Nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh trên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, các bảng kê và các nhật ký chứng từ. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê và nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo.
Do đặc điểm, tính chất, số lợng, chủng loại vật t, hàng hoá riêng có của ngành may và yêu cầu quản lý nên hàng tồn kho của Công ty đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Nhờ đó, kế toán theo dõi và phản ánh đợc một cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật t hàng hoá trên sổ sách kế toán.
Kỳ kế toán ở Công ty là hàng quý với công việc ghi sổ kế toán và quyết toán. Toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Công ty. Tại các phân xởng và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thống kê có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra chứng từ, thực hiện việc hạch toán ban đầu, ghi chép vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi bộ phận mình phụ trách, lập các báo cáo nghiệp vụ nh: báo cáo nguyên vật liệu, báo cáo chế biến. Định kỳ các nhân viên này chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn Công ty.
Trình tự hạch toán ban đầu và ghi sổ kế toán ở Công ty May Chiến Thắng có thể đợc mô tả nh sau:
Tại kho của Công ty: thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ tiến hành ghi sổ thực nhập, thực xuất vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng, cuối tháng lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn theo thứ tự
vào sản xuất theo từng mã hàng Công ty giao, số lợng bán thành phẩm cắt ra và cung cấp cho từng bộ phận sản xuất vào đầu ngày, tình hình nhập kho thành phẩm và theo dõi tình hình lao động (thời gian, năng suất) để tính lơng cho công nhân.
Cuối tháng, nhân viên hạch toán thống kê có nhiệm vụ lập các báo cáo chuyển lên phòng kế toán Công ty: Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu, báo cáo chế biến nguyên vật liệu, báo cáo hàng hoá. Khi kết thúc một hợp đồng sản xuất, nhân viên hạch toán thống kê có nhiệm vụ lập các báo cáo thanh quyết toán hợp đồng, báo cáo tiết kiệm nguyên liệu, báo cáo phế liệu thu hồi.
Tại phòng kế toán của Công ty: Phòng kế toán có nhiệm vụ lập ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý thông tin kế toán ban đầu, thực hiện đúng và đầy đủ chế độ hạch toán, chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ Tài chính, cung cấp một các đầy đủ kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của Công ty, phân tích, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó có biện pháp phù hợp về phơng hớng phát triển của Công ty.
Để thực hiện những nhiệm vụ trên đây, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của Công ty, mức độ chuyên môn hoá của công tác kế toán và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty May Chiến Thắng có biên chế là 10 ngời và đợc tổ chức theo phần hành kế toán nh sau:
Kế toán trởng (trởng phòng): Có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc, báo cáo số liệu cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh của nhà máy cho giám đốc, tổ chức lãnh đạo chung cho toàn phòng, phân chia từng bộ phận kế toán cũng nh bố trí từng ngời phụ trách, làm công tác đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng kinh tế kiêm phụ trách chung về vốn và giá cả, là ngời chịu trác nhiệm thực thi hớng dẫn thi hành chính sách chế độ tài chính cũng nh việc chịu trách nhiệm các quan hệ tài
Kế toán phó (Phó phòng kế toán): Là ngời trực tiếp giúp việc cho kế toán tr- ởng, làm những công việc của trởng phòng khi trởng phòng đi vắng ngoài ra còn làm công việc kế toán tổng hợp
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Phụ trách tài khoản 152, 153 hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Cuối quý tổng hợp số liệu lập bảng kê Nhập - Xuất - Tồn.
Kế toán tiền mặt và ngân hàng: Viết phiếu thu, phiếu chi, phát hành séc,hàng quý lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng có quan hệ giao dịch .
Kế toán thanh toán với ngời mua và ngời bán: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa Công ty với khách hàng và giữa Công ty với nhà cung cấp.
Kế toán công nợ : Theo dõi các khoản công nợ của Công ty.
Kế toán tài sản cố định và phân bổ lơng: Phụ trách tài khoản 211, 214, 334, 338. Phân loại TSCĐ hiện có trong Công ty và tính khấu hao. Hàng tháng căn cứ vào sản lợng thực tế của từng phân xởng và đơn giá đợc hởng để tính quỹ lơng của từng phân xởng. Cuối tháng, lập bảng thanh toán lơng.
Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành : Hàng tháng nhận các báo cáo từ các phân xởng gửi lên .Căn cứ vào bảng phân bổ số 1, bảng tập hợp chi phí để cuối quý ghi vào bảng kê số 4, tính giá thành theo phơng pháp thích hợp.
Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Kho thành phẩm, ghi sổ chi tiết tài khoản 155, doanh thu bán hàng và các nghiệp vụ phát sinh khác liên quan đến quá trình tiêu thụ và xác định kết quả, cuối quý lập bảng kê số 8 và bảng kê số 11.
Hiện nay, Công ty đã áp dụng hệ thống kế toán máy. Các chứng từ minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán kiểm tra, sắp xếp số liệu để nhập vào máy vi tính theo các định khoản (xử lý nghiệp vụ), máy sẽ tự động phân loại nghiệp vụ và ghi vào bảng kê phát sinh các tài khoản có liên quan. Đến cuối kỳ, ngời sử dụng có thể in ra Sổ cái từng loại tài khoản, các loại báo cáo tài chính.
Với việc sử dụng kế toán máy, trình tự công việc xử lý số liệu nh sau: Kế toán trưởng
Kế toán công nợ
Kế toán nguyên vật liệu chính
Kế toán nguyên vật liệu phụ và phụ tùng thay thế
Kế toán tài sản cố định và phân bổ tiền lương
Thủ quỹ
Kế toán tập hợ chi phí sản xuất và tính giá thàng
Kế toán tiêu thụ
Kế toán tiền mặt
Kế toán thanh toán với người mua và người bán
Kế toán tổng hợp
Nhân viên thống kê các phân xư
ởng thuộc các cơ sơ sản xuất
Sơ đồ 17: trình tự công việc sử lý số liệu kế toán ở công ty may chiến thắng
III- hạch toán thành phẩm tại công ty may chiến thắng
