II – MỘT VÀI GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ :
2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty :
Công ty đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nhờ đó việc điều chỉnh sai lệch rất nhanh chóng. Các kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhau, do đó việc phát hiện sai sót kịp thời không ảnh hưởng kết quả tổng hợp cuối tháng. Tài liệu sồ sách được lưu trữ, bảo quản rất chặt chẽ. Có sự tách biệt giữa các phần hành kế toán, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán cho nên giảm thiểu gian lận và sai sót .
Phòng kế toán được chỉ đạo bởi kế toán trưởng giàu kinh nhgiệm, giỏi nghiệp vụ do đó chứng từ sổ sách được tổ chức và luân chuyển rất hợp lý.
Tuy nhiên công tác kế toán tại Công ty còn các tồn tại cần được cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển của Công ty .
Các chứng từ, báo cáo được chuyển vào cuối kỳ kế toán, cho nên việc phản ánh doanh thu không trung thực lắm và dẫn đến khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối tháng.
Sau khi xác định kết quả kinh doanh tháng 12 em nhận thấy rằng hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua là có hiệu quả, trong đó chủ yếu là doanh thu từ hoạt động thương mại. Tuy nhiên, doanh thu dịch vụ du lịch còn hạn chế, chủ
yếu là khách trong nước, tình trạng dịch Sas lây nhiễm đã ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn doanh thu từ khách nước ngoài đến Việt Nam .
Việc hạch toán doanh thu Công ty nên mở tài chính 512 “doanh thu nội bộ” Bởi vì trong thực tế phát sinh tiêu thụ hàng hóa , dịch vụ trong nội bộ đơn vị kế toán phản ánh như sau :
Nợ TK 641 : Chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế giá trị gia tăng
Việc xác định như vậy giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh gọn gàng, dễ hiểu. Nhưng nó không phản ánh chính xác tính chất của doanh thu theo quy định của Bộ Tài Chính. Em kiến nghị Công ty hạch toán lại như sau :
Nợ TK 641 : Chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ
Việc hạch toán như vậy giúp cho kế toán theo dõi chính xác doanh thu theo tính chất. Đồng thời cung cấp thông tin kế toán thích hợp cho kế toán quản trị đưa ra các biện pháp tăng giảm doanh thu một cách thích hợp.
Thu nhập từ hoạt động cho thuê mặt bằng của văn phòng Công ty, hiện Công ty hạch toán vào doanh thu dịch vụ. Nhưng theo em Công ty nên hạch toán khoản thu nhập này vào thu nhập hoạt động tài chính vì hoạt động cho thuê mặt bằng này là hoạt động cho thuê tài sản cố định nên nó đã thuộc lĩnh vực tài chính chứ không phải hoạt động kinh doanh chính của Công ty và hơn nữa thu nhập từ lĩnh vực này không lớn lắm. Kế toán phản ánh như sau :
Nợ TK 111 : Tiền mặt
Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng
Có TK 5113 : Doanh thu dịch vụ Có TK 3331 : Thuế GTGT Đề nghị hạch toán lại như sau : Nợ TK 111 : Tiền mặt
Nợ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng
Có TK 3331 : Thuế GTGT
* Chi ủng hộ cá nhân, đoàn thể, chi ủng hộ bão lụt Công ty đang hạch toán vào chi phí QLDN, đề nghị Công ty trích từ quỹ phúc lợi theo đúng qui định hiện hành .
+ Kế toán Công ty phản ánh :
Nợ TK 642 : Chi phí QLDN
Có TK 111, 112 : TM, TNGH Đề nghị hạch toán như sau :
Nợ TK 4312 : Quỹ phúc lợi Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112 : TGNH
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty kế toán mở sổ cái các tài khoản 511 ra thành các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết doanh thu của từng hoạt động cụ thể :
TK 51111 : Doanh thu bán hàng hóa gốc VND TK 51112 : Doanh thu bán hàng hóa gốc USD TK 51113 : Doanh thu bán hàng ăn uống TK 51132 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
Nhưng khi theo dõi giá vốn hàng bán kế toán chỉ mở 02 tài khoản cấp 2 là : TK 6321 “Giá vốn hàng bán gốc VND”
TK 6322 Giá vốn hàng bán gốc USD”
Trong đó TK 6321 bao gồm giá vốn hàng bán gốc VND, giá vốn hàng ăn uống, giá vốn dịch vụ vận chuyển, giá vốn cung cấp dịch vụ. Kiến nghị Công ty mở thêm các tài khoản :
TK 6323 : “Giá vốn hàng ăn uống” TK 6324 : “Giá vốn dịch vụ vận chuyển” TK 6325 : “Giá vốn cung cấp dịch vụ”
Mở thêm các tài khoản này kế toán theo dõi được giá vốn từng loại hoạt động giúp cho kế toán xác định kết quả kinh doanh từng hoạt động nhanh chóng, chính xác hơn.
Kế toán tổng hợp nhận được báo cáo doanh thu vào cuối tháng nên doanh thu phản ánh không chính xác .
Ví dụ : Ngày 30/12/2004 kế toán doanh thu tại khách sạn Vĩnh An đã gởi báo cáo cho kế toán tổng hợp ở văn phòng công ty nhưng vào chiều hôm ấy hoặc ngày
hômsau tức 31/12 doanh thu của khách sạn được phản ánh vào tháng sau trong khi lại phát sinh vào kỳ này. Vì vậy theo em công ty nên thiết lập hệ thống mạng giữa các trung tâm với văn phòng Công ty để phản ánh doanh thu , chi phí thực sự chính xác .
Công ty cần chấn chỉnh lại đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm tránh tình trạng đôi lúc quá nhàn rỗi, đôi lúc công việc quá bận rộn. Cụ thể các trung tâm nên báo cáo sổ sách cho kế toán tổng hợp nửa tháng một lần.