Hôm nay, ngày 04 tháng 12 năm 2008.
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0055015 ngày 02 tháng 12 năm 2008 của công ty TNHH Huy Hiếu.
Ban kiểm nghiệm công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST. Đại diện:
- Ông: Trần Văn Vượng- Phòng kinh doanh. - Bà : Nguyễn Thị Trang- KCS.
- Bà: Đào Thị Thự – Thủ kho. Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên vật tư, hàng hóa Mã Số lượng (kiện) Quy cách đóng gói Kết quả kiểm nghiệm
1 Nhựa PP760J 01NPPT51 680 25kg/kiện đủ, đúng
Chúng tôi đã kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách các mặt hàng trên, xác nhận đúng, đủ như trên hóa đơn, đề nghị nhập kho số hàng trên.
Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Đại diện KCS
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Đại diện phòng kinh doanh
(ký, họ tên)
Vật tư sau khi kiểm nghiệm được nhập và bảo quản trong kho của đơn vị, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho số 02/12 ngày 04/12/08 cho số hàng nhập theo định khoản sau:.
Nợ TK 152.1 433.500.000
(SCT TK 152.1 – 01NPPT51 433.500.000)
Có TK 33 – Chi tiết mã BA002 433.500.000
Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội
Mẫu số: 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng
BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 12 năm2008 Số : 02/12 Nợ: Có:
- Họ và tên người giao:
- Theo HĐ GTGT số 0055015 ngày 04/12 /2008 của CTy TNHH Huy Hiếu - Nhập tại kho: Địa điểm:
S T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Mã số Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Nhựa PP760J 01NPPT51 Kg 17.000 17.000 25.500 433.500.000 Cộng 433.500.000
- Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn trăm ba mươi ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 04 tháng 12 năm2008 Người lập phiếu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Đến ngày 20/12, Công ty tiến hành thanh toán cho HĐ 0055015 bằng tiền mặt. Căn cứ vào Phiếu chi số 20 ngày 20/12/2008 để trả nợ cho Công ty TNHH Huy Hiếu, HĐ 0055015, Phiếu nhập kho số 02/12 ngày 4/12/2008 máy sẽ tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết phải trả người bán( Biểu 10) và Sổ cái phải trả người bán ( Biểu11).
Biểu 10 : SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Mã nhà cung cấp : BA002 Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thành tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 112.500.000 PNK02/12 04/12 NK nhựa PP760J- H.Hiếu 152.1 433.500.000
PNK42/12 20/12 Mua kim chai- HH 152.1 25.352.000
PC 19/12 23/12 T.toán HĐ55015-HH 111 433.500.000 Cộng PS 433.500.000 458.852.000 Dư cuối kỳ 137.852.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu 11 : TRÍCH SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 331 – Phải trả người bán
Từ ngày : 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008.
Số dư đầu tháng:1.186.850.000
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Số Ngày Nợ Có
PNK 01/12 01/12 NK Duplex 3ml-V. Thắng 152.2 5.200.000
PNK 02/12 04/12 NK nhựa PP760J-H.Hiếu 152.1 433.500.000
GBN 025 06/12 Trả tiền cho cty VThắng 112 14.000.000
.... ... ... ...
PNK42/12 20/12 Mua kim chai- HH 152.1 25.352.000
PC 19/12 23/12 T.toán HĐ55015 – HH 111 433.500.000 .... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh 880.690.000 929.016.600 Số dư Có cuối kỳ : 1.235.176.600 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
* Mua vật tư nhập kho thanh toán bằng tạm ứng.
Đối với trường hợp tạm ứng cho công nhân viên trong công ty, thì khi tạm ứng số tiền để đi mua vật tư, kế toán tiền mặt viết một phiếu chi và hạch toán vào TK 141U – theo dõi tạm ứng. Để thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán viết một phiếu thu với nội dung là hoàn tạm ứng( số tiền là số tiền tạm ứng) để tất toán số dư chi tiết trên TK 141U. Đồng thời, kế toán viết một phiếu chi tiền hàng với số tiền là số tiền đã thực chi để mua NVL. Phần này được hạch toán như sau :
Nợ TK 152 – Phần giá chưa có thuế Có TK 141T
Sau đó, đồng thời kế toán hạch toán phần chi thanh toán như sau : Nợ TK 141T – Phần giá chưa có thuế
Nợ TK 133 – Thuế GTGT
Chênh lệch giữa phiếu thu và phiếu chi là số tiền mà công ty phải thanh toán cho người được tạm ứng( nếu chi > thu) hoặc người được tạm ứng phải hoàn lại (nếu số chi < thu). Phần chênh lệch này được thể hiện trên ‘giấy thanh toán tiền tạm ứng’, đây là căn cứ để kế toán theo dõi tình hình tạm ứng đối với từng đối tượng cụ thể.
Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng ngày 01/12/2008 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 01/12 , ngày 01/12, phiếu chi số 01/12, giấy thanh toán tạm ứng số 01/12, ngày 03/12, phiếu chi số 02/12, hóa đơn GTGT số 0016511, và phiếu nhập kho 01/12, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Căn cứ phiếu chi số 01/12.
Nợ TK 141U 5.000.000
Có TK 111 5.000.000
Khi viết phiếu thu hoàn tạm ứng:
Nợ TK 111 5.000.000
Có TK 141U 5.000.000
Như vậy trên TK 141U được tất toán hết. Nếu số tiền tạm ứng và số tiền thực chi để mua vật tư không bằng nhau, thì phần chênh lệch đó thể hiện trên TK141T, khi đó để tất toán tài khoản chi tiết 141T cho nhân viên đó, kế toán sẽ viết phiếu thu hoặc phiếu chi để thanh toán phần chênh lệch.
Sau đó căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán vào máy bút toán nhập kho NVL bình thường:
Nợ TK 152.1 5.200.000
Có TK 141T 5.200.000
Căn cứ vào phiếu chi tiền mua hàng, phiếu chi tiền thanh toán phần chi quá tạm ứng,kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 141T 5.200.000. Nợ TK 133 520.000.
Có TK 111 5.720.000.
Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, khi mua NVL thanh toán ngay, công ty cũng hạch toán thông qua tài khoản 331 – phải trả cho người bán.
Quy trình cụ thể như sau:
Ví dụ: ngày 15/12 /2008, nhân viên phòng kinh doanh đi mua nhựa hạt PVC xanh tím, khi vật tư về nhập kho, sau khi giao nhận vật tư, công ty căn cứ vào hóa đơn GTGT thanh toán ngay cho công ty Hoa Nam bằng tiền mặt. Giá mua ghi trên Hóa đơn GTGT là 36.000.000 đồng, thuế GTGT: 3.600.000; tổng giá thanh toán: 39.600.000. Công ty thanh toán tiền hàng theo phiếu chi số 15/12.
Khi nhập kho NVL kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào máy tương tự như bút toán mua vật tư chưa thanh toán cho người bán.
Nợ TK 152.1 36.000.000
Có TK 331 36.000.000
Đồng thời căn cứ vào phiếu chi thanh toán, hoặc giấy báo nợ của ngân hàng định khoản như sau:
Nợ TK 331 36.000.000
Nợ TK 133 3.600.000
Có TK 111 39.600.000
* Thuế GTGT đầu vào.
Đối với thuế GTGT đầu vào, công ty không hạch toán đồng thời với bút toán ghi nhận hàng tồn kho, khi nhận được hóa đơn GTGT do người bán giao, công ty hạch toán bút toán nhập kho như trên, đơn giá nhập vật tư là đơn giá mua chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT được kế toán thanh toán phản ánh khi có phiếu chi hoặc giấy báo Nợ kèm theo hóa đơn GTGT với bút toán :
Nợ TK 331 Phần giá chưa có thuế Nợ TK 133 Phần thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, TK112 Tổng giá thanh toán.
Trường hợp trong vòng 3 tháng công ty vẫn chưa thanh toán hóa đơn cho người bán, theo luật thuế GTGT thì quá thời hạn 3 tháng, công ty sẽ không được khấu trừ phần thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đó nữa, khi đó, kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT để phản ánh thêm một bút toán như sau:
Nợ TK 133
Có TK 331 – Phần thuế GTGT được đầu vào.
Đến khi thanh toán tiền hàng, kế toán sẽ phản ánh số tiền phải trả cho người bán là toàn bộ số tiền gồm cả thuế GTGT
Nợ TK 331 – Chi tiết cho người bán
Có TK 111 – Toàn bộ giá thanh toán.
* Trường hợp nguyên, vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho
Căn cứ và phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản:
Nợ TK 152.1( hoặc TK 152.2, TK152.3)
Có TK 621( theo đơn giá của NVL tồn kho đầu kỳ) Đơn giá nhập kho là đơn giá đầu kỳ của NVL nhập lại kho.
Ví dụ: theo phiếu nhập kho số 10/12 ngày 6/12, phân xưởng ép nhựa nhập lại kho nhựa PP760J thừa không sản xuất hết, số lượng 200 kg, đơn giá tồn đầu kỳ của nhựa PP760J là 25.000. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 152.1 5.000.000
Có TK 621 5.000.000
* Trường hợp nhập kho phế liệu.
Sau quy trình công nghệ, phế liệu nhập kho chủ yếu của công ty là nhựa cục bẩn, và các phế phẩm bơm tiêm và phế phẩm khác. Phế phẩm được làm thủ tục nhập kho và hạch toán vào tài khoản 152.6 : phế phẩm, phế liệu.
Nợ TK 152.6
Có TK 154E ( hoặc TK 154T)
Đơn giá nhập kho là đơn giá có thể bán được của phế liệu.
Ví dụ: phiếu nhập kho số 20/12 ngày 16/12/2008 nhập kho phế phẩm chipbox 10ml hỏng do công ty, đơn giá nhập là 1.000 đồng/ kg, số lượng 48 kg. Kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản sau:
Nợ TK 152.6 48.000
Có TK 621 48.000
Quy trình nhập liệu vào máy của các trường hợp này về cơ bản tương tự như nhập kho do mua ngoài.
Các chi phí mua NVL, thuế không được hoàn lại và các chi phí khác được kế toán ghi sổ chi tiết và phản ánh vào TK 152 – nguyên, vật liệu.
Kế toán tổng hợp NVL nhập kho được khái quát như sau: ( sơ đồ 5)
Sơ đồ 5 : Sơ đồ trình tự kế toán NVL nhập kho.
Khái quát quá trình ghi chép vào sổ của kế toán: ( sơ đồ 6) TK133
Thanh toán TƯ
TK331 TK152
TK141T
TK154 TK111
TK141U
Giá chưa có thuế
NK vật tư
Phế liệu NK Giá chưa có thuế
Thuế GTGT
TƯ mua vật tư Hoàn tạm ứng
Sơ đồ 6 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp NVL xuất kho.