II/ Hạch toán tiền mặt tại Công ty TNHH Mai Văn Đáng.
2. Hạch toán chitiền mặt.
Khi nhận đợc các chứng từ gốc, đã đợc giám đốc và kế toán trởng ký duyệt trớc khi chi tiền mặt, kế toán làm thủ tục chi tiền mặt và kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ rồi mới viết phiếu chi số. Phiếu chi số đợc viết thành 3 liên, 1 liên l- u lại quyển phiếu chi số, 2 liên giấy than, trong đó 1 liên giao cho ngời nhận tiền, 1 liên giao cho kế toán làm cơ sở ghi sổ và cuối kỳ làm báo cáo chi tiền mặt. Sau khi viết phiếu chi số, kế toán tiền mặt sẽ chuyển cho ngời có liên quan ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ làm thủ tục chi tiền có chữ ký của ngời nhận. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2004 phiếu chi số Công ty TNHH Mai Văn Đáng có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng nh sau:
- Ngày 3 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 01 Công ty trả tiền cho công ty hoá chất số 93 Đức Giang – Long Biên – Hà Nội số tiền 125.700.000 đồng. - Ngày 4 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 02 thanh toán tiền cớc vận chuyển ống
thép số tiền 10.500.000 đồng.
- Ngày 5 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 03 Chi tiền mua văn phòng phẩm 250.000 đồng.
- Ngày 5 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 04 chi tiền tạm ứng cho anh Nguyễn Văn Nguyên đi mua nguyên vật liệu số tiền 105.000.000 đồng.
- Ngày 10 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số số 05 chi tiền tạm ứng cho công nhân đội I 50.000.000 đồng.
- Ngày 12 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 06 chi tiền tiếp khách 5.000.000 đồng.
- Ngày 21 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 07 chi tiền tu sửa Tài sản cố định: 15.000.000 đồng.
- Ngày 25 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 08 Trả tiền thuế VAT 30.000.000 đồng.
- Ngày 27 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 09 thanh toán tiền mua ống cho Công ty TNHH Sunsteel thành phố Hồ Chí Minh số tiền 200.000.000 đồng.
- Ngày 31 tháng 1 năm 2004 phiếu chi số 10 thanh toán tiền lơng cho công nhân viên số tiền 150.000.000 đồng.
Kế toán tiến hành định khoản nh sau: Ngày 3/1/04 phiếu chi số 01
Nợ TK 331 125.700.000 đồng
Có TK 111 125.700.000 đồng Ngày 4/1/04 phiếu chi số 02
Nợ TK 642 10.500.000 đồng
Có TK 111 10.500.000 đồng Ngày 5/1/04 phiếu chi số 03
Nợ TK 641 250.000.000 đồng
Có TK 111 250.000.000 đồng Ngày 5/1/04 phiếu chi số 04
Nợ TK 141 105.000.000 đồng
Có TK 111 105.000.000 đồng Ngày 10/1/04 phiếu chi số 05
Nợ TK 334 50.000.000 đồng
Có TK 111 50.000.000 đồng Ngày 12/1/04 phiếu chi số 06
Nợ TK 642 5.000.000 đồng
Có TK 111 5.000.000 đồng Ngày 21/1/04 phiếu chi số 07
Nợ TK 642 15.000.000 đồng
Có TK 111 15.000.000 đồng Ngày 25/1/04 phiếu chi số 08
Nợ TK 333 30.000.000 đồng
Có TK 111 30.000.000 đồng Ngày 27/1/04 phiếu chi số 09
Nợ TK 331 200.000.000 đồng
Có TK 111 200.000.000 đồng Ngày 31/1/04 phiếu chi số 010
Nợ TK 334 150.000.000 đồng
Có TK 111 150.000.000 đồng
Đối với TK 141 – tạm ứng. Thực chất khi xuất tiền cho cán bộ công nhân viên tạm ứng là các khoản phải thu của đơn vị. Khi cán bộ công nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng sẽ trở thành khoản chi phí hay các tài sản trong đơn vị. Muốn đợc tạm ứng, ngời nhận phải có giấy đề nghị tạm ứng, nói rõ mục đích đợc ứng và sử dụng khoản tạm ứng đợc giám đốc ký duyệt và làm căn cứ để làm phiếu chi tiền.
C.ty TNHH Mai Văn Đáng
Khu công nghiệp Hoà Xá - Nam Định Giấy đề nghị tạm ứng
Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Mai Văn Đáng Tên tôi là: Vũ Văn An
Địa chỉ: Phòng kinh doanh – Công ty TNHH Mai Văn Đáng Lý do tạm ứng: Mua nguyên vật liệu
Đề nghị tạm ứng: 105.000.000 đồng
Số tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn
Ngày 5 tháng 1 năm 2004
Ngời xin tạm ứng Ngời duyệt tạm ứng
Khi giám đốc ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng, chuyển sang phòng kế toán viết phiếu chi và rút tiền tại thủ quỹ.
C.ty TNHH Mai Văn Đáng Khu công nghiệp Hoà Xá - Nam Định Phiếu chi Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Số: 04 Quyển 01 Mẫu 02. TT QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Họ và tên ngời nhận tiền: Vũ Văn An
Địa chỉ: Phòng kinh doanh – Công ty TNHH Mai Văn Đáng 33
Nợ TK 141 .... Có TK 111 ....
Lý do chi: Mua nguyên vật liệu Đề nghị tạm ứng: 105.000.000 đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trởng Ngời lập phiếu
Đã nhận đủ số tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn
Ngày 5 tháng 1 năm 2004
Ngời nhận tiền Thủ quỹ
Khi thanh toán tạm ứng, phải lập báo cáo thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ chứng minh số tiền tạm ứng đó đã sử dụng đúng much đích. Ngời tạm ứng chỉ đợc số tiền lần sau khi đã thanh toán số tiền tạm ứng trớc đó. Số tiền không chi hết phải hoàn lại quỹ hay khấu trừ vào lơng. Tuyệt đối cấm ngời tạm ứng chuyển số tiền tạm ứng cho ngời khác sử dụng.
C.ty TNHH Mai Văn Đáng Khu công nghiệp Hoà Xá - Nam Định
Giấy thanh toán
Xuất cho: Vũ Văn An
Địa chỉ: Phòng kinh doanh – Công ty TNHH Mai Văn Đáng
Đề nghị thanh toán mua nguyên vật liệu số tiền 105.000.000 đồng Số tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngày 25 tháng 1 năm 2004
Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đã nhận đủ số tiền: Một trăm linh năm triệu đồng chẵn Ngời nhận
Chứng từ ghi sổ số 2
Ngày 31 tháng 1 năm 2001
Đơn vị tính: đồng
NTGS Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
SH NT Nợ Có
Thanh toán tiền mua hoá chất 331 111 125.700.000 Thanh toán tiền cớc v/c 331 111 10.500.000 Tiền mua văn phòng phẩm 642 111 250.000 Chi tiền tạm ứng ông An 141 111 105.000.000 Chi tiền lơng đội I 334 111 50.000.000 Chi tiền tiếp khách 642 111 5.000.000 Chi tiền sửa chữa TSCĐ 642 111 15.000.000 Chi tiền nộp thuế 333 111 30.000.000 Tiền mua nguyên vật liệu 331 111 200.000.000 Thanh toán lơng công nhân 334 111 150.000.000 Tổng cộng
Kèm theo 10 chứng từ gốc.
Ngời lập phiếu Kế toán trởng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. ĐV: Cty TNHH Mai Văn Đáng KCN HTX – Nam Định Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng
CTGS Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
SH NT SH NT 02 03/01 691.450.000 … … … … Tổng Sổ này có trang, đ… ợc đánh số từ 1 đến Ngày mở sổ: 31 tháng 1 năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Sau đó dựa vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 111 – tiền mặt
Sổ cái TK 111 Tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng NTGS CTGS Diễn giải SH TK Số tiền SH NT Nợ Có Số d đầu tháng 750.200 Số phát sinh
3/1 PT01 3/1 Thu tiền BH cty LISOHAKA 131 250.000.000
3/1 PC01 3/1 Trả tiền mua hoá chất 331 125.700.000 4/1 PT02 4/1 Bán phế liệu 711 7.000.000
4/1 PC02 4/1 Thanh toán tiền cớc v/c 641 10.500.000 5/1 PC03 5/1 Chi tiền mua văn phòng phẩm 642 250.000 5/1 PC04 5/1 Chi tiền tạm ứng 141 105.000.000 10/1 PC05 10/1 Chi tạm ứng lơng đội I 334 50.000.000 10/1 PT04 10/1 Rút tiền gửi NH nhập quỹ 112 200.000.000
12/1 PC06 12/1 Chi tiếp khách 642 5.000.000 18/1 PT05 18/1 Thu tiền bán hàng 131 120.500.000
21/1 PC07 21/1 Chi tiền sửa chữa TSCĐ 642 15.000.000 25/1 PC08 25/1 Trả tiền thuế VAT 333 30.000.000 27/1 PC09 27/1 Thanh toán tiền mua hàng 331 200.000.000 30/1 PT06 30/1 Thu tiền thừa tại quỹ khi kiểm kê 1388 1.700.000
31/1 PC10 31/1 Thanh toán tiền lơng 334 150.000.000 Tổng số phát sinh 729.200.000 691.450.000