12/3/2008 làm thủ tục chuyển tiền hàng trả Hãng Chengdu 18,400 USD theo tỷ giá 15.930.
- Ngày 15/3/2008 REXCO-CNHN ký hợp đồng vận chuyển hàng từ Hàn quốc về Việt nam với Công ty PHILI ORIENT LINES VIETNAM trị giá 780 USD tỷ giá 15.922, thanh toán sau.
- Ngày 17/3/2008 mua bảo hiểm với hãng PIJICO để bảo hiểm lô hàng trên, Tổng phí bảo hiểm là 44,53USD đã bao gồm VAT 10%. Nhận hoá đơn và thanh toán ngay bằng tiền mặt, tỷ giá 15.925.
- Ngày 15/5/2008 thanh toán cước vận chuyển quốc tế bằng tiền mặt, tỷ giá 15.927. - Ngày 16/5/2008 nhân viên Nguyễn Đình Thăng tạm ứng đi lấy hàng số tiền 50.000.000VNĐ.
- Ngày 17/5/2008 mở tờ khai hải quan tại Hải phòng, nộp các lệ phí HQ 30.000 VNĐ, Nộp thuế tổng số: 47.475.000 VNĐ trong đó thuế NK là 30.628.521 VNĐ; thuế GTGT hàng NK là 16.845.687 VNĐ, phí lưu kho, CP khác 500.000 VNĐ, thanh toán bằng tạm ứng của nhân viên Nguyễn Đình Thăng.
- Ngày 18/5/2008 thuê xe vận chuyển hàng của công ty TNHH vận tải Hoa Lư về công ty hết 10.500.000 VNĐ đã bao gồm VAT 5%
- Ngày 19/5/2008 kiểm tra hàng hóa và làm thủ tục nhập kho. Nhận hoá đơn vận chuyển nội địa và trả tiền Công ty Hoa Lư bằng tiền mặt.
- Ngày 23/5/2008 Xuất kho hàng lắp đặt cho khách hàng.
- Ngày 27/5/2008 Ký biên bản nghiệm thu hàng hoá, xuất hoá đơn bán hàng cho bên mua với tỷ giá 15.940
- Ngày 29/5/2008 Khách hàng phát hiện một số phụ kiện không được như thoả thuận ban đầu nên yêu cầu giảm giá hàng bán 550 USD, tỷ giá 15940. REXCO-CNHN chấp nhận giảm giá hàng bán 550 USD, bên A chấp nhận thanh toán.
- Ngày 31/5/2008 nhận được thông báo có của Ngân hàng số tiền thanh toán của người mua là 21.227,50 USD, Bên A giữ lại 5% giá trị HĐ bảo hành sau 1 năm thanh toán nốt tương đương 1.422,50 USD, tỷ giá 15.945.