Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng:

I- Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và đặc điểm công tác kế toán của cửa hàng.

4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng:

4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:

Cửa hàng Bách hoá 12 Bờ hồ tuy trực thuộc công ty Bách hoá Hà Nội, chịu sự quản lý của công ty nhng cửa hàng cũng có tổ chức quản lý riêng phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng .

Hiện nay cửa hàng có 67 ngời đợc chia ra các phòng theo cơ cấu :

* Phòng phụ trách:

+ Cửa hàng trởng : Là ngời có quyền lực cao nhất và có trách nhiệm cao nhất tại cửa hàng. Hầu hết các công việc hoạt động của cửa hàng đều phải thông qua cửa hàng trởng. Do vậy, cửa hàng trởng phải là ngời có trách nhiệm, dám làm, dám chịu và quyết đoán. Cửa hàng trởng phải nắm bắt đợc đầy đủ, chính xác tình hình hoạt động của cửa hàng, phơng thức kinh doanh thông qua các phòng ban chức năng. Để từ đó cửa hàng trởng có các quyết định sáng suốt cho kỳ kinh doanh tại cửa hàng.

+ Cửa hàng phó: Là ngời hỗ trợ cho cửa hàng trởng làm tốt các trách nhiệm và quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng giúp cho cửa hàng hoạt động có hiệu quả.

* Phòng kế toán: Là bộ phận không thể thiếu đợc của cửa hàng. Bởi tất cả các Công ty

Phụ trách phòng

kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ để thông qua đó lập báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tình hình vốn, tình hình công nợ cho cửa hàng .

* Quầy bán hàng : Đây là bộ phận quan trọng nhất của cửa hàng, đảm bảo chức năng chính của cửa hàng nói riêng và của công ty nói chung. Quầy bán hàng phải đợc bày biện sao cho hợp lý, đẹp mắt, vừa tiết kiệm đợc diện tích của cửa hàng vừa giới thiệu một cách có hiệu quả các mặt hàng trong cửa hàng cho khách hàng. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên bán hàng phải cở mở, hết lòng phục vụ khách hàng để họ thực sự cảm thấy mình là “ thợng đế ’’. Phòng bán hàng chính là bộ mặt của cửa hàng nên cần phải “trang điểm’’ sao cho đẹp mắt để hấp dẫn khách hàng.

* Phòng kho: Bất kỳ cửa hàng nào cũng đều phải có bộ phận kho nhằm bảo quản hàng hoá khỏi tổn thất, theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn. Cán bộ kho phải là ngời có trách nhiệm đối với từng lần hàng nhập kho, xuất kho. Với từng lần nhập hàng, cán bộ kho phải sắp xếp các loại hàng hoá kho theo chủng loại mặt hàng, theo kích cỡ để khi xuất dễ dàng, nhanh chóng, không gây ảnh hởng đến các loại hàng hoá khác trong kho. Mặt khác cán bộ kho phải thờng xuyên kiểm tra hàng hoá để có biện pháp bảo quản kịp thời khi hàng hoá có hiện tợng giảm sút chất lợng, đảm bảo hàng hoá cung cấp đầy đủ về số lợng và chất lợng.

* Phòng bảo vệ: Đảm bảo an toàn về cơ sở vật chất của cửa hàng .

4.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng :

a.Tổ chức bộ máy kế toán:

Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp . Do đó, tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý có vai trò đặc biệt quan trọng. Chính vì vậy, cửa hàng đã chú trọng tới việc tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện đầy đủ nhiệm vụ

chức năng đợc giao để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của cửa hàng trởng, kế toán trởng đến các nhân viên kế toán.

Do tình hình thực tế của cửa hàng và yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của đôi ngũ cán bộ, phòng kế toán có 10 ngời và có cơ cấu tổ chức nh sau:

- Kế toán trởng : Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán tại cửa hàng, có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luân chuyển chứng từ. Thông qua các báo cáo của kế toán viên kế toán trởng sẽ tổng hợp lại và đa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quy trình hoạt động của cửa hàng, từ đó kế toán trởng trở thành ban tham mu cho lãnh đạo cửa hàng giúp ngời lãnh đạo đa ra các quyết định đúng đắn để việc kinh doanh có hiệu quả. Nh vậy, qua tình hình kinh doanh tại cửa hàng, kế toán trởng lựa chọn hình thức kế toán phù hợp nhất, thuận lợi nhất cho công việc của từng kế toán viên và cũng tạo thuận lợi cho chính mình khi làm báo cáo tổng hợp. Có thể nói trong cửa hàng, kế toán trởng có vai trò quan trọng chỉ sau cửa hàng trởng.

- Kế toán tổng hợp : Là ngời hỗ trợ kế toán trởng khi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lư

ơng, BHXH Kế toán mua và thanh toán tiền hàng

- Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng : Nhiệm vụ của kế toán viên này là phải xác định đợc lợng hàng mua vào trong kỳ về số lợng và giá cả thật chính xác vì mua vào là cơ sở của bán ra. Kế toán viên xác dịnh giá vốn hàng mua, theo dõi so sánh giá hàng mua theo từng làn nhập để góp phần định hớng hàng mua cho kỳ tới. Thêm nữa, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải theo dõi cả quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, để thanh toán cho ngời cung cấp, thanh toán cho ngân sách cấp trên cấp để tránh nợ quá nhiều có thể gây tổn thất cho cửa hàng nh mất quyền hởng chiết khấu, giảm giá hàng mua hoặc phải trả thêm tiền lãi cho ngời cung cấp hoặc ngân hàng khi để nợ quá hạn.

- Kế toán chi phí: Chi phí là một khoản vô cùng quan trọng, ảnh hởng rất lớn đến quá trình kinh doanh của cửa hàng. Kế toán viên phải tính đúng, đủ các chi phí bỏ ra nh chi phí quản lý, chi phí bán hàng, để từ đó kế toán trởng tổng hợp, hạch toán và xác định kết quả kinh doanh chính xác trong kỳ vừa qua, tìm hớng giải quyết nếu chi phí tăng quá cao.

- Kế toán bán hàng: Công việc của kế toán bán hàng tơng đối lớn và tỉ mỉ nên bộ phận nay có bốn nhân viên. Hàng ngày, kế toán bán hàng phải thu thập chứng từ liên quan đến tiêu thụ để vào thẻ quầy. Cứ 10 ngày quyết toán một lần để cuối tháng kế toán bán hàng phải xác định doanh thu cha thuế, thuế GTGT, lãi (lỗ) cho từng mặt hàng cụ thể.

- Thủ quỹ: Nhận chức năng chính là nhận tiền và xuất tiền theo phiếu thu và phiếu chi, cuối ngày nộp lên ngân hàng. Thủ quỹ phải thật cẩn trọng trong mỗi lần thu tiền tránh hiện tợng thu phải tiền giả, gây những rắc rối không cần thiết khi nộp tiền vào ngân hàng. Thủ quỹ cũng phải là ngời trung thực mới đảm bảo cho quỹ của cửa hàng không bị thất thoát.

- Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, kinh phí và các quỹ: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí về lơng của từng cửa hàng, phân bổ chi phí, trích lập các khoản bảo hiểm, kinh phí và các quỹ cho cửa hàng .

Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán nên cửa hàng thực hiện tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ.

Ghi cuối tháng, quý Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu