Hình thức kế toán vật liệu mà hiện nay công ty đang áp dụng là: Chứng từ ghi sổ. Tập hợp các chứng từ ghi ở sổ, đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Bảo đảm các mặt đợc tiến hành song song và
việc sử dụng, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên. Nhờ vậy tạo điều kiện cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý đảm bảo số liệu chính xác, hơn nữa từ đó tạo ra một lối làm việc mới có tính chất ràng buộc lẫn nhau. Đảm bảo tiến độ công việc dồn đều ở tất cả các khâu và trong các phần hành chính kế toán. Cụ thể là khi vật liệu mua về đến kho của xí nghiệp trình tự của kế toán tiến hành nh sau:
a.Thủ tục nhập kho:
Theo chế độ quy định, tất cả các loại vật liệu công ty mua về đều phải làm thủ tục nhập kho. Việc thu mua cung cấp vật liệu cho sản xuất của công ty do phòng kế toán đảm nhận. Khi vật t về đến công ty, ngời đi mua vật t mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của ngời bán. Trong đó đã ghi các chỉ tiêu nh: tên và quy cách vật t, số lợng xuất bán, hình thức thanh toán... .đến phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán xem xét hoá đơn nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký thì đồng ý cho nhập kho.
Cụ thể: Trong tháng 3-2006 Công ty mua đờng của nhà máy Văn Điển; Hoá đơn thuế giá trị gia tăng của ngời bán nh sau
Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GKT-3ll Ngày 05 tháng 3 năm 2006
Liên 2 ( giao khách hàng ) Số : 014830 Đơn vị bán : Công ty đờng Văn Điển
Địa chỉ: Thờng tín - Hà Tây
Tài khoản số: 421.101.000.200 tại Ngân hàng nông nghiệp Hà Tây Mã số thuế: 54002010000
Họ tên ngời mua: Nguyễn Anh Dũng
Địa chỉ: Công ty cổ phần bia Hoà Bình- Tổ 3- Phờng Thái bình- TXHB Tài khoản số: 421.101.000.200 tại ngân hàng nông nghiệp Hoà Bình Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Mã số thuế: 540010102020
TT Tên quy cách sản phẩm hàng
Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B
1 Đờng Kg 400 5.900 2.360.000
Cộng 2.360.000
Số tiền bằng chữ: (Hai triệu, ba trăm sáu mơi nghìn đồng chẵn).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
* Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT để viết phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho: Số 12/1
Ngày 05 tháng 03 năm 2006
Tên ngời nhập : Nguyễn Anh Dũng Nhập kho: Hoá đơn số 014830 Nhập kho: Đờng.
1 B Xin nhập Thực nhập
01 Đờng Kg 400 400 5.900 2.360.000
400 400 5.900 2.360.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): ( Hai triệu, ba trăm sáu mơi nghìn đồng chẵn)
Ngời mua Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Để nhập kho thì thủ kho phải xem xét cụ thể: nếu số vật t mua về đúng chủng loại, số lợng... đã ghi trong phiếu nhập kho và đã kiểm nghiệm thì thủ kho tiến hành cho nhập kho và ký xác nhận số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho và ghi số liệu vào sổ theo dõi nhập, xuất nguyên vật liệu.
Trớc khi nhập kho số nguyên vật liệu mua về phải đợc kiểm nghiệm. Ban kiểm tra gồm: một đại diện kế toán, một đại diện ghi tài khoản và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra về số lợng và chất lợng của từng loại nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm đối với nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn. Số vật liệu này không cho nhập kho và chờ ý kiến cấp trên giải quyết.
+ Một liên lu
+ Một liên giao cho kế toán theo dõi công nợ để làm cơ sở thanh toán cho ng- ời bán.
+ Một liên kế toán kho hàng ( nguyên vật liệu ) giữ.
b.Thủ tục xuất kho:
Toàn bộ nguyên vật liệu xí nghiệp giao cho tổ sản xuất quản lý. Hàng ngày tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất mà thủ kho tiến hành xuất kho vật liệu theo từng ca, từng lô hàng. Việc xuất kho này có ghi chép trong sổ giao ca. Đến cuối ngày thủ kho tổng hợp lại số xuất và ghi vào sổ theo dõi nguyên vật liệu. Đến cuối tháng thủ kho kết hợp với tổ trởng sản xuất tiến hành kiểm kê lại số vật liệu còn lại, đối chiếu với sổ theo dõi nhập, xuất nguyên vật liệu để thống nhất về số liệu. Tiếp đó, căn cứ vào số tồn kho đầu tháng, số nhập kho trong tháng (tổng hợp từ các phiếu nhập kho) số tồn kho cuối tháng và số sử dụng trong tháng, thủ kho sẽ lập báo cáo xuất nhập, tồn vật t chuyển tới cho kế toán vật liệu để tiến hành hạch toán.
* Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Tại công ty kế toán chi tiết nguyên vật liệu đợc tiến hành nh sau: - Tại kho:
Thủ kho không sử dụng thẻ kho để ghi chép mà dùng sổ “sổ theo dõi nhập xuất nguyên vật liệu” để phản ánh tình hình nhập - xuất - Tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Việc ghi chép căn cứ vào các phiếu nhập kho và sổ giao ca (số tổng cộng số l- ợng vật liệu xuất dùng theo từng thứ, cuối ngày tính ra số tồn kho). Sau khi ghi chép xong đợc chuyển cho kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu sử dụng “sổ chi tiết nguyên vật liệu” trong đó ghi chi tiết cho từng thứ vật liệu. Việc ghi sổ đợc tiến hành khi kế toán vật liệu nhận đợc “báo cáo xuất, nhập, tồn kho vật t” và “phiếu nhập kho” của thủ kho gửi lên.
- Kết cấu sổ chi tiết nguyên vật liệu: Cách ghi chép:
+ Cột tồn kho đầu kỳ: lấy ở cột tồn kho cuối kỳ trên sổ chi tiết “nguyên vật liệu” tháng trớc chuyển sang.
+ Cột trong kỳ: Số lợng nhập tổng hợp từ các phiếu nhập kho mà kế toán nhận đợc từ thủ kho sau đó đối chiếu với các cột nhập “tổng số” trong báo cáo “Nhập, xuất, tồn số liệu khớp đúng đợc ghi vào”
+ Cột xuất trong kỳ:
Số lợng lấy ở phần “xuất trong kỳ” “tổng số” trong báo cáo “nhập, xuất, tồn nguyên liệu” chuyển sang.
Cột giá trị: đợc tính theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc. + Cột cuối kỳ: đợc xác định trên cơ sở
Số lợng tồn cuối kỳ = Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ - Số lợng xuất trong kỳ
tồn cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ
Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty cổ phần bia Hoà Bình
Ghi chú: ----> Ghi hàng ngày ===> Ghi cuối tháng <==> Đối chiếu