5. Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp
4.1.2. Đánh giá về công tác kế toán
4.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán đã phát huy được những ưu điểm
− Bộ máy kế toán có sự phân định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của từng cá nhân. Điều này đảm bảo nhân viên kế toán thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả công việc của mình.
− Công tác kế toán được hướng dẫn rõ ràng bằng các văn bản như “Hướng dẫn tác nghiệp kế toán”, “Quy định về hình thức báo cáo”, “Quy định kiểm soát doanh thu – chi phí phòng kế toán”.
− Các chứng từ được luân chuyển, lưu trữ một cách hợp lý, đảm bảo thuận tiện trong công tác kiểm tra, theo dõi.
− Hàng tuần, nhân viên kinh doanh – nhân viên kế toán – nhân viên thủ quỹ luôn thực hiện đối chiếu doanh thu đã được ghi nhận và ký xác nhận bằng văn bản rõ ràng.
4.1.2.2. Những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tại công ty:
Nhập dữ liệu trên máy vi tính:
− Các dữ liệu kế toán được ghi chép trên máy vi tính tuy thuận tiện trong công tác hạch toán và tra cứu số liệu. Tuy nhiên, nếu xảy ra trường hợp mất dữ liệu, kế toán phải tiến hành nhập liệu lại từ đầu gây ảnh hưởng đến quá trình theo dõi và tiến trình lập báo cáo định kỳ theo quy định của ban giám đốc.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
− Là trung tâm khảo thí VN-120 của Đại học Cambridge, hàng năm công ty thường tổ chức từ 03 đến 04 đợt thi Chứng Chỉ Quốc Tế cho các em. Đây cũng là khoản doanh thu phát sinh từ hoạt động chính của Trung tâm Khảo thí nhưng các khoản thu này lại được ghi nhận vào tài khoản “Thu nhập khác”. − Việc ghi sổ kế toán chưa thực sự chính xác, cụ thể đối với Sổ Cái của TK 511
“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Nhằm giảm bớt khối lượng nghiệp vụ ghi vào Sổ Cái, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký thu tiền, đồng thời theo dõi cụ thể trên các Sổ chi tiết bán hàng. Thế nhưng, trên Sổ Cái vẫn phản ánh lại toàn bộ các nghiệp vụ doanh thu phát sinh trong kỳ, điều này làm cho có quá nhiều nghiệp vụ được phản ánh trên Sổ Cái và khó theo dõi.
− Thủ quỹ khi nhận tiền do NVKD giao chỉ ký nhận trên Sổ Thu cá nhân của mỗi NVKD lập dễ phát sinh sai sót và gian lận.
− Việc hạch toán tài khoản giảm trừ doanh thu chưa chính xác, hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhưng tại các chi nhánh kế toán vẫn sử dụng TK 531 để hạch toán “Hàng bán bị trả lại” và TK 532 để hạch toán “Giảm giá hàng bán”.
− Trong công tác hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, công ty chỉ sử dụng tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” đối với các trường hợp phát sinh giảm học phí sau ngày phát sinh doanh thu tương ứng. Nhưng trên thực tế, các khóa học mới khai giảng, công ty luôn có chương trình miễn – giảm học phí cho học viên.
− Việc theo dõi TK 532 cũng còn nhiều thiếu sót. Trường hợp hoàn trả lại cho học viên phần học phí được giảm, kế toán ghi nhận vào các khoản giảm giá hàng bán. Nhưng nếu học viên chỉ bảo lưu học phí mà không nhận lại số tiền được giảm thì BPKD sẽ trực tiếp theo dõi và tính giảm cho đợt học sau, kế toán không ghi nhận các khoản học phí được giảm cho trường hợp này.
Các khoản phải thu khách hàng:
− Trong công tác hạch toán, kế toán không theo dõi các khoản học viên còn nợ. Cụ thể đối với trường hợp các lớp học dài hạn học phí cao, một số học viên đóng trước một phần học phí, nhân viên kinh doanh tự ghi nhận và theo dõi. Căn cứ số tiền thu trên phiếu thu, kế toán ghi nhận doanh thu bất kể trường hợp đó học viên đã hoàn tất học phí trọn khóa hay chưa.
Giá vốn hàng bán
− Giá vốn hàng bán là chỉ tiêu quan trọng phản ánh khoản chi phí trực tiếp tạo ra từng loại sản phẩm thế nhưng kế toán chỉ ghi nhận doanh thu dạy học mà không phản ánh giá vốn giảng dạy, điều này là sai nguyên tắc. Tất cả các chi phí liên quan đến việc dạy học kế toán đều hạch toán vào chi phí bán hàng, điều này là chưa phù hợp.
Theo dõi và ghi nhận chi phí
− Bộ phận kinh doanh kiêm nhiệm quá nhiều việc vừa thực hiện việc mua, lưu giữ và bán giáo trình, băng, đĩa. Chứng từ sổ sách không rõ ràng, không có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Điều này dễ phát sinh gian lận.
− Ở các chi nhánh, nhân viên kế toán và nhân viên thủ quỹ vẫn còn làm việc theo cảm tính. Thường xảy ra các trường hợp thực hiện quy trình thanh toán không đúng quy định, thực hiện chi các khoản thanh toán hoặc tạm ứng khi chưa có sự xét duyệt của giám đốc.
− Việc hạch toán tài khoản “Tạm ứng” chưa được chính xác, cụ thể như sau: để đơn giản hóa quy trình mua hàng, các nhân viên thường không lập phiếu tạm ứng mà chỉ đến nhận tiền trực tiếp từ thủ quỹ để đi mua hàng và phần tiền chênh lệch (nếu có) sau khi thanh toán cho nhà cung ứng sẽ được bù trừ lại, thường không có chứng từ tạm ứng kèm theo, điều này là sai nguyên tắc. Trường hợp này nghiệp vụ chỉ được ghi nhận trực tiếp vào tài khoản chi phí liên quan mà không thông qua tài khoản tạm ứng.
− Việc hạch toán tài khoản chi phí cũng chưa chính xác, hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, nhưng tại các chi nhánh kế toán vẫn sử dụng TK 641 để hạch toán “Chi phí bán hàng” và TK 642 để hạch toán “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
− Chi phí bán hàng (gồm chi phí phát sinh của bộ phận Kinh Doanh, bộ phận Marketing và bộ phận Học Vụ) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (gồm chi phí phát sinh của bộ phận Hành chánh nhân sự, bộ phận Kế toán và bộ phận Quản lý) nhưng kế toán không mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi phí cho từng bộ
phận. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi tình hình sử dụng chi phí của các bộ phận.
− Đối với các khoản chi như mua giấy A4, chi photo tài liệu, mua văn phòng phẩm… cho nhiều kỳ, kế toán chỉ ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào tháng thực sự chi tiền. Điều này làm cho chi phí của tháng bị hạch toán tăng cao trong khi các tháng khác lại thấp, dẫn đến việc không phản ánh chính xác kết quả hoạt động từng tháng của Công ty.
Trong công tác tổ chức chứng từ kế toán:
− Hình thức của Phiếu Chi không đúng với quy định về chứng từ kế toán.
− Việc ghi sổ kế toán chưa thể hiện đầy đủ nội dung về chứng từ sử dụng ở một số cột trong Sổ Cái, điều này gây khó khăn cho người sử dụng trong công tác kiểm tra, đối chiếu vì không biết nguồn gốc của chứng từ, của nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận từ đâu. Cụ thể như sau:
Việc sử dụng các quỹ:
− Việc phân phối lợi nhuận chỉ mang tính chất hình thức, công ty chỉ ghi nhận các khoản trích lợi nhuận chưa phân phối vào các quỹ sau khi kết thúc năm tài chính nhưng không mở Sổ Cái của các quỹ này để theo dõi việc sử dụng có
hợp lý hay không. Các nghiệp vụ liên quan đến các khoản chi thăm bệnh nhân viên, chi ủng hộ từ thiện, chi tiền cho cán bộ nhân viên đi nghỉ mát nhưng kế toán vẫn ghi nhận các khoản chi phí phát sinh này vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, khi có nghiệp vụ phát sinh như thăm bệnh nhân viên, kế toán thường hạch toán như sau:
Nợ TK 642 (Số tiền chi ra)
Có TK 111 (Số tiền chi ra)
− Điều này là sai nguyên tắc vì các quỹ đã được trích lập vào cuối năm tài chính nhưng trên thực tế kế toán không sử dụng các khoản này.