Dự toán có thể coi là kế hoạch để đạt đợc những mục tiêu cho tơng lai trong đó dự kiến chỉ rõ cách huy động vốn, sử dụng vốn và các nguồn lực khác theo từng thời kỳ. Dự toán chi phí là một công cụ quan trọng để phân tích và giám sát việc thực hiện các mục tiêu đã đặt ra.
- Cung cấp các phơng tiện thông tin một cách có hệ thống về toàn bộ các mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp.
- Lập dự toán là một cách thức để kế hoạch hoá và chính thức hoá các kế hoạch đó về kết quả tài chính sẽ thu trong kỳ kinh doanh.
- Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ điều hành, kiểm tra và đánh giá các hoạt động cụ thể sau này.
- Lờng trớc những khó khăn trớc mắt khi chúng cha xảy ra để có các biện pháp đối ứng kịp thời, giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm ẩn và phát hiện ra các khả năng để nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Các bản dự toán là một kế hoạch tổng thể vạch rõ các phơng thức, mục tiêu hoạt động của các bộ phận khác nhau, bởi vậy, nó đòi hỏi đồng thời tạo điều kiện liên kết hoạt động của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Từ khái niệm và tác dụng của dự toán nêu trên đối với quản trị doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần phải xây dựng một hệ thống dự toán chi phí khoa học, hợp lý và đầy đủ của quá trình sản xuất kinh doanh. Theo tôi, các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống dự toán chi phí bao gồm các bản dự toán sau:
- Dự toán sản lợng sản xuất
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp - Dự toán chi phí sản xuất chung - Dự toán chi phí bán hàng
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán bảng cân đối kế toán
- Dự toán báo cáo lu chuyển tiền tệ