7 2.1.Đặc điểm chung về công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà
2.2.7. Kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu của công ty bao gồm:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán - Sổ cái tài khoản 152
- Phiếu nhập kho - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật t
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ…
* Quy trình kế toán nguyên vật liệu nhập kho:
Căn cứ vào chứng từ nh hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy:
- Chọn biểu tợng của phần mềm, khi màn hình của phần mềm hiện ra nhấp chuột vào biểu tợng của phần “vật t” trên thanh công cụ và thực hiện đối với ‘nhập kho do mua ngoài”, chơng trình sẽ lọc ra những phiếu nhập kho gần nhất và nhấn nút nhập để nhập chứng từ.
- Phiếu nhập kho có các thông tin nh sau:
Phần chi tiết cho chứng từ
+ Số chứng từ: căn cứ vào chứng từ để ghi + Ngày hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày kê khai: ngày viết
+ Ký hiệu hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày ghi sổ: ngày viết
+ Số hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Họ tên : Ngời mua
+ Đối tợng pháp nhân: ngời bán + Mã số thuế: của ngời bán + Diễn giải: Nêu nội dung nhập + Kho nhập: đánh mã
+ Nhà cung cấp: đối tợng pháp nhân + Địa chỉ: của đối tợng pháp nhân
+ Phơng thức thanh toán: theo thoả thuận
Phần chi tiết cho nguyên vật liệu
+ Mã vật t: đa ra danh mục mã
+ Tên vật t: sẽ tự xuất hiện khi nhập mã + Đơn vị tính: tự xuất hiện khi nhập mã + Số lợng: theo hoá đơn
+ Tiền hàng: máy se tự tính + Loại VAT: nhập
+ Tiền thuế : máy tự tính + Tổng tiền hàng: máy tự tính + Chi phí vận chuyển: nhập Phần tính tổng của phiếu nhập + Tính tổng số lợng vật t nhập kho: máy tự tính + Tính tổng tiền hàng: máy tự tính + Tính tổng thuế: máy tự tính
Phần cuối đó là định khoản các tài khoản liên quan + Tiền hàng : nhập
+ Tiền thuế: nhập + Chi phí: nhập
Đối với nghiệp vụ mua hàng trả bằng tiền mặt thì định khoản TK111, đối với nghiệp vụ mua hàng trả chậm thì định khoản TK331 còn nguyên vật liệu sẽ đợc mặc định TK152…
Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu nhấp chuột vào biểu tợng “lu” trên thanh công cụ. Ngoài ra, trên thanh công cụ còn có các biểu tợng nh in, xem, tìm…
Cụ thể với phiếu nhập kho ngày 07/12/2007 số 576 và hoá đơn giá trị gia tăng số 01208 ngày 07/12/2007 kế toán nhập nh sau:
Nhấp chuột vào biểu tợng “vật t” trên thanh công cụ, vào phần nhập do mua ngoài và bắt đầu dựa vào thông tin trên chứng từ để nhập:
+ Số chứng từ: PN576 + Ngày vào sổ : 18/12/07 + Số hoá đơn : 01208 +Ngày hoá đơn: 07/12/07 + Ký hiệu hoá đơn: AA/2007T +Thuế đơn vị:
+ Ngày hợp đồng: +Số hợp đồng
+ Phơng thức nhập: do mua ngoài
+ Họ tên: ngời mua
+ Diễn giải: Nhập mua sợi PN576 + Kho nhập: 05
+ Nhà cung cấp: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tởng Hà Nội
+ Phơng thức thanh toán: Trả chậm + Ngày thanh toán:
sau đó nhập đến phiếu nhập kho:
+ Mã vật t: Nhập từng mã một sau đó chơng trình sẽ tự động hiện tên vật t. + Tên vật t: Cotton NT 32/1- Cthô
+ Đơn vị tính: Kg
+ Giá hàng: nhập theo hoá đơn + Tiền hàng: máy tự động tính + Loại thuế : 10%
+ Tiền thuế: máy tự động tính + Tổng tiền: máy tự động tính
Phần cuối sẽ có nhập định khoản các tài khoản + Tiền hàng : Nợ TK 152 ; Có TK 331A
+ Tiền thuế : Nợ TK 1331; Có TK 331A + Chi phí (nếu có).
Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu, kế toán nhấn “lu”.
Trên màn hình giao diện còn có thêm phần “công nợ” muốn theo dõi phần công nợ của khách hàng vừa nhập thì chỉ cần nhấp chuột vào đó.
* Quy trình kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Việc xuất kho nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là phục vụ cho sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó tổ chức hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Công ty tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phơng pháp binh quân gia quyền với đơn giá là bình quân cuối kỳ.
Căn cứ vào chứng từ là phiếu xuất kho nguyên vật liệu, kế toán nhập dữ liệu vào máy nh sau: Chọn biểu tợng “vật t” trên thanh công cụ, sau đó chọn mục “xuất sử dụng vật t”, chơng trình sẽ hiện ra một giao diện với các thông tin:
Phần thông tin về chứng từ kế toán nhập nh sau: + Số chứng từ: do máy mặc định
+ Ngày vào sổ: do ngời nhập chỉ định + Kho xuất: mã của kho
+ Phơng thức xuất: xuất để làm gì + Họ tên :ngời nhận nguyên vật liệu
+ Diễn giải: nội dung của nghiệp vụ xuất
Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật t: Nhập mã vật t vào
+ Tên vật t: sẽ đợc hiện ra khi nhập mã + Đơn vị tính: sẽ hiện khi nhập mã + Số lợng: kế toán nhập số lợng xuất
+ Giá vốn: Chơng trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chơng trình tự động tính
+ Tài khoản Nợ: Nhập tài khoản tơng ứng
+ Tài khoản có: chơng trình tự động xuất hiện khi nhập mã vật t Phần tính tổng:
+ Tổng số lợng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính
Sau khi nhập xong nhấn biểu tợng “lu” trên thanh công cụ. Ví dụ: Nhập dữ liệu cho phiếu xuất kho số 61 ngày 10/12/2007
Từ màn hình chọn biểu tợng “vật t” trên thanh công cụ, sau đó chọn “xuất sử dụng vật t” và tiến hành nhập dữ liệu:
+ Số chứng từ: do máy mặc định PX 61 + Ngày vào sổ: 31/12/2007
+ Kho xuất: 05
+ Phơng thức xuất: xuất sử dụng
+ Họ tên : Đỗ Thị Hiền
+ Phòng, ban: BP004
+ Diễn giải: Xuất vật t phục vụ sản xuất
Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật t: 0103038
+ Tên vật t: Cotton NT32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg
+ Số lợng: 988,97 kg
+ Giá vốn: Chơng trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chơng trình tự động tính
+ Tài khoản Nợ: 6211 + Tài khoản có: 1521 Phần tính tổng:
+ Tổng số lợng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính
Sau khi nhập xong nhấn biểu tợng “lu” trên thanh công cụ. Dới đây là giao diện phiếu xuất kho
* Các thao tác cuối tháng
+ Tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng
Công ty áp dụng phơng pháp tính giá hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân cố định nên trớc kho thực hiện thao tác tính giá thì trên phiếu xuất kho và bảng kê nhập-xuất-tồn chỉ có chỉ tiêu khối lợng nhập, xuất và giá trị nhập. Để hoàn thiện sổ sách báo cáo kế toán cần thực hiện thao tác tính giá bình quân cho nguyên vật liệu xuất kho nh sau: Vào màn hình chọn vật t\ tính giá vật t xuất kho và màn hình giao diện tính giá vật t xuất kho trong tháng sẽ xuất hiện và kế toán nhập dữ liệu muốn tính của tháng nào trong năm vào và máy sẽ tự tính. Ví dụ nh tính giá xuất kho của nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1- Cthô cũng nh của các nguyên vật liệu khác ta nhấn vào biểu tợng “vật t\tính giá bình quân của vật t”, sẽ có giao diện hiện ra và kế toán nhập tháng 12 vào và nhấn “chấp nhận” máy sẽ tự tính giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu trong
Dới đây là giao diện của tính giá vật t xuất kho trong tháng
* Xem và in sổ sách báo cáo nguyên vật liệu
Phần mềm này cho phép mở các sổ kế toán khác theo yêu cầu quản trị của công ty. Khi có lệnh chơng trình sẽ tự động kết xuất, in ra các sổ sách tơng ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của ngời sử dụng bao gồm các loại sổ nh sổ chi tiết TK152, TK331 của từng nguyên vật liệu và từng đối tợng pháp nhân; sổ cái TK 152; bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn…
Để xem sổ chi tiết thanh toán với ngời bán TK331, ta thực hiện nh sau: nhấp chuột vào biểu tợng báo cáo, sau đó chọn “sổ thanh toán với ngời bán”, nhập tiếp thời gian cần cho báo cáo sau đó nhấn “chấp nhận” nh muốn xem sổ chi tiết TK 331 tháng 12 năm 2007 của khách hàng là Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội chẳng hạn ta thực hiện tơng tự nh trên và xem sổ chi tiết nguyên vật liệu ta cũng làm tơng tự. Dới đây là trích sổ chi tiết nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1-Cthô và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán của công ty:
Số liệu kế toán nhập từ các chứng từ nh phiếu nhập kho số 576 và phiếu xuất số 61 sẽ đợc máy tự động chuyển đến các sổ nh các sổ chi tiết và cuối tháng sẽ có số liệu của bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn của nguyên vật liệu Cotton NT32/1- Cthô cũng nh của toàn bộ nguyên vật liệu đã nhập từ các chứng từ trong tháng.
Khi muốn xem sổ sách báo cáo của nguyên vật liệu, ta thực hiện nh sau: nhấp chuột vào biểu tợng “báo cáo” trên thanh công cụ, sau đó chọn phần “Sổ vật t” và lựa chọn sổ sách cần xem. Sau khi thực hiện xong, chơng trình sẽ đa kết quả dới dạng bảng, ngời sử dụng có thể xem chi tiết.
Ví dụ: Muốn xem bảng nhập- xuất-tồn của kho vật t tháng 12 thì thực hiện nh sau: Báo cáo\sổ vật t\bảng kê nhập-xuất-tồn(theo giá), dới đây là giao diện của bảng kê nhập –xuất-tồn.
Căn cứ vào việc nhập dữ liệu của phiếu xuất kho trong kỳ cũng nh tính giá xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ mà máy tự phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, dới đây là trích Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tháng 12
* Kế toán theo dõi thanh toán
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên công ty sử dụng tà khoản 331 là tài khoản trung gian thanh toán. Nguyên vật liệu khi mua về sẽ đợc hạch toán thông qua TK331 và TK152, sau đó khi thanh toán mới đa sang theo dõi ở TK111,TK112 Khi nhập dữ liệu vào máy theo các chứng từ nhập…
kho thì máy sẽ tự động chuyển toàn bộ số liệu liên quan vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và cũng vào luôn cả sổ nhật ký mua hàng. Dới đây, là trích sổ nhật ký mua hàng của công ty
Toàn bộ dữ liệu mà kế toán nhập hàng ngày với các thông tin trên chứng từ về nguyên vật liệu mà máy tự động chuyển số liệu tới sổ liên quan nh liên quan tới ngời bán vào Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền , ngoài các…
nghiệp vụ vào các nhật ký đặc biệt, chơng trình sẽ chuyển toàn bộ các nghiệp vụ còn lại vào sổ nhật ký chung. Dới đây là trích nhật ký chung tháng 12 của công ty có liên quan tới phần nguyên vật liệu.
Các nghiệp vụ liên quan tới nguyên vật liệu, chơng trình có thể tự tổng hợp số liệu từ bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để có đợc phần ghi Có của TK 152, đối ứng với Nợ của các TK 621,627,641,642 và cuối tháng chơng trình sẽ tự tổng hơp số liệu từ các sổ nhật ký mua hàng(TK331), nhật ký chi tiền(TK111) để có đ… ợc phần ghi Nợ của TK 152, đối ứng với Có TK 331,111 Sổ này đ… ợc ghi vào cuối tháng và dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Dới đây là trích Sổ cái TK 152 trong tháng 12 của công ty.
2.2.8. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty
Để xác định tồn kho nguyên vật liệu và trách nhiệm trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu của các cán bộ liên quan. Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ hàng tháng và cuối năm tài chính hàng năm. Việc kiểm kê đợc tiến hành nghiêm túc, chặt chẽ và số liệu thực tế đợc đối chiếu với thẻ kho và sổ kế toán để xác định chênh lệch và kế toán đề nghị ngày phơng án giải quyết.
Lần kiểm kê cuối kỳ chỉ kiểm tra về mặt số lợng để xác đinh số tồn kho
cuối kỳ thực tế. Khi kiểm kê thờng thành lập ban kiểm kê và sau khi kiểm kê
xong thì đa ra kết quả kiểm kê và quyết định xử lý. Đối với chênh lệch thiếu thì
hạch toán vào TK 138(1), khi có biện pháp xử lý thì sẽ hạch toán vào tài khoản
có liên quan. Dới đây là mẫu biên bản kiểm kê của kho nguyên vật liệu vào
ngày 31/12/2007
Biểu số 15: Trích Báo cáo kiểm kê tháng 12 năm 2007
Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Xuân Đỉnh Từ Liêm Hà Nội – – Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Báo cáo kiểm kê
Kho NVL ngày 31/12/2007Ban kiểm kê gồm:
- Kế toán: Bùi Bích Phong
- Nhân viên phòng sản xuất kinh doanh: Nguyễn Thanh Hùng - Thủ kho: Nguyễn Thị Vân
Nội dung tiến hành:
- Kiểm kê số lợng vật t trong kho: Có biểu kèm theo
- Tình trạng phẩm cấp vật t thực tế trong kho: tình trạng tốt
- Đối chiếu chênh lệch giữa số thực tế với thẻ kho và các sổ sách liên quan. Một số vật t có chênh lệch nh sau: STT Tên vật t ĐVT Số sổ sách Số thực tế Chênh lệch Nguyên nhân Đề nghị xử lý
01 Tem nhập nội Cái 215 200 15 Mất
02 Băng nhập nội Cái 100 80 20 Cha rõ
03 Nhãn Cái 300 250 50 Cha rõ
04 Vòng bi 608 Cái 11 8 3 Cha rõ
05 Dây đai thang Cái 7 5 2 Cha rõ
06 Kim dệt Cái 100 90 10 Mất
… … … …
Kiến nghị: Cần giám sát chặt hơn trong việc bảo quản nguyên vật liệu, xác định rõ nguyên nhân để có biện pháp xử lý.
P.TCKT P. SXKD Thủ kho
Chơng 3
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội 3.1. Sự cần thiết và phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Kế toán có vai trò quan trọng trong công cụ quản lý kinh tế, đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý kinh tế. Hệ thống kế toán doanh nghiệp của Việt Nam áp dụng thống nhất từ năm 1996 đợc nghiên cứu và xây dựng có chọn lọc các chuẩn mực chung nhất của kế toán quốc tế. Thực tiễn của quá trình đổi mới đất nớc đặt ra là không ngừng hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp là vấn đề đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm. Xu hớng hội nhập của nền kinh tế khu vực và thế giới đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ngày càng phải hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với chuẩn mực quốc tế. Cũng nh nhiều doanh nghiệp khác
