. Thủ quĩ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt và tồn quĩ của nhà máy , kiểm kê đột xuất hoặc định kì Quản lý hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các
10 29/3/2002 Tem thuế( Bao mềm) 6211 1521 12745905 00T 1211540 1544221 129/3/2002Giấy cuốn 26.75 mm621115211179900Kg366494024
3.2. Những đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán xuất NVL và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long.
Nh đã trình bày ở trên, việc tổ chức công tác kế toán xuất dùng NVL ở nhà máy là khá hợp lý. Tuy nhiên còn những tồn tại nhất định cần đợc hoàn thiện. Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến về kế toán xuất NVL.
ý kiến 1. Xây dựng sổ danh điểm NVL khoa học hợp lý.
Để quản lý NVL có hiệu quả về mặt số lợng cũng nh giá trị đối với từng loại NVL trên cơ sở phân loại NVL nhà máy nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu khoa học hợp lý hơn. Sổ danh điểm NVL có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và kế toán NVL. Nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán một cách khoa học. Sổ danh điểm NVL khi đã mã hóa, ký hiệu các tên NVL là cơ sở thống nhất tên gọi NVL tránh sự nhầm lẫn, đồng thời để thống nhất đơn vị tính, giá hạch toán và phục vụ đắc lực cho kế toán chi tiết NVl.
Xây dựng sổ danh điểm NVL phải đảm bảo nguyên tắc là: mỗi loại NVL sử dụng một số trang trong sổ để ghi đầy đủ các nhóm, thứ vật liệu thuộc loại NVL đó. Sổ danh điểm NVL đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của loại, nhóm và đặc tính NVL. Tùy theo số lợng nhóm, thứ NVL mà xây dựng số hiệu gồm 1, 2, 3 chữ số ( số lợng dới 10 thì sử dụng 1 chữ số, dới 100 thì sử dụng 2 chữ số...).
Đối với nhà máy thuốc lá Thăng Long, NVL nhiều ( lớn hơn 5000 loại) đợc chia làm 6 loại, mỗi loại gồm nhiều nhóm, bao gồm nhiều thứ NVL. Nh vậy NVL của nhà máy thuốc lá Thăng Long đợc ký hiệu nh sau: 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu. 1524: Phụ tụng thay thế. 1525: Thiết bị, vật liệu XDCB. 1528: Phế liệu.
VD: 1521: Nguyên liệu chính bao gồm: 1521 - 01: Lá thuốc lá
1521 - 02: Sợi thuốc lá nhập ngoại, bao gồm: 1521 - 02 - 001: Sợi Vinataba
1521 - 02 - 002: Sợi Dunhill
Tơng tự nh vậy, chúng ta có sổ danh điểm NVL nh sau: Ký hiệu
nhóm NVL
Danh điểm NVL
Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL ĐV T Đơn giá hạch toán Ghi chú 121 1521 - 01 1521 1521 - 01 1521 - 01 - 001 1521 -01 - 002 1521 - 01 - 003 Nguyên liệu chính Lá thuốc lá Thuốc lá vùng ALS Thuốc lá vùng ABC Thuốc lá vùng BHB Kg Kg Kg Kg 12.000 1521 - 02 1521 - 02 1521 - 02 - 001 1521 - 02 - 002
Sợi thuốc lá nhập ngoại Sợi thuốc lá Vinataba Sợi thuốc lá Dunhill
Kg Kg Kg 30.000 1522 1522 - 01 1522 1522 - 01 1522 - 01 - 001 1522 - 01 - 002 Vật liệu phụ Hơng liệu Tinh dầu bạc hà Tinh dầu cam
Kg Kg Kg Kg 1522 - 02 1522 - 02 1522 - 02 - 001 1522 - 02 - 002 Hóa chất NaCl Sacarin Kg Kg Kg
ý kiến 2. Xây dựng giá hạch toán và sử dụng hai loại giá hạch toán và giá thực tế.
Trong nhà máy thuốc lá Thăng Long tình hình nhập xuất NVL diễn ra th- ờng xuyên, liên tục gồm rất nhiều loại, thứ có quy cách, kích thớc, chất lợng khác
khác nhau cũng nh việc xuất dùng cho nhiều đối tợng khác nhau với mục đích khấc nhau. Vì vậy việc sử dụng giá hạch toán đơn vị nhà máy thuốc lá Thăng Long là rất phù hợp và cần thiết. Việc sử dụng giá hạch toán sẽ giảm khối lợng ghi chép, công việc kế toán hàng ngày... và đặc biệt, đó là điều kiện quan trọng để thực hiện kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d tránh ghi chép trùng lắp, tách biệt giữa thủ kho và phòng kế toán ở nhà máy hiện nay.
Giá hạch toán NVL nhà máy có thể lấy giá mua ( giá ghi trên hóa đơn) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển kế hoạch hoặc lấy giá kế hoạch do nhà máy xây dựng. Với mỗi nhóm NVL cùng đặc tính, chủng loại có một giá hạch toán phù hợp. Giá hạch toán NVL phải đợc quy định thống nhất trong phạ vi nhà máy và đ- ợc sử dụng ổn định trong một niên độ kế toán ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12).
Giá hạch toán chỉ đợc sử dụng trong kế toán chi tiết NVL. Vì vậy để ghi chép tổng hợp, kế toán phải tổng hợp giá thực tế của NVL tồn kho đầu tháng và NVL nhập trong tháng. Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của NVL xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị NVL nhập xuất tồn phục vụ cho kế toán tổng hợp NVL và kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Việc tính chuyển giá hạch toán NVL thành giá thực tế đợc thực hiện trên Bảng kê số 3.
ý kiến 3. áp dụng kế toán máy.
Cùng với sự phát triển của KHCN... những yêu cầu đòi hỏi về tổ chức công tác kế toán ngày càng nâng cao. Thực hiên áp dụng kế toán máy là sự phát triển nâng cao trình độ kế toán. chắc chắn trong thời gian tới, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các doanh nghiệp ở nớc ta.
Tổ chức trang bị và ứng dụng các phơng tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác để từng bớc cơ giới hóa, nâng cao hiệu quả công tá kế toán là vấn đề đợc các doanh
khác, nhà máy thuốc lá Thăng Long dã quan tâm trang bị, ứng dụng máy vi tính cho công tác kế toán nhng thực tế hiệu quả của việc ứng dụng cha cao, nhiều khi mới chỉ là hình thức đó là do sự chuyển đổi cha hoàn thiện từ kế toán thủ công sang kế toán máy ( ứng dụng máy vi tính).
Để thực hiện tốt công việc này, nhà máy cần tổ chức tốt các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm, trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và khối lợng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện nay tổ chức đào tạo lại đội ngũ cán bộ kế toán là rất quan trọng, cần có sự quan tâm đúng mức của cán bộ lãnh đạo nhà máy. Việc đào tạo không chỉ bó hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên môn mà cả ở trình độ hiểu biết và sử dụng các loại phơng tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin khác nhaun để đáp ứng yêu cầu quản lý mới. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần đợc sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của cán bộ kế toán.
- Tổ chức việc nhập dữ liệu. Để thực hiện việc xử lý thông tin trên máy vi tính đòi hỏi phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp và thực hiện việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến từng nội dung công tác kế toán nh phân hệ vật t, phân hệ tiền công, KPCĐ và bảo hiểm, phân hệ TSCĐ....
- Xây dựng hệ thống mã hóa các đối tợng quản lý, mã hóa chứng từ, mã hóa và quy định nội dung phản ánh từng mã tài khoản.
- Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, ít cột nhiều dòng phù hợp với tổng hợp số liệu và in trên máy. khi chuyển sang xử lý công tác kế toán trên maysvi tính thì hình thức sổ kế toán thích hợp là hình thức sổ Nhật ký chung hoặc hình thức Chứng từ ghi sổ.
- Tổ chức thực hiện chơng trình trên máy. Kết quả của việc thực hiện chơng trình trên máy là in ra các báo biểu ( các sổ kế toán, các báo cáo tài chính...) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Thực hiện từng bớc cơ giới hóa công tác kế toán tiến tói xử lý hoàn toàn công tác kế toán trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống không chỉ ở các bộ phận kế toán mà cả ở bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp là một yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện hiện nay nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin một cách chính xác, khách quan, kịp thời. Để đáp ứng yêu cầu đặt ra cần phải thực hiện tốt các nội dung nêu trên, trong đó phải đặc biệt coi trọng nội dung đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán về sự hiểu biết và sử dụng máy vi tính kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia, các trung tâm máy tính để lập trình phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
ý kiến 4. Hoàn thiện kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.
Xuất phát từ đặc điểm NVL của nhà máy và yêu cầu quản lý công tác kế toán, nhà máy sử dụng phơng pháp sổ số d là phù hợp. Nhng nh phần thực tế đã trình bày ở trên, việc sử dụng phơng pháp này còn cha hoàn thiện. Sổ danh điểm NVL cha hoàn toàn thống nhất, hệ thống giá hạch toán cha đợc xây dựng, việc ghi sổ còn đơn giản, sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán còn cha chặt chẽ. Mặt khác công việc ghi chép đều thực hiện vào cuối tháng, không đảm bảo kịp thời số liệu cho kế toán tổng hợp xuất NVL và công tác tính giá thành sản phẩm. Để có sự liên hệ và phối hợp giữa kho và phòng kế toán đồng thời tránh ghi chép trùng lặp, không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý NVL có hiệu quả trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế nhà máy, hệ thống danh điểm NVL và hệ thống giá hạch toán đã đợc xây dựng, kế toán chi tiết xuất dùng NVL đợc hoàn thiện nh sau:
Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ. Định kỳ khoảng 10
lập phiếu giao nhận chứng từ xuất trong đó ghi rõ số lợng, số liệu chứng từ của từng nhóm NVL. Phiếu này lập xong đính kèm với Phiếu xuất kho và giao cho kế toán.
Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 10 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ ( kiểm tra tính hợp lý hợp pháp và phân loại chứng từ).
Sau khi nhận chứng từ ở kho về, kế toán tiến hành hoàn chỉnh chứng từ ( tính giá hạch toán NVL và ghi vào chứng từ). Tổng cộng số tiền của các chứng từ xuất kho đợc kế toán ghi vào cột chứng từ trên phiếu giao nhận chứng từ xuất. Căn cứ Phiếu giao nhận chứng từ xuất kế toán lập bảng lũy kế xuất. Cuối tháng từ số liệu ở Bảng lũy kế xuất ghi vào cột xuất ở trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật t.
Theo kiến nghị này, sơ đồ hạch toán chi tiết xuất dùng NVL nh sau:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sau đây là một ví dụ về hạch toán chi tiết xuất vật liệu theo phơng pháp sổ số d (có số liệu minh họa).
Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật t, định kỳ thủ kho nhận phiếu giao nhận chứng từ xuất,ghi cột số lợng và giao cho kế toán vật liệu. Kế toán tiến hành hoàn chỉnh chứng từ và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ xuất(giá hạch toán).
Phiếu giao nhận chứng từ xuất (từ ngày 21-31/3/2002) Kho A Số3
STT Số hiệu vật t Tên vật t Số lợng Thành tiền Ghi chú 01 15212 - 01 - 001 Sợi vina 92435.00 13238540700
02 1522 - 03- 001 Nhãn Tam Đảo
4467.05 447188335
Sau khi lập phiéu giao nhận chứng từ xuất , Kế toán ghi vào bảng luỹ kế xuất theo định kỳ. ở bảng này kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của từng loại vật t xuất kho trong tháng.
Bảng luỹ kế xuất Tháng 3 năm 2002
Số 1( Ngày 1- 10/3) Số 2( Ngày 11 - 20/ 3) Số 3 (Ngày 21 - 31/ 3) 15212 - 01 - 001 13238540700 13238540700 1522 - 03 - 001 447188335 447188335 Cộng 320115430 3218158550 22535850220 25785124180
Trên cơ sở từ bảng luỹ kế xuất, kế toán ghi vào cột xuất trên bảng tổng hợp xuất tồn ( giá hạch toán)
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
Tháng 3 năm 2002 Ký hiệu vật t Tên vật t Số tồn đầu
tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 15212- 01- 001 Sợi vina 129399270 00 150388161 00 132385407 00 147402024 00 1522 - 03 - 001 Nhãn Tam Đảo 53310620 795251232 447188335 401373514 ... ... ... ... ... ... Cộng 351203892 30 418501980 54 257851241 84 511853631 04
Sau khi lập xong bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho, kế toán tính toán trị giá thực tế tồn kho cuối tháng của từng loại vật t trên sổ số d ( Thủ kho gửi lên ) theo giá hạch toán. Trên cơ sở số liệu đó đối chiếu với số tồn cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho để kiểm tra tính chính xác của việc theo dõi, ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giữa kho và phòng kế toán. .