TSCĐ hữu hình tại đơn vị.
2.1. Trên phơng diện kế toán chi tiết
Việc quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, đúng đắn cũng đồng nghĩa với việc đã nâng cao hiệu quả kế toán quản trị TSCĐ tại đơn vị.
Để làm đợc điều này trớc hết đơn vị cần phải có phơng pháp tiến hành đánh số trực tiếp lên các TSCĐ, công việc này có thể đợc thực hiện theo những cách trực tiếp hoặc gián tiếp.
Nếu làm theo cách gián tiếp đơn vị có thể tiến hành theo dõi song song số Seri của TSCĐ và số hiệu của TSCĐ đó do đơn vị quy định. Với việc quản lý bằng máy vi tính thì công việc này không phức tạp lắm và chỉ cần một cơ sở dữ liệu quản lý đơn giản gồm có ba trờng là số thứ tự, số hiệu (mã) TSCĐ và số Seri của TSCĐ đó. Mỗi khi có các nghiệp vụ tăng TSCĐ thì kế toán căn cứ vào số hiệu và số Seri để nhập số liệu vào máy tính, còn khi phát sinh nghiệp vụ thanh lý, nhợng bán TSCĐ thì kế toán căn cứ vào số hiệu của TSCĐ đó tiến hành đối chiếu với số Seri thực tế của TSCĐ đợc thanh lý, nhợng bán để xóa TSCĐ đó khỏi danh mục. Làm theo kiểu này sẽ giúp kế toán theo dõi đợc TSCĐ một cách chính xác nhất vì mỗi TSCĐ chỉ có một số Seri duy nhất do đó sẽ không thể thay thế đợc TSCĐ của trung tâm bằng một TSCĐ khác, tuy nhiên cách này cũng có bất lợi là một số TSCĐ không có số Seri nh nhà cửa, bàn ghế do đó nếu tiến hành theo cách này thì kế toán phải tìm đ… ợc một đặc điểm riêng biệt duy nhất của TSCĐ đó nhằm thay thế cho số Seri và điều này nói chung là không đơn giản và không có tính khả thi cao.
Bảng số 4: Minh họa về cách đánh số TSCĐ.
STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số seri TSCĐ
1 PC IBM Netvista 800Mz C1PC0034 90-599XW
2 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0035 99LDLH7 3 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0036 99LDLP8 4 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0037 99LDLN3 5 PC IBM Thinkpad T21.2647 C1PC0038 99LDLK2
6 Dell Serve Power Edge C1PC0039 DHHF513
7 Ups Online PW 5119 C1UP0005 TT162A0120
8 Ups Online Powerare 3KV C1UP0006 TT054A1150
… … … …
Nếu tiến hành theo cách trực tiếp, kê toán cần tiến hành đính số hiệu của mỗi TSCĐ trực tiếp lên các TSCĐ đó, có thể bằng cách in lên hoặc dán các loại tem trên đó có ghi số hiệu TSCĐ lên các tài sản đó, cách này cũng có u điểm là theo dõi đợc chặt chẽ TSCĐ và áp dụng đợc với cả các TSCĐ có và không có số Seri, tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm là các ký hiệu đó có thể dễ dàng bị thay đổi do bàn tay con ngời vì chúng không có kỹ thuật cao hoặc bị mờ theo thời gian và gây khó khăn trong việc đối chiếu, xác định TSCĐ.
Tiếp đó đơn vị phải tiến hành hoàn thiện thẻ và sổ theo dõi TSCĐ cả ở phòng kế toán và ở các bộ phận sử dụng TSCĐ. Theo phơng hớng hoàn thiện kế toán TSCĐ với quan điểm cho phép các đơn vị đợc lựa chọn phơng pháp khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng TSCĐ nhằm đem lại lợi ích kinh tế, để phản ánh chính xác giá trị cũng nh tình hình sử dụng và trách nhiệm trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ thì trên thẻ TSCĐ tại đơn vị cần bổ sung thêm một số chỉ tiêu nh thời gian sử dụng dự kiến, phơng pháp khấu hao, ngời chịu trách nhiệm vật chất. Điều này là rất cần thiết vì thực tế trớc đây việc quy kết trách nhiệm TSCĐ đợc ‘ngầm định’ cho bộ phận sử dụng tài sản đó và việc xử lý chủ yếu d- ới hình thức khiển trách đối với bộ phận mà xét thấy thiếu trách nhiệm hoặc biểu dơng đối với bộ phận xét thấy hoàn thành tốt nhiệm vụ (tận dụng tối đa công suất máy, máy móc trông sạch sẽ ) chứ ch… a có văn bản cụ thể nào quy
định trách nhiệm sử dụng đối với một đối tợng hoặc một bộ phận cụ thể, do đó việc quy định trách nhiệm cụ thể đối với ngời quản lý, sử dụng TSCĐ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Tất nhiên để làm đợc điều này thì Công ty cần đợc sự cho phép của Bộ Tài Chính, do đó trung tâm cần xúc tiến nhanh việc đề nghị với Công ty để có thể thực hiện đợc trong thời gian sớm nhất. Theo kiến nghị này thì thẻ TSCĐ tại đơn vị có thể đợc sửa đổi lại nh sau:
Trung tâm thông tin di động KVI 811A-đờng Giải Phóng, Hà Nội
Thẻ tài sản cố định Số:…
Ngày tháng năm… … …
Kế toán trởng:…
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số ngày tháng năm… … … …
Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ Số hiệu TSCĐ …
Nớc sản xuất Năm sản xuất… …
Bộ phận quản lý, sử dụng tháng, năm đ… a vào sử dụng…
Ngời chịu trách nhiệm trực tiếp…
Công suất thiết kế…
Đình chỉ sử dụng ngày tháng năm… … …
Lý do đình chỉ…
Phơng pháp tính khấu hao…
Cách tính khấu hao…
Thời gian sử dụng dự kiến…
Số hiệu
chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại TSCĐ
Ngày,
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày tháng năm… … … …
Lý do giảm…
Tuy nhiên có một việc không cần đến sự cho phép của Bộ Tài Chính mà trung tâm có thể tự quyết định đợc đó là việc sửa đổi sổ theo dõi TSCĐ tại các bộ phận sử dụng TSCĐ. Về nguyên tắc sổ theo dõi TSCĐ cho từng bộ phận nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng TSCĐ, đồng thời để cung cấp các thông tin theo yêu cầu kế toán quản trị, thông tin trên sổ theo dõi TSCĐ cần cung cấp đợc số liệu về các TSCĐ đợc sử dụng ở các bộ phận, giá trị tài sản đó và số khấu hao của TSCĐ sử dụng đã đợc trích vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ. Có nh vậy sổ theo dõi mới cung cấp đợc các thông tin để đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng tài sản trong quá trình kinh doanh, từ đó có biện pháp khai thác, phát huy năng lực của TSCĐ hoặc có kế hoạch đầu t đổi mới TSCĐ khi cần thiết.
Do đó tại các bộ phận thay vì việc sử dụng bảng danh mục tài sản đợc thiết kế theo kiểu tĩnh (thông tin thể hiện đối với các tài sản cố định là bất động) phải tiến hành mở sổ theo dõi TSCĐ mà trên đó ngoài các chỉ tiêu về tên, nguồn gốc tài sản, số hiệu còn có các chỉ tiêu kế toán nh… nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại và các chỉ tiêu khác nh số giờ làm việc của từng tài sản trong một ngày, tình trạng sử dụng tài sản đó , còn tại phòng kế toán của trung tâm…
cũng phải mở sổ theo dõi cho các TSCĐ của trung tâm và sổ theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng TSCĐ tại các bộ phận trực thuộc.
Bảng số 5:Minh họa sổ theo dõi TSCĐ tại các bộ phận sử dụng.
STT TSCĐTên Số hiệu TSCĐ Số seri hình thànhNguồn sử dụng Nguyên giáBộ phận Khấu hao lũy kế vận hànhSố giờ
2.2. Trên phơng diện kế toán tổng hợp.
Thứ nhất là về vấn đề xác định nguyên giá đối với những TSCĐ do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Việc thay đổi nguyên giá TSCĐ sau khi có quyết định của cấp trên phê duyệt giá trị quyết toán TSCĐ là không hợp lý (nh đã trình bày ở phần hạn chế trong việc hạch toán kế toán TSCĐ) tuy nhiên đơn vị vẫn có thể giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa theo cách sau:
Đối với những tài sản hình thành do mua sắm hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao thì vẫn xác định nguyên giá TSCĐ là giá trị quyết toán đã thanh toán với nhà cung cấp hoặc nhà thầu, tuy nhiên sau khi có quyết định phê duyệt giá trị quyết toán thì trung tâm coi đó nh là một nghiệp vụ đánh giá lại TSCĐ (việc này là hoàn toàn có căn cứ vì các tài sản đó đã đợc đa vào sử dụng trong một khoảng thời gian) và phần chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị đợc phê duyệt sẽ coi nh là phần chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ và đa vào tài khoản 412 tại Công ty và tài khoản 33634V đối với trung tâm thay vì xử lý bằng việc quy kết trách nhiệm cho ngời mua sắm hoặc cho Công ty nh trớc đây.
Cần phải nói thêm là việc giải quyết nh này có hiệu quả hay không còn phụ thuộc vào ý thức chủ quan của ngời mua sắm và công tác giám sát tại Công ty vì rất có thể sau khi báo cáo đầu t đợc duyệt, công việc mua sắm, xây dựng TSCĐ đợc sự cho phép trong quá trình tmua sắm hoặc tiến hành xây dựng công trình có sự thông đồng giữa nhà cung cấp hoặc nhà thầu với ngời chịu trách
nhiệm ký kết hợp đồng nhằm trục lợi từ các nghiệp vụ đó, do đó trong các nghiệp vụ này Công ty cần cử ngời giám sát chặt chẽ quá trình ký kết hợp đồng và thanh toán giữa hai phía.
Ví dụ nh đối với nghiệp vụ mua sắm máy điều hòa (ở trang 51) kế toán có thể tiến hành định khoản nh sau:
Khi đa máy điều hòa vào sử dụng: Nợ TK 211 : 41.716.071đ Nợ TK 133 : 2.085.804đ Có TK 112: 43.801.875đ Đồng thời thực hiện kết chuyển nguồn:
Nợ TK 33631V : 41.716.071đ Có TK 33634V : 41.716.071đ
Khi có quyết định phê duyệt giá trị quyết toán, kế toán điều chỉnh: Nợ TK 33634V : 1.967.091đ
Có TK 211 : 1.967.091đ
Thứ hai là việc tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị. Hiện tại trung tâm sử dụng phơng pháp khấu hao bình quân và phơng pháp này đã bộc lộ nhiều hạn chế nh đã nêu ở trên. Trung tâm có thể căn cứ vào đặc điểm của từng loại TSCĐ để lựa chọn phơng pháp khấu hao thích hợp nh:
- Những TSCĐ nh nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản vô hình... thì áp dụng phơng pháp khấu hao bình quân.
Cách tính khấu hao theo phơng pháp này nh sau:
Mức khấu hao Phải trích Bình quân năm Nguyên giá Tài sản cố định Bình quân Giá trị thanh lý Tài sản cố định ước tính Tỷ lệ Khấu hao Bình quân năm x
Và
Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = --- bình quân tháng 12
- Những TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh nh thiết bị dụng cụ quản lý, phơng tiện vận tải có thể sử dụng phơng pháp khấu hao nhanh. Đặc biệt với những TSCĐ chịu tác động lớn của khoa học kỹ thuật thì chỉ nên sử dụng phơng pháp khấu hao nhanh mới có thể khắc phục đợc yếu tố hao mòn vô hình.
Cách tính khấu hao của phơng pháp khấu hao nhanh:
Theo phơng pháp khấu hao này, số khấu hao hàng năm đợc tính theo công thức tính nh sau:
Mức khấu hao trích ở năm thứ i = Nguyên giá ì Tỷ lệ khấu hao năm thứ i
=
n x ( n + 1 )
Tỷ lệ khấu hao của TSCĐ năm thứ i 2 x ( n - i + 1 )
Trong đó:
n là số năm sử dụng TSCĐ. i là năm sử dụng thứ i.
Ví dụ: Một máy photocopy có nguyên giá 18.000.000 đ, thời gian sử dụng
là 7 năm. Theo phơng pháp khấu hao này, tỷ lệ khấu hao mỗi năm và mức trích khấu hao từng năm sẽ nh sau:
Năm thứ i Số năm SD còn lại Tỷ lệ khấu hao mỗi năm Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao mỗi năm Số khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại 1 7 7/28 18.000.000 4.499.950 4.499.950 13.500.050 2 6 6/28 18.000.000 3.857.100 8.357.050 9.642.950
3 5 5/28 18.000.000 3.214.250 11.571.300 6.428.7004 4 4/28 18.000.000 2.571.400 14.142.700 3.857.300 4 4 4/28 18.000.000 2.571.400 14.142.700 3.857.300 5 3 3/28 18.000.000 1.928.550 16.071.250 1.928.750 6 2 2/28 18.000.000 1.285.700 17.356.950 642.150
7 1 1/28 18.000.000 642.850 18.000.000 0
Trong khi đó theo phơng pháp khấu hao bình quân thì mức khấu hao mỗi năm của máy điều hòa này là: 18.000.000/7 = 2.571.428đ. Theo phơng pháp này thì mỗi năm chỉ thu hồi đợc khoảng 14% giá trị TSCĐ.
Rõ ràng là áp dụng phơng pháp khấu hao nhanh thì thời gian thu hồi giá trị của TSCĐ nhanh hơn rất nhiều, nh ví dụ trên thì chỉ trong vòng 4 năm đã thu hồi đợc 80% giá trị TSCĐ trong khi đó thời gian sử dụng mới hết 57% thời gian sử dụng dự kiến.
Nh vậy nếu áp dụng phơng pháp khấu hao nhanh thì đơn vị đỡ bị ảnh h- ởng hơn bởi sự hao mòn vô hình của TSCĐ.
Thứ ba là trung tâm nên có kế hoạch tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn cho các TSCĐ hữu hình. Nh đã nói ở trên, hiện tại ở trung tâm chỉ mới phát sinh các nghiệp vụ mang tính chất bảo dỡng máy móc, thiết bị. Tuy nhiên công việc này đợc tiến hành theo định kỳ và số lợng các máy móc thiết bị đợc bảo dỡng trong mỗi lần là rất lớn, do đó chi phí bảo dỡng cho mỗi lần là cũng rất nhiều và với chi phí nhiều nh vậy thì tại trung tâm có thể coi đây là nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ và cần phải tiến hành trích trớc chi phí để có thể chủ động trong việc sửa chữa. Trong thời điểm hiện tại thì máy móc, thiết bị viễn thông của đơn vị còn mới và hiện đang sử dụng tốt, tuy nhiên sau một thời gian nữa thì chúng có thể bị h hỏng, xuống cấp và có thể cần phải đợc sửa chữa hay nâng cấp, do đó nếu ngay từ bây giờ trung tâm không tính đến việc xử lý tình huống đó thì khi phát sinh các nghiệp vụ trên kế toán sẽ lúng túng trong việc xử lý. Công việc cần làm trớc mắt là Công ty phải có hớng dẫn cụ thể đối với các nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ hữu hình tại đơn vị, các hớng dẫn này phải phù hợp với chuẩn mực kế toán TSCĐ hữu hình đã ban hành và sau đó
sẽ căn cứ vào các tình huống cụ thể để có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị.
Trên đây là một số những kiến nghị của tôi nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại trung tâm thông tin di động khu vực I và tôi mong nó sẽ giúp ích đợc phần nào hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và kế toán TSCĐ tại đơn vị.