Tổ chức cụng tỏc kế toỏn khoa học và hợp lý cú vai trũ hết sức quan trọng trong cụng tỏc quản lý cỏc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn phải xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, từ yờu cầu quản lý, từ trỡnh độ của cỏn bộ kế toỏn, từ quy trỡnh cụng nghệ sản xuất của Cụng ty.
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức kế toỏn tập trung dựa trờn mối quan hệ trực tuyến.
Phương thức kế toỏn tập trung thể hiện: toàn bộ cụng tỏc ghi sổ và xử lý thụng tin đều được thực hiện ở phũng kế toỏn. Cỏc đơn vị trực thuộc tập hợp chứng từ phỏt sinh sau đú chuyển về Phũng kế toỏn tài chớnh của Cụng ty để xử lý tổng hợp. Phũng Kế toỏn xử lý tất cả cỏc giai đoạn hạch toỏn tại cỏc phần hành kế toỏn. Cỏc phần hành kế toỏn được chia rừ ràng cho cỏc kế toỏn viờn trong phũng. Chớnh vỡ vậy cụng tỏc kế toỏn dần được chuyờn mụn húa, phự hợp với khối lượng trong cụng việc và yờu cầu quản lý.
Mối quan hệ trực tuyến trong tổ chức bộ mỏy kế toỏn thể hiện ở việc kế toỏn trưởng trực tiếp điều hành cỏc nhõn viờn kế toỏn phần hành. Cỏc nhõn viờn kế toỏn trực tiếp nhận lệnh của kế toỏn trưởng và thực hiện nhiệm vụ được giao. Phương thức này phự hợp với tỡnh hỡnh hiện nay của Cụng ty cổ phần Cồn rượu Hà Nội. Bộ mỏy kế toỏn được thực hiện trờn nguyờn tắc cơ bản là đảm bảo tớnh độc lập về mặt nghiệp vụ cho kế toỏn. Điều đú cho phộp phản ỏnh, kiểm tra, giỏm đốc một cỏch trung thực cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời đảm bảo sự nhịp nhàng thống nhất trong hoạt động.
Cụng ty cú cỏc phần hành kế toỏn sau:
- Kế toỏn nguyờn vật liệu
- Kế toỏn tiền lương, cỏc khoản trớch theo lương và thanh toỏn với người lao động
- Kế toỏn vốn bằng tiền - Kế toỏn tài sản cố định - Kế toỏn thanh toỏn
- Kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành - Kế toỏn tiờu thụ
Sơ đồ 1.6. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toỏn:
- Kế toỏn trưởng: là người chịu sự lónh đạo trực tiếp của Giỏm đốc, được giỏm đốc phõn cụng tổ chức quản lý thực hiện cụng tỏc kế toỏn tài chớnh theo quy định của Nhà nước, chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về lĩnh vực được giao. Đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toỏn trưởng Tổng cụng ty về chuyờn mụn nghiệp vụ. Kế toỏn trưởng cú cỏc nhiệm vụ sau:
• Chỉ đạo cụng tỏc thu thập, xử lý thụng tin, số liệu kế toỏn theo đối tượng và nội dung cụng việc kế toỏn, theo chuẩn mực và chế độ kế toỏn.
• Chỉ đạo cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt cỏc khoản thu chi tài chớnh, cỏc nghĩa vụ thu nộp, thanh toỏn nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hỡnh thành tài sản, phỏt hiện và ngăn ngừa cỏc hành vi vi phạm phỏp luật.
• Chỉ đạo cụng tỏc phõn tớch thụng tin, số liệu kế toỏn, tham mưu, đề xuất cỏc giải phỏp phục vụ yờu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chớnh của cụng ty.
• Chỉ đạo cụng tỏc cung cấp thụng tin, số liệu kế toỏn theo quy định của phỏp luật.
• Thực hiện cỏc quy định của phỏp luật về kế toỏn tài chớnh trong Cụng ty. Tham gia cụng tỏc kiểm tra xem xột cỏc dự ỏn về đầu tư, sửa chữa lớn và xõy
Kế toỏn trưởng (kiờm kế toỏn tổng hợp) Phú phũng kế toỏn (kiờm kế toỏn tiền lương) Kế toỏn nguyờn vật liệu Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn chi phớ và tớnh giỏ thành Kế toỏn TSCĐ Thủ quỹ Cỏc nhõn viờn thống kờ của cỏc xớ nghiệp thành viờn Kế toỏn tiờu thụ
dựng cơ bản, cỏc hợp đồng kinh tế về mặt tài chớnh và phỏp luật cũng như hiệu quả của cỏc dự ỏn, phương ỏn đú.
• Trực tiếp tổ chức điều hành bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty theo quy định của Luật kế toỏn.
• Lập bỏo cỏo tài chớnh theo chế độ.
• Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc theo sự phõn cụng của Giỏm đốc.
- Kế toỏn tổng hợp: căn cứ vào số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn để thực hiện việc kiểm tra tớnh cõn đối, chớnh xỏc trờn cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và nhật ký chứng từ kế toỏn; hướng dẫn và kiểm tra cỏc phần hành kế toỏn thực hiện đầy đủ chế độ ghi chộp, hạch toỏn đỳng nguyờn tắc, chuẩn mực và phương phỏp kế toỏn hiện hành; cung cấp thụng tin tổng hợp và thụng tin chi tiết cần thiết thuộc lĩnh vực kế toỏn phục vụ cho việc phõn tớch, đỏnh giỏ và điều hành sản xuất kinh doanh cú hiệu quả; cựng cỏc phần hành kế toỏn hoàn thiện số liệu để lập bỏo cỏo theo yờu cầu của ngành và cấp trờn; tham gia vào cụng tỏc phõn tớch đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
- Phú phũng kế toỏn: là người giỳp kế toỏn trưởng về một số việc và chịu trỏch nhiệm trước kế toỏn trưởng về cụng việc được giao; thực hiện 1 phần hành kế toỏn được giao; thay mặt kế toỏn trưởng giải quyết cỏc cụng việc của phũng và cỏc cụng việc theo yờu cầu của Giỏm đốc, của lónh đạo ngành khi kế toỏn trưởng đi vắng, làm cỏc cụng việc được kế toỏn trưởng ủy quyền, phõn cụng khi cần thiết; thực hiện cỏc cụng việc khỏc khi được phõn cụng.
- Kế toỏn tiền lương và bảo hiểm xó hội: tổ chức ghi chộp, phản ỏnh, tổng hợp một cỏch đầy đủ, trung thực tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động về mắt số lượng, chất lượng lao động, tỡnh hỡnh sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động; cú nhiệm vụ theo dừi và phõn bổ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty; lập cỏc bỏo cỏo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Kế toỏn tiờu thụ: làm nhiệm vụ tổng hợp cỏc chứng từ xuất kho bỏn hàng, kiểm tra chứng từ, lập định khoản kế toỏn và ghi vào sổ tổng hợp, theo dừi việc nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kờ khai, tớnh thuế thu nhập hàng thỏng, thuế tiờu thụ đặc biệt phải nộp; kiểm soỏt chặt chẽ, thường xuyờn cỏc khoản cụng nợ về tiờu thụ sản phẩm, hàng húa; kiểm tra giỏm sỏt việc thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch về quỏ trỡnh bỏn hàng.
- Kế toỏn giỏ thành: tớnh toỏn và phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời tỡnh hỡnh phỏt sinh chi phớ sản xuất ở cỏc bộ phận sản xuất cũng như trong phạm vi toàn Cụng ty, gắn liền cỏc loại chi phớ sản xuất khỏc nhau theo từng loại sản phẩm được sản xuất;
tớnh toỏn kịp thời chớnh xỏc giỏ thành của từng loại sản phẩm được sản xuất; kiểm tra chặt chẽ tỡnh hỡnh thực hiện cỏc định mức tiờu thụ và cỏc dự toỏn chi phớ nhằm phỏt hiện kịp thời cỏc hiện tượng lóng phớ, sử dụng chi phớ khụng đỳng kế hoạch, sai mục đớch; lập cỏc bỏo cỏo về chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm, tham gia phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch giỏ thành đề xuất biện phỏp để tiết kiệm chi phớ và hạ thấp giỏ thành sản phẩm
- Kế toỏn thanh toỏn: hàng thỏng căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, cỏc chứng từ mua chi tiết thanh toỏn theo từng húa đơn tương ứng với từng đối tượng khỏch hàng hay người bỏn. Cuối thỏng căn cứ vào sổ chi tiết để ghi vào cỏc nhật ký chứng từ và bảng kờ liờn quan.
- Kế toỏn nguyờn vật liệu: phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời tỡnh hỡnh cung cấp vật liệu trờn cỏc mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giỏ trị và thời gian cung cấp; tớnh toỏn và phõn bổ chớnh xỏc, kịp thời giỏ trị vật liệu xuất dựng cho cỏc đối tượng khỏc nhau; kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiờu hao vật liệu, phỏt hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đớch gõy lóng phớ; thương xuyờn kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phỏt hiện kịp thời cỏc loại vật liệu ứ đọng kộm phẩm chất chưa cần dựng và cú biện phỏp giải phúng để thu hồi vốn nhanh chúng hạn chế cỏc thiệt hại cho Cụng ty; thực hiện kiểm kờ vật liệu theo yờu cầu quản lý; lập cỏc bỏo cỏo về vật liệu; tham gia phõn tớch cỏc kế hoạch về thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu.
- Kế toỏn TSCĐ: ghi chộp, phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời số hiện cú và tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ của toàn Cụng ty cũng như ở từng bộ phận trờn cỏc mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giỏ trị, đồng thời kiểm soỏt chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở cỏc bộ phận khỏc nhau nhằm nõng cao hiệu suất sử dụng tài sản; phản ỏnh và kiểm tra chặt chẽ cỏc khoản chi phớ sửa chữa lớn TSCĐ; hàng thỏng căn cứ vào nguyờn giỏ TSCĐ hiện cú và tỷ lệ khấu hao do Nhà nước quy định để tiến hành tớnh toỏn khấu hao cho cỏc đối tượng; kiểm soỏt thường xuyờn chặt chẽ cỏc khoản thanh toỏn cụng nợ về đầu tư TSCĐ và sửa chữa TSCĐ.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt theo chứng từ thu – chi khi đó đủ điều kiện theo nguyờn tắc; hàng ngày kiểm kờ tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toỏn tiền mặt; tự chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc của cỏc khoản thu chi và tồn quỹ; thực hiện kiểm kờ tiền mặt theo yờu cầu quản lý, lập bỏo cỏo về thu chi tiền mặt; thực hiện cỏc cụng việc khỏc khi được phõn cụng. - Cỏc nhõn viờn thống kờ ở cỏc xớ nghiệp thành viờn: làm nhiệm vụ theo dừi cỏc khoản thu chi về tài chớnh, sản xuất cũng như bỏn hàng.
1.1.5.1. Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty
- Niờn độ kế toỏn: Niờn độ kế toỏn của Cụng ty theo năm dương lịch bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm.
- Kỡ kế toỏn: Quỏ trỡnh sản xuất diễn ra liờn tục tại Cụng ty với khối lượng lớn đũi hỏi cung cấp thụng tin nhanh chúng và kịp thời nờn kỡ kế toỏn tại Cụng ty được xỏc định là hàng thỏng.
- Kỡ lập bỏo cỏo: cuối mỗi quý cỏc bỏo cỏo tài chớnh được lập để cung cấp cho cỏc đối tượng cú nhu cầu sử dụng thụng tin.
- Phương phỏp kế toỏn: Do tớnh phỏt sinh thường xuyờn của cỏc nghiệp vụ sản xuất đũi hỏi kiểm soỏt chặt chẽ nờn Cụng ty thống nhất hạch toỏn tổng hợp theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
- Phương phỏp hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho: Cụng ty hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho theo phương phỏp thẻ song song.
- Phương phỏp xỏc định giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho: Cụng ty xỏc định giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền.
- Phương phỏp tớnh thuế giỏ trị gia tăng: từ 31/12/2003 trở về trước, cỏc sản phẩm của Cụng ty chỉ chịu thuế tiờu thụ đặc biệt. Từ 01/01/2004 cỏc sản phẩm của Cụng ty ngoài chịu thuế tiờu thụ đặc biệt cũn phải chịu thuế giỏ trị gia tăng 10% theo phương phỏp khấu trừ.
- Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định: Để trớch khấu hao TSCĐ, Cụng ty sử dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng theo tiờu thức sản lượng, được ỏp dụng theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh . Cụng ty tự trớch khấu hao dựa trờn thời gian sử dụng dự kiến của từng loại TSCĐ mà Nhà nước quy định.
- Phương phỏp tớnh giỏ thành sản phẩm: theo phương phỏp phõn bước cú tớnh giỏ thành nửa thành phẩm.
- Đối với việc hạch toỏn cụng cụ, dụng cụ: cụng cụ, dụng cụ của Cụng ty thường cú giỏ trị nhỏ nờn Cụng ty thực hiện việc phõn bổ cụng cụ, dụng cụ một lần (100%); tức là hạch toỏn thẳng từ TK153 vào cỏc TK chi phớ cụng cụ, dụng cụ, sau đú chi phớ này được tập hợp và đưa vào Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ .
- Đơn vị tiền tệ kế toỏn ỏp dụng trong ghi chộp kế toỏn là VNĐ. Nguyờn tắc và phương phỏp chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc nhau theo tỷ giỏ cụng bố của Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam.
Cỏc loại chứng từ kế toỏn được cụng ty sử dụng trong từng phần hành: Hạch toỏn tài sản cố định:
Biờn bản giao nhận tài sản cố định (mẫu số 01-TSCĐ), thẻ tài sản cố định (mẫu số 02-TSCĐ), biờn bản xử lý TSCĐ (mẫu số 03-TSCĐ), biờn bản xử lý tài sản cố định, biờn bản nghiệm thu, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ, theo dừi tỡnh hỡnh khấu hao TSCĐ trong quý,...
Hạch toỏn hàng tồn kho:
- Cỏc chứng từ sử dụng trong khõu nhập vật liệu: Phiếu kiểm nghiệm vật tư, hợp đồng bỏn hàng của người bỏn (mẫu số 01-BH), húa đơn giỏ trị gia tăng (mẫu 01- GTGT), phiếu yờu cầu nhập kho, Phiếu nhập kho vật tư (mẫu số 01-VT),...
- Cỏc chứng từ sử dụng trong khõu xuất vật tư: phiếu yờu cầu lĩnh vật tư, phiếu lĩnh vật tư, phiếu xuất vật tư (mẫu số 02-VT), thẻ kho (mẫu số 06-VT),...
Hạch toỏn thanh toỏn:
Biờn bản đối chiếu cụng nợ, giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú, phiếu thu (mẫu số 01- TT), phiếu chi (mẫu số 02-TT), giấy đề nghị thanh toỏn tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT), sổ bảng kờ của ngõn hàng kốm chứng từ gốc,...
Hạch toỏn tiền lương, cỏc khoản trớch theo lương và thanh toỏn với người lao động:
Bảng thanh toỏn tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), bảng thanh toỏn tiền lương kỳ cuối, giấy đề nghị thanh toỏn tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT), bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội (mẫu số 04-LĐTL), bảng thanh toỏn tiền thưởng( mẫu số 05-LĐTL),...
Hạch toỏn thành phẩm, tiờu thụ thành phẩm:
Phiếu nhập kho thành phẩm (mẫu số 01-VT), Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho (húa đơn giỏ tri gia tăng), bỏo cỏo nhập - xuất - tồn kho thành phẩm, thẻ kho, phiếu thu, giấy bỏo Cú của ngõn hàng,...
Hạch toỏn chi phớ sản xuất kinh doanh và tớnh giỏ thành sản phẩm
Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội; bảng phõn bổ vật liệu,cụng cụ dụng cụ; bảng kiểm kờ bỏn thành phẩm; bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ; húa đơn giỏ trị gia tăng của vật tư hàng húa, dịch vụ mua ngoài; cỏc chứng từ khỏc phản ỏnh chi phớ bằng tiền khỏc,...
1.1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toỏn
Tài khoản sử dụng là tài khoản ỏp dụng cho doanh nghiệp sản xuất do Nhà nước ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chớnh,
sang niờn độ kế toỏn 2004 cụng ty cũn căn cứ vào thụng tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 để sửa đổi ký hiệu và nội dung một số tài khoản trong quỏ trỡnh hạch toỏn.
1.1.5.4. Hệ thống sổ kế toỏn
Cụng ty cổ phần Cồn rượu Hà Nội ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ với cỏc loại sổ: Nhật ký chứng từ; Bảng kờ; Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết; Sổ cỏi. Những nghiệp vụ kinh tế hàng ngày được phản ỏnh trờn cỏc sổ chi tiết như: sổ chi tiết theo dừi tài khoản tiền vay, sổ chi tiết theo dừi thanh toỏn với nhà cung cấp, sổ chi tiết bỏn hàng, sổ chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng, sổ chi tiết tài sản cố định. Đến cuối thỏng, căn cứ vào cỏc Nhật ký chứng từ và Bảng kờ để tổng hợp tổng số phỏt sinh Nợ và tổng số phỏt sinh Cú của từng tài khoản trờn Sổ cỏi của từng tài khoản, từ đú ghi vào cỏc bỏo cỏo kế toỏn liờn quan. Sổ cỏi cỏc tài khoản được mở riờng cho từng năm và chi tiết cho 12 thỏng.
Sơ đồ 1.7. Quy trỡnh ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ tại Cụng ty