b, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn vận chuyển thẳng.
4.6.1.3.Khuyến khích thanh toán nhanh:
Trong quá trính bán hàng thì cửa hàng nên có chính sách chiết khấu cho những khách hàng thanh toán cho cửa hàng trớc thời hạn (trên cơ sở tính toán giữa số chiết khấu bỏ ra và lợi ích từ việc thanh toán của khách hàng cho cửa hàng đem lại) từ đó làm tăng vòng quay các khoản phải thu tạo nguồn vốn kịp thời cho thanh toán nợ phải trả.
Đối với hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp cửa hàng nên thanh toán các khoản nợ phải trả trớc thời hạn cho nhà cung cấp khi có tiền nhàn rỗi để có thể nhận tiền chiết khấu từ phía nhà cung cấp hay ít ra cũng làm tăng vị thế của cửa hàng trên thị trờng.
4.6.2. Khai thác sử dụng hợp lý các nguồn vốn.
Vốn kinh doanh của cửa hành đợc bù đắp từ nhiều nguồn vốn khác nhau. Vốn tự có của cửa hàng càng nhiều thì cửa hàng sẽ hạn chế đợc số vốn vay nh vậy sẽ tiết kiệm đợc một khoản trả lãi tiền vay, tiết kiệm chi phí vay vốn, tăng đợc lợi nhuận cho cửa hàng.
Nếu nguồn vốn tự có cha đáp ứng đủ nhu cầu vốn kinh doanh có thể huy động thêm các nguồn vốn bên ngoài trên cơ sở tính u nhợc điểm của từng loại vốn, buộc cửa hàng phải tính toán hiệu quả kinh tế, xem xét kết quả thu đợc có đủ chi phí tiền lãi hay không. Ngoài các khoản bù đắp chi phí, lãi thu đợc bao nhiêu và đIều kiện cho phép nếu hạn chế các khoản vay (nhiều) này.
Vay tín dụng là hình thức huy động vốn chủ yếu mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng, tuy nhiên cửa hàng cần cân nhắc khi quyết định sử dụng tín dụng ngắn hạn hay dài hạn. Rủi ro liên quan tới các khoản đầu t bằng tín dụng nhìn chung cao hơn những rủi ro gắn liền vơí việc sử dụng các nguồn tín dụng dài hạn bởi tỉ lệ lãi suất ngắn hạn hay thay đổi nhiều hơn lãI suất dài hạn. Hơn nữa, bằng cách sử dụng nợ dài hạn cửa hàng có thể cố định các chi phí trả lãi trong suốt thời gian vay mợn. Trái lại, việc sử dụng nợ ngắn hạn kéo theo một nhu cầu phải thờng xuyên tái tài trợ với những tỉ lệ lãi suất có thể dao động rất lớn và phải chịu chi phí huy động nợ.
4.6.3. Huy động và tranh thủ các nguồn huy động ngắn hạn.
Các nguồn tài trợ ngắn hạn là khoản tiền mà doanh nghiệp sử dụng phải hoàn trả trong thời hạn 1 năm kể từ ngày nhận tiền.
Các khoản tài trợ này gần các khoản tín dụng thơng mại mà cửa hàng nhận đợc từ nhà cung cấp khi mua các loạt hàng hoá dới hình thức mua chịu, mua bằng tiền ký quỹ. Ngoài ra nó còn bao gồm tiền đặt của khách hàng để mua hàng hoá dịch vụ theo hợp đồng và những khoản tiền vay ngắn hạn do các tổ chức tài trợ. Đồng thời nó cũng bao gồm các khoản nợ tích luỹ gồm các loại nợ tiền lơng của nhân viên mà cửa hàng cha trả, nợ tiền thuế đó là nguồn tài…
trợ ngắn hạn không do vay mợn.
Nguồn tài trợ ngắn hạn không do vay mợn là những nguồn ngân quỹ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Các nguồn ngân quỹ này bao gồm các khoản nợ tích luỹ, tín dụng thơng mại và tiền đặt cọc của khách hàng.
Các khoản nợ tích luỹ này tự phát thay đổi cùng với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khi cửa hàng mở rộng hoạt động các khoản nợ này cũng tự tăng lên và ngợc lại.
Các nguồn kinh phí này là những hình thức tài trợ “ miễn phí” bởi lẽ doanh nghiệp, có thể sử dụng tiền mà không phả trả lãi do đến ngày thanh toán. Tuy nhiên phạm vi ứng dụng các khoản nợ tích luỹ là có giới hạn. Tín dụng tiền mặt là một nguồn tài trợ ngắn hạn, quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Không giống nh các khoản nợ tích luỹ, tín dụng tiền mặt rất linh động về thời hạn thanh toán cũng nh các điều kiện chiết khấu hay quy mô tài trợ.
4.7. Đánh giá thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại cửa hàng
Sau thời gian thực tập, nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng cuả cửa hàng, đề tài đ- a ra một số đánh giá về thực trạng công tác nh sau:
4.7.1. Ưu điểm
Tại cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng Võ công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại cửa hàng đi vào nề nếp khá ổn định, đội ngũ kế toán đã đóng góp to lớn vào sự phát triển của cửa hàng, công tác tổ chức kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng cao của nền kinh tế.
Trong bộ phận kế toán, các nhân viên đều đợc bố trí một việc cụ thể, không có sự chồng chéo giữa các khâu mà chỉ có sự phối hợp nhịp nhàng tạo thành chuỗi mắt xích liên hoàn giữa các khâu, nhằm cung cấp đầy đủ nhất các thông tin cho ban lãnh đạo cửa hàng để kịp thời chỉ đạo kinh doanh.
Việc tổ chức công tác kế toán tại cửa hàng đảm bảo đợc tính thống nhất về phạm vi, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán đợc phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán.
Mặc dù, cửa hàng có quy mô kinh doanh không lớn nhng số lợng mặt hàng rất phong phú đa dạng, đợc tập trung chủ yếu để bán lẻ tại cửa quầy và bán buôn qua kho, nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quá nhiều, do vậy công tác hạch toán đòi hỏi phải chi tiết cụ thể với hình thức kế toán tập trung thì tất cả các chứng từ đều đợc tập trung về phòng kế toán để kiểm tra hạch toán chi tiết, đIều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát đối chiếu của kế toán tr- ởng và ban lãnh đão cửa hàng. Việc vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ rất phù hợp và thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh, làm cho công việc kế toán không bị dồn dập vào cuối kỳ, mà đợc giàn trải đều trong kỳ nên việc lập báo cáo tài chính tơng đối nhanh chóng.
Chế độ thanh toán của cửa hàng đợc quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý. Quy chế về thanh toán, về kê khai nộp hoá đơn chứng từ đợc đặt ra, thông báo rõ ràng đến từng khách hàng và đợc thực hiện nghiêm túc. Việc đa dạng hoá các hình thức thanh toán, nhanh gọn trong thủ tục đã tạo ra yếu tố thuận lợi cho quá trình thanh toán chỉ trả trong cửa hàng.
Bên cạnh những u đIểm thì công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nói riêng còn có một số hạn chế cần phải hoàn thiện .
4.7.2. Một số tồn tại
- Thứ nhất: Việc bố trí nhân viên kế toán và phân định theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hoá cao cũng có những u và nhợc đIểm khác nhau. Nếu nh tất cả các nhân viên đều làm việc đầy đủ tập trung, liên tục thì hiệu quả làm việc rất cao, nhng nếu có một nhân viên thuộc bộ phận kế toán nào đó nghỉ làm trong một thời gian dài thì công tác kế toán sẽ gặp khó khăn, bởi phần công việc của nhân viên này sẽ bị gián đoạn vì không có ngời thay thế nên buộc nhân viên kế toán ở bộ phận kế toán khác phải kiêm thêm công việc này, nhng do sự chuyên môn hoá quá lâu nên bản thân họ xử lý công việc chậm hơn ảnh hởng đến tiến độ, hiệu quả chung của công việc, thậm chí cón gây nên những thiếu sót không đáng có. Để khắc phục nhợc điểm này cửa hàng nên có sự trao đổi vị trí của từng nhân viên sau một thời gian làm việc, để tránh sự
nhàm chán trong công việc, từ đó có thể phát huy tính sáng tạo của mỗi nhân viên.
- Thứ hai: Về phần hạch toán kế toán.
+ Cửa hàng đã hợp nhất hai khoản mục phí đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành một khoản mục phí, theo dõi chung trên sổ chi tiết tài khoản TK 641, điều này không hợp lý gây khó khăn trong việc quản lý các khoản chi phí phát sinh, không xác định đợc các khoản chi cho hoạt động bán hàng, cho quản lý cửa hàng là bao nhiêu?
+ Đối với các khoản giảm giá hay chiết khấu bán hàng cho khách nhng cửa hàng lại hạch toán khoản chi này vào TK 641 coi đó là chi phí bán hàng, nh vậy đã làm độn thêm số tuyệt đối về chi phí bán hàng, làm sai bản chất của TK 641.
+ Trong bán buôn, cửa hàng đều cho khách hàng nợ lại tiền hàng sau một khoảng thời gian theo sự thoả thuận của hai bên. Đa số khách hàng mua buôn tại cửa hàng đều là những khách hàng quen thuộc, có uy tín trên thị trờng, nên cửa hàng không chú trọng đến việc lập dự phòng cho các khoản nợ thuộc diện phải thu khó đòi, nhất là đối với khách hàng mới hoặc những khách hàng mà xét thấy không có khả năng trả nợ.
Qua việc phân tích, đánh giá những u và nhợc điểm ở trên cho thấy về cơ bản thì công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng cũng đã phát huy hết khả năng của mình để đánh giá thực trạng kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên việc hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán đặc biệt là công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết đối với cửa hàng để góp phần nâng cao chất lợng của toàn bộ công tác kế toán.
4.8. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại cửa hàng Bách Hóa Tổng Hợp Giảng Võ.
Với những kiến thức đã đợc học tập tại trờng và thời gian tìm hiểu thực tế về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng Võ. Tôi xin đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.
các khoản chi phí phục vụ riêng cho quá trình bán hàng. Kế toán nên sử dụng tài khoản TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, dùng để hạch toán toàn bộ các khoản mục chi phí có liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng sẽ đa thẳng vào TK 641 nh là: chi phí bao bì, bao gói, chi phí để dùng dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, và các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến quá trình bán hàng.
- Bán buôn trong nội bộ cửa hàng giữa các cửa hàng nên sử dụng hai TK 512, TK 632.
Trong bán buôn ngoài việc cung cấp hàng hoá cho các bạn hàng ngoài công ty thì cửa hàng còn cung ứng một lợng hàng không nhỏ cho các đơn vị trong nội bộ công ty nh: Bách hóa Khâm Thiên, Trung tâm thơng mại Đinh Tiên Hoàng, Bách hoá Bởi khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng cho các cửa hàng Bách…
hoá trong nội bộ công ty, kế toán thờng theo dõi chung cho cả trờng hợp bán buôn bên ngoài công ty, đều hạch toán vào TK 131, TK 511. Cửa hàng nên theo dõi riêng hai trờng hợp bán buôn này bởi với mỗi trờng hợp bán đó cửa hàng u đãi khác nhau và để thuận tiện theo dõi giữa khoản thu từ phía bạn hàng ngoài cửa hàng và đơn vị trong nội bộ công ty, cửa hàng nên dùng TK 512 (phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ trong công ty) và TK 136 (phải thu nội bộ từ phía các đơn vị trực thuộc công ty).
- Về khoản chiết khấu bán hàng:
Chiết khấu bán hàng là khoản cửa hàng phải trả cho khách thêm, khi họ thanh toán ngay hoặc trớc thời hạn thì cửa hàng u đãi cho khách một khoản chiết khấu (từ 1% đến 3%) cửa hàng đã hạch toán khoản chi này vào TK 641 “chi phí bán hàng” nh vậy là không đúng với quy định (theo thông t của Bộ Tài Chính ban hành) đã quy định khoản chiết khấu này vào TK 635. Trình tự hạch toán nh sau:
Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 3331: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có các TK 111,112…
Đối với hàng hoá cửa hàng đợc trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc hết hạn sử dụng ( tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), cửa hàng không nên hạch toán qua tài khoản 131. Nh vậy sẽ không đúng với quy định của Bộ Tài Chính ban hàng. Kế toán cần phải hạch toán lại nh sau:
Nợ TK 331: Tổng số hàng trả lại
Có TK 156: Số hàng mua trả lại theo giá cha thuế Có TK 1331: Thuế GTGT tính trên số hàng mua trả lại
- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi TK 139.
Đối với cửa hàng thì bán buôn chiếm vai trò khá quan trọng trong khâu tiêu thụ hàng hoá. Cửa hàng thờng phải cho khách nợ tiền hàng, luôn đảm bảo thanh toán các khoản nợ thì cửa hàng không phải lo lắng đến việc thu hồi vốn về, bên cạnh đó cũng có một số khách hàng còn mới lạ đối với cửa hàng, thì khi cho khách nợ cửa hàng phải thận trọng xem xét về tình hình tài chính của khách hàng đó, có khả năng thanh toán các khoản nợ không? Nếu khoản nợ đó đã quá hạn 2 năm hoặc doanh nghiệp đó đang trong tình trọng bị giảI thể, phá sản hoặc bị truy tố trớc pháp luật mặc dù trờng hợp này ít xảy ra nhng khi phát sinh cửa hàng cân lập dự phòng cho các nợ xét thấy thuộc diện khó đòi, mức lập dự phòng cho các khoản nợ xét thấy thuộc diện khó đòi, mức lập dự phòng không quá 25% số nợ phải thu đó.
Phần V: Kết luận
Những năm qua, sự phát triển của nền kinh tế đất nớc đã làm nảy sinh những mối quan hệ kinh tế phức tạp. Sản xuất với thiết bị hiện đại, công nghệ cao đã cung cấp cho xã hội một khối lợng hàng hoá phong phú, đa dạng cả về số lợng và chất lợng.
Có thể nói, lợng hàng cung ứng trên thị trờng nớc ta gần đây là vô cùng nhiều. Do đó, tình hình diễn biến của mối quan hệ cung cầu trên thị trờng là rất phức tạp, từ đó kéo theo nhiều kiểu cách thanh toán giữa các bên mua và bán hàng hoá. Vì vậy, các doanh nghiệp khi tham gia quản lý tốt tình hình công nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau gây mất hiệu quả trong kinh doanh, mặt khác đảm bảo uy tín của mình đối vơí các bạn hàng và các tổ chức khác khi tham gia hoạt động kinh doanh trên thị trờng.
Một trong những công cụ quản lý đắc lực giúp cho tất cả các doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình công nợ của đơn vị mình đó là kế toán. Kế toán sinh ra để giúp mỗi cá nhân khi tham gia kinh doanh luôn nắm vững đợc những gì mình đã có, biết những gì cần phải làm và những gì đã đạt đợc. Nó đã và đang, sẽ luôn là một công cụ quản lý của tất cả các nhà kinh doanh trong mọi lĩnh vực. Các nghiệp vụ thanh toán cũng vậy, nó cần đến kế toán để quản lý từng nghiệp vụ phát sinh, từng hình thức thanh toán, tình hình sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng vốn thông qua xem xét sổ sách kế toán biết đ… ợc doanh nghiệp hoạt động có thực hiện đúng chế độ, chính sách của Nhà nớc quy định hay không.
Trong thời gian thực tập tại cửa hàng, đặc biệt là trong việc nghiên cứu đề tài “ Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ngời bán tại