7 2.1.Đặc điểm chung về công ty Cổ Phần Dệt Kim Hà
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1.Bộ máy kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đợc thể hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán từ khâu ghi chép ban đầu đến khi tổng hợp, lập báo cáo và kiểm tra báo cáo. Bộ máy kế toán đợc tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của công ty gồm có Kế toán trởng và 3 bộ phận kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty.
* Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 19: Bộ máy kế toán
41 Kế toán trưởng
Kế toán vốn bằng tiền, giá thành, tiền lư
ơng và bảo hiểm
Kế toán tiền gửi ngân hàng,vật tư, CCDC,
công nợ phải trả
Kế toán thuế, tiêu thụ, tổng hợp, lập báo
* Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
• Kế toán trởng: Là ngời có quyền lực cao nhất trong phòng tài chính kế
toán, kế toán trởng có trách nhiệm hớng dẫn các công việc cho kế toán viên thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trớc ban lãnh đạo cũng nh với cơ quan chủ quản về các số liệu mà phòng tài chính kế toán cung cấp về hoạt động tài chính của công ty.
• Kế toán vốn bằng tiền, giá thành, tiền lơng và bảo hiểm: Kế toán có
nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tạm ứng, đồng thời tính giá thành vào mỗi kỳ, tính lơng và bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên.
• Kế toán tiền gửi ngân hàng, vật t, công cụ dụng cụ, công nợ phải trả:
Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo quản lý đồng thời theo dõi các khoản công nợ của công ty và các khoản liên quan tới ngoại tệ và tiền gửi ngân hàng.
• Kế toán thuế, tiêu thụ, tổng hợp và lập báo cáo: Tổng hợp toàn bộ số
liệu liên quan tới tiêu thụ, kê khai, tính thuế và tổng hợp số liệu, lên báo cáo. • Ngoài ra ở các phân xởng còn có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ h- ớng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra số liệu các bộ chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận mình, sau đó gửi lên phòng tài chính kế toán.
2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
+ Hình thức kế toán áp dụng trong công ty: Hình thức nhật ký chung
+ Các loại sổ kế toán: Sổ chi tiết, nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng kê nhập xuất tồn…
2.1.4.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính:
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng;
+ Đánh giá vật t nhập kho theo nguyên tắc giá gốc;
+ Phơng pháp xác đinh giá vốn của vật t xuất kho là phơng pháp bình quân, đơn giá bình quân cuối kỳ;
+ Tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ;
+ Phơng pháp hạch toán chi tiết là phơng pháp ghi thẻ song song;
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo quy đinh hiện hành và tính khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003.
2.1.4.4. Giới thiệu về phần mềm kế toán công ty đang sử dụng
Khi áp dụng phần mềm kế toán trong công tác tài chính của công ty là việc thiết kế và sử dụng chơng trình theo đúng nội dung, trình tự của các phơng pháp kế toán để thu thập và xử lý cung cấp các thông tin kế toán. Có thể thể they máy vi tính và kỹ thuật tin học là phơng tiện hữu ích giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý, cung cấp thông tin trong công tác quản lý. Nhận thức đợc vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội đã sử dụng phần mềm kế toán ESOFT để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đợc thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ thủ công nữa, do đó thông tin trên sổ cái tài khoản đợc ghi chép một cách thờng xuyên liên tục trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã đợc cập nhật một cách tự động trên máy, kế toán không nhật thiết đến cuối kỳ mới có sổ cái.
Một số đặc điểm của phần mềm này là khi nháy đúp chuột vào biểu tợng của phần mềm trên màn hình thì giao diện của phần mềm hiện ra. Ngời sử dụng đa ra tên nhập là phòng tài chính kế toán thì màn hình hệ thống sẽ hiện ra.
Hệ thống menu của phần mềm ESOFT đợc tổ chức thành các phần hành kế toán bao gồm có: - Hệ thống - Kế toán - Hàng hoá - Vật t - Tài sản cố định - Giá thành - Báo cáo - Trợ giúp
Ngời sử dụng chỉ cần nhấp chuột vào phần mình cần làm việc, chơng trình sẽ hiện ra tơng ứng.
Máy sẽ tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết nh tự động tính khấu hao và trích khấu hao tà sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từ theo đúng yêu cầu của đơn vị.
Đối với các nghiệp vụ khác nhau, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình dữ liệu khác nhau nh đối với nghiệp vụ nhập và nghiệp vụ xuất cho màn hình nhập dữ liệu khác nhau.
Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng nh quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính có thể đợc hiểu nh sau:
- Thông tin đầu vào: Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế
toán nhập các chứng từ vật t vào máy, chơng trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản. Việc tự động định khoản đ- ợc thực hiện dựa vào các khai báo trớc của ngời sử dụng cho từng mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả lại. Khi nhập chứng từ ngời sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản đối ứng còn các tài khoản khác thì chơng trình tự động lấy từ danh mục vật t ứng với vật t đợc nhập từ chứng từ.
- Đối với nghiệp vụ kết chuyển cần thiết nh kết chuyển giá vốn, kết
chuyển chi phí thì ch… ơng trình cho phép làm tự động qua bút toán kết chuyển đã đợc cài đặt trong chơng trình mà ngời sử dụng lựa chọn. Khi ngời sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển, máy tự động kết chuyển toàn bộ giá trị d Nợ(Có) hiện thời của tài khoản kết chuyển sang bên Có( bên Nợ) tài khoản đợc kết chuyển.
- Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái
tài khoản sau các thông tin từ nghiệp vụ đã đợc cập nhật bằng phơng pháp xâu lọc. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đợc thực hiện đồng thời.
- Mối quan hệ giữa các phần hành đó là số liệu cập nhật ở phần hành nào
đợc lu ở phần hành đó, ngoài ra còn đợc chuyển cho các phần hành khác tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể và chuyển thông tin cho kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành.
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội.
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội chuyên sản xuất các loại bít tất dệt kim có chất lợng cao nên đòi hỏi nguyên vật liệu phải đặc thù và đáp ứng yêu cầu của công nghệ sản xuất. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty khá đa dạng và phong phú nh các loại sợi, chun, hoá chất . Nguyên vật liệu của công ty chủ…
yếu là mua ngoài của những bạn hàng có uy tín, lâu năm, tất cả đều có hợp đồng kinh tế và thanh toán trả chậm là phần lớn. Nguyên vật liệu công ty mua về chủ yếu dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm của công ty.
* Tình hình quản lý nguyên vật liệu
- ở khâu thu mua: để có nguyên vật liệu kịp thời đáp ứng yêu cầu sản
xuất, phòng sản xuất kinh doanh phải định mức đợc nguyên vật liệu và có kế hoạch thu mua kịp thời. Nguyên vật liệu luôn đợc giao về tận kho kèm theo các chứng từ hợp lệ.
- ở khâu bảo quản: Vấn đề lớn cần quan tâm lớn của công ty là hệ thống
kho tàng. Công ty đã có hệ thống kho tàng khá vững chắc nhằm bảo quản và cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các phân xởng sản xuất. Hơn nữa, nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo không bị mất mát, h hỏng nên công ty phải bố trí mạng lới bảo vệ chặt chẽ đối với từng kho nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ. Quản đốc phân xởng và các thủ kho có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu, theo dõi kiểm tra các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê. Nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng hoặc kém phẩm chất phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất biện pháp quản lý có hiệu quả hơn, tránh tình trạng ứ đọng vốn do nguyên vật liệu tồn kho khá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và đảm bảo đúng thủ tục mà công ty quy định.
- ở khâu sử dụng và dự trữ: Công ty luôn sử dụng nguyên vật liệu theo
đúng định mức đề ra vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng công ty luôn khuyến khích phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu nhng vẫn phải đảm bảo đúng theo yêu cầu của sản phẩm đa ra.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty
Thực tế công ty đã dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu để phân loại. Trên cơ sở đó, nguyên vật liệu của công ty bao gồm:
• Nguyên vật liệu chính: Sợi các loại, chun, chỉ thêu… • Nguyên vật liệu phụ: Bao bì, tem, nhãn, băng
• Nhiên liệu: Xăng, dầu FO, dầu trắng…
• Phụ tùng thay thế: kim dệt, platin, vòng bi, dây đai thang…
Việc phân loại nguyên vật liệu của công ty rất cụ thể và chi tiết vì số lợng và chủng loại nguyên vật liệu của công ty khá nhiều đòi hỏi phải có sự đầu t sắp xếp phù hợp.
2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
Để theo dõi và hạch toán về mặt giá trị nguyên vật liệu, kế toán phải có cách đánh giá cụ thể, phơng pháp đánh giá sẽ đợc đăng ký và áp dụng trong một niên độ kế toán.
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Công ty đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo trị giá vốn thực tế. Nguyên vật liệu trong công ty chủ yếu là mua ngoài trong nớc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định nh sau:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn( không bao gồm thuế giá trị gia tăng) cộng(+) Chi phí vận chuyển bốc dỡ trừ(-) Các khoản giảm trừ(nếu có). Đối với vật t mua ngoài mà chi phí vận chuyển bên bán chịu thì chi phí này đợc cộng(+) vào giá mua nguyên vật liệu và trị giá thực tế của nguyên vật liệu đúng bằng giá ghi trên hoá đơn.
Ví dụ nh: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 01208 ngày 07/12/2007 của công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội, công ty có mua sợi cotton NT 32/1- CThô với số lợng 1539,1 kg với đơn giá là 38.182 đ/kg. Nh vậy trị giá vốn thực tế của số sợi nhập kho ngày 07/12/2007 sẽ bằng (1539,1 * 38.182 = 58.765.916 đ) .
* Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu xuất kho, công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phơng pháp này thì giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào số lợng nguyên vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân cuối kỳ.
Trong đó: đơn giá bình quân đợc tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ
Ví dụ: Ngày 10/12/2007, công ty có phiếu xuất kho số 61 xuất sợi cotton NT 32/1- Cthô cho sản xuất với số lợng 988,97 kg và với số lợng tồn đầu kỳ là 199,1 kg với giá trị tồn đầu kỳ là 41.961.869,57 đ và số lợng nhập trong tháng 12 là 4327,3 kg với giá trị nhập kho là 210.909.731,6đ.Vậy đơn giá xuất kho tính vào cuối kỳ vào ngày 31/12/2007 của nguyên vật liệu này là 44.185,92 đ/kg, nh vậy trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu này là 40.731.639 đ.
2.2.4. Thủ tục nhập, xuất và chứng từ sử dụng
* Đối với nguyên vật liệu nhập kho
+ Thủ tục nhập kho: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra, phòng sản xuất kinh doanh tính lợng vật liệu cần trong tháng đồng thời tổng hợp căn cứ vào định mức đã đợc xây dựng và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình bày lên Ban lãnh đạo ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận cung tiêu mua vật t. Khi mua về, căn cứ vào hợp đồng mua bán, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lợng, số lợng nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm chất lợng. Phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng, phiếu báo giá và phiếu kiểm tra chất l- ợng để viết vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc phòng sản xuất kinh doanh lập thành 3 liên: 1 liên phòng sản xuất kinh doanh giữ lại, 1 liên giao cho bộ phận cung tiêu và 1 liên giao cho Thủ kho.
Giá thực tế NVL xdùng Số lượng NVL xdùng Đơn giá bình quân = x Trị giá tồn đầu kỳ ĐG bình quân cuối kỳ Trị giá nhập trong kỳ SL tồn đầu kỳ SL nhập trong kỳ = + +
Trớc khi nhập kho, Thủ kho phải xem xét cụ thể, đối chiếu lại, nếu số lợng và chất lợng nguyên vật liệu đảm bảo đúng nh đã ghi trong phiếu nhập kho, Thủ kho sẽ ký nhận số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho. Nếu không đúng với phiếu nhập kho đã ghi thì Ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản số thiếu hao hụt đồng thời Thủ kho báo cáo Phòng sản xuất kinh doanh cùng cán bộ cung tiêu lập biên bản để xử lý.
Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiêu số lợng. Sau đó, định kỳ giao lại cho kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Phòng tài chính kế toán khi nhận đợc hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật t thì tiến hành xem xét hoá đơn, nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp thì l- u lại.
+ Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 20: Quy trình luân chuyển chứng từ với nguyên vật liệu nhập kho
+ Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu gồm: - Hoá đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho
Ví dụ: Đối với vật liệu mua ngoài, trong tháng 12 năm 2007, công ty có mua
