5. Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp
3.5.3. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh
Ngày 31/12/2010:
Kết chuyển lãi thực hiện được từ kết quả kinh doanh trong năm 2010 tại công ty TNHH Tư vấn và Phát Triển Giáo Dục Quốc Tế là: 1.085.918.424 đồng.
421 3334 414 415 911 416 (1) (2) (4) (3) (5) 431 (6)
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
Nợ TK 911 1.085.918.424
Có TK 421 1.085.918.424 Số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp là:
1.085.918.424 * 25% = 271.479.606 đồng. Kế toán định khoản:
Nợ TK 421 271.479.606
Có TK 3334 271.479.606
Lợi nhuận sau thuế = lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập doanh nghiệp = 1.085.918.424 – 271.479.606= 814.438.818 đồng Công ty trích 60% để chia lãi cho các thành viên góp vốn:
814.438.818 * 60% = 488.663.290 đồng Nợ TK 421 488.663.290
Có TK 338 488.663.290
Lợi nhuận còn lại = 814.438.818 – 488.663.290 = 325.775.528 đồng Phần lợi nhuận còn lại sau thuế sẽ được trích lập vào các quỹ:
* Trích 50% vào quỹ đầu tư phát triển: 325.775.528 * 50% = 162.887.764 đồng Nợ TK 421 162.887.764
Có TK 414 162.887.764
* Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính: 325.775.528 * 10% = 32.577.553 đồng Nợ TK 421 32.577.553
Có TK 415 32.577.553
* Trích 5% vào quỹ trợ cấp mất việc làm: 325.775.528 * 5% = 16.288.776 đồng Nợ TK 421 16.288.776
Có TK 416 16.288.776 * Phần còn lại trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi:
325.775.528 * 35% = 114.021.435 đồng. Nợ TK 421 114.021.435
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
CHƢƠNG 4. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Nhận xét:
4.1.1. Đánh giá về công tác quản lý
Nhìn chung, công tác quản lý tại công ty tương đối chặt chẽ. Các phòng ban, các cá nhân được phân định trách nhiệm – nghĩa vụ - quyền hạn rõ ràng bằng các văn bản. Điều này sẽ đảm bảo cán bộ - nhân viên và giáo viên thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả công việc của mình.
Quy trình công việc được hướng dẫn rõ ràng bằng các “Quy định”, “Thủ tục”, “Hướng dẫn” lưu giữ tại mỗi chi nhánh. Các công việc phát sinh và hoàn thành đều được thể hiện trên văn bản, đảm bảo tính chặt chẽ trong công tác lưu trữ hồ sơ và là tài liệu hướng dẫn mang tính thiết thực và hiệu quả nhất cho các nhân viên mới. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng cho sự hoàn thành công việc của mỗi cá nhân hoặc tập thể, là cơ sở cho sự nhận xét đánh giá hàng tháng của cấp trên về hiệu quả công việc của từng cá nhân.
Công ty thường xuyên tổ chức các lớp hướng dẫn và đào tạo trình độ chuyên môn – nghiệp vụ, đảm bảo nắm bắt kịp thời mọi thay đổi nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ - nhân viên năng động, sáng tạo và chuyên nghiệp. Đặc biệt là lớp đào tạo giáo viên, vì chất lượng giáo viên là cốt lõi cho mục tiêu chất lượng “Tôn vinh giá trị dạy thực và học thực” mà công ty cam kết với khách hàng.
4.1.2. Đánh giá về công tác kế toán
4.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán đã phát huy được những ưu điểm
Bộ máy kế toán có sự phân định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của từng cá nhân. Điều này đảm bảo nhân viên kế toán thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả công việc của mình.
Công tác kế toán được hướng dẫn rõ ràng bằng các văn bản như “Hướng dẫn tác nghiệp kế toán”, “Quy định về hình thức báo cáo”, “Quy định kiểm soát doanh thu – chi phí phòng kế toán”.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
Các chứng từ được luân chuyển, lưu trữ một cách hợp lý, đảm bảo thuận tiện trong công tác kiểm tra, theo dõi.
Hàng tuần, nhân viên kinh doanh – nhân viên kế toán – nhân viên thủ quỹ luôn thực hiện đối chiếu doanh thu đã được ghi nhận và ký xác nhận bằng văn bản rõ ràng.
4.1.2.2. Những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tại công ty:
Nhập dữ liệu trên máy vi tính:
Các dữ liệu kế toán được ghi chép trên máy vi tính tuy thuận tiện trong công tác hạch toán và tra cứu số liệu. Tuy nhiên, nếu xảy ra trường hợp mất dữ liệu, kế toán phải tiến hành nhập liệu lại từ đầu gây ảnh hưởng đến quá trình theo dõi và tiến trình lập báo cáo định kỳ theo quy định của ban giám đốc.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Là trung tâm khảo thí VN-120 của Đại học Cambridge, hàng năm công ty thường tổ chức từ 03 đến 04 đợt thi Chứng Chỉ Quốc Tế cho các em. Đây cũng là khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động chính của Trung tâm Khảo thí nhưng các khoản thu này lại được ghi nhận vào tài khoản “Thu nhập khác”.
Việc ghi sổ kế toán chưa thực sự chính xác, cụ thể đối với Sổ Cái của TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Nhằm giảm bớt khối lượng nghiệp vụ ghi vào Sổ Cái, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký thu tiền, đồng thời theo dõi cụ thể trên các Sổ chi tiết bán hàng. Thế nhưng, trên Sổ Cái vẫn phản ánh lại toàn bộ các nghiệp vụ doanh thu phát sinh trong kỳ, điều này làm cho có quá nhiều nghiệp vụ được phản ánh trên Sổ Cái và khó theo dõi.
Thủ quỹ khi nhận tiền do NVKD giao chỉ ký nhận trên Sổ Thu cá nhân của mỗi NVKD lập dễ phát sinh sai sót và gian lận.
Các khoản giảm trừ doanh thu
Việc hạch toán tài khoản giảm trừ doanh thu chưa chính xác, hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhưng tại các chi
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
nhánh kế toán vẫn sử dụng TK 531 để hạch toán “Hàng bán bị trả lại” và TK 532 để hạch toán “Giảm giá hàng bán”.
Trong công tác hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, công ty chỉ sử dụng tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” đối với các trường hợp phát sinh giảm học phí sau ngày phát sinh doanh thu tương ứng. Nhưng trên thực tế, các khóa học mới khai giảng, công ty luôn có chương trình miễn – giảm học phí cho học viên.
Việc theo dõi TK 532 cũng còn nhiều thiếu sót. Trường hợp hoàn trả lại cho học viên phần học phí được giảm, kế toán ghi nhận vào các khoản giảm giá hàng bán. Nhưng nếu học viên chỉ bảo lưu học phí mà không nhận lại số tiền được giảm thì BPKD sẽ trực tiếp theo dõi và tính giảm cho đợt học sau, kế toán không ghi nhận các khoản học phí được giảm cho trường hợp này.
Các khoản phải thu khách hàng:
Trong công tác hạch toán, kế toán không theo dõi các khoản học viên còn nợ. Cụ thể đối với trường hợp các lớp học dài hạn học phí cao, một số học viên đóng trước một phần học phí, nhân viên kinh doanh tự ghi nhận và theo dõi. Căn cứ số tiền thu trên phiếu thu, kế toán ghi nhận doanh thu bất kể trường hợp đó học viên đã hoàn tất học phí trọn khóa hay chưa.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu quan trọng phản ánh khoản chi phí trực tiếp tạo ra từng loại sản phẩm thế nhưng kế toán chỉ ghi nhận doanh thu dạy học mà không phản ánh giá vốn giảng dạy, điều này là sai nguyên tắc. Tất cả các chi phí liên quan đến việc dạy học kế toán đều hạch toán vào chi phí bán hàng, điều này là chưa phù hợp.
Theo dõi và ghi nhận chi phí
Bộ phận kinh doanh kiêm nhiệm quá nhiều việc vừa thực hiện việc mua, lưu giữ và bán giáo trình, băng, đĩa. Chứng từ sổ sách không rõ ràng, không có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Điều này dễ phát sinh gian lận.
Ở các chi nhánh, nhân viên kế toán và nhân viên thủ quỹ vẫn còn làm việc theo cảm tính. Thường xảy ra các trường hợp thực hiện quy trình thanh toán không đúng quy định, thực hiện chi các khoản thanh toán hoặc tạm ứng khi chưa có sự xét duyệt của giám đốc.
Việc hạch toán tài khoản “Tạm ứng” chưa được chính xác, cụ thể như sau: để đơn giản hóa quy trình mua hàng, các nhân viên thường không lập phiếu tạm ứng mà chỉ đến nhận tiền trực tiếp từ thủ quỹ để đi mua hàng và phần tiền chênh lệch (nếu có) sau khi thanh toán cho nhà cung ứng sẽ được bù trừ lại, thường không có chứng từ tạm ứng kèm theo, điều này là sai nguyên tắc. Trường hợp này nghiệp vụ chỉ được ghi nhận trực tiếp vào tài khoản chi phí liên quan mà không thông qua tài khoản tạm ứng.
Việc hạch toán tài khoản chi phí cũng chưa chính xác, hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhưng tại các chi nhánh kế toán vẫn sử dụng TK 641 để hạch toán “Chi phí bán hàng” và TK 642 để hạch toán “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Chi phí bán hàng (gồm chi phí phát sinh của bộ phận Kinh Doanh, bộ phận Marketing và bộ phận Học Vụ) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (gồm chi phí phát sinh của bộ phận Hành chánh nhân sự, bộ phận Kế toán và bộ phận Quản lý) nhưng kế toán không mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi phí cho
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
từng bộ phận. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi tình hình sử dụng chi phí của các bộ phận.
Đối với các khoản chi như mua giấy A4, chi photo tài liệu, mua văn phòng phẩm… cho nhiều kỳ, kế toán chỉ ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào tháng thực sự chi tiền. Điều này làm cho chi phí của tháng bị hạch toán tăng cao trong khi các tháng khác lại thấp, dẫn đến việc không phản ánh chính xác kết quả hoạt động từng tháng của Công ty.
Trong công tác tổ chức chứng từ kế toán:
Hình thức của Phiếu Chi không đúng với quy định về chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chưa thể hiện đầy đủ nội dung về chứng từ sử dụng ở một số cột trong Sổ Cái, điều này gây khó khăn cho người sử dụng trong công tác kiểm tra, đối chiếu vì không biết nguồn gốc của chứng từ, của nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận từ đâu. Cụ thể như sau:
Việc sử dụng các quỹ:
Việc phân phối lợi nhuận chỉ mang tính chất hình thức, công ty chỉ ghi nhận các khoản trích lợi nhuận chưa phân phối vào các quỹ sau khi kết thúc năm
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
tài chính nhưng không mở Sổ Cái của các quỹ này để theo dõi việc sử dụng có hợp lý hay không. Các nghiệp vụ liên quan đến các khoản chi thăm bệnh nhân viên, chi ủng hộ từ thiện, chi tiền cho cán bộ nhân viên đi nghỉ mát nhưng kế toán vẫn ghi nhận các khoản chi phí phát sinh này vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, khi có nghiệp vụ phát sinh như thăm bệnh nhân viên, kế toán thường hạch toán như sau:
Nợ TK 642 (Số tiền chi ra)
Có TK 111 (Số tiền chi ra)
Điều này là sai nguyên tắc vì các quỹ đã được trích lập vào cuối năm tài chính nhưng trên thực tế kế toán không sử dụng các khoản này.
4.1.3. Đánh giá về kết quả hoạt động kinh doanh
Về hoạt động kinh doanh, trong năm 2010, công ty đã có những bước tiến đáng kể. Cụ thể doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt 9.265.050.000
đồng, so với kế hoạch là 8.659.500.000 đồng vượt 7%. Tuy nhiên, các khoản chi phí cũng tăng theo, cụ thể tổng giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp là 7.813.578.576 đồng, so với kế hoạch là
7.130.650.000 đồng vượt 9.6%. Nhưng, đây cũng là một bước tiến trong quá trình thâm nhập thị trường tại tỉnh Bình Dương và các tỉnh, thành lân cận. Là cơ sở cho sự phát triển và mở rộng thị trường.
4.2.Kiến nghị:
Đối với việc nhập dữ liệu kế toán trên máy tính, tuy có nhiều ưu điểm nhưng khi xảy ra sự cố mất dữ liệu sẽ gây ra không ít khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và lập các báo cáo đúng hạn. Ở các chi nhánh, nhiều nhân viên cùng sử dụng máy vi tính kế toán dùng để nhập dữ liệu, điều này gây ra khó khăn cho nhân viên kế toán. Nếu có thể, công ty nên hạn chế số người sử dụng máy vi tính của phòng kế toán hoặc đảm bảo bằng cách cài mật mã để tránh các trường hợp các dữ liệu kế toán bị sửa đổi
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
hoặc bị xóa mất. Ngoài ra, định kỳ có thể là 02 tuần hoặc 01 tháng, nên chép các dữ liệu ra bộ nhớ chung của công ty.
Đội ngũ cán bộ - nhân viên và giáo viên là lực lượng chủ chốt trong quá trình phát triển của công ty. Vì vậy, bên cạnh những chính sách nhân sự đã áp dụng, công ty nên chú ý xem xét thêm các yếu tố khách quan khác nhằm đưa ra những chính sách phù hợp củng cố đời sống vật chất và tinh thần cho mỗi cá nhân.
Hàng tháng, khi những chương trình đưa ra đạt hiệu quả cao, công ty thường trích thưởng hiện kim, hiện vật hoặc cộng điểm thi đua trong tháng cho nhân viên kinh doanh và nhân viên Marketing. Tuy 02 bộ phận này trực tiếp tìm kiếm học viên, nhưng công ty cũng cần xem xét và ghi nhận hiệu quả công việc của phòng kế toán, phòng hành chánh nhân sự và phòng học vụ để các nhân viên ở các phòng ban này có động lực để làm việc tích cực hơn.
Bộ máy kế toán công ty đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn còn thiếu sót trong việc ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Vì vậy, công ty cần xem xét và thay đổi để bộ máy kế toán từng bước hoàn thiện hơn, nhằm xác định doanh thu và chi phí thực tế một cách chính xác, hợp lý hơn. Dưới đây là một số kiến nghị sửa đổi việc ghi chép kế toán:
4.2.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
4.2.1.1. Ghinhận nghiệp vụ phát sinh lệ phí thi Chứng chỉ Quốc tế
Ghi nhận doanh thu chứng chỉ Quốc Tế: Xét thấy, doanh thu lệ phí thi chứng chỉ Quốc tế tuy chiếm tỷ lệ nhỏ so với tổng doanh thu trong năm nhưng đây cũng là doanh thu mang tính thường xuyên của công ty. Hàng năm, công ty tổ chức trung bình khoảng 03 đợt thi chứng chỉ Quốc tế, doanh thu phát sinh này công ty đã dự tính được trước và là doanh thu chính của Trung tâm Khảo thí. Công ty nên theo dõi doanh thu này trong doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì sẽ hợp lý hơn. Và mở tài khoản chi tiết 51135
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Tăng Thị Thanh Thủy
cho loại doanh thu này. Khi có nghiệp vụ phát sinh doanh thu Chứng Chỉ Quốc Tế, công ty nên thay đổi cách hạch toán như sau:
Ghi nhận doanh thu lệ phí thi chứng chỉ quốc tế:
Nợ TK 111 (số tiền thực tế thu được)
Có TK 51135 (doanh thu thực tế ghi nhận)
Đồng thời mở thêm sổ chi tiết bán hàng cho TK 51135 như sau:
Ghi nhận khoản thanh toán lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế: Nếu doanh thu lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế được ghi nhận vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thì lệ phí thi Chứng chỉ Quốc Tế mà công ty phải thanh toán để tổ chức thi cho học viên nên được ghi nhận vào giá vốn hàng bán thì sẽ hợp lý hơn. Cụ thể, khi công ty thanh toán lệ phí thi chứng chỉ Quốc Tế, kế toán nên thay đổi cách hạch toán như sau:
Nợ TK 632 (Thanh toán lệ phí thi chứng chỉ Quốc tế)
Có TK 111 (Thanh toán lệ phí thi chứng chỉ Quốc tế)
4.2.1.2. Hình thức Sổ Cái TK 511
Số lượng nghiệp vụ phát sinh doanh thu tương đối lớn nên Kế toán mở Sổ