II- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất
2.Tổ chức chứng từ
Quá trình thu mua hàng hoá của công ty đợc bắt đầu sau khi nhận đơn đặt hàng và lập phơng án kinh doanh.
Khi đã đợc nguồn hàng, đối tác, phòng kinh doanh cử cán bộ đến cơ sở để ký kết hợp đồng và những điều khoản liên quan.
Hợp đồng mua bán giữa công ty mây tre Hà Nội và xí nghiệp chế biến trúc tre xuất khẩu Cao Bằng dới đây là một ví dụ minh hoạ:
Hợp đồng kinh tế
Số 62/KDMT Bên A: Công ty Mây tre Hà Nội
Địa chỉ: 14 Chơng Dơng – Hoàn Kiếm – Hà Nội Bên B: Xí nghiệp tre trúc xuất khẩu Cao bằng Địa chỉ: Cao Bằng
Điều 1: bên B thoả thuận bán cho bên A các loại hàng hoá sau: + 800 chiếc mành trúc cỡ 1,5 m x 1,95m
Giá mua: 92.700đ/chiếc (cha có thuế GTGT) Trị giá hàng: 800 chiếc x 92.700đ = 74.160.000đ + 800 chiếc mành cật thờng cỡ 1,2 m x 1,95m Giá mua: 51.300đ/chiếc (cha có thuế GTGT) Trị giá hàng: 200 chiếc x 51.300đ = 10.260.000đ Điều 2: Thời hạn và địa điểm giao hàng
Điều 3: Đóng gói
Điều 4: Thanh toán (thanh toán theo phơng thức chuỷên tiền) Điều 5: Các khoản khác
Ngày 3 tháng 10 năm 2001
Ngoài việc thanh toán theo hợp đồng, Công ty phải thanh toán các khoản chi phí liên quan.
Thuế GTGT đầu vào 5%: 4.221.000đ
Khi hàng hoá về đến kho, phòng kinh doanh kiểm theo mẫu mã hàng. Nếu đúng qui cách và đảm bảo chất lợng hàng hoá, phòng kinh doanh làm lệnh nhập kho, phòng kế toán căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho (xem bảng) phiếu nhập kho đợc lập thành hai liên. Ngời nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập xong thủ kho ghi ngày tháng năm và ký, thủ kho giữ liên hai để ghi thẻ kho (xem bảng 4) và sau đó chuyển cho phòng kế toán, kế toán thanh toán trên cơ sở đó hoàn tất thủ tục thanh toán. Liên 1 lu lại tại nơi lập phiếu.
Bảng 3 Mẫu số 01/VT
Đơn vị : Công ty Mây tre Hà Nội Ban hành theo QĐ114TK/QQĐ/CĐCT
Địa chỉ : 14 Chơng Dơng Số : 89PN
Nợ :... Có :... phiếu nhập kho Họ và tên ngời giao hàng: Ông Nguyễn Viết Xô Theo hoá đơn số: 26511 ngày 8 tháng 10 năm 2001 của Xí nghiệp trúc tre XK Cao Bằng
Nhập tại kho Công ty
Số
TT hiệu, quy cáchTên nhãn Mã số Đơn vịtính Theo chứng từ Thực nhậpSố lợng Đơn giá Thành tiền
1 Mành trúc1,5x1,92 MT1,5 chiếc 800 800
2 Mành trúc1,2x1,92 MT1,2 - 200 200
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Nhập ngày 9/10/2001 Thủ kho Kế toán trởng
Ngoài ra trong bộ chứng từ thu mua hàng còn có hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng do ben bán cung cấp.