Các chứng từ thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho được lập nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng và dự trữ hàng tồn kho, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho Hưng Quang trong việc quản lý hàng tồn kho.
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho được lập nhằm xác định số lượng, đơn giá và tổng giá trị vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ thanh toán tiền mua hàng và
xác định trách nhiệm với những người có liên quan, đồng thời phiếu nhập kho cũng là
chứng từ cần thiết để ghi sổ kế toán.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Nợ……1521…… Số: 01/PNK Có...…331.01... - Họ và tên người giao: Võ Văn Mười
- Theo: Hóa đơn Số: 0217610 ngày 02 tháng 03 năm 2009 của DNTN Tám Đời.
Số lượng S
T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm Mã số Đơn vị tính chứng từTheo Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sắt tấm kg 90 90 15.000 1.350.000 2 Sắt thanh kg 50 50 12.000 600.000 Cộng X X X X X 1.950.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: ……….. Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Người giao (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên)
Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu nhập kho
- Khi lập Phiếu nhập kho cần ghi rõ các chỉ tiêu trên phiếu như: số phiếu, ngày tháng lập phiếu, họ tên người giao, số hóa đơn kèm theo (nếu có),...
- Cột A, B, C, D: ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn
vị tính của vật tư, dụng cụ hay sản phẩm, hàng hóa được nhập kho. - Cột 1: ghi số lượng nhập kho theo chứng từ (như hóa đơn).
- Cột 2: ghi số lượng vật tư, sản phẩm...nhập kho thực tế.
- Cột 3: kế toán ghi đơn giá của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Cột 4: kế toán tính ra số tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập
thực tế bằng công thức: Thành tiền = Số lượng thực nhập * Đơn giá
- Dòng “Cộng”: cộng ở cột thành tiền và ghi tổng số tiền của các loại vật tư,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được nhập cùng 1 phiếu nhập kho.
- Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi tổng số tiền được tính ở dòng “Cộng” viết bằng chữ.
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được lập nhằm theo dõi số lượng, đơn giá, tổng giá trị vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất kho, làm căn cứ hoạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm soát nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm để hạn chế thất thoát, lãng phí.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 03 tháng 03 năm 2009 Nợ……154……. Số: 01/PXK Có……1521…… - Họ và tên người nhận: Lê Minh Sang
- Lý do xuất kho: sản xuất bơm trên
- Xuất tại kho: ...
Số lượng S
T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm Mã số Đơn vị
tính Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sắt tấm kg 60 60 15.000 900.000 2 Sắt thanh kg 40 40 12.000 480.000 Cộng X X X X X 1.380.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu ba trăm tám mươi nghìn đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: ………..
Ngày 03 tháng 03 năm 2009
Người nhận
Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu xuất kho
- Khi lập Phiếu xuất kho cần ghi rõ các chỉ tiêu trên phiếu như: số phiếu, ngày tháng lập phiếu, họ tên người nhận, lý do xuất kho,...
- Cột A, B, C, D: ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn
vị tính của vật tư, dụng cụ hay sản phẩm, hàng hóa được xuất kho. - Cột 1: ghi số lượng xuất kho theo yêu cầu xuất kho của từng người.
- Cột 2: ghi số lượng vật tư, sản phẩm...xuất kho thực tế (số lượng thực tế xuất
kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng được yêu cầu).
- Cột 3: kế toán ghi đơn giá của từng loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm xuất kho.
Hưng Quang ghi đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. - Cột 4: kế toán tính ra số tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất
thực tế bằng công thức: Thành tiền = Số lượng thực xuất * Đơn giá
- Dòng “Cộng”: cộng ở cột thành tiền và ghi tổng số tiền của các loại vật tư,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xuất cùng 1 phiếu xuất kho.
- Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi tổng số tiền được tính ở dòng “Cộng” viết bằng chữ.
4.2.4.3Chỉ tiêu tiền tệ
Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tiền tệ được lập nhằm theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và những vấn đề liên quan đến các khoản tạm ứng. Hưng Quang không sử dụng ngoại tệ nên các chứng từ chỉ được lập cho Đồng Việt Nam.
Phiếu Thu
Phiếu thu được lập nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. Cơ sở phải lập phiếu thu mọi khoản tiền nhập quỹ.
PHIẾU THU
Ngày 08 Tháng 03 Năm 2009 Họ và tên người nộp tiền: Bùi Thanh Quang
Địa chỉ: CTCP Thủy sản Sông Hậu Lý do nộp: Thanh toán nợ mua sản phẩm.
Số tiền: 15.000.000 đồng (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn.
... Kèm theo: ....02... chứng từ gốc. Ngày 08 tháng 03 năm 2009 Người nộp tiền (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... Quyển Số: 01 Số: 02/PT Nợ 1111 Có 131.01
Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu thu
- Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển dùng trong năm và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu được đánh liên tục trong một kỳ kế toán năm.
- Mỗi phiếu thu phải ghi rõ ngày lập phiếu, ngày thu tiền và ghi rõ họ tên người nộp tiền.
- Dòng “Lý do nộp”: dòng này ghi rõ nội dung nộp tiền, như: thu tiền từ việc
bán sản phẩm, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt... - Dòng “Số tiền”: ghi số tiền nộp vào quỹ bằng số và bằng chữ.
- Dòng “Kèm theo”: ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
- Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào dòng cuối của Phiếu thu, nếu Hưng Quang chưa có thủ quỹ thì kế toán sẽ kiêm nhiệm công việc này.
- Phiếu thu được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên được giữ lại để ghi sổ quỹ tiền mặt và cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc sẽ làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu Chi
Phiếu chi được lập nhằm xác định các khoản tiền mặt xuất quỹ, làm căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt và các sổ kế toán có liên quan. Cơ sở phải lập phiếu chi mọi khoản tiền xuất quỹ.
PHIẾU CHI
Ngày 10 Tháng 03 Năm 2009 Họ và tên người nhận tiền: Võ Minh Tâm
Địa chỉ:... Lý do chi: Chi tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu
Số tiền: 500.000 đồng (Viết bằng chữ): Năm trăm nghìn đồng chẵn.
... Kèm theo:....01... chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Người nhận tiền (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ... Quyển Số: ...01... Số: ...02/PC... Nợ 141 (TP03) Có 1111
Cách lập các chỉ tiêu trong Phiếu chi
- Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển dùng trong năm và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi được đánh liên tục trong một kỳ kế toán năm.
- Mỗi phiếu chi phải ghi rõ ngày lập phiếu, ngày chi tiền và ghi rõ họ tên người nhận tiền.
- Dòng “Lý do chi”: dòng này ghi rõ nội dung chi tiền, như: chi thanh toán tiền
mua nguyên vật liệu, chi tạm ứng...
- Dòng “Số tiền”: ghi số tiền xuất quỹ bằng số và bằng chữ.
- Dòng “Kèm theo”: ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.
- Sau khi đã nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận vào dòng cuối của Phiếu chi.
- Phiếu chi được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho người nhận tiền, 1 liên được giữ lại để ghi sổ quỹ tiền mặt và cuối ngày, toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán.
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để duyệt tạm ứng và là thủ tục để lập phiếu chi, xuất quỹ cho tạm ứng.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 10 Tháng 03 Năm 2009
Số: ...01/GĐNTƯ... Kính gửi: Chủ Cơ sở Hưng Quang
Tên tôi là: Võ Minh Tâm
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 500.000 đồng Viết bằng chữ: Năm trăm nghìn đồng.
Lý do tạm ứng: Tạm ứng mua nguyên vật liệu Thời hạn thanh toán: 11/03/2009
Người đề nghị tạm ứng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) Chủ Cơ sở
Cách lập các chỉ tiêu trong Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị tạm ứng do người tạm ứng viết và ghi rõ ở dòng “Kính gửi” là “Chủ Cơ sở Hưng Quang” (người xét duyệt tạm ứng).
- Người đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên và số tiền đề nghị tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).
- Dòng “Lý do tạm ứng”: dòng này ghi rõ mục đích sử dụng số tiền tạm ứng, như: Tạm ứng mua nguyên vật liệu, tạm ứng đi công tác...
- Dòng “Thời hạn thanh toán”: ghi rõ ngày sẽ thanh toán tiền tạm ứng và hoàn
ứng (nếu có).
- Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển cho kế toán và Chủ Cơ sở xem xét duyệt chi. Sau khi Chủ Cơ sở đã duyệt tạm ứng, kế toán sẽ lập Phiếu chi kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng để thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập nhằm liệt kê các khoản tiền tạm ứng đã nhận và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ để thanh toán tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Số: 01/GTTTTƯ Nợ 1111
Có 141 (TP03) Ngày 11 Tháng 03 Năm 2009
Họ và tên người thanh toán: Võ Minh Tâm
Địa chỉ:... Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau đây:
DIỄN GIẢI SỐ TIỀN
A 1
I. Số tiền tạm ứng 550.000
1. Số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết 50.000
2. Số tạm ứng kỳ này: 500.000
- Phiếu chi số 02/PC ngày 10 tháng 03 năm 2009 500.000 - Phiếu chi số...ngày...tháng...năm...
II. Số tiền đã chi 495.000
1. Chứng từ số 0123456 ngày 11 tháng 03 năm 2009 495.000 2. Chứng từ số...ngày...tháng...năm...
III. Chênh lệch 55.000
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 55.000
2. Chi quá số tạm ứng (II – I)
Người thanh toán
(ký, họ tên)
Kế toán
(ký, họ tên)
Chủ Cơ sở
Cách lập các chỉ tiêu trong Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải ghi rõ ngày tháng, số giấy thanh toán tiền tạm ứng và họ tên, địa chỉ của người thanh toán tạm ứng.
- Căn cứ vào các chỉ tiêu ở cột A, kế toán ghi số tiền và cột 1 như sau:
+ Mục I (Số tiền tạm ứng): ghi tổng số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết và số tạm ứng kỳ này.
ο Mục 1 (Số tạm ứng kỳ trước chưa thanh toán hết): ghi số tiền tạm ứng
các kỳ trước chưa được thanh toán hết căn cứ vào dòng Số dư tạm ứng (tính đến ngày lập phiếu thanh toán) trên sổ chi tiết tài khoản Tạm ứng của người thanh toán tạm ứng.
ο Mục 2 (Số tạm ứng kỳ này): căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng kỳ này
để ghi số tiền vào cột 1, mỗi phiếu chi ghi 1 dòng.
+ Mục II (Số tiền đã chi): ghi số tiền đã chi ra căn cứ vào các chứng từ chi
tiêu của người thanh toán tạm ứng, mỗi chứng từ ghi 1 dòng. Chứng từ chi tiêu như: hóa đơn mua nguyên liệu...
+ Mục III (Chênh lệch): ghi số chênh lệch dương giữa mục I và mục II.
Phần chênh lệch xảy ra 1 trong 2 trường hợp sau:
ο Mục 1 (Số tạm ứng chi không hết): trường hợp số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, ghi vào mục 1 số tiền chênh lệch (mục 2 để trống).
ο Mục 2 (Chi quá số tạm ứng): trường hợp số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền đã chi thì ghi vào mục 2 số chênh lệch (mục 1 để trống).
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng sau khi lập xong sẽ được chuyển cho Chủ Cơ sở xem xét ký duyệt. Phần chênh lệch tiền tạm ứng trong trường hợp chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ (ghi phiếu thu) hoặc trừ vào tiền lương của người thanh toán tạm ứng. Phần chênh lệch trong trường hợp chi quá số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ (ghi phiếu chi) trả lại cho người tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc và phiếu thu (hoặc phiếu
chi) có liên quan phải đính kèm với nhau.
4.2.4.4Chỉ tiêu tài sản cố định
Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cốđịnh
Chứng từ này được lập nhằm phản ánh số khấu hao tài sản cố định phải trích trong tháng và phân bổ số khấu hao ấy cho các đối tượng sử dụng tài sản cố định trong Cơ sở.
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỐ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 03 năm 2009 Đơn vị tính: triệu đồng Nơi sử dụng S T T
Chi tiêu Thời gian sử dụng (năm) Nguyên giá TSCĐ Số Khấu hao TK 154 TK 642 A B 1 2 3 4 5
1 Số khấu hao trích tháng trước 10 2.000 16,67 12,50 4,17 2 Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng 10 60 0,50 0,50 0 3 Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng 10 30 0,25 0,25 0
4 Số khấu hao trích tháng này 10 2.030 16,92 12,75 4,17
Ngày 31 tháng 03 năm 2009
Kế toán
(Ký, họ tên)
Chủ Cơ sở
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Cách lập các chỉ tiêu trong Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
- Cột 1: ghi thời gian sử dụng hữu ích của tài sản cố định do Cơ sở xác định
theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán.
- Cột 2: ghi nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao.
- Cột 3: tính số khấu hao theo phương pháp đường thẳng bằng công thức sau:
Số khấu hao = Nguyên giá TSCĐ / (Thời gian sử dụng * 12)
- Cột 4, 5: phân bổ số khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng: bộ phận sản
xuất (TK 154), bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp (TK 642).
- Dòng 1 “Số khấu hao trích tháng trước”: các chỉ tiêu ở dòng này được lấy từ
bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định của tháng trước.
- Dòng 2, 3: đối với các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm trong tháng, Cơ sở
có thể phản ánh chi tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao TSCĐ.
- Dòng 4: số khấu hao trích tháng này được tính bằng công thức:
Số khấu hao trích tháng này = Số khấu hao trích tháng trước
+ Số khấu hao tăng – Số khấu hao giảm
4.2.5 Hệ thống sổ kế toán
Đề tài xây dựng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, dựa trên hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ đã được xây dựng. Các mẫu sổ kế toán được thiết kế sao cho phù hợp với Cơ sở Hưng Quang dựa theo các mẫu sổ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
4.2.5.1Sổ nhật ký
Sổ nhật ký gồm có 2 loại: sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt.
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp rất quan trọng dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian. Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ nhật ký chung dưới dạng định khoản kế toán (phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản). Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cái.