I- Đặc điểm chung của công ty Mây tre Hà Nội
3-Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
a- Bộ máy quản lý của công ty.
+ Giám đốc
+ Phòng kinh doanh, kế hoạch + Phòng tài vụ
+ Phòng hành chính
b-Chức năng và nhiệm vụ:
- Giám đốc:
Vừa đại diện cho nhà nớc vừa đại diện cho công nhân viên chức tại công ty,là ngời có quyền cao nhất quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng kế hoạch ,chính sách pháp luật của nhà nớc và nghị
quyết của đại hội công nhân viên chức chịu trách nhiệm trứơc nhà nớc và tập thể lao động về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Trợ lý giám đốc:
Giúp việc cho giám đốc và điều hành chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng kinh doanh kế hoạch:
Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế ,xây dựng kế hoạch cung ứng vật t cho sản xuất,phối hợp với các bộ phận chức năng, trực tiếp tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh gồm cả kinh doanh nội địa và kinh doanh với nớc ngoài.Tổ chức khai thác nguồn nguyên liệu vật t, thiết bị cho sản xuất, theo dõi thống kê toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và định kỳ lập báo cáo các loại theo chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên.
- Phòng kế toán - tài vụ:
Có nhiệm vụ lập và quản lý kế hoạch tài chính, tín dụng. Thờng xuyên tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện chế độ ghi chép ban đầu và chế độ kế toán.
- Phòng tổ chức hành chính:
Có nhiệm vụ xây dựng quỹ tiền lơng, chế độ chính sách của cán bộ công nhân viên,bảo hiểm xã hội ,đề ra những quyết đinh tham mu cho giám đốc và chăm lo đời sống của nhân viên trong công ty.
- Ngoài các phòng ban trên còn có: + Cửa hàng giới thiệu sản phẩm. + Phòng kỹ thuật sản xuất. + Xởng sản xuất và chế biến.
Trong công tác các phòng ban chức năng và các phân xởng chế biến có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau chịu sự quản lý của giám đốc. Từ đó có thể hình thành nên sơ đồ tổ chức quản lý Công ty nh sau:
Sơ đồ 15: Tổ chức bộ máy của Công ty Mây tre Hà Nội
4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Đặc điểm:
Kế toán của công ty là một bộ máy kế toán hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một cầu quan trọng của giám đốc và kế toán trởng.
Công ty Mây tre Hà nội là một đơn vị hạch toán độc lập chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt nam, phòng kế toán của công ty đã tích cực ttỏ chức tốt công tác kế toán với t cách là một công cụ quản lý hạot động kinh doanh.Bộ phận kế toán của công ty luôn cố gắng bám sát tình hình của kinh doanh bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 16: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Mây tre Hà Nội
Bộ máy kế toán bao gồm 4 ngời, trong đó mỗi ngời đều có nhiệm vụ chức năng riêng thực hiện từng phần kế toán cụ thể nhng có quan hệ với nhau trong quá trình hạch toán sản xuât kinh doanh của Công ty.
Có thể sơ lợc về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty trong đó chức năng cụ thể của mỗi ngời nh sau:
+ Kế toán trởng:
Là ngời điều hành chung kiêm kế toán TSCĐ và kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán trởng tổ chức ghi chép, tính toán đầy đủ kịp thời, chính xác hoạt đông sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chế độ hiện hành, tổ chức kiểm tra xét duyệt, lập các báo cáo quyết toán tài chính, bảo quản lu trữ t liệu kế toán. Đồng thời là ngời giúp việc trực tiếp cho giám đốc phân tích hoạt động kinh tế tài chính , xây dựng các phơng án sản xuất kinh doanh.
Giám đốc Phòng Tổ chức-Hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế
toán Phòng kỹ thuật KCS Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Kế toán trưởng Kiêm: kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vốn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán trởng chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách tổng hợp, sổ theo dõi TSCĐ, hao mòn TSCĐ, sổ theo dõi nguồn vốn, sổ theo dõi các loại thuế, tính toán và hạch toán các chi phí, tính tổng sản phẩm, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Kế toán vốn bằng tiền:
Có nhiệm vụ ghi chép tất cả các khoản thu chi tiền mặt, các khoản vay, tạm ứng, ký vào phiếu thu, chi tiền mặt, chịu trách nhiệm quản lý các loại sổ sách, sổ chi tiền mặt, tiền gửi, ngân hàng, chi tiền vay tạm ứng, sổ thanh toán lơng và BHXH.
+ Kế toán công nợ:
Nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, hàng hoá (thu mua, tiêu thụ, kho hàng), viết phiếu xuất kho và nhập kho, công nợ trong và ngoài nớc. Có trách nhiệm ghi chép và quản lý các loại sổ sách liên quan: sổ theo dõi vật t, hàng hoá, sổ theo dõi công nợ tiêu thụ.
+ Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ thanh toán các khoản bằng tiền mặt ghi sổ quỹ và ký vào các phiếu thu chi tiền mặt.
Nhìn chung công việc tổ chức lao động kế toán đã đợc Công ty lựa chọn tinh giảm, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ của mình, đều là những cán bộ tốt nghiệp chính quy các trờng kinh tế tài chính. Kết toán trởng kiêm kế toán tổng hợp là ngời có trình độ và kinh nghiệm lâu năm lành nghề. Do vậy, đợc tổ chức và chỉ đạo tốt các hoạt động kế toán của Công ty.
Phòng kế toán còn đảm bảo đủ vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty và có nhiệm vụ nộp thuế cho nhà nớc đúng thời gian quy định. Trong quá trình thực hiện chức năng của mình phòng kế toán có quan hệ với một số tổ chức nh Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, chi cục thuế Hà Nội, đồng thời thực hiện thanh toán qua ngân hàng và khách hàng cũng nh các tổ chức có liên quan.
Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty đợc thực hiện theo chế độ thể lệ kế toán nhà nớc ban hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty trên cơ sở hình thức chứng từ là phản ánh ở chứng từ gốc đợc phân loại để ghi vào sổ theo dõi các tài khoản và sổ chi tiết các tài khoản cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào sổ cái các tài khoản. Mọi hoạt động kế toán rài chính xảy ra đều đợc phản ánh trung thực kịp thời đầy đủ.
5. Hệ thống các tài khoản sổ sách kế toán công ty áp dụng:
Công ty sử dụng các tài khoản theo chế độ kế toán nh: TK113 : Tiền đang luân chuyển
TK 1388 : Phải thu phải trả
TK139: Dự phòng phải thu khó đòi TK 151: Hàng đi đờng
TK 159: dự phòng giảm giá TK3388: phải trả khác TK007: Ngoại tệ các loại TK531: doanh thu hàng trả lại
TK532: giảm giá hàng bán
Doanh thu công ty tiến hành hoạt động kinh doanh cả trong nớc và xuất khẩu cho nên dùng TK511 và TK632 đợc chi tiết các tài khoản sau:
TK5111: Doanh thu bán hàng xuất khẩu TK5112: Doanh thu bán hàng trong nớc TK5113: Doanh thu dịch vụ uỷ thác TK6321: giá vốn hàng xuất khẩu TK6322: giá vốn hàng bán trong nớc
Về hình thức sổ do có điều kiện trang bị máy vi tính nếu kế toán công ty sử dụng hình thức ghi sổ, hình thức này phù hopự với bộ máy kế toán cảu công ty dễ phân công, chia nhỏ công việc.
Một số tài khoản của công ty đợc theo dõi trên máy vi tính, nhng một số tài khoản lại đợc theo dõi trên sổ ngoài máy. Do vậy, hệ thống sổ sách của công ty nh sau:
Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này đợc lập ở trên máy và gọi tên nh vậy để phân biệt với sổ theo dõi các tài khoản đợc lập bằng tay.
Sổ theo dõi có thể mở chi tiết cho từng đối tợng của tài khoản (ví dụ sổ chi tiết tài khoản 156 chi tiết cho từng mặt hàng) và cũng có thể mở chung cho một tài khoản (ví dụ: sổ chi tiết tài khoản 641). Căn cứ để vào sổ là các chứng từ gốc. Cuối tháng từ các số liệu đợc ghi máy tự động tổng hợp và đa ra sỏ cái chứng từ tài khoản.
Sổ theo dõi các tài khoản: sổ này đợc lập trên máy vi tính mà lập ở bên ngoài. Sổ này lại đợc mở chi tiết cho từng đối tợng của tài khoản (ví dụ: sổ chi tiết tài khoản 131- chi tiết cho từng khách hàng, sổ chi tiết tài khoản 331- chi tiết cho từng ngờ bán) căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc.
Cuối tháng căn cứ vào sổ này, kế troán vào sổ cái.
Sổ cái tài khoản: sổ cái tài khoản đợc mở riêng cho từng tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các tài khoản và sổ theo dõi các tài khoản, kế toán vào sổ cái từ sổ cái, kế toán lập bảng cân đối phát sinh.
Sổ cái của công ty có mấu nh sau:
Sổ cái tài khoản 156
Số d đầu kỳ: 270.824.000đ Tháng 10/2001
Số hiệu tài khoản Nợ Có Số d cuối kỳ
112 120.941.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
331 278.900.000
632 355.640.840
Tổng cộng: 399.841.000 355.640.840 315.024.160
Mỗi chỉ tiêu của cột số liệu tài khoản là tổng hợp các nghiệp vụ xảy ra trong tháng giữa chỉ tiêu ấy với tài khoản đợc mở sổ cái.
Ví dụ: tài khoản 112 trên cột số liệu tài khoản của bảng trên là tổng hợp các nghiệp vụ mua hàng hoá băngf tiền gửi ngân hnàg diễn ra trong tháng. Việc kiểm tra đối chiếu dựa trên cơ sở các sổ cái có liên quan với nhau.
Ví dụ : muốn kiểm tra xem có đúng đã mua hàng hoá banừg tiền gửi ngân hàng số tiền 120.941.000 hay không kê stoán mở sổ cái tài khoản 112, đối chiếu với tài khoản 156 trên cột số hiệu tài khoản.
Nếu khớp là đúng, nếu sai kế toán vốn bằng tiền và kế toán tài sản- công nợ phải mở sổ chi tiết tài khoản 156 và sổ chi tiết tài khoản 112, đối chiếu từng nghiệp vụ để tìm nguyên nhân.
Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty mây tre Hà Nội theo hình thức chứng từ- ghi sổ có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 17: Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty mây–
tre Hà Nội.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
II- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu của công ty. thu mua hàng xuất khẩu của công ty.
1. Phơng thức mua hàng:
Để có đủ lợng hàng hoá cho nhu cầu xuất khẩu, công ty Mây tre Hà Nội tiến hành thu mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau trong nớc. Hiện nay công ty chủ yếu thực hiện việc mua hàng theo phơng thức thu mua trực tiếp, nghĩa là phòng kinh doanh khi ký kết đợc hợp đồng xuất khẩu sẽ cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp xuống các địa phơng, đơn vị tổ chức kinh tế có nguồn hàng để ký kết hợp đồng mua hàng.
Chứng từ gốc
Sổ theo dõi các tài khoản
Sổ cái
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kết quả kinh doanh
Mặt hàng thủ công mỹ nghệ nh mây tre, mành trúc... của công ty là những mặt hàng cồng kềnh, dễ h hỏng khi vận chuyển, hơn nữa lại khó bảo quản trong khí hậu nhiệt đới. Vì vậy để hạn chế rủi ro có thể xảy ra nh bẹp , dập nát... làm giảm giá trị hàng hoá, công ty thờng mua hàng với điều kiện: giao tại kho ngời mua trên phơng diện ngời bán. Với phơng thức mua hàng này, chi phí thu mua hầu nh không phát sinh. Hàng hoá thờng đợc giao nhận tại kho của công ty tại 14 Ch- ơng Dơng . Sau khi kiểm tra nếu đạt yêu cầu thì số nhập kho. Với phơng htức thu mua nh vậy công ty vừa tránh đợc rủi ro, vừa bảo đảm tiêu chuẩn của hàng xuất khẩu.
2. Tổ chức chứng từ:
Quá trình thu mua hàng hoá của công ty đợc bắt đầu sau khi nhận đơn đặt hàng và lập phơng án kinh doanh.
Khi đã đợc nguồn hàng, đối tác, phòng kinh doanh cử cán bộ đến cơ sở để ký kết hợp đồng và những điều khoản liên quan.
Hợp đồng mua bán giữa công ty mây tre Hà Nội và xí nghiệp chế biến trúc tre xuất khẩu Cao Bằng dới đây là một ví dụ minh hoạ:
Hợp đồng kinh tế
Số 62/KDMT Bên A: Công ty Mây tre Hà Nội
Địa chỉ: 14 Chơng Dơng – Hoàn Kiếm – Hà Nội Bên B: Xí nghiệp tre trúc xuất khẩu Cao bằng Địa chỉ: Cao Bằng
Điều 1: bên B thoả thuận bán cho bên A các loại hàng hoá sau: + 800 chiếc mành trúc cỡ 1,5 m x 1,95m (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giá mua: 92.700đ/chiếc (cha có thuế GTGT) Trị giá hàng: 800 chiếc x 92.700đ = 74.160.000đ + 800 chiếc mành cật thờng cỡ 1,2 m x 1,95m Giá mua: 51.300đ/chiếc (cha có thuế GTGT) Trị giá hàng: 200 chiếc x 51.300đ = 10.260.000đ Điều 2: Thời hạn và địa điểm giao hàng
Điều 3: Đóng gói
Điều 4: Thanh toán (thanh toán theo phơng thức chuỷên tiền) Điều 5: Các khoản khác
Ngày 3 tháng 10 năm 2001
Ngoài việc thanh toán theo hợp đồng, Công ty phải thanh toán các khoản chi phí liên quan.
Thuế GTGT đầu vào 5%: 4.221.000đ
Khi hàng hoá về đến kho, phòng kinh doanh kiểm theo mẫu mã hàng. Nếu đúng qui cách và đảm bảo chất lợng hàng hoá, phòng kinh doanh làm lệnh nhập kho, phòng kế toán căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho (xem bảng) phiếu nhập kho đợc lập thành hai liên. Ngời nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập xong thủ kho ghi ngày tháng năm và ký, thủ kho giữ liên hai để ghi thẻ kho (xem bảng 4) và sau đó chuyển cho phòng kế toán, kế toán thanh toán trên cơ sở đó hoàn tất thủ tục thanh toán. Liên 1 lu lại tại nơi lập phiếu.
Bảng 3 Mẫu số 01/VT
Đơn vị : Công ty Mây tre Hà Nội Ban hành theo QĐ114TK/QQĐ/CĐCT
Địa chỉ : 14 Chơng Dơng Số : 89PN
Nợ :... Có :... phiếu nhập kho Họ và tên ngời giao hàng: Ông Nguyễn Viết Xô Theo hoá đơn số: 26511 ngày 8 tháng 10 năm 2001 của Xí nghiệp trúc tre XK Cao Bằng
Nhập tại kho Công ty
Số
TT hiệu, quy cáchTên nhãn Mã số Đơn vịtính Theo chứng từ Thực nhậpSố lợng Đơn giá Thành tiền
1 Mành trúc1,5x1,92 MT1,5 chiếc 800 800
2 Mành trúc1,2x1,92 MT1,2 - 200 200
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Nhập ngày 9/10/2001 Thủ kho Kế toán trởng
Ngoài ra trong bộ chứng từ thu mua hàng còn có hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng do ben bán cung cấp.
3. Thực trạng hạch toán kế toán chi tiết tổng hợp.
Công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng thu mua. Còn đối với hạch toán tổng hợp công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên. ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép theo dõi số lợng nhập xuất – tồn kho hàng hoá hàng ngày theo từng loại căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, INVOICE.
Với ví dụ phiếu nhập kho ở trên, thủ kho sẽ mở thẻ kho nh sau.
Thẻ kho Ngày lập thẻ: 9/10/2001