b, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn vận chuyển thẳng.
4.3. Các phơng thức thu hồi công nợ.
Cửa hàng có quan hệ thanh toán với rất nhiều đối tợng khác nhau nên công tác thu hồi công nợ rất phức tạp, phơng thức thanh toán đa dạng. Hiện nay cửa hàng sử dụng 3 phơng thức thanh toán chủ yếu sau: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng), thanh toán bằng hình thức đối trừ.
Biểu 5: Phơng thức thu hồi công nợ (Quý I năm 2003).
Diễn giải Chỉ tiêu Giá trị (đồng) Cơ cấu (%)
Phải thu của khách hàng
Thu trực tiếp bằng tiền mặt 1.852.550.002 92,84 Thu qua NH bằng chuyển khoản 83.527.300 4,18 Thu bằng các hình thức khác 59.385.855 2,98
Tổng cộng 1.995.463.157 100
Qua bảng 5 “ phơng thức thu hồi công nợ “ ta thấy tổng số nợ phải thu đợc từ khách hàng là 1.995.463.157 đồng, trong đó thu bằng tiền mặt chiếm 92,84%, thu bằng chuyển khoản là 4,18%, còn lại 2,98% là thu bằng các hình thức khác nh đối trừ nợ. Do đặc điểm kinh doanh của cửa hàng chỉ bó hẹp trong phạm vi giao dịch, số lợng giao dịch nhỏ, đơn giản nên phơng thức thanh toán chủ yếu ở đây là thu trực tiếp bằng tiền mặt.
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ thanh toán của ngời mua kế toán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hoá đơn và chứng từ thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu và ghi ngay vào sổ quỹ. Phiếu thu đợc lập thành 2 liên: Liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và các sổ kế toán liên quan. Liên 2 giao cho ngời nộp tiền để dùng làm chứng từ gốc thanh toán với nơi chi tiền.
Mẫu phiếu thu áp dụng ở cửa hàng nh sau:
Cửa hàng bách hoá tổng hợp Số phiếu 2001
Giảng võ - ba đình - hà nội Liên 1
Tài khoản 1111
Phiếu thu Tài khoản đ/ 131 Ngày 10/02/2003
Họ tên ngời nộp: Nguyễn Thị Thu
Địa chỉ: Công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội Về khoản: Thu tiền màn hợp đồng 099169 Số tiền: 511.210 đồng
Bằng chữ: năm trăm mời một nghìn hai trăm mời đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đối với các đơn vị thuộc nguồn vốn ngân sách cấp thì có thể thu chuyển khoản qua ngân hàng bằng giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách.
Mẫu c2 .02/KB
Số 12
Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách
Kiêm chuyển khoản, chuyển tiền, th, đIện, cấp séc bảo chi
Lập ngày 25/4/2003
Đơn vị mua hàng trả bằng nguồn ngân sách cho cửa hàng Giảng Võ
Tạm ứng Thực chi
(Khung nào không sử dụng thì gạch chéo)
Đơn vị trả tiền: Ban QL các khu chế suất – Hà Nội Số TK: 31101250
Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công th- ơng – Hà Nội
Đơn vị nhận tiền: Công ty bách hoá - Hà Nội Địa chỉ: 45 Hàng Bồ
Số TK: 71000A807
Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công th- ơng – Hà Nội
Phần do KBNN ghi
Nợ TK: CóTK:
Nội dung thanh toán C L K M Số tiền
Trả tiền mua vật dụng hành chính 4/2003 HĐ 035721,035722,037523
105 13 01 10 1.039.000
Cộng 1.039.000 Đơn vị trả tiền KBNNA ghi sổ ngày 28/4/2003 KBNNB ghi sổ KT trởng –-Chủ TK KT T trởng Giám đốc KT KT trởng Giám đốc
Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách sẽ đợc đơn vị trả tiền gửi đến ngân hàng có số tài khoản của mình ở đó, yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền cần trả đến cho đơn vị nhận tiền có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng giao dịch. Sau đó
căn cứ vào giấy báo số d khách hàng của ngân hàng kế toán ghi giảm nợ cho đối tợng nợ và ghi tăng tài khoản theo dõi tiền gửi cho đơn vị thu nợ.
Sở giao dịch I giấy báo số d khách hàng
CN: 106
TK: 710A00807 Trang 311
Công ty Bách Hoá - HN Ngày 28/4/2003 Lãi suất 0,200% tháng Ngày PS trớc Tích số: 607.191.445.490
Số bút toán Số chứng từ Doanh số nợ Doanh số có
Số d đầu ngày
Trả lãi tiền gửi Tiền luỹ tháng Tiền luỹ năm Cộng ngày Số d cuối ngày 222.984.968 2.103.806.702 1.499.460.301 1.039.000 2.113.849 3152.849 1.502.613.150 Các hình thức thanh toán còn lại nh bù trừ nợ với các đơn vị nội bộ trong công ty hoặc các khách hàng có quan hệ trao đổi mua bán qua lại với cửa hàng. Căn cứ vào các văn bản, hợp đồng kế toán ghi vào các tài khoản có liên quan. Ta có thể khái quát các hình thức thanh toán qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: các hình thức thanh toán chủ yếu.
Sự thể hiện các phơng thức thanh toán trên các tài khoản đã nói lên việc thu hồi công nợ của cửa hàng diễn ra đa dạng dới nhiều hình thức đảm bảo thu hồi công nợ.