2.1.1 Qúa trinh hình thành và phát triển của công ty TNHH Bắc Hải
Ngày 30 tháng 01 năm 2004, được sự cấp phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, công ty TNHH Bắc Hải được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0202001650 cấp ngày 30 tháng 01 năm 2004.
- Tên công ty:
+ Tên công ty viết bằng tiếng Việt Nam:
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN BẮC HẢI. + Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài:
BAC HAI COMPANY LIMITED. + Tên công ty viết tắt:
BAC HAI CO., LTD
- Hình thức công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN - Mã số thuế: 0200587508
- Trụ sở giao dịch: Trụ sở chính của công ty đặt tại số 131 - Bạch Đằng - Phường Hạ Lý - Quận Hồng Bàng - Thành phố Hải Phòng.
- Vốn điều lệ: 4.400.000.000 đồng (Bốn tỷ bốn trăm triệu đồng chẵn).
Số vốn điều lệ trên do các thành viên góp được sự nhất trí của tất cả các thành viên trong công ty.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Bắc Hải
2.1.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty TNHH Bắc Hải được hình thành và mở rộng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay cơ sở vật chất của công ty bao gồm:
- 01 văn phòng giao dịch đặt tại số 131 Bạch Đằng - Hồng Bàng - Hải Phòng với đầy đủ các trang thiết bị văn phòng để phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý
- 02 khu kho xưởng vừa là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa của công ty vừa kết hợp để cho thuê dịch vụ kho bãi. Trong đó:
+ Một là tổng kho Đình Vũ (tổng diện tích đất 6.553 m2, gồm 03 kho: kho số 1 + kho số 2 + kho số 2 mở rộng), xây dựng tại khu công nghiệp Đình Vũ - Hải Phòng;
+ Một là tổng kho Lãm Hà, được xây dựng tại phường Lãm Hà - Kiến An - Hải Phòng.
2.1.2.2. Ngành nghề kinh doanh và mục tiêu phát triển
Được phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0202001650. Công ty TNHH Bắc Hải được phép kinh doanh hàng vật tư nông nghiệp và dịch vụ kho bãi.
Căn cứ điều lệ thành lập công ty TNHH Bắc Hải, công ty đặt mục tiêu mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực
- Sản xuất, đại lý, kinh doanh các mặt hàng: Vật tư nông nghiệp, nông sản, lương thực, thực phẩm, thức ăn chăn nuôi, vật liệu xây dựng.
- Kinh doanh và dịch vụ: Giao nhận, vận tải hàng hóa thủy - bộ, kho bãi, văn phòng đại diện, san lấp mặt bằng, giám sát bảo hiểm hàng hóa.
- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm chế biến từ gỗ.
2.1.2.3. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH Bắc Hải là một doanh nghiệp mới thành lập nên bước đầu còn gặp nhiều khó khăn, song nhờ sự cố gắng, nỗ lực của ban giám đốc cũng như đội ngũ lao động mà công ty đã và đang từng bước đi vào ổn định.
* Thuận lợi
Công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng về vật tư nông nghiệp, trong khi đó, nền kinh tế nước ta nông nghiệp vẫn chiếm tỷ trọng lớn nên đây là mặt hàng có nhu cầu lớn hiện nay.
Phân bón, vật tư nông nghiệp cũng là mặt hàng đòi hỏi chất lượng cao, nên trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp nhưng công ty luôn lựa chọn những nhà
cung cấp có uy tín trên thị trường để thu mua hàng nhằm đáp ứng nhu cầu và đảm bảo chất lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng.
Công ty đã bỏ vốn đầu tư mua sắm các phương tiện vận tải, xây dựng kho bãi vì vậy luôn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời.
Là một doanh nghiệp mới thành lập công ty luôn nhận được sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các ban nghành trong việc xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, mua sắm trang thiết bị.
* Khó khăn
- Do là một doanh nghiệp mới thành lập nên khi đi vào hoạt động công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận và mở rộng thị trường, nguồn hàng thu mua còn ít, khách hàng chưa có nhiều.
- Công ty cũng ở trong tình trạng chung của nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là qui mô nhỏ, thiếu vốn, khả năng khai thác vốn và năng lực cạnh tranh kém nhất là khi nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu.
- Khủng hoảng kinh tế cuối năm 2008 tác động tới tất cả các doanh nghiệp, gây nhiều khó khăn.
- Hệ thống pháp luật, chính sách, chế độ quản lý thường xuyên có sự thay đổi, gây khó khăn cho việc tổ chức, quản lý của doanh nghiệp
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bắc Hải
Là một doanh nghiệp mới thành lập, có quy mô tương đối nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh vật tư nông nghiệp và dịch vụ kho bãi nên công ty TNHH Bắc Hải tổ chức một bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 2.1
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH BẮC HẢI
* Chức năng của từng bộ phận:
- Giám đốc công ty: Là người lãnh đạo, có quyền quyết định cao nhất, là người đại diện cho tập thể người lao động, chịu trách nhiệm trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và là người đại diện về mặt pháp lý của công ty.
- Phòng Tổ chức: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhân sự, thực hiện kế hoạch lao động tiền lương.
- Phòng Điều hành kinh doanh: Chịu trách nhiệm về việc nhập xuất hàng hóa, tìm kiếm thị trường.
- Phòng Kế hoạch: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kế hoạch bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty theo từng tháng, quý, năm.
- Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm về quá trình hạch toán kế toán của công ty.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Bắc Hải
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Bắc Hải
Công ty TNHH Bắc Hải, với đặc điểm là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân với quy mô nhỏ, để hạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty đã lựa chọn áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung. Đây là mô hình bộ máy kế toán một cấp, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán. Công ty có một phòng kế toán, các hoạt động kinh tế tài chính đều báo cáo về phòng kế toán để theo dõi, hạch toán kế toán.
Phòng Kế toán có nhiệm vụ tập hợp, phân loại chứng từ để ghi chép vào các Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. Lập báo cáo hàng tháng và quyết toán theo năm.
Giám Đốc Phòng Kế hoạch Phòng Điều hành Phòng Tổ chức Phòng Kế toán
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, giúp Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động đạt kết quả cao.
- Phản ánh toàn bộ tài sản hiện có của công ty, cũng như sự vận động của tài sản, giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ về tài sản và nâng cao hiẹu quả sử dụng tài sản trong công ty.
- Phản ánh toàn bộ nguồn vốn sản xuất kinh doanh, giúp Giám đốc chủ động trong việc sử dụng nguồn vốn.
- Phản ánh đầy đủ và chính xác chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, tính toán được kết quả sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, tự bù đắp chi phí và có lãi trong sản xuất kinh doanh, thu hồi kịp thời công nợ, quay vòng vốn kinh doanh của công ty.
- Phản được kết quả thu nhập của người lao động nhằm khuyến khích người lao động nâng cao thành quả lao động của mình.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH BẮC HẢI
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, nghĩa là phòng Kế toán thực hiện toàn bộ công tác Kế toán - Tài chính của công ty từ xử lý chứng từ, ghi Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết đến việc lập Báo cáo kế toán và
Kế toán về thanh toán
và công nợ Thủ quỹ
Kế toán vật tư hàng hóa và TSCĐ
- 01 Kế toán trưởng; - 02 Kế toán viên; - 01 Thủ quỹ.
Đứng đầu phòng Kế toán chịu trách nhiệm chung là Kế toán trưởng (kiêm Trưởng phòng Kế toán), hai nhân viên kế toán và Thủ quỹ làm việc dưới quyền của Kế toán trưởng.
Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận chức năng nhiệm vụ của mình dưới sự chỉ đạo tập trung thống nhất của Kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá, đồng thời phát huy được trình độ của mỗi nhân viên.
Cụ thể nhiệm vụ của mỗi người như sau:
- Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp):
+ Thiết lập tổ chức bộ máy kế toán của công ty và trực tiếp quản lý, điều hành công tác kế toán phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty;
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp các số liệu từ các bộ phận khác chuyển sang, thực hiện các bút toán kết chuyển khóa sổ kế toán cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh, lập các Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán;
+ Tổ chức lưu giữ, bảo quản các chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán;
+ Cung cấp các thông tin, số liệu về kế toán cho Giám đốc và cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Nhà nước về số liệu báo cáo.
- Kế toán vật tư hàng hóa và tài sản cố định:
+ Hàng ngày theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hóa của Công ty; + Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về TSCĐ luân chuyển trong doanh nghiệp, tính toán và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ thật chính xác.
- Kế toán thanh toán và công nợ:
+ Có trách nhiệm hạch toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng qua các chứng từ;
+ Có nhiệm vụ tính lương phải trả cho người lao động, tính toán và theo dõi trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định;
+ Theo dõi phần thanh toán với khách hàng và các khoản công nợ. Ghi sổ hàng ngày các TK 111, 112, 131, 331, 141,…
- Thủ quỹ:
+ Chịu trách nhiệm về thu chi tiền mặt hàng ngày căn cứ vào chứng từ thu chi, qua các chứng từ gốc theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, ghi sổ quỹ mỗi ngày.
+ Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ và các bộ phận liên quan kiểm kê lại tiền mặt hiện có. Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu thì cùng kế toán tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết.
2.1.4.2.Các vấn đề khác liên quan đến tổ chức công tác kế toán* Chế độ kế toán áp dụng * Chế độ kế toán áp dụng
Công ty TNHH Bắc Hải áp dụng đầy đủ chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Cụ thể:
- Kỳ kế toán áp dụng: kỳ kế toán năm (mười hai tháng, tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch).
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ) - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Kỳ lập báo cáo: theo tháng, quý, năm.
* Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại Doanh nghiệp
Doanh nghiệp thực hiện tổ chức, vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản ban hành theo Quyết định số 48/2006 ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
* Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa quy định, để phù hợp với sản xuất kinh doanh thực tế của công ty, hiện nay công ty TNHH Bắc Hải đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
* Phần mềm kế toán ADsoft
Để thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán và giảm bớt gánh nặng công việc cho các kế toán viên tại phòng kế toán, công ty áp dụng phần mềm kế toán ADsoft. Phần mềm kế toán này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.4
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp