Theo phơng thức này hàng hoá đợc bán buôn trực tiếp tại kho của cửa hàng, thông thờng cửa hàng giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trớc. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn cứ để cuối tháng kế toán tính và kê khai thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ. Tất cả các trờng hợp bán buôn dù đã thu đợc một phần tiền trớc hoặc cha thu đợc tiền đều phản ánh trên tài khoản 131.
Ví dụ: Ngày 09/01/2002 Xuất kho bán buôn cho Cửa hàng thơng mại dịch vụ thời trang một lô hàng: Giá bán cha thuế 1.363.650 đồng (thuế GTGT 10%) Cha thu tiền. Thủ kho viết hoá đơn GTGT số 099065 giao cho khách.
Biểu 1 : Mẫu hoá đơn bán hàng của cửa hàng.
Hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT - 311 Liên 2 : giao cho khách hàng KQ/ 01 - B
Ngày 9 tháng 1 năm 2003 N9: 099065 Đơn vị bán hàng : Bách hoá Giảng Võ
Địa chỉ : D2 Giảng Võ Số tài khoản:……….
Điện thoại :………..Mã số :……….
Họ và tên ngời mua : Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ thời trang
Địa chỉ ……….Số tài khoản ………
Hình thức thanh toán : 131…… .Mã số………
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Khăn HD 96 –1 cái 30 8636 259.080
2 Khăn HD 96- 2 cái 100 3182 318.200
3 Màn TQ cái 30 16364 490.920
4 Tất xuất khẩu đôi 50 5909 295.450
Cộng tiền hàng 1.363.650 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 136.365 Tổng cộng tiền thanh toán 1.500.015
Số tiền viết bằng chữ : một triệu năm trăm nghìn không trăm mời lăm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 099065 ngày 09/01/2003 kế toán ghi: Nợ TK 131 :1.500.015 đồng
Có TK 511 :1.363.650 đồng Có TK 3331 :136.365 đồng
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán:
Công ty bách hoá hà nội Mẫu số 01-VT
Mã số thuế: 0100106764-1 Phiếu xuất kho QĐ số 1141-TC/CĐKT Cửa hàng: Ngày 9 tháng 1 năm 2003 Ngày 1-11-1995 của BTC
Số:……...65………
Họ tên ngời nhận hàng: Cửa hàng thơng mại dịch vụ thời trang Lý do xuất kho: Bán buôn
Xuất tại kho: D2 Giảng Võ
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (Sản phẩm hàng hoá)
Mã số
Đơn
vị Số lợng Đơn giá mua Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Khăn HD 96-1 cái 30 7000 210000
2 Khăn HD 96-2 cái 100 2400 240000
3 Màn TQ cái 30 13200 396000
4 Tất xuất khẩu đôi 50 4800 240000
Cộng 1086000
Ngày……..tháng ……năm 2003
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản nh sau: Nợ TK 632: 1.086.000 đồng
Có TK 156: 1.086.000 đồng
- Trờng hợp bán buôn khi khách hàng mua với số lợng lớn, hoặc thanh toán tiền hàng trớc thời hạn thì cửa hàng có thể u đãi cho khách một khoản chiết khấu từ 1% - 2%. Cửa hàng sẽ chi bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ánh khoản này vào chi phí bán hàng.
Ví dụ: Ngày 05/02/2002 Tổng cục hậu cần mua một lô hàng trị giá xuất kho là 4.750.000 đồng. Giá bán cha thuế GTGT: 5.462.500 đồng (thuế GTGT 10%). Cha thanh toán tiền. Do cha đến hạn thanh toán nhng khách hàng thanh toán bằng tiền mặt trớc thời hạn nên cửa hàng u đãi cho khách một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán nh sau :Nợ TK 131 :
6.008.750 đồng
Có TK 511 : 5.462.500 đồng Có TK 3331 : 546.250 đồng Phản ánh số tiền đã thu đợc :
Nợ TK 111 : 6.008.750 đồng Có TK 131 : 6.008.750 đồng Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán :
Nợ TK 632 : 4.750.000 đồng Có TK 156 : 4.750.000 đồng
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt kế toán phản ánh vào sổ chi tiết phí : Nợ TK 641 : 60.087 đồng
Có TK 111 : 60.087 đồng
-Trờng hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất, mặc dù rất ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và cửa hàng luôn giữ đúng uy tín với khách. Tuy nhiên nếu có phát sinh hàng bị trả lại cửa hàng tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữ nguyên, nhng nếu khách hàng không đồng ý thì cửa hàng phải chấp nhận nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản phải thu của khách hàng đó.
Ví dụ : Công ty Thanh Hà trả lại cho cửa hàng một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày12/01/2002, trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là 165.000 đồng, cửa hàng nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trừ vào các khoản phải thu cho họ ( Cửa hàng yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận, kèm theo phiếu xuất kho của bên mua ).
Kế toán hạch toán nh sau : Phản ánh trị giá hàng bị trả lại : Nợ TK 531 : 150.000 đồng Nợ TK 3331 : 15.000 đồng Có TK 131 : 165.000 đồng Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho : Nợ TK 156 : 133.928 đồng Có TK 632 : 133.928 đồng Đồng thời phản ánh giảm doanh thu bán hàng :
Nợ TK 511 : 150.000 đồng Có TK 532 : 150.000 đồng
Từ định khoản trên, kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính : ngày tháng, số chứng từ, mã đối tợng, nội dung, số tiền theo đúng định khoản. Máy tính sẽ tự xử lý số liệu và trình tự ghi sổ đã hoàn tất.
Mẫu sổ chi tiết TK131 – Phải thu của khách hàng áp dụng tại cửa hàng nh sau:
Công ty bách hoá hà nội
Bách hoá tổng hợp giảng võ
sổ chi tiết công nợ
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng khách hàng: Bách hoá Thanh xuân ( B01p ) Từ ngày 01/03/2003 đến ngày 31/01/2003 Số d nợ đầu kỳ: 43254136 Chứng từ Diễn giải TK đ/ PS Nợ PS Có 03/03 HD 099273 511A209 2716334 03/03 HD 099273 333109 271634 03/03 HD 099274 511A209 1430208 03/03 HD 099274 333109 143022 04/03 PT 3003 Thu tiền bán màn 1111 13996824 05/03 PT 3007 Thu tiền hàng 1111 17370197
05/03 P T 3008 Thu tiền bán dầu gội 1111 1344024
05/03 HD 099276 511A209 1221840
05/03 HD 099276 333109 122184
10/03 HD 099277 511A209 665040
10/03 HD 099277 333109 66504
31/03 PKT 03 đối trừ TK 331A 331A 9184336
Tổng phát sinh nợ: 6636776 Tổng phát sinh có: 41895381 Số d nợ cuối kỳ: 7995531 Ngày tháng năm .… … … Ngời lập biểu ( Ký, họ tên )
Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng theo dõi chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng, cụ thể đến từng số hoá đơn, từng số phiếu thu mà cửa hàng đã thu đợc. Từ sổ chi tiết TK 131 sẽ tập hợp vào sổ tổng hợp TK 131 để theo dõi tổng số nợ phải thu của nhiều khách hàng trong một tháng. Để theo dõi tổng số nợ phải thu của từng khách hàng cửa hàng theo dõi trên nhật ký chứng từ số 10, nhật ký chứng từ số 10 đợc mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ nhật ký chứng từ cũ và mở nhật ký chứng từ mới cho tháng sau ( Trích
Tổng ty bách hoá hà nội
cửa hàng bách hoá tổng hợp giảng võ