. Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ và được mở thành hai tài khoản cấp 2: TK 6111-Mua nguyên liệu, vật liệu
2.3.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Nguyên vật liệu sử dụng ở xí nghiệp đa dạng, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày. Vì thế, nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng và không thể thiếu được.
- Chứng từ sổ sách sử dụng :
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế tại Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán vật liệu bao gồm :
+ Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT ) + Hoá đơn GTGT ( Mẫu số 01- GTGT )
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu số 05 - VT ) + Phiếu xuất kho ( Mẫu số 01- VT )
Sổ sách được sử dụng chủ yếu là : thẻ kho, sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu :
Ở xí nghiệp sản xuất thiết bị điện áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Trình tự luân chuyển chứng từ và quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở xí nghiệp được tiến hành như sau :
+ Tại kho : Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng thứ nguyên vật liệu. Trên cơ sở đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ( Biểu số 2.14 ). Cuối tháng, thủ kho phải tính ra số vật liệu tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho và số vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu được mở
riêng một thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của xí nghiệp được chặt chẽ.
+ Tại phòng kế toán : Kế toán vật liệu ở xí nghiệp sử dụng thẻ kế toán chi tiết ( do kế toán lập ) để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho. Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật liệu lập được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tính hình nhập - xuất - tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị ( Biểu số 2.15 ).
Cuối tháng, kế toán xuống dưới kho để lấy phiếu nhập - xuất vật liệu, khi xuống dưới kho kế toán kiểm tra các hoá đơn nhập xuất. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho rồi ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết của từng loại vật liệu, sau đó tiến hành ghi vào sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn ( Biểu số 2.16 ) để tính ra số vật liệu tồn cuối tháng và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp.