Thủ kho và các nhân viên trong kho phải bảo quản toàn bộ số lợng và chất lợng nguyên vật liệu, nắm vững ở mọi thời điểm về số lợng, chất lợng vật t, chủng loại của từng nguyên vật liệu để sẵn sàng cung cấp kịp thời cho các phân xởng. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lợng.
Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ rồi ghi chép số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho .Định kỳ 5 đến 7 ngày thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất vật liệu đã đợc phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán.
Công ty cp in và đầu t Thẻ kho Mẫu số 06-VT
Mỹ thuật việt Ban hành theo QĐ số 1141
339Thanh Nhàn-Hànội Ngày lập thẻ: 1/3/2005 TC/QĐ/CĐ ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính
Tên, nhãn hiệu quy cách vật t: Mực đỏ Trung Quốc
Đơn vị tính: kg Mã số:
Số Chứng từ Tên, địa chỉ, nội dung Nhập - Xuất Ngày Số lợng SH NT N X T A B C D E 1 2 3 4 Tồn kỳ đầu 150 1 53 1/3 Phân xởng máy 30 … … … … Tồn cuối kỳ 105 ở phòng kế toán:
Định kỳ khi ở kho gửi lên phòng kế toán các chứng từ nhập - xuất vật liệu, kế toán vật liệu sử dụng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị (dạng tờ rời) của từng thứ
vật liệu, mỗi tờ sổ theo dõi một thứ vật liệu và cuối tháng căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu xuất kho trong tháng và tồn kho cuối tháng.
+ Đối với giấy: từ các phiếu nhập - xuất giấy, kế toán ghi vào các thẻ kho xuất nhập giấy.
+ Đối với vật liệu khác (mực, dầu, cồn ) từ các phiếu nhập - xuất vật… liệu, kế toán ghi vào các trang của sổ chi tiết vật liệu (mỗi thứ, loại vật liệu ghi vào một tờ sổ).
Căn cứ vào mục đích việc xuất dùng vật t. Vật t sử dụng cho đối tợng nào thì kế toán ghi giá trị vật t xuất dùng vào cột ghi Nợ tài khoản tơng ứng trên sổ tổng hợp. Các sổ chi tiết vật liệu sẽ đợc tổng hợp trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu.
Công ty cổ phần in và đầu t Sổ chi tiết vật liệu Mỹ thuật việt
Kho 1522: Mực đỏ Trung Quốc
Tháng 3/2005
Ngày tháng năm
Chứng từ Tên, địa chỉnội dung nhập xuât Nợ TK 152, Có các TK… Đơn vị tính Giá đơn vị Nhập Xuất Tồn Có TK 152, nợ các TK… N X TK 111 TK 112 TK … SL ST SL ST SL ST TK 621 TK 627 TK … 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Tồn đầu kỳ 150 6.225.000 1/3 53 Phân xởng máy 30 6/3 71 Phân xởng máy 15 Tồn cuối kỳ 45 1.867.500 105 4.357.500 Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Kế toán trởng Ngời lập biểu
339Thanh Nhàn - Hà Nội xuất nhập giấy
Tên vật t: Vĩnh Phú 58g/m2 K55x79 Ngày
tháng
Số hiệu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Nhập Xuất Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền
Số phiếu nhập Số ấn phẩm Số hợp đồng Số ấn phẩm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1/3 302 263 T/C Xây dựng Đảng số 5/04 13.300
2/3 316 269 NT hiểu thấu tlý ngời khác 9.480
2/3 320 263 T/C Xây dựng Đảng số 3/04 110.700
3/3 325 828 PL các thời đại Việt Nam 9.640
10/3 370 283 XD chơng trình rèn luyện 10.400
15/3 405 296 Chơi và bài tập LT 3.610
16/3 411 299 Âm vang Điện Biên 5.800
18/3 431 310 Điện Biên trong tôi 16.600
18/3 432 311 Khoảng cách tôi và em 2.640
19/3 449 313 VN - 234 chuyện độc đáo 14.280
19/3 452 315 Con nhím Điện Biên 8.150
Nhập CB 273.000 73.367.700 204.600 55.280.874 161.703 43.693.828
Ngày 31 tháng 3 năm 2005
2.3.Phơng pháp tính giá gốc nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ xuất kho tại doanh nghiệp:
Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua và nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định đợc trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau, theo phơng pháp tính trị giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp theo chuẩn mực kế toán sau:
+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho.
Phơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật t ít và nhận diện đợc từng lô hàng.
+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:
= x
Đơn giá Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật t nhập trong kỳ
=
bình quân Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t.
Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của vật t vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.
Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định đợc trị giá vốn thực tế vật t hàng ngày cung cấp thông tin đợc kịp thời. Tuy nhiên, khối lợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này rất thích hợp đối với doanh nghiệp đã làm kế toán máy.
+ Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này, thì giá trị hàng tồn kho xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
+ Phơng pháp nhập sau - xuất trớc: Phơng pháp nhập sau , xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
3.Kế toán tổng hợp nhập,xuất kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
3.1.Tài khoản kế toán sử dụng:
- Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau:
+ TK 152 nguyên vật liệu“ ”, đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 1 sau: TK 1521: Giấy
TK 1522: Mực
TK 1523: Vật liệu phụ TK 1524: Nhiên liệu
TK 1525: Phụ tùng thay thế TK 1526: Gia công chế biến TK 1527: Phế liệu
- Các nghiệp vụ nhập vật t, kế toán sử dụng các tài khoản: + TK 111: Tiền mặt
+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 331: Phải trả ngời bán
- Các nghiệp vụ xuất vật t dùng cho sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản:
+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 3388: Phải trả, phải nộp khác + TK 511: Doanh thu
Phơng pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đợc sử dụng tại công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Kế toán vật liệu ở công ty chỉ theo dõi, hạch toán vật liệu nhập kho do mua ngoài, còn phần giấy do khách hàng giao cho công ty để in thì kế toán vật liệu hoàn toàn không theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị.
3.2.Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
3.2.1.Kế toán tổng hợp các trờng hợp nhập kho nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
Khi mua vật liệu về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ cần thiết để tiến hành hạch toán.
- Trờng hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về:
Nếu công ty mua vật liệu nhập kho nhng cha thanh toán ngay cho ngời bán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5:
Nợ TK 152
Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 331
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 41 ngày 31/3/2004, công ty nhập kho giấy offset 110g/m2 khổ 79x109 với số lợng 1.460 tờ, đơn giá 1.900 đồng/tờ, thành tiền 2.774.000 đồng và giấy offset 150 g/m2 khổ 79x109 với số lợng 4.811 tờ, đơn giá 2.050 đồng/tờ, thành tiền 9.826.550 đồng. Vậy tổng số tiền công ty phải trả là 12.636.550 đồng.
Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 nh sau:
Nợ TK 1331 1.263.655 Có TK 331 13.900.205
- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về nhập kho, kế toán chỉ lu 1 hoá
đơn lại mà không tiến hành ghi sổ kế toán, do công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đờng”.
- Đối với vật liệu mua ngoài, việc phản ánh giá thực tế còn phản ánh chi
phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ.
Phản ánh số chi phí thu mua do thuê ngoài vận chuyển, bốc dỡ: Nợ TK 152 (vận chuyển)
Có TK 111, 112, 331…
(Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 hoặc Nhật ký chứng từ số 1 nếu trả bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, nếu cha thanh toán kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 5).
Nếu chi phí thu mua nhỏ (dới 10.000 đồng) đợc chi trả bằng tiền mặt thì sẽ đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1:
Nợ TK 642 Có TK 111
Nếu nguyên vật liệu đợc vận chuyển bằng tổ xe của công ty thì các chi phí sẽ đợc tập hợp riêng vào bên nợ TK 641 đối ứng với TK có liên quan, cuối tháng chi phí này cùng với các chi phí sản xuất khác sẽ đợc chuyển sang TK 154, sau đó vào Nhật ký chứng từ số 7.
BT 1: Nợ TK 641
Có TK liên quan (334, 214, 1524 )…
BT 2: Nợ TK 154
Có TK 641
Giấy của công ty thờng nhập nguyên lô (kg). Do đó trớc khi đa vào sản xuất phải gia công (cắt xén) theo khuôn khổ ghi trong hợp đồng in ấn với khách hàng. Để tính giá thực tế cho một tờ giấy đã gia công, công ty sử dụng công thức sau:
Giá trị thực tế Khổ giấy x định lợng giấy giá đơn vị
của một tờ giấy = x thực nhập
đã gia công Số lợng giấy đem đi gia công loại giấy đó
- Khi nhập giấy gia công kế toán ghi:
Nợ TK 1521 Có TK 1526
Công ty đã xây dựng định mức hao hụt cho từng loại giấy khi đem đi gia công chế biến nh là: đối với giấy Vĩnh Phú 70g/m2 khi chế biến thành khổ 80x110 thì định mức hao hụt là 4%, giấy couches 80g/m2 chế biến ra khổ 79x109 thì định mức hao hụt là 3,5%.
Để tính số kg giấy trớc khi đem đi gia công chế biến công ty sử dụng công thức sau:
(Số tờ giấy nhập về sau khi gia công x định lợng giấy x khổ giấy) + định mức hao hụt.
- Trờng hợp phế liệu thu hồi:
Công ty bán thẳng cho ngời mua và xác định doanh thu, kế toán ghi Nhật ký chứng từ số 8:
Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 511
Tại công ty in cổ phần in và đầu t mỹ thuật Việt hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
Việc thanh toán các nghiệp vụ mua, nhập vật liệu và thanh toán với ngời bán đợc thực hiện trên:
- Nhật ký chứng từ số 1 - “ghi có TK 111” - Nhật ký chứng từ số 2 - “ghi có TK 112” - Nhật ký chứng từ số 5 - “ghi có TK 331”
- Nhật ký chứng từ số 7 - “ghi có TK 141,152 ”… + Nhật ký chứng từ số 5 “Phải trả cho ngời bán”, có TK 331
Nhật ký chứng từ số 5
Công ty cổ phần in và đầu t mỹ Ghi có TK 331 Phải trả cho ng“ ời bán”
Thuật việt-339Thanh Nhàn-Hà nội Tháng 3/2005
Tên đơn vị (hoặc ngời
bán) Số d đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK
Cộng có TK 331
Theo dõi thanh toán nợ TK 331
Cộng nợ TK 331 Số d cuối tháng Nợ Có 152 TK 111 TK 112 TK 311 1521 1522 1523 …… 642 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……
Cty giấy Bãi Bằng 283593783 90225072 99247579 382841362
Cty in và VHP 150020383 150020383
Cty TNHH Thành Công 20254048 67937853
…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……
CH vật t KHKT 5500000 5500000 5500000
Cty Ngân Linh 31500000 31500000 31500000
…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… Nguyễn Thị Lan 6741000 6741000 Cty TNHH TM sản xuất bao bì KT mới 13000000 13000000 Cộng 2040627855 4463518098 1076227704 48688000 55031987 …… 5849992 1677069076 82082500 171698792 1200297596 1454078888 1829385330 4475265761 Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Nhật ký chứng từ số 5 đợc mở với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình phải trả cho ngời bán của toàn doanh nghiệp, làm cơ sở để ghi sổ cái TK 331. Mỗi ngời bán đợc ghi một dòng sổ.
Ngoài ra kế toán tổng hợp vật liệu còn theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2 về các khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng liên quan đến việc trả tiền cho ngời bán vật t, chi trả vận chuyển, tiền ứng trớc mua vật t.
+ Nhật ký chứng từ số 1 - ghi Có TK 111 “Tiền mặt”
Nhật ký chứng từ số 1
Công ty CP IN và đầu t phát triển Ghi có TK 111/ ghi nợ các TK…
Mỹ thuật việt-339Thanh Nhàn Tháng 3/2005
Số TT Ghi Có TK111, ghi Nợ các TK …… 3341 3342 4311 3383 133 331 3353 3112 3388 3382 627 641 642 821 Cộng có TK 111 1 2 80.000.000 1.713.000 10.000.000 1.088.500 642.500 93.444.000 3 9.500.000 2.148.700 26.000.000 2.557.000 3.214.500 43.420.200 4 5.255.600 22.727 16.906.000 237.773 22.422.100 5 1.160.700 226.368 18.756.000 2.737.680 22.880.748 6 51.280.000 25.616.500 10.000.000 306.500 337.000 590.000 100.000 88.230.000 7 4.568.500 40.909 4.906.200 2.159.091 11.674.700 8 19.531.000 2.765.000 11.711.000 1.271.000 35.278.000 9 108.976.400 36.000 15.304.000 15.000.000 425.000 3.464.500 143.205.900 10 26.884.000 622.970 5.500.000 35.000.000 2.267.600 27.085.100 362.000 97.721.670 11 63.962.000 95.000 6.400.000 33.000.000 2.678.100 6.528.000 25.138.000 1.881.700 139.682.800 Cộng 115.242.000 166.471.200 9.500.000 2.148.700 948.974 82.082.500 6.400.000 173.000.000 7.390.200 10.000.000 41.624.700 3.147.000 76.490.144 3.514.700 697.960.118 Ngày 31 tháng 3 năm 2005
Nhật ký chứng từ số 1 đợc mở hàng tháng, Nhật ký chứng từ số 1 do kế toán thanh toán lập, kế toán vật t hàng tháng lấy trong tập chứng từ các phiếu chi tiền vận chuyển, bốc dỡ vật liệu, mua vật liệu , đến cuối tháng kế toán vật…