5. Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp
3.1. Khái quát chung
Công ty TNHH Tư Vấn và Phát Triển Giáo Dục Quốc Tế hoạt động chính trong lĩnh vực đào tạo Ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh cho cả ba đối tượng Thiếu Nhi, Thiếu Niên và Người Lớn. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực đào tạo Ngoại ngữ nên các chi nhánh của công ty hoạt động với tên gọi “Trung tâm Ngoại Ngữ Quốc Tế SIT”.
Là Trung Tâm Khảo Thí mã số VN-120 của Đại học Cambridge – Vương Quốc Anh, hằng năm công ty thường tổ chức khoảng 03 đến 04 kỳ thi lấy Chứng Chỉ Quốc Tế cho các học viên (HV). Là đơn vị duy nhất tại Bình Dương được công nhận là Trung tâm khảo thí của Đại học Cambridge nên vào các kỳ thi Chứng chỉ Quốc tế được tổ chức, bên cạnh số lượng học viên của trung tâm còn có rất nhiều học viên bên ngoài đăng ký tham dự kỳ thi.
Học viên của trung tâm chủ yếu sinh sống ở địa bàn tỉnh Bình Dương và các quận lân cận thuộc thành phố Hồ Chí Minh.
Vào các dịp đặc biệt, công ty có nhiều chương trình khuyến học miễn – giảm học phí cho Học viên. Ngoài ra, công ty còn có nhiều chương trình học bổng, khen thưởng cho các cá nhân, tập thể đạt thành tích cao trong các kỳ thi.
Do hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, dạy nghề nên dịch vụ công ty cung cấp thuộc diện không chịu thuế GTGT đầu ra, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
3.2. Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh
3.2.1. Kế toán doanh thu
3.2.1.1. Kế toán doanh thu học phí
Nguyên tắc hạch toán
Căn cứ vào phiếu thu do NVKD lập, kế toán ghi nhận doanh thu học phí. Ngày tháng thực hiện việc ghi nhận doanh thu phải tương đồng với ngày lập phiếu thu và thu tiền học phí, cần ghi nhận trường hợp học viên mới nhập học lần đầu.
Do kinh doanh trong lĩnh vực giáo dục nên dịch vụ công ty cung cấp thuộc diện không chịu thuế GTGT đầu ra.
Chứng từ và sổ kế toán sử dụng:
− Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu đăng ký: là thủ tục đầu tiên khi học viên đến trung tâm để đăng ký học. Phiếu này được lập tại phòng kinh doanh.
+ Phiếu thu: Do nhân viên kinh doanh lập. Phiếu thu ghi đầy đủ thông tin học viên bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, trường, lớp, số điện thoại, lớp đăng ký học anh văn và số tiền học phí phải đóng.
+ Hóa đơn GTGT: Do kế toán trưởng lập vào cuối mỗi tháng căn cứ vào phiếu thu, phản ánh tổng doanh thu phát sinh trong tháng. Trường hợp HV có yêu cầu xuất hóa đơn thì sẽ do kế toán tổng hợp lập sau khi học viên đăng ký và trình giám đốc ký duyệt, liên 02 giao cho học viên.
− Sổ kế toán sử dụng
+ Sổ Nhật ký thu tiền
+ Sổ chi tiết bán hàng
Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán
− Tài khoản sử dụng : TK 5113 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”
Ngoài ra, để thuận tiện trong công tác theo dõi doanh thu của từng loại dịch vụ cung cấp, công ty còn tổ chức thêm 04 tài khoản cấp 3:
+ TK 51131 “ Doanh thu anh văn Thiếu Nhi”
+ TK 51132 “ Doanh thu anh văn Thiếu Niên”
+ TK 51133 “ Doanh thu anh văn Giao Tiếp”
+ TK 51134 “ Doanh thu anh văn khác” − Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty
111 Ghi nhận doanh
thu 5113
Trình tự luân chuyển chứng từ và quy
trình kế toán: Xem sơ đồ 3.2.
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu
Diễn giải:
− Khi có học viên đăng ký học phí, bộ phận kinh doanh tiếp nhận, lập phiếu thu và thu tiền học viên. Phiếu thu gồm 03 liên:
+ Liên 02: giao cho học viên.
+ Liên 03: giao cho kế toán chi nhánh cuối mỗi ngày.
− Sau khi lập phiếu thu tiền, nhân viên kinh doanh căn cứ vào phiếu thu ghi nhận toàn bộ doanh thu vào Sổ Thu do mỗi nhân viên kinh doanh lập, đồng thời cập nhật lại toàn bộ doanh thu phát sinh vào máy vi tính ở phòng kinh doanh. Cuối ngày, nhân viên kinh doanh giao tiền lại cho thủ quỹ, thủ quỹ ký xác nhận đã thu tiền vào Sổ Thu của Nhân viên kinh doanh.
− Kế toán chi nhánh khi nhận được phiếu thu tiến hành nhập liệu kế toán. Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Cái TK 511, TK 111 và các Sổ chi tiết bán hàng. Trường hợp học viên có yêu cầu xuất hóa đơn thì kế toán tổng hợp sẽ xuất hóa đơn GTGT cho học viên, hóa đơn phải có ký xác nhận của Giám Đốc. Hóa đơn gồm 03 liên:
+ Liên 01: nộp về cho kế toán trưởng vào cuối mỗi tháng, làm cơ sở đối chiếu trong công tác khai báo thuế.
+ Liên 02: giao cho học viên.
+ Liên 03: luân chuyển nội bộ.
− Sáng thứ hai hàng tuần, kế toán chi nhánh – thủ quỹ - kinh doanh tiến hành đối chiếu doanh thu trong tuần.
− Cuối tháng, kế toán chi nhánh chuyển liên 01 của phiếu thu về cho kế toán tổng hợp. Trường hợp học viên có yêu cầu xuất hóa đơn thì kế toán tổng hợp sẽ xuất hóa đơn GTGT cho học viên. Căn cứ vào chứng từ nhận được, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký thu tiền và Sổ Cái TK 511, TK 111 cùng các sổ chi tiết của TK 511. Đồng thời, tiến hành lập các báo cáo tổng hợp hàng tháng và lưu các chứng từ theo quy định.
3.2.1.2. Kế toán doanh thu giáo trình
Nguyên tắc hạch toán
Khi học viên đóng học phí và mua giáo trình, doanh thu học phí và doanh thu giáo trình được ghi nhận đồng thời trên cùng một phiếu thu.
Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi nhận doanh thu bán lẻ giáo trình. Ngày tháng thực hiện việc ghi nhận doanh thu phải tương đồng với ngày lập phiếu thu.
Trường hợp học viên mua giáo trình sau ngày đăng ký học phí, doanh thu giáo trình được ghi nhận trên phiếu thu bán lẻ giáo trình.
Hàng hóa công ty cung cấp thuộc diện không chịu thuế GTGT đầu ra.
Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán
− Tài khoản sử dụng:
+ TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hóa” − Sơ đồ hạch toán : Xem sơ đồ 3.3
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ hạch toán doanh thu hàng hoá tại Công ty
Chứng từ sử dụng và sổ kế toán sử dụng:
− Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu thu
+ Hóa đơn GTGT
+ Phiếu thu giáo trình bán lẻ: do nhân viên kinh doanh lập.
+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ: do nhân viên kế toán lập để theo dõi doanh thu giáo trình.
− Sổ kế toán sử dụng
+ Sổ Nhật ký thu tiền
+ Sổ Cái TK 511, TK 111
+ Sổ chi tiết bán hàng
Trình tự luân chuyển chứng từ và quy trình kế toán:
( Xem Sơ đồ 3.2. Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu)
111 Ghi nhận doanh thu 5111
− Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tương tự như trình tự luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu học phí. Trường hợp học viên mua giáo trình sau ngày ghi phiếu thu, nhân viên kinh doanh lập phiếu bán lẻ giáo trình, thu tiền và chuyển sách cho học viên.
+ Liên 1: Màu trắng, lưu tại cuốn phiếu. Cuối tháng nộp về phòng kế toán để theo dõi tiến trình bán giáo trình của bộ phận kinh doanh và làm cơ sở cho việc xác định doanh thu bán giáo trình.
+ Liên 2: Màu hồng, giao cho học viên.
Hàng ngày, kế toán cập nhật doanh thu bán giáo trình vào Bảng kê bán lẻ giáo trình để theo dõi doanh thu phát sinh trong tháng.
Cuối tháng, kế toán chi nhánh gửi báo cáo tình hình doanh thu và xuất hóa đơn tổng hợp doanh thu giáo trình trong tháng. Đồng thời gửi liên (1) của phiếu thu về cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng báo cáo tình hình doanh thu trong tháng tiến hành lập các sổ báo cáo hàng tháng của tổng công ty.
− Quy trình kế toán
Căn cứ vào chứng từ nhận được, kế toán tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Cái TK 511, TK 111 và các sổ chi tiết của TK 511.
3.2.1.3. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 31/10/2010, học viên Cao Đăng Phát đăng ký học lớp
Starlet3, hoc phí là 1.350.000 đồng. Căn cứ phiếu thu số 10251 ( phụ lục A ), kế toán hạch toán:
Nợ TK 111 1.350.000
Có TK 51131 1.350.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 25/11/2010, học viên Nguyễn Phong Vũ đăng ký học lớp TOEIC trọn khóa 5.900.000 đồng, hoc viên đóng trước 3.000.000 đồng. Căn cứ phiếu thu số 10349 ( phụ lục B ), kế toán hạch toán:
Nợ TK 111 3.000.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 17/12/2010, học viên Nguyễn Phong Vũ hoàn tất học phí lớp anh văn Giao Tiếp Dài Hạn phần còn lại là 2.900.000đ. Căn cứ phiếu thu số 10444 (
phụ lục C, D ), kế toán hạch toán: Nợ TK 111 2.900.000
Có TK 51133 2.900.000
Nghiệp vụ 4: Ngày 18/12/2010, học viên Phạm Minh Phi đăng ký học lớp Ket- 2, chương trình anh văn Thiếu Niên, học phí là 1.100.000đ. Căn cứ phiếu thu số 10448 ( phụ lục E và F ), kế toán hạch toán doanh thu:
Nợ TK 111 1.100.000
Có TK 51132 1.100.000
Nghiệp vụ 5: Học viên Lê Ngô Yến Duyên lớp Ket-4 mua quyển sách
Inspiration-3 với giá là 135.000đ. Căn cứ biên lai thu giáo trình bán lẻ số 00694 (phụ lục G ), quyển 25 do nhân viên kinh doanh lập, kế toán định khoản:
Nợ TK 111 135.000
Có TK 5111 135.000
Nghiệp vụ 6: Ngày 18/12/2010, học viên Nguyễn Gia Hân đăng ký học lớp Superkid-1, chương trình anh văn Thiếu Nhi, học phí là 1.350.000 đồng, giáo trình là 110.000 đồng. Căn cứ phiếu thu số 10450 ( phụ lục H ), kế toán định khoản:
Nợ TK 111 1.460.000
Có TK 51131 1.350.000 Có TK 5111 110.000
Biểu 3.2. Sổ Cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Biểu 3.4. Sổ chi tiết bán hàng – Anh văn thiếu nhi
Biểu 3.5. Sổ Chi tiết bán hàng – Anh văn thiếu niên
3.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
3.2.2.1. Giảm giá hàng bán
Nguyên tắc hạch toán
Các khoản phát sinh giảm học phí sau ngày lập phiếu thu, kế toán sẽ hạch toán ghi nhận vào các khoản giảm trừ doanh thu.
Đối với khoản giảm học phí trong khi lập phiếu thu, kế toán chỉ ghi nhận số tiền thực tế thu được sau khi giảm mà không hạch toán vào tài khoản giảm giá hàng bán.
Chứng từ sử dụng và sổ kế toán sử dụng
− Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu trình giảm giá: do bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận marketing lập, có sự phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh.
+ Phiếu bảo lưu học phí: nếu học viên đồng ý trung tâm giữ lại học phí đã đóng và phần này sẽ được trừ ra khi đóng tiền học cho khóa tiếp theo.
+ Phiếu đề nghị thanh toán và phiếu chi: nếu học viên yêu cầu rút lại tiền học phí được miễn, giảm.
− Sổ kế toán sử dụng:
+ Sổ Nhật ký chi tiền
+ Sổ Cái TK 532, TK 111
Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán
− Tài khoản sử dụng :
+ TK 532 “ Giảm giá hàng bán” − Sơ đồ hạch toán: Xem sơ đồ 3.4
Sơ đồ
3.4. Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán tại Công ty
111 532 511
Ghi nhận khoản giảm giá hàng bán
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ TK 532
Trình tự luân chuyển chứng từ và quy trình kế toán:
+ Trường hợp (1): học viên nhận lại khoản tiền được giảm giá
Bộ phận kinh doanh lập phiếu trình giảm giá và phiếu đề nghị thanh toán để giám đốc chi nhánh xét duyệt. Chuyển phiếu này để thủ quỹ chi tiền và tiến hành các thủ tục giảm giá. Sau đó, chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán. Kế toán hạch toán các khoản giảm giá hàng bán, ghi nhận vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 532, TK 111. ( Xem sơ đồ 3.5)
Sơ đồ 3.5. Quy trình ghi sổ kế toán giảm giá hàng bán
+ Trường hợp (2): học viên bảo lưu lại học phí được giảm
Bộ phận kinh doanh lập phiếu trình giảm giá và phiếu bảo lưu học phí để Giám đốc chi nhánh xét duyệt. Sau đó, chuyển phiếu bảo lưu học phí cho học viên. Trường hợp này bộ phận kinh doanh lưu giữ và theo dõi riêng, không chuyển qua phòng kế toán.
3.2.2.2. Hàng bán bị trả lại
Nguyên tắc hạch toán
Căn cứ phiếu đề nghị hoàn học phí, kế toán ghi nhận khoản hàng bán bị trả lại. Kế toán phải chú thích rõ hoàn học phí cho phiếu thu nào, lý do hoàn học phí.
Bộ phận kinh doanh Ph iế u ch i ( th ủ qu ỹ lậ p) Ph iế u đề nghị th an h to án Ph iế u tr ìn h gi ảm giá B ộ ph ận k ế to án Sổ Cái TK 532 Sổ Cái TK 111 N hậ t ký chi tiền
B ộ ph ận k in h do an h Ph iế u ch i (t hủ quỹ lập) Ph iế u đề nghị th an h to án Ph iế u đề nghị hoàn học phí B ộ ph ận k ế to án N hậ t ký chi tiền Sổ Cái TK 531 Sổ Cái TK 111 Chứng từ sử dụng và sổ kế toán sử dụng − Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu đề nghị hoàn học phí: Căn cứ vào yêu cầu rút học phí của học viên. Xét thấy lý do chính đáng hoặc do lỗi của công ty, nhân viên kinh doanh làm phiếu đề nghị hoàn học phí có xét duyệt của giám đốc chi nhánh.
+ Phiếu chi: do thủ quỹ lập khi chi tiền
+ Biên bản nhận lại tiền − Sổ kế toán sử dụng
+ Sổ Nhật ký chi tiền
+ Sổ Cái TK 531, TK 511
Trình tự luân chuyển chứng từ và quy trình kế toán:
Theo yêu cầu của học viên, bộ phận kinh doanh lập phiếu đề nghị hoàn học phí và phiếu đề nghị thanh toán để giám đốc chi nhánh xét duyệt. Chuyển các phiếu này để thủ quỹ chi tiền và tiến hành các thủ tục hoàn học phí. Sau đó, chuyển phiếu đề nghị hoàn học phí, phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi và liên (2) của phiếu thu về phòng kế toán. Kế toán hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại, ghi nhận vào sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Cái TK 531, TK 111. ( Xem sơ đồ 3.6)
Chú ý: khi tiến hành hoàn học phí cho học viên, bộ phận kinh doanh phải thu hồi lại liên (2) của phiếu thu học phí.
Sơ đồ 3.6. Quy trình ghi sổ kế toán hàng bán bị trả lại
Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán
− Tài khoản sử dụng: TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” − Sơ đồ hạch toán : Xem sơ đồ 3.7
−
Sơ đồ 3.7. Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại tại Công ty
3.2.2.3. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh
Nghiệp vụ 1 : Ngày 27/11/2010, công ty thanh toán tiền hoàn học phí cho Nguyễn Thanh Hải. Căn cứ phiếu chi số PC-948 ( phụ lục I ) , kế toán định khoản:
Nợ TK 531 3.000.000
Có TK 111 3.000.000
Nghiệp vụ 2 : Ngày 17/12/2010, học viên Cao Thùy Trang đăng ký học lớp Starters. Kế toán đã ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111 1.890.000
Có TK 51131 1.700.000 Có TK 5111 190.000
Do gia đình em Cao Thùy Trang có 02 anh em đang theo học tại trung tâm, ưu đãi cho đối tượng học viên này là giảm 5% học phí cho người theo học sau. Trong