III- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng
1. Tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp
Quá trình xuất khẩu hàng hoá tại công ty đợc tiến hành theo cả hai hình thức xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Tổ chức hạch toán kế toán đối với hai hình thức này có những điểm khác nhau do đặc trng của từng hình thức qui định.
1.1. Tổ chức chứng từ:
Khi xuất khẩu trực tiếp bớc đầu tiên công ty gửi đơn chào hàng, cung cấp mẫu hàng có chi tiết về qui cách, chủng loại, giá cả.
Sau khi xem xét, cân nhắc các điều khoản, nếu hai bên thống nhất đợc với nhau sẽ tiến hành ký hợp đồng ngoại thơng chính thức. Hợp đồng này phải ký theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành.
Một hợp đồng ngoại thơng đợc viết với các yếu tố chủ yếu sau:
Hợp đồng
Số 8462-MT Ngày 2/10/2001 Bên bán (bên A): Công ty mây tre Hà Nội
Địa chỉ : 14 Chơng Dơng - Hoàn Kiếm - Hà Nội Bên mua (bên B) : Công ty Continuity International Địa chỉ: Đài Loan
Bên A bán cho bên B hàng hoá theo điều khoản sau : Điều 1: Tên hàng: Mành trúc 1,5 x 1,92m
Mành cật thờng 1,2 x 1,92m Điều 2: Giá cả và điều khoản thanh toán.
Số TT Tên hàng Đơn vị tính Số lợng Đơn giá (USD) Thành tiền(USD)
1. Mành trúc 1,5 x1,92m chiếc 615 12,60 7.749
2. Mành cật thờng 1,2 x1,92m - 200 7,38 1.476
Cộng: 815 9.225
Điều khoản thanh toán: thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Điều 3: Địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng
Điều 4: Những điều khoản chung
Đại diện bên A Đại diện bên B
Hợp đồng là cơ sở đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ các bên. Hợp đồng này thờng đợc lập nhiều hơn 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 số bản gốc nhất định làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện hợp đòng. Trong hợp đồng ngoại có một điều khoản rất quan trọng đó là thanh toán. Công ty Mây tre Hà Nội thờng sử dụng hai phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) và điện chuyển tiền (T/T). Tuy nhiên hình thức tín dụng chứng từ đợc sử dụng phổ biến. Vì sử dụng hình thức này sẽ có tham gia của ngân hàng với t cách là ngời giám sát quá trình thực hiện hợp đồng nhờ đó hạn chế những rủi ro khi thanh toán. Công ty sẽ làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng sau khi nhận đợc một bản L/C phù hợp với các điều khoản hợp đồng.
Để thực hiện hợp đồng, công ty phải tiến hành chuẩn bị hàng. Trình tự thực hiện chuẩn bị hàng đã đợc nêu chi tiết trong mục “tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu”.
Khi xuất hàng, phòng kinh doanh viết giấy xin xuất hàng. Với hợp đồng ngoại đã nêu cụ thể ở phần trên, giấy xin xuất hàng có nội dung sau:
Công ty Mây tre Hà Nội Phòng kế hoạch kinh doanh
Giấy xin xuất hàng
Căn cứ vào hợp đồng số 8462-MT ký với công ty Continuity International đề nghị xuất:
Tên hàng Đơn vị tính Số lợng Đơn giá(USD) Thành tiền(USD) - Mành trúc
1,5x1,92m Chiếc 615 12,6 7.749,00
- Mành cật thờng - 200 7,38 1.476,00
Cộng : 815 9.225,00
Ngày 25 tháng 10 năm 2001
Ngời viết giấy Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Giấy xin xuất hàng đợc chuyển xuống kho thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất hàng và chuyển giấy xin xuất hàng về phòng kinh doanh.
Hàng đợc vận chuyển đến cửa khẩu, thực hiện các thủ tục kiểm dịch,kiểm tra chất lợng... Khi hàng đợc xác nhận là tiêu thụ,nghĩa là thuyền trởng đã ký vào vận đơn, phòng kinh doanh lập COMMERCIAL INVOICE (Hoá đơn thơng mại).
commercial invoice
Applicant : continuity international co.,ltd.
No.24,lane 736,chu kuang rd., ho ping li,yuan lin town,changhua hsien,taiwan,r.o.c
tel : 886-4-8226779 fax : 886-4-8226697
Vessel : MEKONG STAR 0041 Port of loading : Haiphong
Port of discharge : Taichung,Taiwan port
Bill of lading No. VHNVA1960 Dated : Apr.16th,2000
Commodities : Bamboo wares.
Item no. Quantity Unit price (USD) Amount FOB Haiphong(USD)
1- Bamboo screenx 1,,5 x1,92m 615 pcs 12.60 /pc 7,749.00
2- Bamboo screen 1,2 x 1,92m 200 - 7.38 - 1,476.00
--- --- ---
Total : 815pcs USD 9,225.00
DIRECTOR
TRINH VAN TRUONG
Ngoài hợp đồng và INVOICE, còn có các chứng từ khác nh: Vận đơn (Bill of loading)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Sau khi giao hàng, phòng kinh doanh tập hợp toàn bộ chúng từ thanh toán gồm những chứng từ trên và lập thành ba bộ:
Một bộ lu tại phòng kinh doanh Một bộ chuyển sang phòng kế toán
Một bộ giao cho ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua)
Ngày 29/10 Công ty nhận giấy báo có của ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua) thanh toán đày đủ. Đây là lúc nghiệp vụ xuất khẩu kết thúc.
1.2. Thực trạng hạch toán kế toán
Phơng pháp xác định giá trị hàng xuất kho ở công ty là giá thực tế đích danh. Sau khi thủ kho xuất hàng đợc đa đến cửa khẩu tại đay do công ty xuất theo giá FOB, nêm khi mọt thủ tục đã hoàn tất, hàng đwocj đóng gói vào container thuyền trởng ký vận đơn tức là xác nhận hàng dã đwocj tiêu thụ thì kế toán mới định khoản.
Nợ TK6321 67.270.500
Có TK156 67.270.500
156-MT1,5 57.010.500
156-MT1,2 10.260.000
Nghiệp vụ này đợc phản náh vào sổ chi tiết TK156 (xem bảng 6,7) và sổ chi tiết TK 6321(bảng 12)
Bảng 12: Sổ chi tiết TK 6321
tháng 10/2001
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số tiền
SH NT Nợ Có
SDDK : 0
IV133 18/10 Xuất bán cho FuFou Co., 156 76.129.000
... ... ... ... ... ... IV148 27/10 Xuất bán Continuity 156 67.270.500
Kết chuyển cuối kỳ 911 613.021.754
SDCK : 0
Căn cứ vào bộ chứng từ đã nêu ở trên, kế toán thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu (tỷ giá quy đổi lúc hàng xác định là tiêu thụ 15028).
Nợ TK131 – cont: 9.225 x15.028 = 138.633.300 Có TK 51111 : 9.225 x15.028 = 138.633.300
Những thông tin mà kế toán khai báo máy sẽ sử lý và phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ theo dõi TK131- cont (bảng 13) và sổ chi tiết TK51111 (bảng 14) nh sau:
Bảng 13: Sổ theo dõi TK 131 - continuity
Tháng 10/2001
Chứng từ Nợ TK131,có các TK khác Có TK131, nợ các TK khác
SH NT TK51111 . Tổng số TK112 TK641 . Tổng số
USD VNĐ USD VNĐ USD VNĐ USD VNĐ USD VNĐ
SDĐK : 11020 165.300.000 5.184,81 77.772.150 70NH 10/10 Thanh toán bằng L/C cho INV số 127 Phí ngân hàng 5184,81 77.772.150 5,19 77.850 5.184,81 5,19 77.772.150 77.850 IV148 27/10 Bán hàng cho Continuity 9.225 138.633.300 9.225 138.633.300
84NH 29/10 Thanh toán bằng L/C cho INV số 148 Phí ngân hàng 9215,775 138.494.666 9,225 138.633 9215,775 9,225 138.494.666 138.633 Cộng phát sinh 9.225 138.633.300 9.225 138.633.300 4400,585 216.226.816 14.415 216.483 14.415 216.483.299 SDCK : 5.850 87.450.001
Bảng 14: Sổ chi tiết TK 51111
Tháng 10/2001
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền
SH NT Nợ Có
SDĐK : 0
IV132 8/10 Xuất bán Fu Fou Co., 131 Fu Fou 127.859.100
IV133 12/10 Xuất bán Panta 131 Panta 256.782.000
... ... ... ... ... ...
IV148 27/10 Xuất bán Continuity 131Cont 138.633.300
Kết chuyển
cuối kỳ 911 927.059.000
Cộng phát
sinh 927.059.000 927.059.000
SDCK : 0
Các chi phí phát sinh bao gồm:
- Chi phí vận chuyển bốc dỡ : 5.660.000đ - Chi phí làm thủ tục hải quan : 8.270.000đ
- Thuế suất thuế GTGT của dịch vụ trên là 5%
- Phí ngân hàng (do công ty sử dụng hình thức thanh toán L/C) 0,1% tổng số tiền khách thanh toán.
Các chi phí này đợc kế toán hạch toán vào chi phí bán hàng và khai báo thông tin lên sổ chi tiết TK641 (bảng 21) ngày 29/10/2001, khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng, nghĩa là đối tác đã thanh toán đủ tiền và hợp đồng xuất khẩu kết thúc, kế toán phản ánh vào sổ theo dõi 131 – cont (bảng 13) và sổ chi tiét TK 1122, phần chênh lệch tỷ giá đwocj ghi nhận ở sổ chi tiết TK413 (hai mẫu sổ chi tiết này tơng tự nh mẫu sổ chi tiết ở trên).
Cuối tháng, trên cơ sở các sổ chi tiết TK và sổ theo dõi TK, số liệu đợc vào sổ cái cho từng TK (bảng 15, 16). Bảng 15: Sổ cái TK 5111 Tháng 10/2001 SHTK Nợ Có SDCK 1122 198.750.600 131 728.308.400 911 927.059.000 Tổng cộng : 927.059.000 927.059.000 0 Bảng 16: Sổ cái TK 131
Tháng 10/2001 SDĐK: 247.085.000 SHTK Nợ Có SDCK 1122 728.308.400 511 694.789.500 Tổng cộng : 694.789.500 728.308.400 213.566.100
2. Tổ chức hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác.
2.1 Tổ chức chứng từ:
Khi một côg ty có nhu cầu xuất khẩu uỷ thác thì công ty Mây tre Hà Nội sẽ ký với công ty này một hợp đồng uỷ thác trong đó nêu rõ tên hàng, đơn giá, quy cách số lợng, xuất xứ, địa điểm giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên (phơng thức thanh toán, tỷ lệ hoa hồng...)
Sau đây là minh hoạ một hợp đồng uỷ thác xuát khẩu giữa Công ty Mây tre Hà Nội và Cơ sở Đại Long.
Hợp đồng uỷ thác
Bên nhận uỷ thác (Bên A) Công ty Mây tre Hà Nội
Địa chỉ : 14 Chơng Dơng- Hoàn Kiếm - Hà Nội Bên giao uỷ thác (Bên B)
Cơ sở Đại Long Địa chỉ : hà Nội
Bên A chấp nhận xuất uỷ thác cho bên B lô hàng với điều kiện cam kết sau : Điều 1 : tên hàng, số lợng, đơn giá, trị giá
Tên hàng Số lợng (kg) Đơn giá (USD) Thành tiền (USD)
Chỉ dệt 3.500 8,10 28.350
Điều 2: Trách nhiệm của mỗi bên Điều 3: Điều khoản thanh toán
Ngoài ra hoa hồng uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên là 1,6% ( đã có thuế). Các khoản chi phí phát sinh và hoa hồng uỷ thác sẽ khấu trừ vào tièn hàng thu hộ.
Ngời mua hàng là một (khách hàng thờng xuyên của công ty, công ty FU FOU CO., LTD
Theo thoả thuận giữa hai bên ngày 12/10/2001 cơ sở Đại Long chuyển hàng tới cảng Hải Phòng.
Công ty Mây tre Hà Nội tiến hành các thủ tục xuất khẩu, chi phí phát sinh nh: phí làm thủ tục, phí vận chuyển, bốc dỡ... công ty đã thanh toán.
Sau khi hàng đợc xác định là tiêu thụ, Công ty gửi cho Ngân hàng địa diện của Công ty bộ chứng từ bao gồm.
Hoá đơn thơng mại (COMMERCIAL INVOICE)
Giấy chứng nhận trọng lợng, chất lợng( Certificate of quanlity,weight) Vận đơn (Bill of loading)
Ngày 17/10, ngân hàng thông báo đã thu đợc tiền. Công ty sau khi trừ các khoản chi phí trả hộ và hoa hồng uỷ thác, công ty chuyển tiền cho cơ sở Đại Long kèm theo bộ chứng từ h trên cùng hoá đơn GTGT (liên đỏ) mà công ty đã trả hộ.
2.2 Thực trạng hạch toán
Trình tự tiến hành một nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác cũng tơng tự nh một nghiệp xuất khẩu trực tiếp, nhng phơng pháp hạch toán lại hoàn toàn khác nhau. Vì xuất khẩu trực tiếp la hoạt động cung cấp hàng hoá của Công ty cho khách nớc ngoài, còn xuất khẩu uỷ thác là hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nớc. Hiện nay hoạt động này phải chịu thuế giá trị gia tăng 10% và kế toán hạch toán vào TK 3331 với hợp đồng xuất khẩu uỷ thác nói trên. Khi hàng đợc đa xuống tàu, thuyền trởng ký vào vận đơn xác định hàng đã đợc tiêu thụ, tỷ giá quy đổi lúc này là 15029 VND/USD kế toán ghi bút toán sau:
Nợ TK 131 – FU FOU 28.350 x 15029 = 426.072.150 Có TK 331 – ĐL 28.350 x 15029 = 426.072.150
Bút toán này đợc phản ánh trên sổ theo dõi TK 131 – FU FOU (bảng 17) và sổ theo dõi TK 331 - ĐL (bảng 18).
Sau bút toán trên, kế toán ghi nhận doah thu qua bút toán Nợ TK 331 - ĐL: 153,6 x 15029 = 6.817.154
Có TK 5113: 412,36 x 15029 = 6.197.398 Có TK 3331: 41,24 x 15029 = 619.756
Bảng 17: Sổ theo dõi TK 131 - FU FOU
Tháng 10 năm 2001
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 131 – ghi có các TK khác Ghi có TK 131 – ghi nợ các TK khác
SH NT TK 331-ĐL ... Tổng số TK 112 TK 641 ... Tổng số
USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND
SDĐK 9020 135.300.000
NH 66 2/10 - Thanh toán = L/C cho IV số 127 - Phí ngân hàng
78117,2 117.258.000 7,8 117.000 7.817,27,8 117.258.000117.000
IV 130 6/10 Xuất uỷ thác cho FU FOU 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
NH 10/10 Thanh toán = L/C cho IV 130 Phí ngân hàng
28321,65 426.646.078 28,35 426.072 28321,6528,35 425.646.078426.072
Cộng phát sinh xxx xxx ... xxx xxx xxx xxx xxx xxx ... xxx xxx
Bảng 18: Sổ theo dõi 331-ĐL
Tháng 10
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 331, ghi có các TK khác Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác
SH NT TK 112 TK 5113 TK 641 TK 3331 ... Tổng số TK 131-FU FOU ..
. Tổng số
USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND
SDĐK 0 0
IV130 6/10 Nhận uỷ thác XK cho 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150 - Fu FOU - Hoa hồng uỷ thác 412,36 6.197.358 412,36 6.197.358 - Thuế GTGT của hao hồng uỷ thác 41,24 619.796 41,24 619.796 - Phí trả hộ của VAT 1.398,45 21.017.306 1.396,45 21.017,306
78NH 17/10 Thanh toán cho CSĐL 26.497,95 398.237.690 26.497,95 398.237.690
Cộng phát
sinh 26.497,95 398.237.690 412,35 6.197.358 1.398,45 21.017.306 41,24 619.796 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150
Bảng 19: Sổ chi tiết TK 5113
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có IV130 6/10 Doanh thu từ hoạt động XK uỷ thác cơ sở Đại Long 331-ĐL 6.197.358 IV152 29/10 Doanh thu từ hoạt động XK uỷ thác cho AP 331-AP 7.921.986 Két chuyển cuối kỳ 911 18.454.130 Cộng phát sinh 18.454.130 18.454.130 SốDCK 0 0
Các chi phí trả hộ tổng cộng là 19.250.000 (cả thuế GTGT) đợc hạch toán vào chi phí bán hàng nh sau:
Nợ TK 641 : 19.250.000
Có TK112 : 19.250.000
Bút toán này đợc ghi nhận trên sổ chi tiết TK641 (bảng 21)
Khi nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng tỷ giá quy đổi là 15.035 đ/USD, kế toán trừ các chi phí trả hộ và hoa hồng uỷ thác rồi chuyển số tiền còn lại cho cơ sở Đại Long (xem bảng 18)
Cuối tháng máy tổng hợp số liệu vào sổ cái TK 5113
Bảng 20: Sổ cái TK 5113 Tháng 10/2001 SHTK Nợ Có SDCK 331 18.454.130 911 18.454.130 Tổng cộng 18.454.130 18.454.130 0
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
3. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả
3.1. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng là chi phí lu thông phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá.
Tại Công ty Mây tre Hà Nội, chi phí bán hàng bao gồm các khoản sau : Chi phí bao bì, đóng gói theo yêu cầu của khách hàng
Chi phí bốc dỡ, vận chuyển
Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Chi phí thanh toán qua Ngân hàng Chi phí nhân viên bán hàng
Chi phí khấu hao TSCĐ cho khâu tiêu thụ hàng hoá
Chi phí thực hiện các thủ tục XK (kiểm dịch, kiểm tra chất lợng,trọng lợng...) Chi phí khác bằng tiền (nh dịch vụ của hàng uỷ thác)
Tuỳ theo từng nội dung của mỗi nghiệp vụ chi phí bán hàng mà có các loại chứng từ khác nhau .Nếu chi banừg tiền là phiếu chi,tiền lwong của nhân viên bán hàng thì chứng từ là bảng lơng, chi phí bốc dỡ,vận chuyển thì có chứng từ là hoá đơn GTGT...
Do hoạt động kinh doanh của công ty đợc tiến hành cả trong nớc và nớc ngoài, nên chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của từng loại hoạt động kinh doanh của hoạt động xuất khẩu đợc tính nh sau:
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc: Giấy xin xuất hàng, Invoice, Packing
Lits... Sổ theo dõi TK 331, 131... Sổ cái TK 331, 131... Sổ chi tiết TK 5111, 5113, 641... Sổ cái TK 5111, 5113, 641...
Mức chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động
xuất khẩu
= Tổng chi phí bán hàng cần phân bổ
x động xuất khẩuDoanh thu hoạt Tổng doanh thu Tổng chi phí bán hàng trong tháng 10 là: 158.288.000, doanh thu hàng xuất khẩu là: 945.513.130,tổng doanh thu là : 1.103.153.260
Mức chi phí bán hàng phân bổ cho
hoạt động xuất khẩu = 158.288.000 x
945.513.130
1.103.153.260 = 135.668.712 Chi phí bán hàng phát sinh đợc ghi vào sổ chi tiết tài khoản 641- chi phí bán hàng, đến cuối tháng, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng từ sổ chi tiết vào sổ cái TK